酒店会议室会议服务工作规程

1、酒店会议室会议服务工作规程 酒店会议室管理及会议服务工作规程 1目的 规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。 2适用范围 适用于会议室掌握管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。 3职责 3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。 3.2办公室负责会议室全面管理和受理睬议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,支配会议服务人员。 3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。 3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。 3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的修理、维护工作。 4工作程序 4.

2、1会议室管理 4.1.1使用会议室业务受理 a办公室人员接到用户的会议申报单后,依据会议申报单的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议支配意见等)填写会议受理服务单。 b依据会议申报单内容,办公室人员应马上电话联系会议申报部门及顾客,具体了解会议使用状况及其他要求。 c办公室以会议申报单和电话联系的会议使用状况为准,填写会议受理服务单,具体写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、留意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,马上将会议受理服务单送至业务部、设备部。 d业务

3、部针对会议受理服务单的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等预备工作。 e设备部针对会议受理服务单的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等预备工作。 4.1.2会场布置及支配 a接用户会议室会场布置要求后,办公室马上联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的预备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。 b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满意用户要求。 4.2会议室服务工作 4.2.1会议服务 大会议室应提前开门,会议开

4、始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。 4.2.2设备部人员必需提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。 4.2.3会议服务人员必需着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必需每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急状况能做好相应处理,并准时向办公室负责人汇报。 4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用状况,重要会议应向总经理室通报。 4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,准时更改、整顿,以利于为业主供应更加完善的服务。 5相关文件及记录 5.1会议室使用登记表(lywg/qr046) 5.2zz公司会议受理服务单(