某公司公文管理办法

1、xx集团公司公文管理办法第一章总则第一条 为了保证全集团公文流转的规范性和公文的严谨性，明确 公文的产生、流转、控制、执行等环节的流程，特制定本制度。第二条本制度适用于集团总部及下属各分公司对公文的管理事 务。第三条自本制度颁布生效之日起，即取代原公文格式、传递与 签发制度和文印管理制度。第二章分则第四条公文分类公文分类一般按照国家规范分为上行文、下行文和平行文。一、下行文是上级部门向所属下级部门的行文，包括命令、决定、 决议、公告、通告、通报、批复、通知、指示、意见、公报、条例、 规定和会议纪要等十四种。根据发文的不同目的和要求，可以采取逐 级行文、多级行文和直达基层等形式。二、上行文是有隶

2、属关系的下级部门向上级部门的行文，包括议 案、报告、请示等三种。各级部门一般不得越级行文请示问题；因特 殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的部门。三、平行文是平级部门和没有隶属关系、业务指导关系的单位之 间的公文往来的行文，不分系统、级别、地区的部门之间，均可采取 平行文方式行文。主要用“函”的形式。第五条公文的构成公文一般由公文的行文加附件构成，行文部分一般按国家公文规 范进行书写，附件部分则是该文件需具体详细阐述的内容。对于某些 简短的文件，也可以不需要附件，而直接将内容写入公文行文。第六条公文的格式一、公文行文的格式（一）红头文件格式：对内、对外的红头文件行文基本格式应保 持一致，版面

3、格式如下。1、版头：由发文部门全称或规范化的简称加文种组成，用套红大 字居中印在公文首页上部。2、发文字号：由发文单位代号、发文年度和发文序号组成，标注 于版头下方居中。3、签发人：批准发文的负责人。4、其它：其它内容还应包括标题、主送单位、正文、附件、发文 单位署名、发文日期、抄送（抄报）单位、印章、主题词（主题词是 反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，一件公文一般标3到5 个主题词，按类别词、类属词、文种词的顺序排列。下同）（二）内部通知格式1、文件页眉：页眉左端应标各公司的标识，右端为编发文号。2、内部通知还应包括以下内容：正文、附件、发文单位署名、发 文日期、印章、页码（设在页面

4、底端居中位置，单页不设页码）。（三）公文行文格式的其他要求：公文行文还要达到以下要求。1、字体字号：公文标题应用小二号黑体字，主送单位、文件正文、 署名、日期等为小四号宋体字，日期应用汉字书写。2、纸张：公文用纸采用a4纸型。3、正文行距:固定值20磅。4、页边距：上：2.5cm ,下：2.5cm,左：2. 5cm ,右：2.5cm。5、称谓：集团简称：xx集团公司简称：x x x x . x x x x . x x x x . x x x x . xxxx、x x x x . x x x x . x x x x6、条款编号：公文中的条款编号统一按以下形式编写。一、 1. 1. 1 1. 1.

5、 1 （1） （四）公文的附件的格式应参照公文行文格式进行书写。第七条各类公文的应用范围一、红头文件的应用范围：（一）对政府相关职能部门的上行文应使用红头文件。（二）对所属内部机构的下行文中，如果内容是关于制度发布、 人事任免、奖励与处罚，可以使用红头文件。其余情况原则上不使用 红头文件（特殊情况下需要使用的，应报总裁批准）。二、内部通知的应用范围：原则上，除明确属于红头文件的应用 范围的，其他公文均应采用内部通知形式。第八条公文管理流程一、文件的拟稿和审批流程文件的拟稿和审批应按以下程序执行：（-）拟稿提交：集团公司所有需要拟稿的相关人员均可对文件 进行拟稿；拟稿由集团总部（部门）或所辖公司

6、的相关拟稿人员自行 拟订，并填写“发文稿纸“，并将公文初稿作为附件，一同提交审批。（二）部门负责人审核：部门负责人对公文初稿进行审核。（三）会签：需要会签的文件，首先由拟稿部门负责人明确写明 需参与会签的人员，然后交由各会签人员签署意见后，再报集团总部 或所辖公司领导审批。（四）领导审批：集团总部或所辖公司领导对报上来的公文初稿 及其审核、会签意见进行审阅，并作出明确批示。（五）领导审批权限：参照集团总部xxxxxxxxxx号文 件行政审批权限划分暂行规定执行。特别说明：以上拟稿和审批流程也可通过集团办公信息平台完成。 网上审签意见也具备正式效力。二、文件的签发：对需要立即发文的集团总部公文文

7、件，原则上 由集团总裁进行签发（书面或网上签发）。三、文件的制作和发布（一）文件整理：由拟稿人将稿件连同其电子文件和审签记录交 综合管理部（无电子文件的稿件原则上应由、各部门自行进行录入并 形成电子文件后交综合管理部）。综合管理部依据会签意见进行修订， 并完成公文编号、格式调整等工作。未完成审批签发流程的文件不得 发布。（二）校对：文件整理后，需经过综合管理部进行正文格式和内 容的校对，再由发文部门进行附件内容和格式的校对，无误后才能正 式发布。（三）发布：校对无误后，综合管理部负责进行公文的网上发布; 对于无法或不便使用网络传递的文件或发文对象，应由综合管理部将 公文打印成纸制文件，盖章后手

8、工发文。网上发布的正式文件与纸制 正式文件一样具备正式的效力。（四）以上过程全部完成后，须将一份盖章的文件附上其原件、 会签单、校对稿进行存档。第九条发文管理一、发文方式：集团总部公文发放时，一般采取网上发文的方式, 特殊情况下可采用纸制发文。各级人员也应每天主动上公司内网获取 相关信息，原则上未主动上网获取相关信息而耽误工作的，由其自行 负责。二、采用网上发布方式时对紧急或重要文件应辅助电话手段通知 相关人员上网接收或查阅。三、如果采用纸制文件发文，应按以下步骤进行。（一）发文登记：由综合管理部对所发文书在“发文薄”中进行 登记。（二）公文分发：集团总部综合管理部进行书面发文或进行网上 发文

9、的电话提醒时，只负责传达到集团总部、部门和所辖各公司的综 合管理部。集团总部、部门和所辖各公司的综合管理部负责通知其内 部相关人员上网阅览文件或组织文件在其内部的分发、传阅和信息传 达。第十条收文管理一、外来文件的收文：集团总部综合管理部负责外来文件的收文管理。所属各公司综合管理部负责外来文件（包括集团总部及各所属公 司间的往来文件）的收文管理。并按以下程序进行办理：（一）签收登记：公司综合管理部（或综合管理部）对所收到的 外来文书在“收文薄”中进行登记（如果是网上发布的文件，可打印 成书面文书并加盖收文章后登记）。（二）分送：由综合管理部（或综合管理部）对外来文件按性质、 内容和要求分类，并

10、附上“外来文件传签单”及时送达有关领导或部 门。（三）批办：收到文书的有关领导或部门，须在文书处理意见单 上批示处理意见，并指明承办人员和办理时限。批办部门按限时回复 制，特殊事件应在一日内回复；紧急事件在3日内回复；一般事件在7 日内回复。（四）承办：承办部门或人员须按批办事宜予以办理，执行限时 办结制。（五）督办：各公司综合管理部（或综合管理部）或有关领导对 承办部门或承办人员所承办的公文事宜予以督办，直至办妥。（六）外来文件处理完毕后，必须归档保存。第十一条打/复印操作规范文件处理过程中，涉及大量的打/复印操作及对打/复印设备的管 理，这些工作应遵循以下规范：一、打/复印工作由需打/复印

11、人自行操作，前台文员应对复印操 作进行指导监督。二、打/复印必须按照设备要求的方法进行操作，对于操作较为复 杂的设备，应由设备采购或管理人员制作一份操作指南帖在设备上， 便于使用人查阅。三、为了节约用纸，凡对内文件或对外文件的初稿，在打/复印时 原则上要求进行双面打/复印（不支持双面打/复印的激光打/复印机除 外）。四、任何人员严禁使用公司的设备打/复印私人资料，外来人员需复印的应实行有偿服务,由前台文员代为操作并收取复印费和进行登记。第三章罚则第十二条集团总部综合管理部负责对本制度的执行进行监督检 查，所辖各公司综合管理部负责本公司执行本制度的监督检查。如发 现任何人员违反以上规定的，按以下方式进行处罚：一、正式文件的正文页出现格式和内容错误的，以及未严格按发 文范围的要求发放文件的，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分。二、正式文件的附件页出现内容错误的，以及文件审批表上确定 的发文范围有问题或错漏的，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评 分。三、如发现未按审批流程办理完审批手续