企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探究

1、    企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探究    李睿璐摘 要：基建项目档案是企业参与基础建设项目施工全过程的真实记录，是建设项目审核、检验、监察以及项目事故责任认定与企业依法维权的原始凭证，同时还是工程后期改扩建的参考依据。本文通过对如今基建档案管理中存在的隐患进行研究，进一步探索出依法治档，通过提升档案工作者的业务素质，把档案管理纳入基建项目管理，档案管理机构参加项目验收等一系列科学化管理举措从而提升企业基建档案管理水平。关键词：基建项目；档案管理；问题；对策基建项目档案是工程策划、构建、管理的现场记录，具备关键的经济、管理和探索价值。对于

2、企业来讲，基建项目档案不单单是企业基建工作的内在表现，还能够给企业在实行项目维权、经营开发等决策行为上提供关键科学根据。确定基建档案管理方法的工作关键是把基建项目档案管理流程和科学合理的管理理念有效结合，这为企业顺畅展开基建项目档案管理工作、提升企业经济利益有着重要意义。1 企业基建项目档案工作里潜在的问题（一）项目资料的管理者缺乏归档意识长久以来，在工程项目建设管理环节里，总是存在着只关注建设而轻视档案的现象，项目资料归档意识薄弱。项目的建设单位、施工单位以及监理单位重视施工进程，对工程建设过程中形成的资料采集关注程度却较少，等到很多项目竣工后再补充遗漏的内容，导致关键步骤的资料缺失。对形成

3、竣工资料承担有主要责任的施工单位，在施工前期没有把资料归档工作放到各职能部门的工作职责中，未划定责任分配，没有明确相应的归档职责和审核标准，专兼职资料员的流动性较大、业务素质有限，不能即时有效地鉴定资料的归档价值等。由于重大项目参加建设的企业比较多，各个单位都将在施工环节里制造出部分建设工程的相关档案，建设单位在整体验收竣工资料时又缺少相应的组织管理，就很可能致使入档项目文档不全面，缺乏系统性。（二）项目资料的早期形成与采集工作缺少科学监管施工项目策划书以及审批、施工报告、项目估评、规划书、征地文档以及红线图、拆迁计划合约书、勘探记录、投招标文档等早期数据的采集缺少监督力度。重要因素是：平常这

4、一阶段项目管理机构还未建立，档案管理工作者也没有介入，某些文件在文书机构或计划机构，某些又在项目管理机构，由于时间的推进，这部分文档资料的采集困难增加，还可能出现丢失现象。比如某些企业基建项目档案里牵涉到征地拆迁的有关数据，唯有和本地政府签约的有关土地合同，但是拆迁所根据的政策和解决材料大部分难以找到，给之后的工作预埋下了不安全因素。（三）基建项目资料采集和施工进程不同步依据工程建设项目完工数据与交接工程技术文档编制协议和需求，在工程项目建设环节里，规划、勘探、施工、监管等机构应当依据国内现存的指标和协议中的相关约定，严格采集录入完工资料和项目建设在进程上一致。由于大部分基建项目地处偏远，施工

5、时间较长，存在着项目管理工作者不理解档案要求的内容，档案工作者也不清楚具体的建设步骤的尴尬，致使过程中关键验收材料、图纸变更、会议纪要等难以完整收集，无法保证项目建立和资料采集保管同时进行，一些施工企业存在着项目完工验收前才临时补充资料的情况。项目上虽然建立有竣工资料管理制度，施工过程中缺少监督方法，致使管理体系和现实工作互相脱离。（四）部分种类基建项目资料审核标准不统一在工程项目资料验收环节中，除了国铁项目，大部分地方基建项目的资料归档要求因地域不同使得审核标准不同，使企业资料管理人员难以进行业务指导。2 企业基建项目档案管理问题的相应对策（一）提升项目现场管理人员的归档意识，落实管理责任建

6、设单位在工程早期就应当给施工方进行竣工资料方面的有关法律法规意识的培养训练，从意识上提升项目竣工资料对于项目质量控制重要程度的认知。施工企业要进一步确定责任机构，把工程资料内页采集整理纳入到日常管理的职责制度里，确定各职能部门分管归档的具体责任人；各职能部门要把项目资料的归档工作作为工作流程终结的重要环节，施行岗位责任制管理。设计单位、监理单位应当全力配合资料的形成，确保资料的完整性；建设单位作为基建资料的验收方应及早制定或明确的文档材料审核标准，对收尾完工的项目积极组织验收。对于基建项目规划施工机构多，采集任务繁杂的情况，各单位档案监管机构要强化各个职能部门的交流和协调，通过内部结构等各种措

7、施积极跟踪工程进程，参与到工程项目里去，随时实行业务引导。（二）强化企业档案管理人员的业务素养和服务意识企业档案部门工作人员需要加强自身的专业素质，强化对于基建档案形成规律的学习，并且积极主动地深入到项目建设驻地，切实了解每一个工作环节，有效开展文件资料管理与指导。在企业内部明确档案服务方法与服务范围，让基建项目档案业务服务的范畴更广泛，服务的水准更进一步，最大程度地适应企业给基建档案的要求，使基建档案发挥其应有的经济效益，唯有如此基建项目档案管理工作才可以获得长远的发展。（三）做到基建项目档案采集整理与项目施工建设同步进行利用管理系统和企业内部调控流程把基础建设项目档案管理工作纳入到基建工程

8、项目管理环节里，使基建档案工作和工程建设进度一致。在建设项目前期做好基建项目档案管理品质准备，将档案工作纳入工程建设计划。建设项目投入项目建立时，便进行基建文档的采集、整理、审核工作；建设项目完工验收时，实现项目文档的入档验证收录工作。利用建立工程协议签订、项目监理限定机制、基建项目资料归档预备金管理系统等措施，科学监察调控基建项目档案的品质。档案机构还应当和企业策划、基础建立部门做好管理进程的交接，完成对项目档案入档的合理调控。3 结束语企业基建项目档案是基建工程项目的现实反应，是企业基建工程管理的关键构成部分，作业企业施工生产的历史记录，最终是为企业的经营发展服务的。档案工作者不仅要有恪敬职守的职业素养，还需要具备熟练的档案专业技能与广泛的知识储备，严格履行基建项目档案管理制度，做好企业基建项目档案管理工作，最大程度地发挥基建档案的使用价值。参考文献1黄凯. 基建档案管理中的“纳入、参加、同步”问题及对策j. 城建档案，2014，12：89-