2022年信息化背景下动物谱系档案管理的实践探索1

1、信息化背景下动物谱系档案治理的实践探究王羽佳摘要：本文以解决动物谱系档案治理和开发利用中的困境为目标，并从建立动物谱系档案收集归档机制、完善动物谱系档案著录模式、加强动物谱系档案信息化等方面提出建议；关键词：动物谱系档案档案治理开发利用动物档案是科技档案的一类，包括动物统计档案、动物观看记录、动物谱系档案等，其中动物谱系档案是动物档案不行或缺的组成部分；动物谱系档案是指反映动物家庭世代成员之间的亲缘关系以及动物个体有关情形的档案；笔者所在单位于1906 年建园， 1908 年正式向公众开放，是国内对公众开放最早的动物园和华北地区对公众开放最早的公园，目前饲养展出动物 500 余种；动物谱系档案

2、是理清动物亲缘关系，科学调配动物繁衍，最大限度地储存种群的遗传多样性，规避动物疾病，提高动物存活率，降低动物发病率、死亡率的重要原始记录；基于此，笔者以动物谱系档案治理为例，就其档案治理的现状，特殊是存在的问题，提出相应的解决计策；一、动物谱系档案治理的现状动物谱系档案建立是以动物谱系档案归档范畴为基础，依据科学的分类整理方法组织形成， 同时动物谱系档案数字化方法也具有其自身特点；具体如下：（一）动物谱系档案的收集机制动物谱系档案以单个物种的数据资料为记录对象，形成单独的物种数据记录体系；主要记录动物个体的饲养、繁衍、驯化及日常生活的具体情形；在动物档案登记表中具体记录的内容主要有：动物谱系号

3、、中文名、英文名、呼名、学名、动物芯片信息、诞生日期、诞生地、死亡日期、父母情形、来源方式、转移、租借、繁衍、饲养治理情形、重大疾病治疗记录、饲养治理基础数据、重大疾病治疗记录以及其他需要特殊说明的事项等；同时，笔者所在单位进行的科学讨论项目以及与其他机构合作进行的项目也要有记录，与其有关的获奖情形， 如荣获国家级、市级、区级、局级颁发的科学技术进步成果奖的相关资料必需存档；与有关国家、地区沟通，互赠礼品动物的相关资料也列入归档范畴；上述归档工作主要涉及动物业务科、饲养队、兽医院三个部门；其中，饲养部门向动物业务科提交动物饲养档案，兽医院提交相应的病历，动物业务科需要将动物饲养档案、病历档案以

4、及其他有储存价值的文件材料合并、组卷，每年四月将上年应归档的动物谱系档案提交档案室；（二）实行“一物一档”的分类整理方法以动物纲目科属种分类为整理依据，如哺乳纲、鸟纲、爬行纲等；单个物种排序，一般依据时间先后次序排列，如动物入园前后、动物诞生前后、年长至年幼等；单个物种归入一个档案袋，实行“一物一档”（如大熊猫“丫丫”建一档、亚洲象“明明”建一档等）的分类整理方法；（三）动物谱系档案的著录标准依据动物谱系档案按卷整理的特点，动物谱系档案设置为档案案卷库的著录模式，需要著录案卷目录和卷内目录；案卷目录的著录项设置为全宗号、目录号、分类号、所属科目、案卷号、档号、案卷题名、起始日期、终止日期、卷内

5、文件数、总页数、保管期限、备注；卷内目录的著录项目设置为全宗号、目录号、分类号、所属科目、案卷号、档号、卷内次序号、责任者、文件标题、成文日期、页号、保管期限、机构、密级、备注；其中档号表示为：全宗号目录号分类号所属科类案卷号；如09-15-dd-br-a-10001-001 ；其中， 09 为全宗号， 15 为目录号， dd-br-a为分类号（代表动物档案 - 哺乳纲- 偶蹄目）， 10001 为所属科类（代表非洲河马类）， 001 为非洲河马的个体（代表非洲河马“ 75 -1 号”的档案材料）；分类号设置为下拉式菜单，可挑选哺乳纲下12 个类目、鸟纲下 2 个类目；二、动物谱系档案治理中的

6、利用困境（一）动物谱系档案收集面临的困境一是归档不准时；依据北京动物园动物饲养展现治理规定要求，“每年 2 月前，饲养部门应编制个体可识别的，已经死亡和输出的动物清单，报动物业务科；每年 3 月前，饲养部门应依据清单向动物业务科提交相应个体的饲养治理档案，兽医院提交相应的病历；每年 4月前，动物业务科应将饲养队和兽医院提交的饲养治理和病历档案合并、组卷，提交档案室；”在动物谱系档案收集的过程中，常常存在饲养队、兽医院向动物业务科归档不准时， 动物业务科不能按时完成向档案室归档的现象；二是收集不完整；目前储存的动物谱系档案案卷以动物基本登记表、重大疾病治疗记录组卷为主，部分归档了与有关国家、地区

7、沟通， 互赠礼品动物的相关资料；但与归档动物有关的科学讨论项目以及与其他机构合作进行的项目，与其获奖情形相关资料储存在单独的科研档案里，没有在动物谱系档案中做好信息对 接；（二）动物谱系档案著录信息不精确在 2021 年动物谱系档案数字化前，笔者所在单位借助纸质动物档案目录检索查询档案；纸质档案案卷目录没有对动物具体的纲目科属种单独标注，只用档号表示纲目科属种的分类， 如不是档案治理人员就无法解读；案卷目录查到的每卷档案案卷题名，也只是简洁登记为 “大熊猫丫丫的个体资料”；（三）动物谱系档案信息开发不足由于信息化前动物谱系档案著录信息不完善，手工检索效率低，需要具体的档案信息必需翻阅档案实体，

8、许多重要的信息包含在动物谱系档案中无法查找利用，对于动物饲养人员查找有关动物的档案情形，科研人员做项目讨论，以及动物统计等工作都带来困难；三、信息化背景下动物谱系档案治理的建议（一）规范动物谱系档案收集归档机制借助信息化建设规范动物谱系档案收集归档机制，制定动物谱系档案利用数字档案系统收集归档的有关规定，着重强调动物谱系档案的日常归档；具体而言，饲养队、兽医院、动物园业务科兼职档案员设置兼职档案员账号，利用数字档案治理系统中兼职档案员随时归档电子档案的权限功能，转变以往一年移交一次动物档案的归档机制；在动物输出、死亡一个月 内，由饲养队第一在数字档案治理系统中建立该动物谱系档案的案卷目录，将动

9、物的基本情形登记表作为卷内文件录入卷内目录、扫描纸质档案上传到档案系统中；兽医院就利用原来已经形成电子病历的优势，在饲养队已经建立该动物谱系档案的案卷中，著录相应病历档案的卷内目录，再将电子病历档案挂接到条目上；最终，动物业务科在规定时间检查饲养队、兽医院的归档情形，并补充有关的动物科研记录、荣誉记录、礼品动物交换的电子档案等；这样，利用在线归档，缩短归档时间的同时，也防止归档时间过长无法查证的问题；针对动物谱系档案归档范畴不够全面的现状，档案室联合动物业务部门重新制定动物谱系档案的归档范畴；增加聲像照片、与归档动物档案有关的科学讨论项目档案、获奖情形，以及与有关国家、地区沟通，互赠礼品动物档案等相关条目；此外，档案室仍应组织对动物谱系档案员进行信息化系统学问的相关培训，告知应将科研档案、文书档案中涉及可以判定具体动物名称的相关科研项目、引进、