企业档案信息化建设相关问题探讨

1、    企业档案信息化建设相关问题探讨    彭会摘 要：在信息化建设的过程中，档案信息化建设在其中占据着非常重要的一个地位，档案信息化建设的推进不仅有利于全面开发档案信息资源，更有利于减少人工成本，提高企业档案信息处理水平，增加企业盈利。本文将以企业档案信息化建设为基础，针对企业档案信息化建设的相关问题提出具体的应对措施。关键词：企业 档案信息化建设 问题 对策1 概述档案信息化工作作为企业信息化建设中的一个关键环节，其不仅是适应时代社会发展的需要，更是促进企业有效发展的重要途径。与传统的档案馆或者数字档案馆相比，档案信息化建设具有明显优势，其不仅可以

2、实现信息的及时传输和充分的共享，更具有海量存储、数字化资源丰富的特点。但就目前来说，我国企业在进行档案信息化建设的过程中还存在着很多的问题，而想要彻底解决这些问题，就必须要紧跟时代发展形势，更新企业领导管理理念，创新传统的档案服务流程，充分结合企业的发展实际，积极引进先进技术，从多个方面更科学的实现企业档案信息化建设。2 企业档案信息化建设中的问题以及应对措施2.1 促进档案信息化建设体系的规范完善随着我国经济的迅猛发展，国际国内对档案信息化建设越来越重视，就目前来说，我国已经出台了一系列的档案信息化管理制度、具体执行标准以及管理规范，而作为我国相关企业，企业的档案管理部门应充分结合自身发展实

3、际以及发展特点，尽可能的推动其他配套管理规范细则的出台。在具体的实际操作过程中，企业首先要以国际标准为第一标准，国家、行业和地方标准为第二、第三标准进行参考，并针对档案信息的种类、范围的不断变化及时调整相关的适用标准。2.2 构建高质量的档案信息数据库档案信息数字化以数据形式形成数据库，其将会由传统的线性、顺序的纸张模式转化为更直接的、网状的计算机模式，这对数字信息的质量提出了更高、更严格的要求。因此，高质量的数据库需要更准确的数字信息、更规范的数据项目以及更完整的数字内容。同时，档案信息数据库的建设工作需要以长期的、充分的市场调研为基础，并对现有的馆藏档案情况以及用户的具体需求进行全面的分析

4、，以此为基础来进行数据库的建设规划工作，合理分类全文数据库、文件级数据库的建设。除此以外，企业在构建档案信息数据库时，应要提高对数据检查的准确性，加强对著录标引等数据核对检查，尽可能的提高数据的规范性、准确性，根据企业发展特点，构建相应的数据质量控制系统，并配备专业的数据信息审查人员，严格控制数据的质量，提高数据库信息的正确率。2.3 构建功能多样的数字档案信息管理体系为了更好的满足市场的发展需求，企业需要构建其功能更为多样的、更为丰富的数字档案信息管理系统，并要求数字档案信息管理体系具有可全文检索储存、可扩展灵活性管理以及档案和文件统一管理等特点。因此，企业在构建数字档案信息管理体系时，为了

5、增加系统功能的丰富性多样性，就需要从以上的几个特点着手，具体来说：第一，在档案信息化管理的背景之下，企业应努力实现档案、文件的统一化管理，在管理系统中体现档案工作以及文件运转的需求，实现前端的控制工作，尽可能的实现电子文件到电子档案归档过程的全程记录跟踪。第二，企业在发展的过程中会普遍存在具有多个生产经营系统的特点，因此，为了满足各个生产经营系统的差异性特点，企业的档案管理系统需要具有可扩展性和灵活性的特点，依据不同的生产经营系统随时调整档案管理的顺序流程，以此来满足企业不同档案类型的需要，最大化的挖掘出信息资源的潜力。第三，加强档案业务的自动化管理。在日常发展中，企业员工可以随时查阅相关数据

6、，系统根据数据信息自动统计、生成相关报表，提高业务处理流程的自动化。第四，努力实现档案的全文检索储存。企业信息往往具有数量大、信息丰富多样等特点，因此，为了满足企业的发展需求，档案管理除了需要将企业库藏历史档案全面输送到系统中之外，还需要将各个部门所形成的数据文件及时录入到档案信息系统中去，努力实现档案全文的储存和检索。以此来增加信息的可利用性，信息利用者可以通过网络随时随地的查阅企业全部的数据档案信息，并通过系统的显示简单明了的获得自身所需要的数据信息，从而提高工作的效率和水平。2.4 根据档案实际利用情况确定数字化档案范围企业在对档案进行数字化加工的过程中，可以成立专业的工作小组，并对档案

7、实际的利用情况进行充分的调研，充分了解不同档案的建立时间以及不同档案的重要影响，以此来确定数字化档案的范围。企业在具体操作的过程中应先对利用率高的、最重要的档案进行数字化处理，再对较重要的档案进行处理，以“先急后缓”的态度来循序渐进地处理档案数字化工作，从而分散企業对档案进行数字化加工的难度。同时，企业还应重视影响范围广、形成时间早、保管期限长的一些典型性的馆藏档案数字化处理工作，并做好档案的登记工作，制定出科学的档案数字化工作计划表，要求工作人员要求按照工作计划表实施，避免人员工作的主观随意性。2.5 档案信息化建设坚持以人为本档案信息化建设主要宗旨是为了让档案信息更好的为企业发展服务，为企

8、业员工服务以及为人民大众服务，因此，在档案信息化建设的过程中需要坚持以人为本，以服务为信息化建设的主要目标。具体来说，在建设数字档案馆时应要注重自身服务水平和信息管理水平的提高，坚持为企业的各项科研建设和项目发展服务，为企业领导进行科学决策提供强有力的支撑。同时，随着现代信息技术的发展，档案信息化建设可以积极引进先进的管理技术，以更新的科学手段来改变原有的文件检索、加工、接收、传输方式，在提高工作效率的同时保证信息的质量，利用网络互通、信息多媒体来提高信息便捷共享，打破信息共享的地域限制。当然，工作人员在进行档案信息化建设时，还应该充分了解企业的实际发展需求，以企业的实际需求作为建设的重要核心

9、，注重对企业需求的预测评估，使得档案信息化建设可以更好的为企业发展服务。2.6 注重档案信息化建设的安全性维护档案信息可以为企业的发展提供有力的数据支撑，且档案因为涉及到企业各个方面的信息，具有一定的保密性质，信息一旦出现泄露情况，企业的发展很有可能受到严重的冲击。因此，我国企业在进行档案信息化建设的过程中应要提高对档案信息的安全维护工作，在构建档案信息系统时应提高系统对病毒的防御能力，提高系统的安全性。并聘请专业的技术人员来对档案信息系统进行定期的维护工作，以先机的技术和完善的管理制度来降低档案信息化建设有可能遭遇的风险问题，从而提高档案信息的安全性和保密性。3 结语总的来说，档案信息化建设已经是企业顺应时代发展、增强自身市场核心竞争力的重中之重，档案信息化建设不仅有利于解放劳动力，避免重复工作，降低企业的人工成本，更有利于提高企业对于档案信息管理的效率和质量，从而为企业发展助力。但就目前来说，我国企业的档案信息化建设进程较为缓慢，信息化建设仍存在着很多的问题，因此，本文主要从档案信息标准规范、档案信息数据库的构建、档案信息管理功能的扩展、档案系统的安全性提高、数字化管理体系的构建以及信息化建设坚持以人为本这六个方面提出了相关的思考，希望可以对我国企业进