浅谈人事档案管理信息化建设之我见

1、    浅谈人事档案管理信息化建设之我见    佟永利摘要：在当前档案管理工作中，人事档案管理属于十分重要的一项内容，在整个档案管理中占据重要地位。在现代人事档案管理工作中，为能够使档案管理水平及质量得以提升，需要对人事档案管理加强信息化建设，提升人事档案管理信息化水平，从而使人事档案管理能够更好地符合实际需求，得到更加理想的效果，实现进一步的发展。关键词：人事档案；档案管理；信息化建设人事档案在档案信息资源中属于重要组成部分，在人才优化配置方面可提供更加理想的依据，因而有效实施人事档案管理工作也就十分必要。在现代人事档案管理工作实际开展过程中，信息化建

2、设属于重要任务及要求，也是提升档案管理水平的必然要求。因此，在当前人事档案管理工作的实际开展中，相关工作人员应当积极实现档案管理信息化建设，以确保人事档案管理信息化的有效实现，为人事档案管理工作的更好实施及发展提供较好的支持。一、人事档案管理信息化建设的重要作用及意义首先，人事档案管理信息化建设对于人事档案管理现代化的实现比较有利。在当前信息时代不断快速发展的大背景下，各种信息资源数量不断增加，并且信息资源价值也越来越高，对于人事档案管理信息化建设有着越来越高的要求，在人事档案管理方面需要实现现代化管理。而通过人事档案管理信息化建设，可使以往实体化管理转变为信息化管理，从而使人事档案管理工作效

3、率得以有效提升，进而使人事档案现代化管理得以更好实现，促使其更好的发展。其次，人事档案管理信息化建设对于人事档案信息資源共享有利。在当前社会信息时代，信息资源已经成为十分重要的一种战略资源，在社经济及整体发展中属于重要影响因素，因而实现信息资源的共享十分重要。在人事档案管理工作中，通过信息化管理，可使相关档案资源在不同部门及单位之间更好传递，从而也就能够使信息资源的共享得以实现，使档案信息资源能够得以更好应用。再次，人事档案管理信息化建设对于人事档案资源的利用比较有利。人事档案管理而言，其最终目的就是对人事档案资源进行利用，使人事档案资源在人力资源管理及优化方面发挥着更好的作用。在实现人事档案

4、管理信息化建设的基础上，能够更好进行档案资源的查阅及传播，有利于管理者更好了解单位内部人力资源情况，更好进行人力资源配置，从而使人事档案资源的利用率得以提升，使人事档案管理的目的得以更好实现，从而得到更加理想的效果1-2。二、目前人事档案信息化建设存在的问题（一）基础的设施设备没有得到完善。信息化人事档案管理中，掌握信息技术的同时，硬件设备的支持与工作人员的技能培训也是非常重要的。例如计算机与档案管理员的匹配程度，要保证档案管理员能够熟练操作计算机，才能保证信息化的档案储存和管理工作能够有序进行。目前有部分机关事业单位的计算机信息技术配备不全，加之设备陈旧、软硬件不更新这些问题，阻碍了人事档案

5、信息化建设发展的进程。（二）信息化管理没有明确的管理标准。需要对信息化的人事档案管理模式提出针对性的目标，才能朝向正确的改革方向进行。建立人事档案管理制度需要机关事业单位根据单位本身的特点和时代的发展需求来进行正确的制定，要保证信息化管理制度的建设在全国范围内是统一的标准，就要有明确的具体的标准。如果制定的管理制度不够明确，会导致相关工作人员思想上对企业失去信心，失去工作的积极性，这种不公平的管理制度会影响工作氛围和工作效率。三、人事档案管理信息化建设的有效途径及措施（一）加强人事档案管理信息化基础设施建设在人事档案管理工作过程，为能够使信息化建设得以更好实现，首要任务就是要加强相关基础设施建

6、设。人事管理部门应当积极引进信息化设备，从而为信息化管理的实现提供硬件基础与支持，同时对于部门内部现有的信息技术设备应当注意加强维护管理，从而使信息技术设备能够得以更好应用，在此基础上才能够使人事档案管理信息化建设更好实现。另外，还应当注意加强资金投入，对于新型信息技术设备积极购进，使部门内部相关信息技术设备不断更新，使这些信息技术设备充分应用，促使信息化建设更好的实现。（二）构建人事档案管理信息化工作机制人事档案管理工作机制对于档案管理工作的开展具有十分重要的作用及影响，因而在人事档案管理信息化建设方面，应当构建相关工作机制。首先，在人事档案管理内部，应当建立信息化管理制度，对于信息化管理工

7、作加强指导及规范，从而使信息化管理更加具有科学依据。其次，构建信息化管理方面，这一点主要就是指应当改变传统档案管理方式，结合部门内档案管理实际需求，选择与实际情况相适应的相关信息化管理方法，以使得信息化管理得到更理想的效果，确保人事档案管理信息化建设能够得以更好实现。此外，人事档案管理部门内还需要积极引进现代化档案管理理念，通过现代化管理理念实施档案管理工作，为档案管理信息化建设提供更理想的支持。3.加强档案管理人才队伍建设对于人事档案管理工作，其最终需要管理工作人员进行落实，因而为能够使人事档案管理信息化建设更好实现，还需要加强管理人才队伍建设。在实际工作开展过程中，作为档案管理部门需要对相

8、关管理人员加强教育及培训，尤其是应当注重信息技术培训，使档案管理工作人员的信息技术水平得以提升，为更好实现档案管理信息化建设提供人才支持。另外，人事档案管理部门还应当积极引进高素质信息技术人员，促使档案管理人才队伍得以不断充实，也就能够为更好实施信息化管理奠定更加理想的基础，使人事档案管理信息化水平得以有效提升，促使其更好发展2。在当前各企业及单位内，人事档案管理是十分重要的工作，在人力资源的优化配置方面发挥着不可替代的作用，因而有效开展人事档案管理工作具有重要意义。在现代人事档案管理工作中，为能够使人事档案管理更好地符合时代的需求，须通过有效措施加强人事档案管理信息化建设，进而提升档案管理水平及质量，促使人事档案管理