信息化背景下事业单位档案管理创新探究

1、    信息化背景下事业单位档案管理创新探究    杨领摘 要：目前，随着我国科学技术的不断发展，信息技术在各个行业中实现了非常广泛的应用，对于提升社会发展水平有着非常重要的意义。在信息化背景下，事业单位的档案管理工作也迎来了更大的机遇和挑战，通过对信息技术的合理使用，不但可以提升事业单位档案管理工作的效率和质量，同时也能促进事业单位在未来实现更加稳定的发展。本文主要基于信息化背景下，对事业单位档案管理创新的相关策略进行了深入的分析，希望能为相关人员提供合理的参考依据。关键词：信息化；事业单位；档案管理；创新在事业单位档案管理工作开展过程中，整个流程涉及

2、到的内容比较多，其中主要包括了档案的收集、档案整理、档案管理以及档案统计等多个方面的内容，所以在整体上具有一定的复杂性，并且在整个管理过程中需要花费的时间比较多。在我国科学技术不断发展的背景下，各项工作在开展过程中也开始面向信息化的方向不断发展。对于事业单位的档案管理工作而言，也应该实现对信息技术的合理使用，从而实现在管理模式上的有效创新，使档案管理工作效率和质量实现明显的提升。1 信息化背景下事业单位档案管理的优势1.1 事业单位档案信息化管理存在环境上的优势结合目前的实际情况可以了解到，存在部分事业单位在档案管理工作开展过程中仍然还是采用传统的档案管理模式，大部分工作都是通过人工操作的方式

3、来完成，档案资料以纸质的方式进行储存，这就造成在储存过程中还需要做好相应的防虫防潮措施，这就需要营造出良好的储存空间。如果纸质档案在储存过程中存在不合理的现象，将会对档案的完整性造成非常严重的影响。在信息化背景下，如果能够将信息技术应用到事业单位档案管理工作中，可以按照相关的档案管理规章制度，然后通过硬盘的方式对档案资料进行储存，这样就能够在很大程度上减少档案的实地储存空间，同时也能为接下来档案的保存以及管理等工作提供非常大的便利，对于事业单位传统档案管理工作中存在的问题进行合理的解决。1.2 事业单位档案信息化管理在使用以及查询时的优势在事业单位以往的档案管理工作中，档案的检索以及调取等工作

4、存在非常大的难度，通常情况下，当工作人员需要对档案进行使用时，首先需要申请，然后对手续进行审批之后才能对档案资料进行翻阅， 并且在对档案资料进行翻阅的过程中经常会导致档案出现破损的现象。另外，使用者在对档案进行查找的过程中需要花费较多的时间，这样将对工作人员后续工作的开展造成非常严重的影响。2 信息化背景下事业单位档案管理工作存在的问题2.1 没有全面认识到信息化的重要性如今，信息化技术在各个行业工作开展过程中已经实现了非常广泛的应用，对于提升工作效率和质量有着非常重要的意义。但是，在我国事业单位档案管理工作开展过程中，存在很多管理人员并没有对信息化进行全面的了解，通常情况下都是将档案管理工作

5、理解为使用计算机进行档案管理，这就造成信息化的作用无法实现充分的发挥。另外，因为没有全面认识到档案信息化管理的重要性，所以没有加强对信息化设备方面的投入力度，这就造成现有的硬件设备无法满足档案信息化管理工作开展的相关需求，从而对档案信息化管理工作的顺利开展造成了严重的影响。2.2 缺少科学管理制度，档案管理中存在安全文图事业单位因为受到本身性质的影响，所以在档案管理工作中如企业相比存在一定的差距。目前，存在部分事业单位仍然还是采用传统的档案管理方式，也就是纸质化以及手抄的档案管理。将信息通过手抄的方式记录在纸质版的表格上，这种方式对于档案资料的完善性有着非常严重的影响。虽然部分事业单位已经将信

6、息化技术应用到了档案管理工作当中，但是却没有制定出完善的档案管理制度，并且在其中还存在着非常多的缺陷。同时，在档案信息化管理工作中也存在着一定的安全隐患，很多管理人员在对信息化利用的过程中没有对安全问题引起足够的重视，从而造成事业单位档案信息的安全性受到了非常严重的影响。2.3 事业单位档案管理人员的综合素质水平有待提升因为事业单位档案管理工作涉及到的内容比较多，所以在整体上具有一定的复杂性，这就对档案管理人员的综合素质水平提出了更高的要求。但是，结合目前的实际情况来看，事业单位档案管理工作人员的年龄普遍偏大，不能实现对信息技术的合理使用，虽然已经将信息化技术融入到了档案管理工作中，但是在管理

7、理念上却没有实现有效的创新，经常将计算机作为一种辅助性的工具，在整体上缺少了系统性的信息化知识。3 信息化背景下事业档案档案管理创新的相关策略3.1 普及信息化知识，促进档案管理工作模式转变事业单位档案管理工作开展过程中，一定要满足现代社会发展的要求。对于相关的档案管理工作人员而言，一定要对信息化知识进行全面的了解，使信息化知识得到有效的普及，在思想上树立出先进的档案管理思维，从而为事业单位档案管理工作的开展提供良好的基础条件。档案管理人员应该将相关的协调以及统筹工作进行全面的落实，在对信息化管理硬件设施进行选择的过程中，需要对事业单位未来的发展趋势进行全面的了解，将硬件设备的作用充分的发挥出

8、来，全面认识到档案信息化管理工作的重要性，使事业单位档案管理工作未来可以面向信息化以及数字化的方向不断发展。3.2 制定完善的档案管理制度，对档案安全问题进行严格把关在信息化背景下，事业档案档案管理工作一定要结合实际情况构建出完善的档案管理制度，并对内容进行不断的规范化，在此基础上才能保证工作人员在实际的工作中可以严格按照相关的规章制度来进行。另外，通过对管理制度的有效空间，也是事业单位信息化管理工作可以实现有效开展的前提条件。同时，事业单位档案管理人员还应该对安全问题引起足够的重视，因为事业单位的档案资料不仅涉及到了个人信息，同时也包括了单位一些比较隐私的信息，如果出现泄漏现象将会对事业单位

9、发展造成非常严重的影响。所以，在档案信息化管理工作中，无论是单位的内网还是外网，都应该设置完善的网络程序，将相关的安全保障工作进行全面的落实。3.3 加强对档案管理人员的培训工作要想保证档案管理人员的综合素质水平可以实现明显的提升，具体可以通过以下两个方面来进行：第一，逐渐引进一些高学历的档案管理人员，使档案管理队伍整体素质水平实现明显的提升；第二，加强对档案管理人员的信息化培训工作，对先进的档案管理知识进行全面的讲解，通过学习可以使档案人员对相关的信息化管理知识进行全面的掌握，对信息化硬件设备进行合理的使用，在此基础上才能保证将信息化管理的作用充分的发挥出来，从而为事業单位档案信息化管理工作的顺利开展提供良好的基础条件。4 结语综上所述，在我国信息技术不断发展的背景下，使各项工作在开展过程中逐渐面向信息化以及智能化的方向不断发展。对于我国相关的事业单位而言，在档案管理工作开展过程中也应该全面认识到信息化管理的重要性，针对目前信息化背景下档案管理工作中存在的问题进行深入的分析，加强硬件设施方面的投入力度，不断提升档案管理人员的综合素质水平，从而促进事业单位在未