公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨

1、    公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨    陈一星摘 要：在信息化时代，先进的信息网络技术以及网络设备进入到人们的生活中，改变了人们的生活学习工作方式，各行各业也进行了信息化的改革，促进了社会经济的信息化发展。其中一个就是档案管理，先进的电子设备和信息化技术被应用，提高了管理水平，实现档案管理信息化，公共交通集团公司也在与时俱进，为了适应信息化新形势，加强信息化基础建设，实现信息化的档案管理。本文主要对公交行业提升档案管理信息化水平的实践进行研究分析。关键词：公交；档案管理；信息化水平；实践档案是用来记录历史信息的，记载着企业的发展，是企业发

2、展的依据，档案对于一个企业有着重要的作用，能够帮助企业完善制度，是企业制定发展计划和决策的重要依据。随着城市化建设发展，公交事业也在不断的发展，那么公交档案就是公交发展的重要资料，在信息化时代，各項信息技术和信息设备被投入到档案管理中，实现信息化的管理。传统公交档案管理已经不能满足时代的发展，不符合智慧公交的建设要求，就需要加大信息基础设施的建设，发挥出电子档案的价值，提高档案管理信息化水平。1 档案管理信息化档案管理信息化，也就是实现电子录入，信息采集，信息查询和档案信息的共享等，让档案信息得到了开发利用，提高了管理的效率。从传统的档案变为电子档案，实行科学化的管理手段。信息化的档案管理，满

3、足了企业的发展要求，统一管理，统一制定规章制度，同意依照相关的法律法规，让其管理更加严谨高效，也能确保档案信息的完整性和准确性。此外，电子档案管理，通过信息化的管理，利用先进的网络信息技术进行信息资料的收集储存，同样也能通过互联网实现共享，并使其得到有效的利用。另外，档案管理信息化，需要大量的先进的科学技术为基础，实现管理的自动化，相比较传统的管理模式，不论是从信息资料的收集储存，还是从信息的开发利用都得到了有效的提高。2 公交提升档案管理信息化水平的实践方案2.1 公交事业以及其档案管理信息化现状公交也就是公共交通，是属于服务行业，公交行业所服务的对象是人，公共交通是满足人们基本出行的社会公

4、益性事业，向人们提供优质的搭乘服务，占领了一定的市场份额，让社会效益和经济效益实现了一个完美的统一。在发展的新时期，人们生活水平的改善，市场经济的深入，人们对出行有了更多的选择，对于公共交通也提出了更高的要求，公共交通也在不断地完善服务，创新发展，满足社会发展以及人们的需求。这就需要档案信息作为发展的参考依据，提高公交档案管理水平也就是提高公交行业的质量。当前档案资料的利用率不高，导致了企业对于档案管理也就不够重视，档案管理效率得不到提高，档案信息资料不健全，出现丢失、损坏的情况。现在的公交行业更加重视经济利益，忽视了档案管理，而且档案管理本身就是比较复杂的，基本上资料得到了收集和储存，就很少

5、进行再度利用。另外就是档案管理的工作人员专业素质有待提高，因为对档案管理的忽视，也就进一步的忽视了档案管理的相关工作人员的专业素质。一些工作人员根本就不具备专业的管理知识，这就阻碍了档案信息化的建设。而且也不具备信息化技术，不能有效的使用信息网络设备进行档案管理，在信息化时代，其传统的观念也没有得到改变，更多的还是选择人工查阅，不能完全保证信息资料的完整和准确。2.2 公交提升档案管理信息化水平2.2.1 加强组织领导，完善规章制度提升档案管理信息化水平，1）首先加强组织领导，重视公交公司的档案管理，完善管理体系，责任到人，成立数字档案，集中统一管理，加强信息化的管理观念。2）积极引进专业的管

6、理人才，特别是专业的技术人才，比如档案管理专业的毕业生，掌握信息技术的人员，引进的新的管理观念，对本身的员工进行培训，保证其能够使用基础的信息设备，能够通过先进的设备和技术实现管理。3）完善规章制度，加强信息化的管理意识，让所有的员工都能认识到档案管理信息化的优势，对档案管理的积极意义。制定长效的管理机制，实现科学化的管理，就包括了制定电子档案的要求，档案数字化工作流程等等，推进档案信息化的建设，让所有的工作能偶有章可循。同时还要完善工作推进机制，特别是信息化建设的初期，工程量大，内容复杂，人们对于信息化的手段还不够熟悉，相关企业部门就可以邀请对应的地方档案局来进行工作的指导，提出相应的建议，

7、确保进入信息化的管理。2.2.2 加强信息基础设施的建设提升档案管理信息化水平，是建立在完善的基础设施上的，信息基础设施是保证档案信息化工作的顺利开展，信息化的管理依赖现代化的设备技术，那么要提升档案管理信息化水平，就需要加大经费的投入，完善基础设施的建设。就包括了相应的软件设备和硬件设备，除了基础的打印机、计算机等，还有智能化的软件系统和数据库软件，以及储存的设备。建设现代化的档案管理室，确保档案室的环境和安全。实行智能化的管理，让档案信息资料得到合理的开发利用，为公交事业的发展提供重要的依据，促进公交事业的发展，满足人们的需求。2.2.3 加强数字化、信息化、网络化的建设智慧公交是发展新时

8、期的要求，以信息化、网络化和数字化建设为主线，不断的创新改革。加强网络化信息化建设，加强对档案的日常管理，对每日相关的信息资料要及时分类归档，实现信息采集自动化、储存数字化、管理网络以及服务人性化，对信息进行自动的整理储存，建立网络运行系统，需要的资料直接可以在网络平台上进行查询利用，就比如制定公交的年度计划，就需要查阅往年的运行状况，包括了经济效益、服务水平，同时还有相关的政策方针，通过这些资料的总结分析，为新的计划决策提供依据。数字化的服务保证了信息的完整性和准确性，提升信息化水平。此外还需要注意的就是信息安全管理体系，网络化安全是信息化建设的一个重要问题，其必须要通过信息安全管理体系的标

9、准认证，强化数据安全保证，保证电子信息的完整和安全，防止出现损坏或者泄露的问题。公交是属于公益性的企业，在信息时代背景下，实现信息化的档案管理，同时还要保证信息化的查阅，建立完整的检索工具体系，对其档案资料进行分类，全部录入计算机，建设专门的服务平台，相关的人员可以在平台上查询自己想要的信息资料，对于内部的管理人员，进行身份验证，就可以调取资料，阅读资料，这样提高了阅读档案的效率，实现了档案开发利用。3 结束语文章主要通过加强组织领导、完善管理体系、健全规章制度，加强信息基础设施的建设和信息化、数字化以及网络化的建设，来提高档案管理信息化水平。随着时代的发展，信息技术等都在不断地更新，所以公交行业的档案管理也要更新技术，加强智能化建设，提高信息化水平，实现公交档案资料的利用，促进公交行业的发展。参考文献1张斌.健全档案信息化制度，规范档案数字化管理常州公交提升档案管理信息化水平的实践j.人民公交，2016（08）：52-54.2曹晋贤.新时期下如何做好公交公司人事档案管理工作j.办公室业务，2014