档案信息化与档案信息化建设浅探

1、档案信息化与档案信息化建设浅探【摘要】档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目 标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理 的契机，文章对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。【关键词】信息化；信息化建设原则；档案在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成 为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的 “已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“己档案信息化促 进档案事业发展的目标”要求，档案侍息化和档案信息化建设已经成为档 案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已 经开始彻底改变，档案信息化和

2、信息化建设势在必行。自2000年全国档 案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各 类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前 我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将 我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。一、档案信息化的含义档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档 案实体的数宁化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在 这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接 收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必 将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指

3、利用数据库技术、 数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统 介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息 库。二、档案信息化和档案信息化建设应遵循的原则（一）档案信息化应遵循的原则1. 规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代 化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化， 一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别 和处理的数7化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通 过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制 定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、

4、数据处理格式标准、 信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务 格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案 数？化，数宁化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和 规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。2. 安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网 络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技 术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在 保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略;（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、

5、 网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、 防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。3. 效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程， 需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信 息化工作的效益，耍根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户 需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字 化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利 用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济 效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高 的档案则无需数字化，否

6、则浪费大量的人丿j、物力和财力。还可以根据馆 （室）藏档案的特色选择这些档案进行数宁化，提供独具优势的服务。因 为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得 用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需 求为导向，做到按“需”数字化。（二）档案信息化建设遵循的原则1. 文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化 纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同 时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档 方面切实可行的需求2. 归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。 虽然电子文件大量

7、产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未収代纸质 文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继 续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文 件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深 化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务 建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设屮冇所建树，使档 案工作适应社会和时代发展的需耍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不 是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实 现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作 信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是 目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大 趋势，档案馆（室）只有克服