公司文件控制程序

1、第页共6 页公 司 文 件 控 制 程 序前言本程序是依据gb/t19001-2008质量管理体系要求、gb/t50430 2007 工 程 建 设 施 工 企 业 质 量 管 理 规 范 、gb/t28001-2011职业健康安全管理体系要求 、gb/t24001-2004环境管理体系要求及使用指南标准所建立的一体化管理体系程序文件之一，文件编号为yhhhj1-2020b/0 。本程序为 b版/0 次于 2020 年 5 月 1 日正式发布本程序编写人：本程序审核人：本程序批准人：本程序归档管理部门：技术质安部本程序归口解释部门：技术质安部第页共6 页1 目的确保一体化管理体系文件处于受控状

2、态，从而达到沟通意图、统一行动的作用。及时获取并使用有效版本，防止文件机密泄露、丢失、误传、保证管理体系有效运行。2 范围适用于本公司与一体化管理体系有关的所有文件，包括管理体系文件，技术文件和外来文件等。3 职责和权限3.1 总经理负责管理手册批准、发布。3.2 管理者代表批准发布程序文件。3.3 总工程师负责质量计划 ( 施工组织设计 ) 、专项施工方案、管理方案及有关技术文件的批准发布。3.4 支持性文件 / 作业指导书由各部门、专业公司及项目部编制，经负责人审批后发布。3.5 技术质安部3.5.1 负责对管理手册、程序文件的控制和管理。3.5.2 编制、发布本部门主控的支持性文件/ 作

3、业指导书。3.5.3 负责建立本部门受控文件清单，上报、发放、回收、修改、作废等工作，并作好记录。3.5.4 负责与标准化管理有关的国家标准、规定有效性的确认及清单的传递。3.5.5 为质量计划（施工组织设计）的主控部门，审核各项目实施性施组、专项施工方案、管理方案并备案保存；3.5.6 参与相关程序文件的会审，编制、发放本部门主控的支持性文件/ 作业指导书。3.5.7 负责公司“法律法规及其它要求有效版本清单”的建立和发布； 对施工技术、环境管理及质量、安全相关的规程规范的适用性、有效性进行确认。3.6 工程部负责各项目竣工资料的归档整理。3.7 办公室第页共6 页3.7.1 负责转发政府主

4、管部门、上级单位的来文。3.7.2 收集国家、行业主管部门发布的法律、法规，并负责法律、法规清单的确认及传递等工作。3.8 人力资源部负责收集国家、行业主管部门发布的有关职业健康和劳动保护的法律、法规的确认及传递等工作。3.9 各职能部门负责组织实施本部门主控的程序文件。编制、发布本部门主控的支持性文件/ 作业指导书 , 做好本部门相关文件收发、登记等管理工作。3.10 专业公司、项目部3.10.1 负责实施性施工组织设计的编制，并予以执行，严格按有关技术标准及图纸、规范施工，确保符合相关技术条款及检验规程的要求。3.10.2 负责本单位支持性文件 / 作业指导书的编制及实施， 做好施工图纸等

5、外来文件适用性的评审和控制，按要求进行文件的收发记录，按有关职能部门要求，对相关文件进行管理。3.11 本公司文件为二级管理，与管理体系运行相关的所有部门、专业公司和项目部有权对本部门控制的文件进行编制、审批、发放、更改、回收等管理。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 为便于控制，根据本公司的实际情况，将文件分为：4.1.1.1 一体化管理体系文件， 如管理手册、程序文件、支持性文件及作业指导书、职业健康安全与环境管理方案等。4.1.1.2 实施性文件，如质量计划（施工组织设计）、专项施工方案、有关质量、健康和安全的检查 / 检验计划、技术交底、监理通知、来往函件、合同及设计文件 （包括

6、施工图纸）等。4.1.1.3 外来文件，如与产品质量、环境、职业健康安全有关的法律、法规，技术标准、图集、施工规程、规范等。 （项目设计文件、施工图纸等作为顾客财产同时还应执行外来文件管理要求）4.1.2 对外来文件应进行编号，对其有效性、适用性进行识别，确保其可用；由各职能部门控制其发放。第页共6 页4.1.3 记录作为一种特殊类型的文件，其空白表单按一般管理体系文件进行控制。填写完毕的记录按记录控制程序进行控制。4.2 文件的发放及接收4.2.1 所有文件在发布前均应保证确保其适应和充分性的批准。4.2.1.1 文件发布前均应得到审核、批准，必要时应由各部门进行会签以确保文件是充分和适宜的

7、。4.2.1.2 各类文件的审核和批准按各部门职责和权限及各级人员职责相关条文执行。4.2.1.3 文件发放均应填写文件发放登记表，应确保在使用处可获得适当文件的有效版本，文件发放范围经授权的审批人批准后，才能实施。受控文件的接收部门或个人应有分发受控号，各部门之间受控文件的发放依据工程部确认的体系文件分发受控号进行分发。4.2.1.4 各部门内部复制、转发受控文件，应向文件主管部门提出申请，申请应注明复制原因、份数、增发范围等内容，并根据批准的增发受控号进行分发。4.3 文件的标识4.3.1 各部门所发放的文件应编号，体系文件编号方式如下：（1）管理手册： jwhc/gms版本号（2）程序文

8、件：jwhc/dp - 版本号对应程序顺序号（3）质量计划（施工组织设计） ：jwhc/qp专业公司或项目部分发号标段名简称公司行政文件的标识、编号、格式、归档等按国家有关文书档案管理规定执行。支持性文件 / 作业指导书及其它文件的编号、标识、格式等由发文部门自行确定。4.3.2 受控文件适当的位置应标明页码、文件的版次及分发号，同时应通过文件第页共6 页修改登记表识别文件的现行修订状态及其有效性。4.3.3 文件应进行状态标识，文件状态分“受控”、 “非受控”、 “作废” 、 “保留”四类，四类状态印章样式见附表。由发文部门文件资料管理员进行状态标识，在文件的适当位置盖印章，对于不便直接标识

9、的文件，应在文件收、发记录或文件清单体现其状态4.3.4 各部门文件资料管理员应制订本部门主控的受控文件清单，对本部门所持有的其它文件应在本程序4.1.1条款规定基础上细化分类，形成各类文件清单，并实行动态管理，随时更新。4.3.4 收文部门文件资料管理员应做好收文记录，及时转发。4.4 文件评审与更改4.4.1 当外在因素发生变化，可能造成原文件不适宜时，应进行评审，对于本公司管理体系文件则定期进行评审；文件评审由主管部门组织，通过收集各方反馈信息，并结合内审、管理评审及第三方审核结论对文件进行评审，以确定是否需要更改。文件评审方法可以包括会议评审、书面评审等。4.4.2 管理手册和程序文件

10、更改时，由文件更改提出部门的负责人填写文件更改申请单说明更改原因，对重要的更改还要附有充分的依据，交工程部审查，由工程部责成原文件编制部门进行更改。更改内容经原渠道审批后，由工程部下发文件更改通知单，通知单应说明更改内容、范围、修订状态等，按原文件发放范围进行新、旧文件的发放、回收。同时对更改情况进行验证。4.4.3 实施性文件（包括施组、技术交底、作业指导书等）更改参考管理体系文件更改程序的，其申请及发放程序可适当简化，但相关人员仍应对更改后的内容进行审批，并确保作废文件撤出及新版文件的发放。4.4.4 外来文件的更改由主控部门或文件使用部门资料管理员收集相关更改信息（如设计变更、行业规程、

11、规范变更信息等）进行更改，并应确保所有使用场合均得到相应的更改。4.4.5 更改方法（1）划改将需要更改的尺寸，文字等用细实线划掉，被划部分应仍能清楚地看颁出更改前的内容，然后，填注新的尺寸、文字等。（2）换页第页共6 页当文件经多次使用或更改而污损不能再用时，或一次更改内容较多时，则应换页。无论划改还是换页都应在该文件的修改记录或相应位置上注明修改情况。（3）换版文件需进行大幅度修改时应进行换版。要规定原版次文件作废时间及换发新版文件实施时间。除按规定送有关部门外，文件一律不外借。内部借阅或查阅，须填写文件资料借阅登记表 ，并经部门负责人批准后，方可借阅或查阅，并在指定日期内归还。4.5 文

12、件归档4.5.1 各职能部门按年度将本部门主控的文件进行汇总整理，将属档案管理阶段的文件形成清单进行归档处理。4.5.2 各专业公司、项目部文件的归档4.5.2.1 对于已通过竣工验收的项目部，其持有的管理体系文件包括其复印件，均应上交技术质安部。对于回收后的体系文件，技术质安部有权按需要进行分发，原文件受控标识及分发号可继续沿用，但技术质安部应出具文件持有人变更说明。4.5.2.2 专业公司、项目部竣工资料按行业相关竣工资料档案管理办法进行整理，验收通过后，报工程部归档。移交时应提供竣工资料移交清单，由工程部资料管理员按要求登记、存档。专业公司根据自身特点对竣工资料还应备份存档，由专业公司资

13、料管理员按要求登记、存档。4.5.2.3 阶段验收资料 （如截流前验收、 蓄水验收、启动验收等） 暂由项目部保存，通过竣工验收后，随竣工资料一并移交工程部。4.6 文件的作废与销毁4.6.1 作废文件须加盖“作废”标识，如须留存，则应得到批准，并加盖“保留”标识。4.6.2 对确实无保留价值的文件，由相关职能部门填写文件资料销毁申请单，申请单应注明销毁原因，数量、时间等，如需保留还应注明留存数。经文件发布批准人批准后，在监督下进行销毁，并填好文件资料销毁登记表，注明销毁方式、时间、地点、数量等，由执行人及监督人签名。4.6.3 对有保密要求的文件则应执行国家或行业关于涉密文件的处理办法。4.6

14、.4 文件的检索采用文件清单（收发文）和网上信箱进行查询。第页共6 页5 相关文件5.1 yhhhj2-2020b/0 记录控制程序5.2 jwhc/dp25-2020b/0法律法规与其它要求管理程序5.3 行业规程、规范相关的竣工资料档案管理办法6 记 录6.1 jwhc/rc01-001 文件发放登记表6.2 jwhc/rc01-002 收文登记表6.3 jwhc/rc01-003 文件更改申请单6.4 jwhc/rc01-004 文件更改通知单6.5 jwhc/rc01-005 文件资料借阅登记表6.6 jwhc/rc01-006 文件处理单6.7 jwhc/rc01-007 文件资料移交清单6.8 jwhc/rc01-008 文件资料归档登记表6.9 jwhc/rc01-009 文件资