企业采购管理运作与优化.

1、目录第一章 安徽工程大学餐饮公司简介11.1 安徽工程大学餐饮公司简介1第二章 安徽工程大学餐饮采购管理及供应商管理现状与问题22.1 安徽工程大学餐饮公司采购管理现状2 2.1.1 安徽工程大学餐饮公司的组织结构2 2.1.2 安徽工程大学餐饮公司采购管理的流程32.2 安徽工程大学餐饮公司采购管理中的缺陷与原因6 2.2.1 采购组织结构不合理6 2.2.2 供应商的管理不科学8第三章 安徽工程大学餐饮采购管理优化的分析与措施93.1采购食品原材料 ABC 分类管理9 3.1.1 ABC 法的具体运用93.2 供应商 ABC 分类管理103.3规范采购管理制度，控制采购成本113.3.1

2、建立原材料采购计划和审批手续制度123.3.2 建立严格的采购询价报价制度123.3.3 建立严格的采购验货制度123.3.4 建立严格的报损报失制度133.3.5 建立严格的出入库及领用制度13第四章 采购流程、供应商选择及管理的优化144.1 采购组织结构的再造144.2 采购流程的优化154.3 供应商选择16 第1章 安徽工程大学餐饮公司简介1.1 安徽工程大学餐饮公司简介 自 1999 年以来，高校后勤社会化改革取得了较大的成效，并引入现代企业管理制度。高校后勤集团既要符合教育规律，又要符合经济规律；既具有教育属性，又具有商品属性。因此，对高校餐饮企业的管理不能按市场餐饮的模式进行管

3、理。 经过多年的发展，安徽工程大学餐饮公司开成了突出学生伙食、坚持特色经营、多方式、多档次的格局，以保证以大锅菜和小炒为主体的基本伙食，又有调剂口味的特色餐厅，也有适应现代生活节奏需要的快餐厅，还有满足会议等多种活动需求的高档典雅的宴会厅，同时还有异域文化特色浓郁的西餐厅和清蒸餐厅。由于伙食品种丰富（正餐均在 300个品种以上），质量上乘，卫生可靠，营养丰富，口味适宜，安徽工程 餐饮公司得到校内师生的普遍认可。通过多种渠道反馈，每年就餐师生对伙食工作的满意率均在 85%以上。 第二章 安徽工程大学餐饮采购管理及供应商管理现状与问题2.1 安徽工程大学餐饮公司采购管理现状 2.1.1 安徽工程大

4、学餐饮公司的组织结构 安徽工程大学餐饮公司下设综合办公室、财务室、运行保障室、采购物流中心等 4 个部室，管辖三个学生食堂、教工食堂和特色餐厅。其组织结构及各部门职责如图 2-1 所示。 目前，安徽工程 大学餐饮公司的食品采购工程由采购物流中心负责，受总经理直接管理。采购物流中心下设计划部、采购部、仓储加工部。其中，计划部负责制定食品原材料采购计划、采购统计和采购质量监控等工作；采购部负责食品原材料的采购和供应商的管理，必要时可增设供应商选择与评价委员会；仓储加工部负责管理食品原材料出库、入库的验收工作，出入可的运输工作和食品原材料加工、保鲜等工作。采购物流中心的组织结构如图 2-2。目前采购

5、物流中心共有 18 名员工。 2.1.2 安徽工程大学餐饮公司采购管理的流程 安徽工程大学餐饮公司采购管理主要包括采购计划和组织、选择供应商、制定订货进货策略、采购商务谈判、签订订货合同，进货实施、入库验收和采购评价等环节。采购管理流程如图 2-3 所示。 （1）采购计划的制定 采购计划一般以月为单位进行采购，由计划部根据各食堂的食品计划和各类正常库存货物的月使用量，计划部整理汇总并制定月度采购计划一式 4 份，交总经理审批，然后将审批单交采购部进行采购。在实际操作过程中，部分食品原材料的采购周期会远超订单需求周期，这部分食品原材料可由餐饮部门根据实际情况进行预测和判断，由计划部提前做好计划。

6、 （2）采购实施 当采购部接到由总经理已审批同意的采购计划单后，仓储加工部、采购部、总经理室各留 1 份审批单备案，由仓储加工部根据各食堂的每月食品需求情况，预算出各类食品原材料的最低和最高库存量。采购部则根据采购计划下订单给合格供应商名录，供应商根据订单情况对其进行确认和承诺。 之后进入订单跟踪阶段，采购人员跟踪订单，直到食品原材料准时、检验合格的进入储存仓库。最后仓储加工部验收入库，再将食品原材料发放到各食堂。在实际使用中，各食堂可对采购的食品原材料向计划部提出反馈意见，由计划部进行整合，将食品原材料反馈信息传递给采购部，采购部再将食品原材料采购情况反馈供应商，订单完成后，仓储加工部将验货

7、单和采购部将采购合同报财务室，财务室再将采购款支付给供应商。 （3）采购过程中的供应商选择与管理 供应商开发和选择是一个重要的过程，安徽工程 大学餐饮公司拥有其自己的较稳定的合格供应商名录。合格供应商分两种：正在合作的供应商和候补供应商。安徽工程 大学餐饮公司每月都会对供应商进行评估，每年还会进行一次供应商绩效考核，评估和绩效考核合格的供应商进入合格供应商名录；评估和绩效考核不合格，或考核排名一直处于后面的供应商将从合格供应商名录中除名。采取优胜劣汰、竞争和奖惩等多种方式对供应商进行管理，以淘汰那些价格较高、质量差、且交期长、总体考核不良的供应商。供应商的评估分为 A、B、C、D 四种等级，其

8、考核评价标准见表 2-1。进入 A 等级的供应商为优秀供应商，B 等级的供应商为良好供应商；而被评为 C 等的供应商给予警告，提交品质改善报告，其下次供货的食品原材料重点检查，如连续三个月被评为 C 的供应商将被取消供应商资格；被评为 D 等的供应商将被直接从合格供应商名录除名，取消其合格供应商资格。每月供应商评估和绩效考核主要由采购部负责。 表 2-1 供应商绩效评价标准供应商评估和绩效考核是供应商管理的主要内容之一，也是供应商选择的参考因素之一。其的主要目的就是对供应商进行考核与评价，以便增加与优秀供应商的合作，并建立战略合作伙伴的供应商，同时淘汰部分不合格供应商。图 2-4 为 2014

9、 年 安徽工程大学餐饮公司的供应商评估与绩效考核结果图；图 2-5 为 2014 年 安徽工程大学餐饮公司供应商准时订单的履行统计图；图 2-6 为 2010 年 安徽工程大学餐饮公司供应商被各食堂投诉或抱怨的次数统计图。 图 2-4 安徽工程大学餐饮公司 2014 年供应商评估与绩效考核结果 图 2-5 安徽工程大学餐饮公司 2014 年供应商准时订单的履行统计图 2-6 安徽工程大学餐饮公司 2014 年供应商被各食堂投诉或抱怨的次数统计图 从图 2-4，图 2-5，图 2-6 可以看出，安徽工程大学餐饮公司供应商绩效评价高和很高两个层次所占的比重为 37%；低于 80%的供应商订单准时率

10、的比例高达 66%，远高出 50%的比例；被 2 次及 2 次以上的投诉或抱怨的供应商占 53%，大于被 0 次和 1 次投诉或抱怨的供应商比例。目前，安徽工程 大学餐饮公司食品采购的供应商主要集中于米、面等主食品和蔬菜、油、豆制品等副食品，但对供应商的管理缺乏深层次的了解，仅停留在了解供应商的表层信息，对各供应商也缺乏分类管理，可见其目前对供应商的管理不够完善。因此，当前 安徽工程 大学餐饮公司还应该加强其供应商管理。 2.2 安徽工程大学餐饮公司采购管理中的缺陷与原因 2.2.1 采购组织结构不合理 在采购组织结构上，从图 2-1 和图 2-2 可以看出以下问题： （1）集权式管理模式。从

11、组织架构上，总经理对采购物流中心的全局进行管理是没有问题的，但从计划部到采购部，再到仓储加工部的所有工作都由总经理管理。采购工作复杂细致，如果事事都要总经理管理，总经理审批，是比导致总经理工作精力分散，很难在宏观上对采购物流中心进行管理。 （2）计划部设置繁琐。在目前的采购组织结构中，计划部处于采购宏观层面的机构，宏观层面的职责可以由总经理负责。采购计划报总经理审批，在将采购计划送给采购部进行采购，增加了工作流程，内耗增加，工作效率降低。另外，计划部工作中的统计管理，对于制定采购计划有意义，但对于各食堂对供应商原材料的反馈信息又要送到采购部，也增加了信息的不流畅。 （3）监督职责不明确。在整个

12、组织缺乏监管部门，行驶监督职责的部门有采购部的质量管理科、采购部和仓储加工部等三个部门，各职责不明确，在监管时存在相互扯皮，相互推卸责任的风险。而对于两万多学生和教职员工来说，食品安全、食品卫生是保障正常的教学工作的基本保障，因此有必要成立职责明确、分工合理的监管部门，以保证在采购管理环节的监督作用。（4）餐饮公司中的采购人员数量相对较少，分工不合理。安徽工程 大学餐饮公司下设综合办公室、财务室、运行保障室、采购物流中心等 4 个部室，总共有 100 多人，而采购物流中心工作人员只有 18 人，小于 4 个部室的评价值 20 人，餐饮采购的食品原材料种类繁多，每月采购量大等，采购物流中心在整个

13、餐饮公司中，工作量相对较繁重，而采购物流中心下设计划部、采购部和仓储加工部，每个部门只有 3-4 人，工作繁琐，可见安徽工程 大学餐饮公司在人员设置比例上来看严重失调，其各部门造成工作量的不同，势必会影响各部门的内部团结。 2.3.2 采购管理流程不合理 从图 2-3（采购流程图）可以看出以下问题： （1）从采购组织与采购流程图中，均可以发现整个采购流程中缺少监控环节。采购物流中心中的计划部、采购部和仓储加工部都没有哪个部门有监控监督的职责，都有总经理一人进行把关，集权制管理，各部门监督责任不明确。 （2）质检环节十分薄弱。和监控环节一样，没有相应的部门行使质检工作。高校餐饮企业不同于社会餐饮

14、企业，它不仅要考虑经济效益，还有考虑服务师生的教学与科研，具有企业性质和服务性质的双重属性。高校餐饮公司应更加注重食品卫生和食品安全，缺乏质检过程可能会导致采购人员在食品采购阶段，往往以价格最低作为筛选供应商的目标，而忽视了原材料的质量、供货期等，容易出现以次充好、供货不稳定、供货不及时的现象，甚至食品安全隐患。 （3）信息化、OA 办公建设滞后，严重影响采购工作效率。在这个采购流程中，计划部、采购部、各餐厅和供应商这四个角色的沟通采用传统的人工方式，导致效率不高、信息偏离或丢失严重以及信息相对滞后。另外，不同食品原材料的下订单和交货的要求是不相同的，而采购人员又需要每日人工发送不同食品原材料

15、的交货指令，以确认各订单的交货状态，这种人工方式的采购管理模式势必造成工作效率低下，订单的交货状态滞后甚至出错。 （4）采购流程中的各个环节成本控制不够完善 采购环节 以上关于采购组织结构中提到，采购物流中心只有 18 人，其中采购部也只有 3 人，只设置了一名采购员，由于缺乏监管制度，在客观环境上很容易造成采购人员与供应商相互串通，提高采购价格，加大采购成本，从而接收供应商贿赂，吃差价回扣等，使餐饮公司利益受损。使采购员很容易与供货商串通一气，提高价格，吃差价回扣，加大成本，侵害高校利益；另一方面，这也容易造成供应商不公平竞争，影响供应商选择，采购的食品原材料质量也存在较大风险。要想杜绝采购

16、人员不良行为，降低采购风险，光靠采购人员的自身素质是不够的，还必须从制度上改变目前的采购管理。因此 安徽工程 大学餐饮公司应该从制度、人员控制和监督管理等方面，使其相互牵制，相互监督，从而提高采购成本控制。 验收环节 安徽工程 大学餐饮公司由仓储加工部的验货员进行验货工作。由于缺乏必要的监督机制，验货员在验货时存在不严格现象，导致残损食品原材料进入餐饮公司，甚至发生有虚报、无物报单的现象。由于采购的食品原材料繁多，零星采购过于频繁，导致部分验收工作走走过场，流于形式，其严重影响采购食品原材料的质量，食品卫生、食品安全风险加大。 保管环节 仓储保管如果不善，将会是仓储成本加大，由于仓储保管的控制

17、制度不健全，仓储管理损耗大。由于缺乏监管制度、材料的控制和记录工作不到位，保管员在仓储保管过程中存在私拿、多报损耗，深圳偷运倒卖等现象。另外食品原材料保管过程中，存在库存食品的变质变味，浪费比较严重。 领用环节 物资领用制度不健全，导致领用环节出现少用多领、领用记录丢失现象的发生。一般领用食品原材料需要填写领料单，并需要食堂经理审批签字。但餐饮原材料种类繁多、零星，材料种类达到数百种，因此在实际操作过程中很难控制，存在没有领料单，或没有经理审批签字就先领料，事后又没有填单的现象。 2.2.3 供应商的管理不科学 供应商选择的好坏直接影响企业的采购成本、质量、交货期等。目前，安徽工程 大学餐饮公

18、司供应商的管理有采购部负责，对于供应商的选择和绩效考核更多的是采用定性分析的方法，而缺少定量分析的方法，这就使供应商的选择和绩效考核缺乏科学、系统、有效地分析，不利于采购成本的控制。 （1）供应商选择和评价不科学、不严谨 对供应商的开发、选择和评价的工作缺乏流程，流于形式。供应商进入没有设置门槛，只有具备相应的资质和证件，如公司黄页、营业执照、组织代码证、税务登记证等资料即可进入候选供应商。在供应商审查时往往只注重食品原材料价格、交货期、公司质量体系、公司规模、企业荣誉等书面的资料审査，而缺乏现场实地考察。安徽工程 大学餐饮公司的供应商中，有的供应商虽合作多年，但餐饮公司去现场实地考察的很少，

19、有的甚至没有实地考察过。对于供应商的评价内容比较集中于价格、质量体系、批次合格率、财务报表等方面的数据，这些评价内容也主要为定性评价，缺少定量分析。 （2）对供应商缺乏科学的分类管理 安徽工程 大学餐饮企业采购的食品原材料分为主食、食用油、副食品、调味品和当日菜五大类，其供应商数量较大，参差不齐。目前 安徽工程 大学餐饮公司正在供货的供应商达到31 家，供应商的采购金额多则高达 200 余万元，少则只有 1 万元的供应商。而这些供应商中，安徽工程 大学餐饮公司采用一视同仁的管理，没有采用分类的管理，这种极不科学的做法，既浪费了公司的管理精力，也难以对重要供应商实施有效的重点、有效的管理。 （3

20、）年度评审制度不够科学，没有供应商激励机制 安徽工程 大学餐饮公司对供应商的评审一年只做一次，并作为其年度考核成绩，其随意性加大，主要决定于采购人员的主观印象，缺乏对供应商的月度或季度考核。其绩效考核结果往往只作于末尾淘汰的依据，而绩效考核优秀的供应商没有相应的奖励制度，没有建立有效的激励机制。 （4）供应商管理观念落后 安徽工程 大学餐饮公司采购人员往往认为供应商是竞争对手，在采购价格谈判过程中，往往只看价格，最后往往是价低者的供应商进行供货。这样导致公司没有长期稳定的供应商，出现了今年这家供应商供货，明年另外一家供应商供货的现象。这种长期与大量而又分散的供应商保持联系，没有建立起战略合作伙

21、伴的供应商。正是采购人员和供应商双方的观念落后，只着眼于当前利益，很难建立稳定、长期的战略合作伙伴关系，很难实现供应链下的“双赢”。 第三章 安徽工程大学餐饮采购管理优化的分析与措施3.1采购食品原材料 ABC 分类管理安徽工程大学餐饮公司采购的食品原材料种类繁多、价格不等、数量不均。有的食品原材料需要量大，在餐饮采购成本中所占比例大，品种相对固定，如大米、面粉、食用油等主副食品；有的食品原材料需要量大，在餐饮采购成本中所占比例小，品种相对不固定而且价值很小，但又是生产过程必不可少的，如调料品；有的食品可以存储，而有的食品不能存储，如当日菜等。由于人力、财力、资源有限，对所有的品种均给予相同程

22、度的重视和管理是不可能的，也是不切实际的。因此，有必要对不同的食品原材料进行分类。我们在原来主食、油、副食品、调味品和当日菜五大类的基础上再进行分类，将管理的重点放在餐饮采购成本中所占比例大的原材料品种上，即 A 类物资，进行有区别的分类管理和控制。其分类的区分标准见表 3-1。表 3-1 ABC 分类法的区分标准3.1.1 ABC 法的具体运用根据表 3-1 的 ABC 分类法区分标准，将安徽工程大学大学餐饮公司采购的食品按主食、油、副食品、调味品和当日菜分为五大类，其 2014 年度采购食品原材料的金额统计如表 3-2所示：表 3-2 安徽工程 大学餐饮公司采购原材料金额统计及分类用 AB

23、C 分析方法可归纳为列表 3-3 表示：表 3-3 安徽工程 大学餐饮公司采购原材料 ABC 分类从表 3-3 可知，A 类食品原材料的采购成本占食品原材料成本的 73.09%，对这类食品原材料管理至关重要，将直接影响采购总成本。所以对属于 A 类的食品原材料要重点管理，经常查点，预测需求，合理控制库存量，并及早决定好定货点和供应商；B 类的食品原材料主要是粮油等主食品，包括大米、面粉和食用油等，占到采购金额的 21.53%，但这类食品种类和价格相对固定，供应商也相对集中，有利于管理。C 类的食品原材料采购金额比例只有 5.38%，占整个餐饮食品原材料采购总成本比例很少，但这类食品原材料种类又

24、多、价格又低，采购管理中不必过于关注。3.2 供应商 ABC 分类管理对 安徽工程 大学餐饮公司的采购成本控制，ABC 分类法不仅对食品原材料进行分类，而且还可以运用在对食品原材料供应商的分类管理上。下面以 安徽工程 大学餐饮公司 2014 年采购的食品原材料的供应商进行分析，按供应商年度采购金额分类并进行排序，并运用 ABC 分类法分析，供应商 ABC 分类见表3-4。表 3-4 安徽工程 大学餐饮公司 2014 年供应商分类表根据供应商的分类，对供应商采用不同的管理，对于 A 类的 6 家供应商，可以与其建立战略合作伙伴关系，在今后的采购过程中给予重点关注；对于 B 类的 7 家供应商，可

25、与其建立紧密合作伙伴关系，通过一段时间的合作，根据评估和绩效考核结果，可以升格为战略合作伙伴关系；而 C 类的供应商，通过合作，并给与评估和绩效考核结果，适当可升格为紧密合作伙伴关系。通过供应商的分类管理，形成了不同层次、不同关注度的管理阶层。3.3规范采购管理制度，控制采购成本安徽工程 大学餐饮公司采购管理环节较多，并没有形成系统化的采购管理制度，导致在各环节成本控制不够完善，如在采购环节存在采购员接收供应商贿赂，吃差价回扣等，在验收环节存在部分验收工作走走过场，流于形式等，因此有必要规范采购管理制度，是采购各个环节制度化。规范采购管理制度，有利于加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购

26、过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。3.3.1 建立原材料采购计划和审批手续制度各食堂经理和仓储保管员根据经营情况、食品原材料仓储情况，定期填写采购计划报送 安徽工程 大学餐饮公司的物流管理中心，对于金额较大的且保存时间较长主副食品，如大米、面粉、食用油等食品原材料则要填写申请订货单，并交总经理审批，采购部每月或每季度进行其食品原材料进行采购，申请订货单如表 4-11。对于采购金额较小或不便保存的当日菜，如小额调味品、蔬菜、鲜肉等则由各食堂经理每日报送，各食堂经理或负责人填写当日菜订货单。3.3.2 建立严格的采购询价报价制度安徽工程 大学餐饮公司物流采购中心可设计专

27、业的物价员或信息员，物价员或信息员可以设置在财务室或采购部，定期对市场物价进行调研和价格咨询，及时关注政府对关注民生的“菜篮子”菜价的定价和网上菜价查询，如广州白云山农产品综合批发市场会对每日菜价进行公布，可充分利用各种渠道了解市场信息，采购时坚持货比三家的原则，及时更新市场变化。物价员或信息员根据市场菜价每周或半月公开报价一次，并且每月召开由餐厅经理、采购员、物价员、保管员组成的定价人员的定价例会或碰头会，对供应商的价格和质量进行公开、公平的优选。对于价格比较稳定，如大米、面粉等食品原材料可实行月价制，而对于价格变化幅度较大、季节性食品则要加强市场调查。表 3-5菜价调查表3.3.3 建立严

28、格的采购验货制度严把进货关是采购物流管理的重要一环，验收控制的目的就是使采购的食品原材料符合订货时的质量、规格、价格、数量。验货控制是把握好食品原材料进入仓库和厨房的第一关卡。验收环节需要明确的验收标准、明确验收责任和贵重原材料标签，并采用专人管理等制定。验货员要对所有的进货物资进行验货，并做好验货记录。验货员有权拒收不需要的超量进货、质量不合格和规格不符的食品原材料，并核对采购单，发现问题及时反映和纠正。特别要注意保藏时间短、易坏易损等食品原材料的记录，鲜活食品进行入冰库储存。表 3-6验收记录3.3.4 建立严格的报损报失制度餐饮公司与工业企业不同，餐饮公司的采购物资主要为食品原材料，其品

29、种多且杂，各种食品原材料保藏时间不同，有的食品原材料保藏时间长则几天，短则一天，并需要保鲜冷藏，如海鲜、肉类、肉制品、豆制品、果蔬等。对于这些物资应制定严格的报损报失制定。报损的物资需要仓储加工部负责人鉴定，并签字报损。根据报损报失的数量，可每天或每周将报损单报总经理室，对于超过规定报损率，要给予预警，并说明原因。表 3-7报损单3.3.5 建立严格的出入库及领用制度做好发放控制管理是库存管理的重要环节。其目的是按各食堂经营需要发放与需求符合的食品原材料规格、数量等，可以从源头上来控制成本的支出。安徽工程 大学餐饮公司可根据主食品、副食品和调味品等不同食品原材料的特性来制定不同的领用手续。表

30、3-8库房领料申请单第四章 采购流程、供应商选择及管理的优化 通过前文对安徽工程大学餐饮公司采购物流管理现状与存在问题的分析可知，安徽工程大学餐饮公司采购流程、供应商选择及管理等方面存在很大的问题，有必要对其进行优化，提出改进方案。4.1 采购组织结构的再造根据组织结构的两大职能，在原有组织结构的基础上，在以下几方面进行改进： （1）目前的采购物流中心由总经理负责，其管理模式采用的是“集权式管理”，总经理管的过多，过细，往往只注重微观层面，而对宏观方面把握采购工作则不利。为此，总经理职责调整为：采购物流中心由总经理领导下统筹安排工作，协调各部门的工作，具体负责原计划部中的采购计划、数据统计工作

31、等宏观工作。解决了凡事都要总经理处理和审批，实行“分权式管理”模式，使采购计划等宏观方面的顶层设计更加合理，有利于提高整体工作效率。 （2）计划部撤除，计划部中的采购计划、数据统计工作等工作由总经理直接负责，而计划部中的质量管理工作划到新成立的质检监督部，这样可以减少计划部到采购部流程，采购工作更加顺畅。 （3）采购部细化主食品采购科和副食品采购科，以及负责原来的供应商管理的工作，必要时采购部负责组织供应商开发与选择工作委员会等工作。 （4）成立质检监督部，将计划部中的质量管理科并入质检部，加强对采购部门和采购过程的监管与控制。优化后的目标采购组织结构如图 3-1 所示。优化后的采购组织结构较优化前的采购组织结构。主要是层级减少，总经理直接负责采购计划、数据统计工作等宏观工作，减少采购计划到达采购部的时间和手续；同时增加了食品原材料的质量、卫生管理。4.