浅谈科技档案企业管理中的应用

1、    浅谈科技档案企业管理中的应用    赫轰摘 要：企业的发展离不开科技档案，科技档案是技术管理工作的集中体现，也是企业的技术力量、技术管理工作的核心。只有认识到科技档案的重要性，熟悉科技档案工作的基本内容，熟练掌握科技档案管理方法，才能更好地为企业的控潜、革新、改造提供优质服务，为企业生产创造更大价值。关键词：科技档案；企业管理；应用1 引言当今信息时代，企业积累的市场商业信息与技术信息已经成为多数企业发展的命脉，信息直接关乎企业的生存与发展的战略，技术信息则是企业发展的根基，如果一个企业不能正确有效积累、充分利用已有的档案信息与资料，没有合理的档

2、案管理机制，则这个企业就难以做到持续改进与改革创新，也就难以保证企业持续健康发展。所以，企业不仅要从思想上跟上时代，重视信息，更要从行动上以创新的思维，结合企业的实际情况，做好信息的现代化管理与应用。科技档案是企业信息管理的重要组成部分，但很多的企业并没认识到也科技档案的管理工作的重要性，不知道如何利用企业科技档案，把企业科技档案的资源白白的浪费掉，对企业造成没必要的技术资源流失、商业机会丧失和大量资金浪费。2 电力科技档案现代化管理要求2.1 提高档案信息处理能力21世纪时信息化时代，也是互联网时代，在发展过程中，应该紧随这一趋势，实现电力企业科技档案管理的信息化和高效化。新技术的产生为电力

3、企业档案管理提供了一定的契机，可以利用新技术开发相应的电力企业科技档案管理系统或者数据库管理系统，尽可能提高档案信息的处理能力。2.2 加强档案的安全保护电力企业的科技档案会涉及到企业的许多关键及重要技术，涉及到企业的大量经验积累与知识产权等相关的企业秘密，所以必须要加强对档案的安全保护。并且计算机技术的发展，互联互通的空间网络，也对企业的信息安全造成了进一步的威胁，就需要在新形势下采取新手段以及新措施加强档案的安全保护。3 企业科技档案管理现状3.1 管理模式落后当前许多电力企业的档案部门在管理方面在处于对档案实体的整理、收集与利用的初始阶段，还没能进入到对于科技档案开展数字信息化的高级阶段

4、。在现如今的数字化信息时代，科技档案的载体、内容、信息、类别等将会持续增多，科技档案的数字化管理模式一定会替代传统的科技档案实体管理模式。3.2 服务手段落后电力企业的档案部门以往的计算机网络数码设施，仅仅可以对科技档案的专题目录、案卷开展简单的编辑整理，无法利用当今的计算机网络通信技术开展信息交流与科技成果转让，因此对于科技档案信息资源的利用率较低。3.3 服务方式被动以往电力企业档案部门通常怀着按部就班的心态，因此其服务内容、方式比较单一，限制了其所服务的范围，与外界缺乏沟通与交流，所服务的对象仅仅局限于在企业内部借阅和复制。3.4 专职人员稀缺很多电力企业档案管理人员工作十分繁杂，很少接

5、受过档案管理方面的專业训练，面对科技档案的具体工作时，常常显得力不从心，只能对日常文件资料进行简单的收集整理工作，很难应对科技档案信息的精细化工作。4 电力企业企业科技档案管理创新4.1 创新思想观念档案部门一定要具备创新型思维，与时俱进，转变观念，要有组织有规划的有条不紊地进行科技档案信息化建设。电力企业要将科技档案信息化建设经费也纳入年度财务预算的范围，适当增加经费投入，配置高性能电脑、同时激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备也是必不可少的，以此来解决好科技档案信息化基础设施建设等根本性问题。4.2 创新管理方法创建现

6、代化的数字网络信息化的科技档案管理部门。首先要选取科学的电力企业档案管理软件，其系统功能、后台数据库、体系结构、适用网络结构、办公自动化系统数据接口，并且科技档案的管理模式一定要符合档案信息化建设的需求。其次要做好文件级、案卷级目录数据库的录入、查询以及维护工作，利用原文传输、扫描以及查询目录等方法，进行科技档案文件目录、案卷的检索以及全文查询，渐渐创建科技档案网络化、数字化的信息管理平台，进而形成电子档案管理、电力文件的利用中心。4.3 创新组织机构创新档案组织结构的建立，首先需要创建独立的档案室，并且要配备好经验丰富的档案管理工作人员，结合实际情况改进原有的档案规章制度，进而在根本上做好科

7、技档案的管理工作。同时要努力引入档案信息化管理有关的专业技术人员，以实现扩大档案管理人员建设的目的；其次，档案管理人员要重视专业文化的积累工作，电力企业要强化档案人员计算机方面的教育与培训，让他们可以熟练应用计算机方面的专业知识，持续提高自身的电脑网络操作水平，提升档案人员的业务能力与知识水平，进而使得科技档案的管理模式向着创新型与技术型转变。4.4 加强科技档案的有效开发与利用无论是科技档案的收集，还是科技档案的管理，其最终目的是能够实现对电力企业科技档案的利用。因此，在档案管理的基础上，必须加强其利用等方面的建设，保证有效的利用。主要可以从两个方面来进行：1）应该注意相关的信息加工以及信息

8、服务，对已有的科技档案进行进一步的整理、归纳以及分析等，为其利用提供重要的条件和基础。2）应该积极地开拓市场服务，在科技档案中涉及到企业的技术等，可以充分利用，加强技术转让等方面的操作，同时可以及时发现问题，对技术进行进一步的改进与开发。4.5 创新服务方式通过网络信息系统，开设科技档案在线服务，可以提高科技档案信息资源的共享程度，优化资源配置，提高工作效率，提升企业形象，为企业发展提供高效优质服务。提高企业的经济效益和社会效益，主动的现代化档案管理服务方式必将取代被动的、人工式的传统档案管理服务方式。4.6 创新管理模式在管理体制上，企业科技档案工作要建立层次分明，高效，紧凑的管理模式，企业

9、档案部门对本单位履行宏观领导和管理职能，对所属单位负责监督、检查和建设性指导，确保科技档案完整、准确和齐全，是创新性管理模式的基本目标。在管理机制上，创造出一种时刻寻求管理创新与理念创新的氛围，从上到下，开展档案部门与技术部门一起管理、领导负责的机制，进而形成多级梯度的管理模式。电力企业需要对科技档案的信息化建设工作尽力支持，勇于改革创新管理模式。要利用现代化的网络信息技术，合理管理科技档案信息资源，实现标准化、科学化与规范化的科技档案管理，进而带来高质量的服务，逐渐实行现代化管理的合理高效的档案管理模式。5 结语综上所述，档案管理工作是企业管理的一个重要部分。面对竞争日益激烈的市场，电力企业需进一步明确档案工作对自身发展的重要性，加强对档案的整理、收集、开发以及保护等各项工作，全面构建起基础设施完备、服务功能齐全、信息化程度高的现代档案管理体系，从而促进电力企业的可持