重大投资项目档案的管控策略与控制模型

1、重大投资项目档案的管控策略与控制模型作者：李飞荣杜牧野朱国庆一、重大投资项目档案工作的现状及问题分析项冃档案验收是项冃竣工验收的必备和先决条件，档案验收 不合格则项目竣工验收就不能通过，做好重大投资项目档案的管理工 作非常重要。(-)现状重大投资项目档案从形成到收集归档，需要设计、施工、监 理、竣工验收等多个单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。虽 然各参建单位对项目档案工作都非常重视，但是由于项目档案自身的 特点及各项目组的主观因素，项目档案工作仍存在许多问题，具体表 现在：1、重大投资项目建设周期长，涉及面广，时间跨度较大与 承建单位较多等特点易造成档案的丢失。一个重大投资项目建设周期

2、短则一两年，长则可达十多年，项目档案工作一直处于运动和补充状 态，再加上承建单位较多，使得项目文件很难做到及吋归档，极易造 成档案丢失。2、项目建设人员主观认识不足，重视红头文件和结论性文 件的管理，疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件缺失。项目人 员都知道红头文件很重要，但是对项目建设过程中形成的一些过程文 件、随机文件则不太重视，对这部分文件的处理比较随意，常常用后 即弃。3、文件材料收集归档难。部分参建单位或图自用方便，或 因产权归属问题，找种种借口，拒绝移交归档。4、档案完整性、系统性不足，档案验收不合格，影响项目 竣工验收。由于项目档案形成的分散性和阶段性特点，以及项目建设 人员对

3、档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难， 档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证，档案验收难通过等问 题。(%1) 问题分析项目档案收集难、归档问题多，原因有多个方面，根本原因 还在于档案人员无法对项冃建设的全过程进行有效跟踪，难以对过程 性文件做到全面监管。要解决这个问题就必须认真研究有效的应对策 略，建立科学、合理的全过程档案管控模型，通过对项建设流程进 行跟踪，从而对文件产生流程进行管控。二、项冃档案管控应对策略(-)健全项口档案管理机制，理顺档案管理与项口管理的关在项目建设过程中，项目建设人员往往不认可档案工作也是 自身木职工作，档案管理与项目管理之间常常脱节。究其原因

4、，就是 档案管理与项目管理的关系没有理顺，项目建设人员没有认识到档案 管理本身就是整个项冃管理的一部分，档案管理应当与项冃建设同步 进行。任何一个工程项目决不是为了形成档案而去建设的，其产生的 档案材料都是服务于该项目本身的，因而不可能将档案工作单独分割 开來，档案管理与项目管理之间是一个有机联系的整体，属于包含于 与被包含的关系。项目建设单位应当建立健全项目档案管理制度，建 立项冃档案工作领导责任制，指定专人管理项冃档案，将项冃档案工 作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职 责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材 料始终处于管控之中。（二）档案部门要

5、转变思路，提前动手主动介入，变事后收集 为事前知晓和事屮管控档案工作在传统上属于工作流程的最末端，在工作层面上处 于后台位置，档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生 成的文件，就必须转变工作思路，提前介入到工作流程的前端。首 先，在制度层面，建立项冃档案备案制度，项冃建设单位应在项冃立 项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工 作。档案工作无法对项目建设进行同步跟踪,关键的难点就在于档案 部门事前不了解项目建设方的情况。其次，档案部门在备案后应立即 组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训，一方 面培养他们的档案意识，另-方面使其掌握必要的档案管理技

6、能。此 外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指 导，做到事中管控。（三）认真研究项目档案的产生和流转规律，建立有序可控的 文件控制体系全程管控理念的目标是将项目档案工作贯穿于项目建设的全 过程，使项目建设的每个阶段、每个环节产生的每份文件都处于受控 状态。这就要求档案人员熟悉项目运作流程，准确把握项目文件的产 生和流转规律，做到文件运转与材料归档无缝衔接，文件在某阶段运 转完毕即进入归档程序，即使归档不全，文件也可处于可追踪状态， 从而确保文件可控。档案人员可以根据项目建设的流程图，对应地设 计一个文件产生、流转和控制图，在项目建设的不同阶段跟踪相关的 文件材料，做到项目

7、建设与档案工作同步，避免文件流失。（四）建立项目档案验收制度，赋予档案部门否决权力，加大 档案工作约束力度按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验 收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档 案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项 目建设单位不得不重视档案工作。然而在实际工作中，许多单位并未 真正落实该项制度，档案部门是服务部门，对建设单位既无约束权力 也无有效约束手段，除由国家或有关省部委投入的重点项目上级要求 必须组织档案验收外，一般情况下建设单位对档案验收既不邀请也不 配合，档案验收制度成了一纸空文。这就要求档案部门加强与项冃主 管部门

8、的协同配合，借外力推动项目档案工作的发展，档案行政主管 部门要转变思路，与各业务主管部门多协调沟通，在立法和制度层面 上明确档案部门的权力，档案收集工作才会真正得到保证。三、重大投资项目档案的控制方法与模型研究（一）控制思路总体思路是前端控制，过程跟踪，全程管控。传统项目档案收集工作是在项目竣工验收前才开始进行突击 收集归档，这种事后收集的做法必然会导致许多文件材料归档不全。 我们要打破这个模式，从项目立项开始对每个环节的文件进行管控， 项目建设完成档案收集工作即完毕，整个建设过程文件都处于跟踪和 监控当中，真正做到档案工作与项口建设同步进行。（二）控制方法1、前端控制：制度控制前端控制的关键

9、在于制度控制，即在项目起动时从顶层框架 上设计出一种符合项目建设的档案管理制度，在制度上理顺关系、明 确职责、规范做法，把档案工作的基本要求与工程管理的和关要求有 机结合，从源头开始将项目文件纳入到管控范围之中。档案制度的建 设和贯彻落实是项目档案管控的核心，是做到项目档案全过程控制的 保证。2、法律控制：合同控制法律控制主要是采取合同明文规定的方式，明确把项目档案 的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案 的管控取得主动权和法律保障。在合同条款中明确规定参建单位的档 案收集义务、归档的具体耍求、档案工作的进度及档案工作不合格的 惩罚性措施等，通过法律条文为档案工作提供刚性

10、保障，规避拒不归 档的各种借口，从数量、质量、内容和时间等方面保证档案的完整 性，从而最大限度地防止档案的流失。3、人员控制：责任控制人员控制主耍是从相关人员自身责任的角度明确有关档案工 作的义务。从项目建设开始，建立对口的档案机构，组建各参建单位 组成的档案管理网络，明确项目负责人、项目档案管理员、设计施工 监理人员、开箱人员的有关档案责任。项目负责人作为总抓人员应当 从全局角度督促做好档案工作；指定的项目档案管理人员负责具体档 案业务，要想方设法协调各方人员进行档案移交，从根本上保证档案 的完整；设计施工监理等参建单位应按合同或协议要求提交经系统整 理的项目文件；参与设备开箱的文件管理人员

11、应当清点检查随机文 件，并及时向档案人员进行移交。4、过程控制：环节控制过程控制是确保项目档案齐全完整的关键，指定的项目档案 管理人员应当要跟踪和掌握项目建设的进度，从项目立项到项目竣工 每一个阶段都应做到项目建设与文件材料形成归档同步进行，确保过 程文件完整。指定的项目档案管理人员应当是参与项目建设、熟知项 目运作流程的项目人员，项目档案管理员能够参加各种会议，动态掌 握项目文件的流向，能够根据项目建设的不同阶段科学地编制出对应 的文件归档范围，协调各方人员按照归档范围及吋归档文件,对于流 失的文件材料有能力进行追踪和补救。通过对项目建设分阶段、分环 节的控制，达到对过程文件的控制，最终达到对整个项目建设的全程 控制。(三)控制模型项目档案的管控主耍从项目建设流程、项目文件产生流程和 文件的管控方