船运操作流程

1、课程名称：海运操作流程授课老师：胡光涛课程对象：应届生、新进员工、业务员培训课时：4课时课程目标：1、了解公司各岗位之间的配合：文件、操作、业务、财务各岗位之间的协调与配合。2、了解公司整个海运各个环节流程，包括公司与船公司、报关公司、托车行、代理之间的协调与配合。课程形式：面授，讨论，现场演练课程评估：开卷考试（考核90分以上为合格，考核试卷附后）课程目录：1、简述外代在深圳市场的地位及优势2、简述公司部门划分及其职能3、出口贸易程序4、海运集装箱操作流程5、海运提单流转过程6、公司实际操作流程及注意事项7、提单、核销单的管理8、提单的相关风险9、电放/海运单SWB的管理10、外代各种保函格

2、式11、奖励与惩罚一、外代在深圳市场的地位及优势 成立于1993年5月 一级货代，是深圳市最早获得外经贸部国际货运代理业务资格企业之一(批准号：MOFTEC 19042) 取得交通部的NVOCC资格(编号：0343) 民航总局的一级航空代理资格 业务经营范围包括：代理进出口货物运输（集装箱海运、散货海运和空运），国内物流运输、报关、仓储、保险、租船及海陆空多式联运业务等 是韩国高丽海运-KMTC及埃塞俄比亚航运公司ESL深圳地区的总代理 为ANL、Maruba、Safmarine船公司代理签单业务二、公司部门划分商务管理部财务部人力资源及行正部单证中心空运部大客户服务部深圳总部物流部市场部业务

3、部海外部拼箱部船东代理部（码头业务）各办事处湛江办、东莞办、长安办、天津办、青岛办、香港办、厦门办、汕头办、潮州办、顺德办、上海办、宁波办、义乌办、江门办、中山办、广州办、佛山办、黄埔办、长沙办、昆明办、南宁办、防城办、武汉办、福州办海外代理美国、加拿大、欧洲、日韩、东南亚、中东、印巴、澳洲等国家，覆盖全球的较为完整的货运网络体系 商务管理部 08年成立商务管理部门，主要负责公司总部及各网点合同的管理和实施、业务流程的规范管理、监督以及风险控制、运费回收的跟踪和控制以及法律事务的处理和协调等 负责货物运输保险、拖车、报关、仓储等业务 IT组 负责软件开发、硬件及网络维护 人力资源及行政部 办公

4、用品发放（专人网站申领 及填写办公用品需求单） 各项团体活动的筹划安排 工会各项活动的筹划安排 外勤工作 前台文员(开具发票、发放提单) 考勤制度管理 员工绩效考评制度管理 离职、入职办理 员工培训 物流部 海铁集装箱国际联运：华南、华东、中亚、俄罗斯 全铁路运输 散装船运输 TCL、BYD、信义汽车玻璃等客户三、出口贸易流程出口贸易流程图订立出口合同假设CIF合同业务磋商过程建立业务联系申领出口许可证备货催证审证改证信用证方式托运报检报关汇付托收方式保险装船制单交单信用证与托收向银行交单汇付方式直接寄给出口商结汇收汇核销与出口退税四、海运集装箱操作流程装货地托运人外代船公司船公司代理码头码头

5、卸货地收货人外代代理报关公司拖车公司拖车公司1.订舱4.S/O2.订舱3.S/O5.委托5.委托6.取吉7.还重9.装船出运18. 交货海关8.申报海关10.换单11.D/O12.换单13.D/O14.委托15.申报放行14.委托17.提重19. 还空16.委托报关公司HB/L MB/L MB/L DataShipper Forwarder Carrier Carriers agent HB/L MB/L & HB/L copy D/O议 通付 知 Fs agent行 卖 结 方 D/O汇 通知通知行 偿付 开证Bank in export country Bank in import

6、 country Consignee 单据寄送开证行 付款赎单Delivery OrderD/O五、海运提单流转过程六、公司操作流程及注意事项业务市场海外操作文件财务行政基本流程客户托运向船公司订舱订舱确认拖车报关提单缮制客户付款/付款给船公司放单放货整个流程都要遵循与事实相符的原则，并必须了解并遵守公司的各项相关规定。1、业务员审核托单负责确认订舱托运单的真实性和有效性(签字确认)l 意义运输合同的重要组成部分明确货名、重量、目的港、运输条款、运费条款、运杂费及其他特殊运输要求等非危险品保函1保护性条款保护我司的相关利益 l 订舱公司盖章公章、合同专用章、业务章、订舱专用章（报关专用章、发票

7、专用章等其他专用章及电子章不接受），明确托运人的身份为公司而不是个人l 目前托运单版本号EDITION 2集装箱货物托运单(自揽货整柜FCL) -PLBO0901集装箱货物托运单(指定货NOMINATED) - PLBO0903拼箱货物托运单 - PLBO0902航空货物托运单 -PLBO0904l 托运单确认书 3特殊情形需向分管领导提出申请，经同意后，委托方必须向我司出具“托运单确认书” （正本存档）l 公司的相关明细规定 4参照关于统一和加强货运订舱和操作业务管理的规定l 增加新客户流程 5进入网站 - 登陆 - 内部信息管理系统 - 客户增加填写注意事项 客户的中英文名称必须与营业执照

8、完全相符 境外客户没有中文名称则中文名输入英文名称 客户简称用客户名称汉字的第一个拼音字母组合（如深圳外代简称SZWD ) 注册资金项填写营业执照上的注册金额 营业执照等相关附件通过“添加图片”上传到网上 查询新增客户申请的状态（需经商务管理部审核）l 客户管理&运价系统 6l 三角贸易 三角贸易下，如何确认托运人和提单的交付对象不可同时接受贸易商和工厂的托运单如订舱公司要求将提单交给第三方，必须填具保函，明确指示我司将提单交付给何人l 自揽货到付 到付订舱审批表 7确认托运人资格，是否合法，可否承担货到港后无人提货后的相关责任 到付保函 8保证承担货到港后无人提货后的相关费用和责任

9、公司相关规定 9参照关于“到付运费货物”(FOB货)的订舱管理规定l 自揽货到门服务业务人员需提前让海外部向海外代理咨询确认相关费用（填写询价表 10 发到enquiry）询DDP，除货名外需提供HS CODE注明运输条款 及 所有需要询问的价格同行询价需斟酌需目的港拖车，提供货重及预配船公司为规避汇率风险，以异种货币收付的业务，业务报价前需与公司确认汇率，并需书面通知客户我司保留因延滞付费而调整订舱时确定的汇兑标准的权利。操作人员在货物实际出运后及时以邮件形式通知总部领导及财务购汇，财务会有个香港购汇通知以邮件形式操作人员，与报价时汇率相符操作则录入系统，有差别则通知业务员2、确认运价查询公

10、司运价系统查询市场人员邮件报价市场人员确认托单卖价与成本后签字确认市场人员分工：陈晓露：非美航线经理刘克寒 ：东南亚、日本、韩国、台湾、澳洲牛志强 ：东非、西非、南非吴文泽 ：中东、印巴、红海孙振喜、王卓：欧洲、北非、地中海、黑海 吴伟萍 ：美线部经理  （美国、加拿大、南美）朱光文  ：美国、加拿大航线万维梁  ：南美诸葛云晶  ：南美3、确认船期在市场人员确认价格的同时确认船期4、操作订舱确认价格后将托单转由操作安排订舱对于不符合公司规定的委托订舱，操作有权拒绝接受定舱和安排操作业务EMC、MAERS

11、K、PIL、UASC、MSC、NYK等船公司的订舱分工操作人员分工：王建武Yuki南宁办+昆明办+上海办+东莞办+长安办林洪英Lin香港办+天津办+青岛办吴少英Ann厦门办+中山办+顺德办+江门办梅 莹Ruby汕头办+潮州办+宁波办+义乌办+朱志文张 慧Tamia广州办+福州办+黄埔办+长沙办+佛山办巫 欢Miranda业务员：李君、林展鹏、李娜、徐珊陈小婕Jessica业务员：李奥、王猛、汪伟萍、黎晓峰廖丽荣 Yely美线客服吴秀丽 Kim美线操作5、确认舱位如没舱位找市场人员与船公司确认6、取得S/O必须仔细检查S/O内容注意免堆期、免柜租期、截补料时间将S/O上同行或船公司的联系方式必须

12、去掉7、拖车、报关、仓储l 如有委托，必须书面提供详细装货时间、地点、联系人及其他各种要求l 提供完整准确的报关资料l 委托与公司有合约的拖车公司，用我司货物陆路运输委托书11l 发生压车、返空、分唛等额外费用时需与货主确认 l 仅委托拖车、报关的，需得到公司领导签字确认，操作人员才能安排l 必须全程跟踪8、录入哥伦布系统检查做柜情况，如做柜则在公司系统中建立工作单9、转交台帐与文件人员 12l 必须在截SI前一天将台帐交与文件l 如美线或其他出HB/L的双提单操作更需提前交与文件制单、申报AMS/ACIl 台帐的内容填写完整、清晰l 系统订舱代理必须录入，台帐标清联系方式l 特别要求必须显示

13、在备注栏l 台帐上资料必须与S/O、托运单、系统保持一致l 自揽货用到我司代理需台帐上海外部手签代理信息l 海外部、拼箱部手写台帐的规范填写l 对于不符合公司规定的操作台帐，文件有权拒绝制单10、补料给船公司l 对单放单委托书 13l 是否使用我司代理，签发HB/L 或 MB/Ll 一次性补料l EDI补料 （甲壳虫系统）l 船证内容与实际相符原则11、开具D/N / 领取船公司发票l 客户确认D/N后再开具正式税发l 如付款单位与托运单位不同，需付款单位填写代付费用确认书14l 核对船公司D/N后安排外勤人员领取发票，或由船公司邮寄给我司l 发票交财务后跟踪付款的安排，及时拿到付款水单12、

14、客户付款 / 付款给船公司l 提交水单给财务后跟踪查询费用核销情况l 未付款、付款未到帐需提前放单放货的需由业务员填写放单放货审批表15及客户提供的未付款放单放货申请16.一式两份：交财务结算员办签放手续；留存在台帐内。并录入网上保函放单放货系统l 月结客户也需逐单审核客户月结信用 1713、安排放单放货l 电放WAYBILL申请 18 或 寄单委托书 19l 自揽货与指定货正本HB/L的放单流程l 提单交接记录表 20l MB/L放货给代理的审批（月结代理）21l 正本HB/L签发与电放都需经单证中心负责人审核l 原则上提单/核销单/发票由订舱人签收领取领取提单委托书22，我司不负责邮寄业务

15、。如确有必要代为邮寄，必须要求客户出具寄领单据保函l 特殊放货的处理 更改收货人 23已出正本改电放：正本提单已收回提单丢失处理程序：船公司的要求、我司的要求l 关于规范和加强提单、电放函及放货管理工作的规定24扣单、扣货的风险未有明确协议规定，不得以未支付运费为理由扣押货物和相关单证 海商法第七十二条：货物由承运人接受或装船后，应托运人的要求，承运人应当签发提单 目前市场惯例：见款放单 合约的相对独立性 非法扣货的后果：承担扣货产生的损失、超期堆存费、核销单不能退税的损失 货代提单正本一旦交给客人，就已无法控制货物 对策协议明确规定以押单押货的方式放货，出具公司规定格式的保函为避免因扣单或扣

16、货不当引起纠纷，凡需在目的港或目的地留置客户的货物或提单等其他货运单证等物权，必须报告公司商务管理部批准，并在公司商务管理部统一指导下对外处理 14、发送PA给代理(P/A = PRE-ADVICE or PRE-ALERT)l 及时发送(HB/L、MB/L & D/N or C/N) 25l 保证费用收付、放货指示准确TELEX RELEASE NOTE2615、工作单状态转结l 当工作单操作完成在应收应付费用确认后，需转为已通知状态，以便财务完成该工作单核算该单实际利润16、台帐存档l 编号后装订归档 27l 保留年统一销毁 七、提单、核销单的管理l PENASA提单（仅适用非美线

17、货物 ）空白PENASA提单由总部统一印制和发放至各办事处、各需求部门l 外代总公司提单空白外代总公司向北京总部购买l 提单均必须由公司授权人员审核后方可签发l 签发海运提单或外代提单后，在未收回全套正本提单时，一律不准更改托运人及收货人等重要内容。更不准重复签发提单或电放l 核销单由各报关行统一寄回单证中心，由单证中心记录后统一发放到各部门操作人员，并可在公司网站内部资料中查询核销单退还情况 28八、提单的相关风险提单上的SHIPPER我司作为货运代理人，不能接受发货人将我司显示为提单上的SHIPPER的要求原因：非贸易当事人，对贸易具体情况不了解后果：卷入贸易纠纷，扩大自身责任范围倒签、顺

18、签、预借提单 29倒签：提单上的开船日期早于实际开船日期顺签：提单上的开船日期晚于实际开船日期预借：货物尚未装船就签发了已装船提单签发与实际开船日期不符的提单的风险：联合欺诈；承担与货物等值的损失；侵权性质公司对签发此类提单的规定：必须是信用证的要求；严禁预借； 顺签、倒签的天数视具体情况而定；发货人提供保函；必要时需提供收货人的保函、L/C无单放货 记名提单无须凭正本放货的国家：美国、香港 记名提单是否需要正本放货尚未定论的国家：英国、法国 我国海商法：无论是否记名提单，必须凭正本放货；侵权，不享受责任限制，赔偿以货物价值为标准提单的更改l 提单一经签发，就具有了法律效力，未经承运人确认的任

19、何更改都是无效的。l 结单前更改l 结单并已签发了正本提单：送回、保函30、改单费l 更正章不得超过三个，否则提单无效l 错误字母必须是不影响该词或语句的涵义l 承运人仅接受合法提单持有人提出的更改要求,实际操作中还需经托运人（订舱人）确认 l 重新签发提单必须将原提单全套退回承运人手中提单的遗失 31l 提单遗失后货方可能会要求：不凭正本提单交付货物改做电放 重新签发l 丢失方出具书面证明 32 及 放货保函l 托运人登报声明提单丢失并宣布作废l 向当地法院或有关当局申请公示催告或相应程序l 相应的银行担保或货物发票价值的130%-200%的现金担保l 丢失者在丢失地的法院申请裁决提单无效,

20、如一直没有提供法院的裁决书，保证金必须在我司存放至开船日后两年方可退回凭银行担保提货l 由于提单晚到或丢失而有此要求l 提供提单复印件、商业发票、商业合同及装箱单等,以审核提货方是否为收货人l 出具保函,要求为一流银行担保，担保金额不能低于CIF价格的150%l 必须取得托运人同意此操作的书面保证l 承运人可以接受收货人提供的支票或现金担保无人提货的处理 33 产生原因贸易纠纷导致收货人拒绝提货由于通关、检验检疫等手续出现问题货值不高，市场不利而弃货无法通知收货人或承运人未及时发到港通知等 解决方法要求货方出具弃货声明 34联系托运人，按照要求将货物退运或转运,托运人必须先确认承担有关费用留置

21、和拍卖货物有关超期堆存费、滞箱费、退运及转运等各种费用收取退运货物的办理程序 货物装船运抵目的港后，若订舱人要求原货退运，必须填写“退运申请书”，我们并要事先认真查明：是否已签发了海运提单(包括船公司和外代提单)是否已向目的港代理做了电放？如已做电放，则必须以书面回复订舱人阐明因该货已做电放，我司无法更改收货人或安排退运如果订舱人坚持要求退运货物，必须严格按如下原则办理：原签发的正本提单必须全套收回订舱人必须向我司提供“退运货物申请书” 35及新的托运单以明确物权申请人预缴付足额的费用（海运费、仓储费、代理费及我公司的利润等）所有货物退运前必须上报商务管理部审查批准九、电放/海运单SWB的管理l 审核运费收付情况l 申请人必须是订舱单上的托运人l 审核是否已签发了船公司提单或外代提单，如已签发提单，必须要在收回全套正本提单后，并收到订舱人的无提单放单担保函后（用我公司的标准格式）方可申请电放l 当HB/L收货人为TO ORDER，只能电放给NOTIFY时，需要求电放申请上除托运人印章需加盖提单SHIPPE