标题：《大宗采购管理规定》

1、标题：大宗采购管理规定编号：20120401页数：共17页性质：管理制度类颁发：采购部存档：各部门受控状态：受控编制：梁斯祺审核：郭志平批准：卢智俊生效日期：2012-4-13分发部门：总经办、人力资源部、行政部、财务部、营销部、市场部、销售运作部、推广部、处方约销 售部、战略发展部、质量部、牛产部、研发中心大宗采购管理规定随着公司快速发展的需要，为了规范大件物品、大宗物资的采购管理，推动公司逐步 形成有序的采购管理体系，促进公司管理团队的廉政建设，捉高公司资金使用效益，特制定 本管理规定。1 定义：大宗采购：系指外包项冃、资产投资、单件大宗物品、批次采购物资的申请金额，按 照公司2012版财

2、务审批授权规定，分别超出各分管领导或部门经理审批权限金额 的采购。2方式招标采购：公开招标、邀请招标、二阶段招标、议标;非招标采购：询价采购、定点采购。3原则3. 1职业操守、认真负责、廉洁自律；3.2公开程序、公平竞争、公开操作；3.3统一办理、批量购买、择优选点；3.4质量至上、物美价廉、保质保量；3.5节约为本、优化环节、维护公司利益。3.6结果公示4范围：共分5大类第1页共17页4.1 生产、工程类：包括但不限于：生产车间、仓库、其他物业的维修或改造，设备的购 进与维修，生产原辅料、内外包装物、五金及易耗品的购进，物流、设计、环保、工 程等外包项目。4.2 营销类：包括但不限于：广告、

3、媒体投放，展位设计安装，推广物料、信息购买，学 术、会议、培训等外包项忖。4.3 行政办公类：包括但不限于：办公设备、软件、车辆购置与维修，财产保险，办公用 品、日用品的购买，员工活动、会议、培训，财务报表、资产评估等外包项th4.4 研发检验类：用于研发或检验的仪器、设备、软件、原辅料、包装材料、试剂及对照 品、耗材、仪器配件的购买，学术活动、临床试验等外包项目。4.5 自行购买类：原则上采用集中采购方式在公司内部运行，但部分特殊采购物资和外包 项冃，各责任部门负责人认为不适合采购部购买的。由责任部门负责人指定专人填写 附表一责任部门自行购买申请表，上报采购部、各级领导以及总经理最终批复，

4、提交采购部备案。4.5.1 口行购买类范围包括：项目合作：部分特殊要求的需要与政府部门或指定事业单位的合作事项，价格固 定不涉及到具体商务谈判与价格把关的。特聘费用：因项冃需要，特聘专家等产生的由行业标准的劳务费用。危机公关：遇突发情况需紧急处理从而产生的费用。4.5.2经备案的采购项日不走大宗采购流程，由备案部门白行购买，购买的相关过程邮件需 抄送至采购部，必要时采购部可参与把控。确眾合作的供应商资质需交质量部与采购 部审核留档。每月第一周将上月自行购买物资的结果汇总提交采购部上传公司网站采 购平台。5采购组织成立“大宗采购”领导小组（下面简称领导小纟fi）,小组在纽长的领导下开展工作， 组

5、长对总经理负责。采购部项日负责人，为小纽日常办事的对接人。5.1 成员确定：暂定6人纽成，根据项1=1的大小或重要程度可增补成员。组长：副总经理；组员：财务总监、总经理助理、质量部经理、采购部负责人和高级主管；增补成员：在立项获批后，由领导小组组长根据采购项目需求，临时或中途决定增加 相关技术或谈判人员，一般情况均为申请部门的项tl责任人或技术负责人。5. 2 领导小组各成员的职责与权限5. 2. 1组长：负责组织领导小组完成人宗采购项冃的全面t作。包括但不限于：审批或审核各申请部门的立项、采购申请、合同等，参与必要的业务洽谈、对采购价格最终把关等。按照公司财务审批授权规定，对授权金额内的大宗

6、采购项目合同或付款进行最 终审批；对超过权限以上的大宗采购合同或付款进行审核报总经理最终审批。以各申请部门提交的附表三立项申请及项目评估表为依据，对采购项fl的重要 程度进行评估，必要时决定增员人选，领导小组成员按程序评标，最终确定中标单 位，承担责任。负责处理采购工作中发生的重要事情，对采购结果负责，对采购各环节有权利进行 跟踪检查、监督和质询。8 2.2组员：财务总监：负责审核“大宗采购合同”屮涉及财务方面的相关条款，包括付款方式 的确认，承担与财务相关的责任，对采购成木有权利进行监督审查和提出质询。总经理助理：负责审核“大宗采购合同”中涉及法律方面的条款，包括违约条款、 不可抗力因素的确

7、定等，承担与法律或违约相关的责任，负责处理后续有可能涉及 到的纠纷或诉讼等事务，对采购屮相关环节有权利提出质询。质量部经理：负责审核“大宗采购合同”屮涉及供应商资质、质量标准、符合gmp 和gsp的相关条款，必要时i办助申请部门或采购部进行现场考察，承担供应商资 质的合法性及与质量和关的责任，对不合法的供应商和对采购项忖屮有与产品质量 相关的事项或程序有否决权。对采购屮相关环节有权利提出质询。采购部项目负责人：负责召集领导小组会议的邮件或电话通知，负责会议记录与反馈。协助纽长纟（i织招（议）标会议，代表组长与各责任部门进行“大宗采购”相关 工作的对接，处理招（议）标过程中的相关事宜。负责各采购

8、项目相关信息的收集与反馈，负责各类表格、档案、标书的收集与 分类管理、负责供应商管理平台的建设、负责采购公示平台的建设与维护。根据立项部门提供的“招（议）标文件”或“采购项廿的技术与质量标准”向 相关供应商或承包商发布信息或邀标函，收取标书或报价书；定期多渠道广泛 收集信息或询价，负责供应商的预选。负责采购合同的拟定，明确所有的相关商务条款与合同的执行，承担合同的拟 定及执行责任。负责商务谈判，负责各项目的购进工作，参与验收，承担相应责任。其它增补人员：负责采购项冃立项、采购申请的报批，负责合同屮涉及到技术、验收等条款的审核 与把关，负责验收入库、安装调试并填写验收报告，承担与技术、验收相关的

9、责任。 对采购中相关环节有权利提岀质询。1.4 3责任部门:采购项冃申请部门为责任部门o9.1 责任部门的职责和权限：5.4.1负责拟定季度采购计划书、填写附表二大宗采购季度计划表4.2负责立项并进行项目评估，填写附表三立项申请及项目评估表；确定采购项目责 任人；承担项h可行性、实用性及专项技术满足等完全责任。4.3根据采购项日，制定招（议）标文件和采购项日的技术文件（含质量标准等）。4.4有权提供预选供应商，并参与全过程的商务谈判和进行意见表述。6采购程序1 采购计划：6.1.1责任部门，每季度末的最后5个工作日，向采购部提交下季度的附表二大宗采购季 度计划表。6.1.2责任部门，每个月最后

10、5个工作日内，脱经分管领导/总经理批复的下个月度的附表 三立项申请及项目评估表至领导小组组长审核、或走0a流程进行审批，逾期递交 的非急件采购立项申请，则顺应放在次月的采购计划内实施。6.1.3各责任部门的季度计划以及每月月底立项申请提交情况由采购部进行统一备案，以年 度为单位进行评分。各责任部门基准分数为16分，逾期五个工作日内递交，扣除1分 /次；逾期五个工作日后才递交（急件巾请除外），扣除2分/次。评分情况记录在附 表四大宗采购计划评分表屮，每季度汇总报总经理并在公司内部邮件公示，年度 总结一年总递交情况。14采购部对各部门的中报的项目进行汇总，备案并实现购买。询价采购程序：2.1根据采

11、购项目，责任部门指定项目责任人。2.4 2.2项h责任人或指定的其他人，要求至少2人分别针对采购项廿进行第一轮询价、每人 询价需2家或以上，将询价结果随同附表三立项申请及项目评估表，邮件发送部 门经理，抄送采购部负责人和领导小组组长。9 2.3责任部门经理和采购部负责人分别指定的询价人员在后续5-7个工作f1内，提供笫二 轮询价结果，并认真填写附表五大宗采购询价记录表；邮件仅限于分别发送自己 部门负责人、分管领导、领导小组组长抄送总经理。6.2.3采购部在采购川请表中限泄的时间内进行购买，认真填写附表六大宗采购供应商汇 总表并备档。6.2.4责任部门组织验收丁作，并认真填写附表七大宗采购项目验

12、收登记表。6. 2. 5责任部门经理或领导小组组长对采购过程实行监督检查。6.3 招（议）标采购程序6. 3. 1招标:根据采购项责任部门指定项tl责任人进行立项，并认真填写附表三立项申请 及项目评估表报分管领导批复，总经理审批，领导小组组长审核。责任部门向采购部提供采购项忖的技术文件，其内容包括但不限于：产品名称、规 格、性能、技术参数、质量标准、验收标准等信息。采购部负责向相关供应商发出采购项口邀标函，要求供应商在规定的时限内提供样 品、文字材料、报价书等，要求竞标厂家或供应商应具有国家权威部门颁发的相关 资质，有规范性文件和本企业简介等。各供应商竞标时应该提供喑标书，其内容包括但不限于：

13、报价单、产品说明书、合 同初稿等书面文件，报价帖必须盖章并密封，形成暗标，由采购部负责人统一收収 标书后交领导小组组长统一保管，招（议）标会前任何人不得拆封。6. 3. 2议标：采购部组织领导小组举行开标会议，开标方式按总经理的指令可以不同形式进行。项目责任人对各投标单位捉供的样品或文字材料进行编号，领导小组各成员按照购 物质虽标准或事先提供的样品进行评议。在综合评估各供应商资质文件、性价比，产品质量、信誉度等情况后出领导小组成 员齐自充分表述意见，由组长跟据齐成员的意见进行评估并当场确定首选、次选和 候选的供应商。采购部做好开标会议记录，认真填写附表八大宗采购招（议）标情况登记表并 存档。6

14、. 3. 3商务质量要求：根据责任部门提供的采购项口技术文件，必要时，领导小组组长安排相关人员到供应商处进行考察、调研，了解生产规模和产品质量；购买时随采购合同 签订质量保证协议，协议内容包括但不限于：质量标准、质保期限、违约处罚、质 量保证金等。合同要求：采购合同内容包括但不限于：产品名称、型号、价格、生产产家、交货 时间、收货地点、验收方式、日常维护、售后服务等条款。6. 3. 4验收:人宗采购物资入库由项目责任人、质量部相关人员、采购部项目负责人共同验收, 必要时可増加验收人员或聘请专家或专业质检部门参加，验收后由项目责任人填写 附表七大宗采购项目验收登记表。验收合格的采购项冃，按公司相

15、关流程办理入库手续；验收不合格则由项fl责任人 提出退货或换货中请，采购部负责人办理相关退货或换货手续，所有相关资料由采 购负责人整理，由项目责任人和采购部分别存档。验收合格并已办理入库的生产物料，在生产过程中才发现有少量不合格品，使用部 门应做好相关记录和保留实物，便丁追究供应商的责任，按相关流程作退货或换货 处理。6. 3. 5档案:采购项目验收入库或安装调试后，出责任部门按公司的相关管理流程报行政部、财 务部等部门，办理固定资产登记手续或建立台帐；采购部门将全套招标文件分类立卷，采购合同的原件一式二份，分别交至行政部和 财务部存档。基建工程屮的设备采购同时要符合基建相关程序。6. 3.

16、6付款：合同中有预付款的，付款时由采购部负责人携带合同副木、预付款申请单据，经由 责任部门经理或领导小组组长或总经理审批、财务总监审核后安排付款。采购项目的阶段性付款，付款时由采购-部负责人携带合同副本、付款巾请单据，项 冃阶段竣工验收证明等，经由责任部门经理或t作组组长批复、领导小组组长或总 经理审批、财务总监审核后安排付款。合同中有质量保证金的，到质保期限后，由项h责任人和质量部经理确定无质量问 题并认真填写附表七大宗采购项目验收登记表。采购部负责人携带合同副本、 质量保证协议、质保金付款单据，经由责任部门经理或工作组组长批复、领导小组 组长或总经理审批、财务总监审核后安排付款。6. 4

17、急件采购程序定义：急件采购是指未列入附表二大宗采购季度计划表以及每月月底统一递交的 附表三立项申请及项目评估表的项h或物品，视紧急程度且必须在5个工作日内 购凹的物品。大件物资单价在3万元以上、批次物资金额在5万元以上，原则上不能 确认为急购物品。6. 4.1由责任部门填写附表九大宗采购急件申请表并注明“急件申请理由”，经分管领 导和总经理审批后，提交采购领导小组组长审核。6. 4.2领导小组组长安排对应的责任部门或采购部，采用“询价采购程序”操作。6. 5 独家经营采购程序6.5.1责任部门需采购独家经营或特泄物资时，应先填写附表三立项申请及项目评估表 并注明是“独家经营”或“特定物资”，经

18、分管领导和总经理审批后，指定时间内提交 领导小组组长审核。6.5.2视“特定物资”的情况，已在附表一责任部门自行购买申请表备案的物资由申请 部门根据木部门的采购流程实现购买，未备案的物资由领导小组组长安排对应的责任部门或 采购部采用“询价采购程序”操作。6. 6 续购物资采购程序定义：续购物资指在6个月z内再次购买，且该价格基本不变，根据原购销合同新增 购的同一物资。6. 6.1责任部门填写附表三立项申请及项目评估表并注明是“续购物资”，经分管领导 和总经理审批后，指定时间内提交领导小组组长审核。6. 6.2采购部实现购买并将相关资料进行备案。关于采购工作中有关费用的规定大宗采购中的考察费、曙

19、请专家论证、评标、验收等发生的费用从采购项h责任部门 的相关经费中列支，各责任部门将该项支出事先列入预算。采购统计与公示平台由采购部负责人统一汇总当月大宗采购情况，并于次月前5个工作口内发邮件仅限至 领导小组组长、总经理以及财务总监反馈。&2 各项采购项目完成后，必须分类上传至企业网站“大宗采购公示平台”，上传时间统 一于每刀前5个工作h。对各责任部门设置权限，根据采购分类模块，各自根据部门内的采 购项目查阅，总经理、领导小组组长、财务总监可查阅所有采购项目情况。采购纪律各责任部门、领导小组所有成员，必须严格按照本管理规定执行。严格实行领导小组组长、责任部门经理负责制，在组织内采用集体

20、合议，杜绝喑箱操 作。9.3大宗采购过程屮，招（议）标工作人员必须坚持公平、公正、秉公办事的原则，供应商 的一切让利性承诺均应进行备忘作为合同附件。9. 4 大宗采购必须集屮进行，杜绝人为拆分或处理，经查证有人为拆分或处理的事实报副 总经理/总经理，视其违规严重程度进行警告或相应处罚。不得收受供方赠送的礼品、回扣，不得接受供方人型宴请。如无法谢绝的礼品或回扣， 应及时上报归公。招（议）标人员要严格遵守采购丄作中的保密要求，不得直接或间接向供货方泄露公 司有关招标秘密。如发现有与投标方串通的事实，进行虚假招标等徇私舞弊、玩忽职 守的，视其情节严重程度予以公司内部的行政处罚或除名处理，并保留追究其

21、相应法 律责任和经济责任的权力。采购物资的验收，要以样品或产品说明书、合同规定的配置和性能指标为准则，严格 把好质量关。如发现实物与样品不符或出现破损、数量不足或质量问题，项冃责任人 必须做好记录，按协议内容拒收或追究供货方的责任。需耍长期购买的批量物资，必须对供应物资实行跟踪监控，由领导小组组长组织每季 度对供应商进行评议，采用优胜劣汰制，不搞一次招标终身制。9. 9 各责任部门购置大宗物资未按木管理规定的程序进行的，财务一律不得给予办理借支、 报销、付款等手续。附表及未尽事宜附表：共九个管理表格（见下页），经认真填写并经批复后的每个表格、与本管理规 定具有同等效应。未尽事宜：由采购部依据本

22、管理规定和采购物资的种类另行制定具体细则或流程，报 总经理审批后，与本管理规定具有同等效应。附则木管理规定n 2012 4 n 13 h正式执行，由总经理、釆购领导小组组长负责解释。广州朗圣药业有限公司广州万方健医药有限公司2012年4月13日“附表责任部门自行购买申请表申请部门：部门负责人：填表人：填表日期：年 月曰序 号申请项目/物 品规格/型号计量单位数量预算金额（力元）自行申购理由意见/备 注审 批 意 见部门经理意见：签字：日期：采购部负责人意见：签字：日期：分管领导批复：签字：日期：总经理审批：签字：日期：注：上述审批完毕后交采购部备案。” 表 附: 人 请 申申请清单 牌 品规格

23、/ 型号计量 单位量 数价x)供应商推荐推荐嫁左右提供士 资质简介)供应商报价 贝任人注明笫一轮 询价结果)审批意见: 期 日 名 签日 名 签 0 注案“附表三”立项申请及项目评估表申请部门：立项申请人：项目责任人：立项日期：项目名称技术参数质量要求验收标准服务要求时间要求其它事项项目用途项目评估审批意见部门经理意见：分管领导批复：总经理审批：领导小组组长审核：注：1、每月最后5个工作h,提交经各级领导批复的“附表三”给领导小组组长'市核，交市釆购部备案 并实施采购。2、已询价的供应商报价资料可附上。“附表四”大宗采购月度计划递交评分表基本分值：16分年度：月份/扣分情况各责任部门实验室营销部生产部质量部行政部人力 资源部战略 发展部处方药财务部第一季度一月二月三月第二季度四月五月六月第二季度七月八月九月第四季度十月十一月十二月总得分递交准时率(%)备注：1、部门根据实际情况，若没有季度计划和月度立项计划提