企业公司 合同管理办法

1、企业公司 合同管理办法 合同管理软件,是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业供应决策、计划、掌握与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台,来看下面内容: 公司合同管理方法 第一章总则 第一条为规范公司的合同管理工作、满意合同管理工作需要,实现公司合同管理的制度化,预防和削减合同纠纷的发生,维护公司合法权益,依据中华人民共和国合同法和有关的法律、法规,结合公司实际状况制定本方法。 第二条本方法适用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。 劳动合同的管理根据上级劳动人事部门的有关规定执行,借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。 第三条本规定所称合同,是指公司在经营管

2、理活动中,与其它公平主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第四条本方法所称合同管理,是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。 第五条合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作,实行“谁订立,谁负责”和“谁主管,谁负责”。 主要职责为: 1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判,拟定合同条款; 2、全面精确地填写合同条款,必要时组织进行合同评审。 办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续; 3、负责合同履行跟踪,追踪合同标的的内外质量,收集使用单位意见; 4、准时妥当办理

3、合同的变更或解除事宜,并报管理规划部和有关领导审查、批准; 5、准时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料,准时反映合同履行中出现的法律问题; 6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼,负责供应有关的一切资料; 7、支配专人负责合同管理工作,准时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作,建立本部门合同台账; 订立合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一意见,然后签约。 对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的,由与该项业务最相近的部门负责,或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。 第二章合同管理部门 第六条

4、管理规划部为公司合同管理的主管部门,统一管理公司的合同工作。 其主要职责是: 1、负责拟定、修订合同管理制度,并组织实施; 2、组织宣传贯彻合同法及相关法律法规,组织对各业务部门合同经办人的培训; 3、参与公司对外订立重大合同的谈判; 4、参与标书评审和合同评审; 5、对合同订立、变更及解除进行审查把关; 6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行状况的监督检查; 7、负责公司合同专用章的管理; 8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理; 9、协调单位内部和外部合同关系,对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼; 10、合同管理中需要解决的其他问题。 第七条公司财务部是合同财务监督部门,主要职责: 1、

5、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行状况,注意在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关; 2、负责发票的审查、签收、签发。 核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否全都;合同批准程序是否符合规定,程序不完备的,拒绝付款; 3、负责按合同结算条款收、付款; 第八条其他相关单位的职责: 1、申购单位负责向管理部门供应本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等;需要进行工程建筑施工的单位,负责向主管部门供应包括修理、改造、新建、扩建工程建设的需求报告; 2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收,并出具验收报告; 3、验收单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理

6、入库手续; 4、协作管理规划部进行重大合同审查或评审,并签署审查或评审意见; 第三章合同的订立 第九条订立合同应严格按中华人民共和国合同法的要求及本方法的有关规定,必需遵循“公平、自愿、公正”的原则。 第十条合同订立的程序 1、顾客提出要约邀请的合同订立程序 资信审查接受要约邀请合同填写审查批准签章。 2、我方提出要约邀请的合同订立程序 对方资信状况审核要约邀请要约信息反馈合同填写审查批准签章。 3、通过招标订立合同的程序 市场调查标书制作、发放接收投标评审定标订立合同审查批准签章。 4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序 计划预备考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等)资信审查技术或商务

7、谈判草拟合同文本审查批准签章。 第十一条合同签订内容一般包括以下条款: 1、当事人名称(或姓名)、住宅、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号; 2、标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格等; 3、数量和质量,包括适用规范、质量标准和检测方式等; 4、价款或酬金; 5、履行的期限、地点和方式; 6、违约责任; 7、合同争议的解决方法; 8、合同订立的时间、地点; 9、依据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。 对数量、质量、履行期限限和方式等有特别要求的,应当在合同中予以特殊明确。 第十二条合同内容应符合下列要求: 1、主体合格、标的明确、手续完备; 2、条款齐全、意思表示真实

8、; 3、文字清楚、语言规范; 4、无矛盾条款、无空白条款。 5、数据电文合同信息可以调取以备日后查用,有牢靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性,同时可以将信息展示。 6、订立合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一意见,然后签约。 对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的,由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导,确定哪个部门作为合同的经办部门。 第四章合同的审查 第十三条合同订立前,合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力,内容包括: 1、社会信誉(近三年是否有重大违约,是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等)和履约能力(如生产能力

9、、支付能力、运输能力等); 2、审查营业执照是否真实、有效; 3、核实对方的资产(资金)证明; 4、审查合同对方的资质等级证书; 5、审查法人证书及法人委托证书; 6、依据合同性质需要审查的其他内容。 合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的,不得与其签订合同。 第十四条经办部门组织对合同进行业务性审查,审查的内容为: 1、对方当事人是否具有签约主体资格; 2、是否各方谈判、协商的全都意见,是否符合决策部门的决策意见; 3、是否违反公司的规章制度; 4、是否超越业务权限; 5、语言是否精确、通顺。 第十五条合同管理部门对合同进行合法性审查,主要内容包括: 1、合同签订主体

10、是否符合法律规定; 2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定; 3、条款是否有冲突; 4、条款是否有歧义; 5、条款是否有效维护我公司合法权益; 6、条款是否完备。 管理规划部对合同严密性可进行监督审查。 第十六条提交管理规划部审查的合同应符合下列要求: 1、经办部门已经对合同进行了业务性审查,涉及财务事项的已经经过财务部门审查; 2、合同当事人均未在合同合同上签字盖章; 3、合同商定的内容尚未实际履行; 4、需要同时附送的材料完备; 第十七条合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成,并视状况提出法律意见或解决问题的方案,业务紧急的,因尽可能满意业务部门的时间要求,业务特殊疑难

11、的,应合理延长审查时间。 第十八条合同管理部门审查后,出具书面法律意见书,对存在的问题进行分析,对风险做出推断,并视状况提出防范或降低风险的对策。 该意见不是最终的决策意见,而是业务部门做出决策的重要参考。 第十九条合同报送法人代表或授权代表批准时,必需将法律意见书做为附件一并报送,依据批准人的要求对接受部分和不接受部分进行说明,经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。 第二十条同一内容合同一般审查一次,由经办部门对接受部分进行修改,特别状况需要再次报送审查的,最多进行两次,审查人对合同文本和审查意见一并保存。 第二十一条审查人对合同审查中涉及到的商业隐秘负有保密义务。 第五章合同的批准

12、第二十二条公司总经理受董事会及董事长的委托,全权处理公司的各类业务,代表公司对外签订合同。 公司其他人员对外订立合同,应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立合同。 第二十三条以公司名义签订的合同,合同承办部门应做好履行合同批准的程序: 1、工程承包合同: 公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同,由公司预算人员审核总造价后,经主管副总经理批准后(金额较大的递交班子会争论通过)由公司总经理授权副总经理签订合同。 2、销售合同: 公司销售合同,必需注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等,由公司总经理授权主管销售副总经理签订有关合同。 如遇索赔、善后处理等有关事宜,必需经合同主管部

13、门和其它合同监督部门争论后报班子会通过。 3、选购合同: 公司本部大宗物资、设备及其配件的选购经物资部负责招投标后,再报主管副总经理批准(金额较大的递交班子会争论通过),最终由公司总经理授权副总经理签订合同。 4、其它各类合同批准程序: 公司本部以公司名义签订的其他各类合同,经合同业务部门拟定后,报主管副总经理批准后,有必要时递交班子会争论通过,由公司总经理授权签订有关合同。 第二十四条公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程合同,应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。 第二十五条以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章,以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力,除非公司追认。 违反规

14、定签订合同的追究有关人员责任。 第六章合同的履行 第二十六条合同依法成立,即具有法律约束力。 一切与合同有关的部门、人员都必需本着“守合同、重信用”的原则,严格执行所规定的权利义务,确保合同实际、全面地履行。 第二十七条公司合同实行合同履约责任制,部门及单位一把手是合同履约的第一责任人,第一责任人对合同的全面、正确履行负责。 第二十八条各签约单位、签约人应随时了解、把握合同的履行状况,发觉问题准时处理或汇报。 应当积极妥当地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权,否则致使合同不能履行或不能完全履行,给公司造成损失的,要追究有关人员的相应责任。 第二十九条依据合同性质,合同执行部门应根据合同商定的标

15、的物的数量、质量等进行验收,对不符合合同商定的,应在法定或商定的期限内向对方当事人提出书面异议,并督促合同对方连续履行。 第三十条对于公司为付款方的合同,支付合同价款时,须经公司领导审批签字。 未经合同主管部门及公司领导签字,财务部门应不予付款。 第三十一条对于公司为付款方的合同,支付最终一笔合同款项时,合同执行部门应填写合同履行终结报告,送管理规划部终止合同。 第七章合同的变更与解除 第三十二条在合同履行过程中遇到困难,各单位应尽一切努力克服,尽力保障合同的履行。 照实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。 第三十三条对方当事

16、人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益动身,从严掌握。 第三十四条合同需要变更、解除,合同执行部门应向合同主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告,经管理规划部门审查出具意见后,报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。 经办部门应准时采取补救措施,尽量削减由此造成的损失。 第三十五条合同变更、解除必需采取书面形式。 第三十六条合同执行部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送合同主管部门。 第七章合同纠纷的处理 第三十七条发生合同纠纷时签约单位应在24小时内到合同主管部门提交书面报告,并依据实际状况,提出相应的解决以及应对方法; 第三十八条合同纠纷原则上由签约单位负责

17、处理,签约人对纠纷的处理必需详细负责究竟。 涉及公司内多个单位的,或签约单位处理不了的,报主管领导协调处理。 第三十九条对经协商仍无法解决的合同纠纷,经总经理同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。 第四十条合同纠纷的提出,及与对方当事人协商处理纠纷的时间,应留意不超过法律规定的时效,并考虑有仲裁或起诉的足够时间。 第四十一条合同管理部门处理经济纠纷前,有关签约单位必需供应下列证据材料(原件或复印件); 1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等; 2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证; 3、产品质量标准、样品或鉴定报告; 4、货款的

18、承付、托收凭证,有关财务帐目; 5、有关违约的证据材料; 6、其他与处理纠纷有关的材料。 第四十二条合同纠纷经双方协商达成全都意见的,应订立书面协议,由双方代表签字并加盖合同专用章。 第四十三条合同纠纷处理或执行完毕的,应准时通知有关单位,并将有关资料汇总,统一交合同主管部门归档,以备查考。 第八章合同的管理 第四十四条公司本部各职能部门订立的合同,正本由合同主管部门保管,其副本由各职能部门保管。 第四十五条以公司名义鉴订的一切合同,如选购合同、销售合同、租赁合同、保险合同、工程承包合同及其招投标文件的正本由合同主管部门保管,其副本由财务部及相关部门保管。 第四十六条公司对对外订立合同的人员,属于职务代理的按本方法第五章授权权限执行,属于总经