QP-01文件及记录控制程序

1、修订记录修订r期修订内容页次版本核准审核制定文件发行章1:目的对公司现有的各类管理体系的文件及记录进行控制，以保证各文件使用场所的文件为最新版木之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系z运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。2：范围木程序适用丁所有的管理体系有关的文件和记录的控制管理。3：定义3. 1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：乩体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准、工作记录等。b. 外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。c. 外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格帖

2、类资料。3.2受控文件：文件分发厉有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件” 印章。3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文 控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章。3. 4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件。4：职责4.1文控（包括体系文控、文控员）。公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件h录，并协 调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。4. 2文件接收部门。文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控屮心，以确保所使用的文件为最新 有效状

3、态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。4. 3文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控屮心管理者代表总经理程序文件各相关部门负责人管理者代农总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代农记录表格使用部门/部门负责人5：文件管理流程流程流程说明责任人记录/文件文件格式确认5.1制订文件（各类文件）格式要求。 确认文件规定格式，并最终定稿。 将定稿文件格式存放于电脑服务器中共享或邮件给各单 位。体系负责 人各类型文件格 式样木5.2根据标准及公司的具体实际情况而编写相应的文件，编写 的文件应满足符合性、可操作性、协调一致性。体系推行 小组无

4、文件片j编制5.3按照4.3要求将文件审批后，由各部门进行会签，保证文控中心文件完整性。 各部门会签后文件rti文控进行格式确认，确认内容不少 于如下项冃：a. 文件的格式；b. 文件的标题；c. 修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项）；d. 文件编写批准及会签者签字；e. 生效日期（如无生效日期，以最示批准ii为生效日期）。 文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规则按附 件执行。文件批准评审15.4文控在相应的管制文件清单上进行受控登记，更新相应 的网络信息，确保文件在网络上为最新版木。 受控文件原稿保存在文控处，作业指导书文控只保留电 子档。 确定分发范围，并复印编号分发，盖红色

5、“受控文件” 印章，要求领用人员签收。其中不需发放到生产现场的 体系文件如手册、程序文件、职责、部分工作文件等可 进行电子档发放。 公司内不得使用盖“受控文件”印章的复印件，一经发 现，文控人员有权收回销毁。 仅作参考等目的需求的，可申请分发非受控文件使用。 文控加盖红色“参考文件“印章后分发。文控文件分发/回收 记录文件受控登记、 分发卩5.5旧版文件或被取消文件山文控负责回收，在受控卬章附 近加盖红色“作废文件”印章进行作废。在旧版受控文 件原稿首页加盖红色“保昭资料”印章存档（保留时间 由文件编制部门确定，一般不少于3个刀，也可根据需 耍随时作废保帘资料，技术文件不得低于半年）。山于其他

6、原因文件要作废时，编制部门提出申请，填写 文件修改、新增、作废申请表，原审批人审批后， 文控进行作废并维护相应记录。文控文件修改、新 增、作废申请 表 管制文件清单文件的回收5.6保存在公司服务器内的体系文件，仅体系负责人冇权进 行操作，并每季度对其进行备份。技术文件按项口编号 进行归档。保留文件用专门文件柜存档；借阅文件需填写借阅登记表。体系负责 人文控借阅登记表文件归档5.7文件遗失或破损，如需补发,由申请人填写文件修改、 新增、作废申请表，注明补发，交部门负责人审核， 文控按耍求执行。破损文件交由文控回收作废，并补发。 若遗失的文件寻回，应及时交还给文控中心销毁处理。新版文件发放时，发现

7、【口版遗失，无需补发，但需由原 收文单位在文件签收记录上注明遗失情况并签字。申请人管理者代 表体系文控文件发放回收 记录表文件破损或遗失5.8.1体系文件及工作文件更改。 文件更改申请人填写文件修改、新增、作废申请表注明 更改并说明原因，经批准后可更改，也可与相关部门进行沟 通协调后直接进行更改。 当文件需要作少量更改时，更改人在正本上更改并签名，经 审批后，文控人员据此更改文件并签名，办法是将被更改的 内容划掉，并填写新的内容，更改字迹应清晰，不得使用涂 改液进行修改，更改处也不得再次更改。 当文件中某一页或儿页需要修改时，注明修改内容，更新版 本后分发。申请人文控员文件修改、新 增、作废申

8、请 表管制文件清单文件的更改 文件修订达5次或超1/3版面内容时,应将原文件回收,换 发新版本。 相应更改管制文件清单中的信息。5.8.2技术文件的更改。 更改由申请人视实际情况填写文件修改、新增、作废申请 表，注明更改原因及内容，也可与相关人员直接进行沟通， 经工程部评审认可后可更改。 更改须经过4.3屮文件审批后由文控员下发。 更改后的技术文件以文件发放回收记录表发放，涉及到 的相关文件都须进行更改并发放。 文控在管制文件清单中更新相关信息。文件适用评市5.9文件适川评审。 不定期组织相关单位进行文件评审； 原拟制单位将评审不够完善文件重新修订。体系负责 人无t5.10记录表格控制:按照管

9、理体系记录控制程序要求执行； 5.10.2外來文件的管理： 各部门收集/识别的外来文件，注明转发范围、交文控进行 编号、存档、转发等； 外來技术文件，由项目负责人在上面盖上红色“受控文件” 的印章，等同于公司内部文件处理； 客户样品的管理a-无论工程部或业务部等相关人员若接到客户样品，统一 转与文控进行管理。b-文控建立外來文件-览表，对样品进行标识为“客 户样件”后，放在客户封样柜中保存。c相关人员若需使用客户样品，则在文控处办理借阅手 续，用完及时归还。 标准类资料，由文控保存，记录于外來文件一览表。5.10.3电子文件的控制：所有受控文件都需将最新版木电子文 档保存在服务器中相应途径，文

10、控需及时将电脑u |的电 子文档更新，服务器应定期杀毒以防止文件被破坏，同 时，每刀用光盘或体系负责人电脑备份体系文件。体系文控文控员质量记录一览 表外来文件一览 表特殊文件控制15.11文件使用状况检查 各部门负责人（或授权人）不定期检查各部门文件的执行状 况。 内部审核时全面检查文件的使用，执行情况。各部门负 责人 审核员纠正措施预防 措丿施报告文件彳况水e用状查6记录管理流程:流程流程说明责任人记录/文件6表单设计榕式 表单名称。 表格的美观（槽式竖式装订的边距等）。 明确表格的用途（主要考虑其适用性）。各部门负 责人表格样木表单设计r6.2衣单的编号 表格的编号需按照统一的编号要求进行

11、编号,具体参照文件 编号及版木规定要求编号。 无编号的表单不能在现场使用。体系负责 人各部门负 责人文件编号规 定表单编号116.3表单的审批对表单内容的适用性进行评审。各部门负 责人质量记录一 览表表单审批 对表单是否按规定格式要求进行确认。 审批合格的表单体系文控保存-份电子档。体系文控表单垃写6.4表单填写要求 不得用铅笔填写，可采用钢笔或碳水笔填写，字体要正确、 清楚，不得遗漏，应能准确识别并有签字笔签章。 记录填写要完整、详细、如不须填写项冃，口j以在栏内以“/” 表示。 各种记录填写的内容需更改吋，可以在错误处画“/”应当山 更改者在更改处签字签章。各表单记 录填写人无表单记录收集

12、6.5记录的收集 各部门依据本部门的记录一览表进行收集。 每月底对各项记录进行编目、保管。各部文员质量记录 览表记录保管/防护6.6记录的保管/防护 各部门按记录保存期限耍求进行记录的保管。 记录的防护须注意（如等），避免返潮、损坏、防水防火、 遗失等，对于电子文件的记录表应作好备份，定期对电脑进 行杀毒。记录保管 人质量记录一 览表6.7记录的查阅、检索 当客户/供应商/第三方认证机构需杏阅目录时，由相关部门人 员陪同，记录负责人应能迅速提供相关记录。 当公司内部查阅和追溯相关记录时，各部门记录负责人应能 找出所要杏阅和追溯的记录，公司对各部门记录的检索方法 统一以冃录和其相关对应的编号，阿

13、拉伯数字流水号进行。记录负责 人各相关记录记录查阅/检索r记录保r存时间6.8记录保存期限 记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求。 质量记录一览表明确各类记录的保存时间。 记录保存时间应满足法规或顾客有特殊耍求，与产品的生命 周期相适应:生产件批准文件，工装设备记录，采购单和修订 单的保存期限为产品在现行生产和服务中规定的有限期再加 一个fi历年。质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）保存期限为三年。内部审核和管理评审记录保存期限为三 年。记录保管 人质量记录一 览表记录销毁处理6.9记录过期的销毁和过程 各部门文件记录负责人按规定的保管期限进行保存，对于已 过保存期限且无继续保

14、存价值的文件记录，经部门记录负责 人确认后，呈报部门负责人批准，给了处理，对于仍需保存 的记录，按记录保管/防护耍求执行。 处理包括：碎纸机碎纸、烧毁、卖废纸等方式，处理工作必 须由2人以上进行。记录保管 人过期文件处 理登记表1表单白勺更改6.10记录表格的更改 表格的修改一般为各部门的表格使用人，由各部门主管审核 并交文控归档（电子档存档）。 新版表格正式使用时，各部门应把旧版表格作废。各部门负 贵人无7相关记录：7管制文件清单7.2文件修改、新增、作废中请表7.3文件分发/回收记录7.4外來文件一览表7.5质量记录一览表8、附件一文件编码规则质量手册（一级文件）的编号：qmyy流水号（01、02）质量管理手册管理程序文件（二级文件）的编号:qp-xx流水号（01、02-）