新时期下企业档案管理以及利用开展分析

1、    新时期下企业档案管理以及利用开展分析    姚丽摘要：社会在不断地发展变化之中，为了适应社会发展的实际需要，任何企业都要更新发展模式，而在企业的发展过程中，档案管理发挥着十分重要的作用。因此，企业应该重视对档案的管理，只有这样才能减少企业在发展的过程中遇到的风险，让企业不断地发展壮大。企业档案管理工作是企业工作的重要组成部分，是基层基础建设的重要内容之一，管好、用好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。关键词：企业档案；现状；管理与利用；对策引言企业中档案管理工作对于企业而言非常重要，对于企业的发展有着举足轻重的作用。通过档案管理可以帮助企業对每

2、一个时期的工作进行记录，而且还可以对工作内容和工作经验进行总结，在一定程度上能够促进企业经济的发展。自从我们国家加入世界贸易组织之后，企业的信息安全问题以及档案管理问题就显得更加重要。企业在进军全球化经济中会遇到一些问题，这时需要采取比较好的管理方法对档案进行管理，增强档案管理工作的高效性，对各种企业资源进行合理的整合，帮助企业获得更好的发展趋势。一、企业档案管理存在的现状1、管理思想陈旧企业在对档案管理工作进行审查的时候，对档案部门工作有一个全面的认识，一些管理人员思想陈旧，缺乏创新思想，把对档案的管理工作仅仅当成是对相关的资料进行整理，不需要花费太多的时间和精力，不能有效地推动企业的发展，

3、使企业的档案不能得到很好的管理。2、硬件管理能力不足站在企业整体的角度，由于信息技术的不断发展和电子文件的出现，对档案管理部门也提出了更高的要求，而目前很多的电子文档在整理过程中出现丢失的现象，阻碍了企业内部文件的沟通，使企业内部关系出现矛盾。在对档案的管理过程中，相应的管理部门大都将时间花费在对档案进行收集、核对、整理、保存等这些环节上，把对档案的保存记录放在了重要的位置上，却没有重视企业的实际工作情况。3、档案管理力量还较为薄弱企业档案管理人员大多数属兼职人员，人员素质、工作责任心、业务管理能力参差不齐。主要表现在：一是队伍不稳定；二是对档案管理工作者对档案工作重要性认识不够，造成企业档案

4、资料管理不完备、不规范；三是对档案的重要性认识不足。平时不注重各种文字资料的收集、整理和归档工作，到年终才搞突击，不利于档案管理工作的顺利开展。使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去；四是业务素质不高。对档案管理人员应具备的理论水平和业务知识学习不够，不能高质量地完成档案管理工作任务，实际工作中往往出现档案材料收集不全，颠倒文件先后顺序，案卷标题拟写不准确，计算机网络使用不熟练等现象，难于适应新时期档案管理工作需要。4、企业的档案管理信息化建设滞后企业档案信息化建设是企业竞争和社会发展的必然要求，然儿企业基层单位大多数没有启用档案信息化管理系统，依然是依靠手工操作，效率低下，与

5、行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。企业的档案信息化工作大多数不具备相应的硬件设施和技术标准，人力、物力、财力投入不足，档案信息化和数据库建设处于起步初期。二、新时期下企业档案管理以及利用对策1、建立科学的、规范的集团档案管理体系根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，依法管理本企业档案。集团及各成员企业应遵循“统一领导、分级管理”的原则，由集团总部档案部门是企业集团内档案工作的主管部门，统一领导全集团的档案管理工作，依法进行监督、检查和业务指导。各成员企业必须接受集团总部档案部门的领导，负责本企业的档案管理。明确档案管理的部门和人员及相应职责，制定相应的档案管理制度和标准，采用

6、合适的手段、加大集团总部对各成员企业的档案工作的统一领导、管理、监督、协调的力度。统筹制定企业集团的档案工作发展目标及工作计划，协调处理好集团总部与成员企业、成员企业与成员企业的管理接口。采用有效手段，确保企业集团档案资源利用和安全，发挥档案作用。充分发挥集团内档案专业人员的作用，开展培训，提高档案工作人员的素质，保证企业集团档案工作统一、协调、高效发展。2、加强档案收集、整理、录入等工作全过程的信息化企业需将档案管理相关人员的业务能力培训、考核等纳入到管理体系中，注意将管理的数字化建设与技术资料网络性区别开来，加强信息化建设，实现档案的统一性领导和分级化管理。对企业内部文件资料根据不同类别做

7、好组盘，并分盘储存，方便后期查询。在组盘完成后应当将数据库进行规范性命题，建立盘内的资料目录，將纸质文件扫描成為影像文件并传输至资料库中，企业公文审批、传输等皆在系统中完成。然后由业务部门根据文件的重要程度来确定加密等级，并归档操作，加上信息的类别号、加密登记、档号、访问权限的设置等。针对企业账簿数据的相关操作则由会计进行操作，其储存多由光盘的形式进行，光盘归档的时候需做好交接表格的填写，将部门全程、编号、账簿全部信息、会计与审核人等信息表明，增强其真实性与凭证性作用。3、切实加强档案交接工作企业要把档案交接纳入工作程序和规章制度之中，要把档案交接列入有关人员的岗位职责之中。在档案人员离岗或调

8、动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作，机构负责人应认真做好档案监交工作。4、加快档案数字化进程，提高档案管理的信息化水平企业档案管理部门要建立电子档案和全息数据库，实现檔案管理模式由原来实体保管向电子档案信息化的转变，增加档案储存量；要运用计算机软件，建立档案电子管理系统，实现对档案信息资源进行分类、分析、提取、加工修改和高速便捷查询；要建立档案网站平台和信息服务中心，为档案信息迅速传递交流提供网络支持，为档

9、案信息服务社会创造条件。构建从数据录入数据管理数据处理数据输出完善的应用链条。利用计算机实现档案资源的自动化管理，提升档案材料的利用效率，为企业发展提供准确到位、稳定快捷的服务。5、自觉提高业务技能，适应新形势下档案工作的新要求努力提高自身专业知识和业务能力，认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度，这是新形势下档案管理工作的基本要求。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。作为档案管理专业人员，就是要把理论知识应用到实践中去。如何能学以致用，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。通过不断培训学习和日常工作的实践总结，加强扎扎实实的业务功底和较强的管理能力与服务意识。一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各個环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是要勤总结，勤改进，不断创新。结语综上所述，可以总结出随着新时期的到来，企业的档案管理工作越来越重要，企业需要建立更加科学完善的档案管