第一节行政公文概述

1、第一节第一节 行政公文概述行政公文概述 一、行政公文的含义 国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日起施行）第二条规定： 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点二、行政公文的特点 1、法定性 2、规范性 3、规范性三、行政公文的分类1.1.按适用范围划分按适用范围划分办法办法规定，行政公文有规定，行政公文有1313种。种。2.2.按行文方向划分按行文方向划分上行文上行文 下行文下行文 平行文平行文3.3.按秘密等级划分按秘密等级划分绝密文件绝密文件、 机密文件、机密文件、 秘密文件、普通文件秘

2、密文件、普通文件4.4.按紧急程度划分按紧急程度划分特急公文特急公文 急件急件 平件平件四、行政公文的功能1、传达功能2、沟通功能3、发布功能4、教育功能5、记录功能五、行政公文的格式 外部格式：外部格式：“三三模式三三模式”标题：单位标题：单位+事由事由+文种文种正文正文(前接主送机关）：缘前接主送机关）：缘由由+事项事项+结语结语落款：单位落款：单位+时间时间+印章印章眉首眉首主体主体版记版记眉眉首首主主体体版版记记（一）眉首 1.份号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 2秘密等级和保密期限 密级分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 顶格标

3、识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 3.紧急程度 如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。份号份号 秘密等级和秘密等级和保密期限保密期限 空一字空一字 “绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。4.4.发文机关标识发文机关标识 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识的标识 发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关发文

4、机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称常用红色字体印刷，俗称“红头红头”，字体为小标宋体。，字体为小标宋体。 5.发文字号 也称文号，是发文机关编排的公文代号。包括机关代字、发文年份、序号。 居中位于机关标识下方。 如： 通大发20058号、国函200518号字体为小标宋体大字体为小标宋体大小：小：2222mmmm55mm55mm约为初号字约为初号字 上下居中 公文首页必须显示公文首页必须显示正文，发文机关过多正文，发文机关过多只能挤发文机关，不只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文缩小，直至保证公文

5、首页显示正文为止首页显示正文为止 。居中 六角括号六角括号 机机关关代代字字 年份 序号 6.签发人 代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明。 7.红色反线平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 居左空1字 居右空1字 主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 上行文应当注明签发

6、人、会签人姓名。“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。（二）主体 1.标题 由发文机关名称、发文事由和文种组成，可省略机关名称或事由这两项。事由前常加“关于” 。 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 标题中除法规条文、规章名称加外，一般不加标点符号。 2.主送机关 负责处理公文的主要受理机关。 除面向全社会或普发性公文外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。 上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。 标

7、题 主送机关 标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：” 3.正文 公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。 一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。4.附件名称 附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，文件印章等生效标志之上。 复合式公文所批转、转发的文件不能视为附件。正文下空一行左空2字，文件印章等生

8、效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。 5.发文机关 如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。 6.成文日期 是公文形成或生效的法定时间。 年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。成文日期用汉字标注。7.公文生效标识 是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的

9、公文外，正式行文都应加盖印章。要骑年盖月，端正。位于发文机关下方，横向距离是右空4字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为，字体字号同正文。 落款处单位名称一般可省，但印章不能省。两枚及三枚以上公章的盖法上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。 联合行文盖印 8.附注 用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法或联系人等。 附注：附注： 位于成文日位于成文日期左下方、主题词之上期左下方、主题词之上，用（）标注。用，用（）标注。用3 3号号仿宋体字，居左空仿宋体字，居左空2 2字字加圆括号标识在成文日加圆括号标识在成

10、文日期下一行期下一行。（三）版记（三）版记 1.主题词 反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。 标在抄送栏左侧上方，先顶格写“主题词”并加冒号，再写主题词。每词之间空一格，不加标点 标引顺序： 先标类别词，再标类属词，最后标文种。 一般三到五个。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个 2.抄送机关 需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送

11、机关后标句号。 3.印发标记 由印发机关、印发日期和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。 印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。印发机关和印刷日期同一行。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发份数 六、公文的行文规则六、公文的行文规则 1.正确处理行文关系，根据隶属关系和职权范围准确行文 公文的行文关系，是根据机关的隶属关系和职权范围等因素确定的。分为以下几种情况： 同一系统中上下级机关之间属于领导与被领导的隶属关系； 同一系统的上级主管业务部门与下级业务部门之间属于业务

12、上的领导与被领导的关系； 同一系统中的同级机关之间属于平行关系； 不同系统的机关之间均属不相隶属关系。 前两种情况的机关之间相互行文必须使用上行文或下行文；后两种情况的机关之间相互行文则应使用平行文。 2 .选择合适的行文方式，一般不越级行文 行文方式指机关之间公文传递的层次与形式。 包括逐级行文、越级行文以及平级行文、联合行文等。 新办法规定：“一般不得越级请示和报告。” 确有必要时，一般应抄送被越过的上级机关。 联合行文的单位应是“同级”组织。 3.党政组织互不主送公文 有限责任公司 （2009）字第3号 签发人：崔关于对先进集体和个人进行嘉奖的命令关于对先进集体和个人进行嘉奖的命令 刚刚

13、过去的刚刚过去的20082008年，是我们的公司技改项目全面投产后，参与激烈市场竞争的一年，是我们的公司技改项目全面投产后，参与激烈市场竞争的一年，也是接受严峻挑战和考验的一年。一年来，面对市场各种不利因素和困难，全体年，也是接受严峻挑战和考验的一年。一年来，面对市场各种不利因素和困难，全体员工团结一致，群策群力，艰苦奋斗，开拓创新，为公司创造了良好的业绩。其中，员工团结一致，群策群力，艰苦奋斗，开拓创新，为公司创造了良好的业绩。其中，涌现出了一大批先进集体和先进个人，他们在工作中敢于创新、成绩突出、管理科学涌现出了一大批先进集体和先进个人，他们在工作中敢于创新、成绩突出、管理科学、兢兢业业、

14、勤勤恳恳、勇于奉献、尽职尽责。为了鼓励先进，树立典型，激发干部、兢兢业业、勤勤恳恳、勇于奉献、尽职尽责。为了鼓励先进，树立典型，激发干部职工在逆境中奋勇向前的热情，推动全公司整体工作再上新台阶，经公司研究，决定职工在逆境中奋勇向前的热情，推动全公司整体工作再上新台阶，经公司研究，决定对以下先进集体和先进个人予以通令嘉奖：对以下先进集体和先进个人予以通令嘉奖： 1 1先进集体六个：先进集体六个：部、部、部、部、处、处、处、处、室、室、车间。车间。 2 2先进个人十五人：（人员名单略）先进个人十五人：（人员名单略） 公司希望，受表彰的先进集体和先进个人要谦虚谨慎，戒骄戒躁，再接再厉，再公司希望，受

15、表彰的先进集体和先进个人要谦虚谨慎，戒骄戒躁，再接再厉，再创佳绩。公司号召，全体干部、职工要虚心学习他们的经验，不计得失，勤于动脑，创佳绩。公司号召，全体干部、职工要虚心学习他们的经验，不计得失，勤于动脑，敢于负责，勇于革新，胸怀全局，积极探索，扎实工作，埋头苦干，以严谨的科学态敢于负责，勇于革新，胸怀全局，积极探索，扎实工作，埋头苦干，以严谨的科学态度、扎实的工作作风和敢为人先的创新意识，为度、扎实的工作作风和敢为人先的创新意识，为公司的不断发展作出更术的贡献公司的不断发展作出更术的贡献！ 公司人力资源部 1月15日 主题词：表彰；先进集体；先进个人；决定 主送：董事长、副董事长、总经理、副

16、总经理、顾问、生产厂长、总工、总经理助理、公司各部、室，生产系统各处、室、车间，供销公司各部门，集团公司办公室、集团人编辑部二九年一月二十八日 共印制五十份分析下列行文是否符合行文规则。1 1为保证为保证运动会期间城市交通的畅通，运动会期间城市交通的畅通，市交通管理局和市交通管理局和该市该市区交通管理局联合发布交通管制通告。区交通管理局联合发布交通管制通告。2. 2. 为了在青少年中提倡科学，反对迷信，加强科技知识的普及和为了在青少年中提倡科学，反对迷信，加强科技知识的普及和推广工作，中共推广工作，中共县委与该县县委宣传部、县教育局联合制县委与该县县委宣传部、县教育局联合制发公文。发公文。3.

17、 3. 贸易公司为了提高市场营销人员的专业素质，拟对其进行贸易公司为了提高市场营销人员的专业素质，拟对其进行分批培训，为此，特向分批培训，为此，特向大学发出通知，希望予以协助。大学发出通知，希望予以协助。4. 4. 为了加快公文处理的速度，为了加快公文处理的速度，房地产开发公司将办理有关开房地产开发公司将办理有关开发用地相关内容的公文直接主送给该市国土资源管理局庄发用地相关内容的公文直接主送给该市国土资源管理局庄局长，并附该公司董事长致庄局长的信函。局长，并附该公司董事长致庄局长的信函。5. 5. 为了迅速调查、处理为了迅速调查、处理市市区第十中学突发学生群体食物区第十中学突发学生群体食物中毒

18、事件，中共中毒事件，中共市委特向该区人民政府发出紧急通知。接市委特向该区人民政府发出紧急通知。接通知后，该区政府将情况撰写成报告，汇报事发后的应急处理通知后，该区政府将情况撰写成报告，汇报事发后的应急处理情况和将要采取的相关解决措施等，并将报告直接主送该市市情况和将要采取的相关解决措施等，并将报告直接主送该市市委书记王委书记王，向他汇报工作。，向他汇报工作。6. . 职业中学要建立职业中学要建立5 5个多媒体教室，需要购置个多媒体教室，需要购置260260台电脑台电脑及其他设备，特向及其他设备，特向办公用品贸易公司发出通知，告知其办公用品贸易公司发出通知，告知其购置设备一事，该公司回函告知相关设备的型号、价格以及购置设备一事，该公司回函告知相关设备的型号、价格