正方协同办公系统

1、协同办公系统数字化校园系列软件建设方案之协同办公系统二一三年三月1.1 协同办公系统1.1.1 系统概述正方协同办公系统是一个专为高校办公设计开发，支持校级、部门内部及部门之间的协同办公，为学校的校内行政、党政办公人员提供公文批办、公文归档、用户授权、信息发布、个人待办事务处理等功能的安全、可靠、易用的行政事务网上办公系统。实施办公自动化的目的是提高各个部门的办公效率，使学校日常办公实现无纸化、自动化和网络化。改进和提升学校现代化管理水平，促进学校内部信息资源交流，解决信息孤岛的问题，并用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策的水平。 正方协同办公系统的设计符合中国教育部教育管理信

2、息化标准规范，系统具备良好的系统管理、维护和扩展功能，并可以将整个办公系统集成到门户之中。正方协同办公系统的框架如下图所示：1.1.2 系统特点² 采用J2EE技术体系，纯B/S结构，浏览器操作，Browser/Application Server/DataBase Server 三层体系结构。可保证在未来5年内当客户端的操作系统、浏览器与办公软件等升级后，系统功能不受影响。² 采用Struts+Spring+ Ibatis+Ajax 组合开发，应用服务器可采用TomCat， 运行于任何数据库平台。² 系统主页采用类Portal技术，用户可以任意定制私人桌面模块，

3、还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理。² 工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE 文档模板。 ² 严格的工作流程跟踪、监控和催办。² 文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。² 采用分级授权和验证机制，确保只有经过授权的用户才能访问系统资源，且流程中的不同角色可看到不同的操作界面和信息。² 支持手机短信平台、移动办公。² 系统整合了邮箱管理，提供收取邮件、单发邮件、群发邮件等功能。² 符合XML 标准，遵循国家电子政务标准化指南。² 通过负载均衡、以及优化算法等技术，可满

4、足1000个用户的并发操作。1.1.3 功能模块图1.1.4 系统维护系统维护主要实现对基础数据设置，构建组织架构、用户管理、角色设置、领导管理、系统设置、磁盘管理、日志管理、系统初始化、值班数据维护、口令维护、菜单维护等功能。1、 组织机构管理：建立学校的单位组织架构，维护组织、部门等基础信息并且方便维护和浏览。2、 用户管理：用于对办公系统的用户进行管理，对用户进行分组管理，根据用户功能的不同进行分组授权。3、 权限管理：用于对办公系统用户组或用户进行授权。4、 角色管理：用于办公系统中用户角色进行管理，便于办公系统中用户权限的分配。5、 模板设置：用于管理人员配置发文的套红模板。6、 系

5、统设置：用于对办公系统的一些基本设置或系统开关进行设置，方便系统灵活应用。Logo管理：管理员可以定义登录界面图片、首页界面等窗口图片。7、 日志管理：用于对办公系统各用户操作日志进行查询，管理，方便管理员对办公系统进行系统管理。8、 系统初始化：用于管理员对办公系统一些表数据进行初始化，方便系统初始化。9、 菜单维护：定义新增功能菜单、对各类菜单在各列表灵活拖动。10、 磁盘管理：磁盘管理控制着前台的网络存储，用于设置网络存储空间大小、磁盘目录。11、 系统备份恢复系统管理员在远程备份数据，并且支持备份数据定时、指定目录备份。1.1.5 流程管理包括流程类型管理、流程定义、环节设定、权限控制

6、等。1、流程类型管理：用于对办公系统流程类型进行管理。2、流程定义：主要对办公系统中所有流程进行管理，设定合理的流程，以便实现灵活，高校的网上办公。3、环节定义：主要是对流程各个环节的设定，设置环节的操作人，实现权限的控制。1.1.6 表单管理包括数据字典管理、表单类型管理、表单定义、控件管理、表单验证设置、表单设计等。1、数据字典：用于对系统常的数据集合进行维护，用于表单方便的调用数据字典。2、表单类型管理：用户对办公系统中表单类型进行管理。3、表单定义：用于对办公系统中自定义表单信息进行维护，包括表单项的管理。4：控件管理：用户对自定义表单的字段信息表现在页面上的HTML控件，包括控件的类

7、型，控件的验证等信息。5、表单设计：用于自定表单的布局设计，使办公系统可以设计出个性化的用户表单。1.1.7 公文管理系统应满足国务院等部门相关办理方法的规定，并与所需要的各种指定公文类型相吻合。应提供完备和开放的开发接口，与上级相关部门实现文件传送与接收。系统应能处理各种格式的公文，实现公文流转、审批、催办、授权、查询统计、打印、公文导入导出、实时监控、督办等功能。学校文件：文件在审批流转过程中应支持保留修改痕迹，电子签名，自动套红头。1.1.7.1 收文管理主要对接收公文的登记、流转、监控、办理进行管理。包括收文登记、收文编号、收文查询、收文归档、收文信息编辑、收文激活等功能。v 收文流程

8、收文流程一般为：签收-登记-拟办-批办-承办-传阅。系统中可以自定义这个流程。让发文流程流转自由。功能设计：数据字典可以对收文的数据字典进行管理，例如收文属于什么文种，紧急程度和密级程度如何，类似于发文管理的数据字典功能。签收对文件进行签收，签收好文件后，对收来的文进行登记。然后对收文进行拟办、批办、承办、传阅等工作。此工作通过流程来实现，可以在流程里设置相应的执行人来执行这个流程。正文可附加附件；每一步操作按实际流程进行；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进行收文传阅单、收

9、文处理单的打印。v 收文登记1） 收文包括阅办公文、会议通知、传阅公文。2） 纸质文件通过扫描仪输入原文后，以不可修改和可检索两种格式存入收文库。3） 收文登记单包括：来文单位、发文字号（如无发文字号，则显示“无”）、收文日期、来文日期、公开与否、来文密级、紧急程度、办文号（办文类型可选）、来文标题、来文摘要等字段。v 收文编号收文自编号就是办文编号，可以系统自动记录，并且不同的分类有不同的编号。v 收文查询v 可按收文日期、来文日期、发文字号、办文号、文件标题、来文机关、公文处理状态等字段进行查询，检索出符合条件的收文。v 可以查看收文的详细流程信息、可以根据公文类别进行分类打印收文登记册。

10、v 收文归档对已处理完成收文流程的，可以对该文件进行归档。v 收文信息编辑有权限的人对正在流转公文进行更改办文类型、补录附件等操作。v 收文激活当文件办结后、正式归档前，如果还需要重新拿出来流转办理，无须重新登记文件，有激活权限的人可以将文件进行激活后，重新进入流转程序。1.1.7.2 发文管理主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进行管理。包括发文拟稿、查询、汇总、归档、发文维护、发文编号、文件发送。系统提供发文模板，可对文档的改稿权限进行控制。发文流程一般为：拟稿-审核-签发-复核-打印-用印-登记-分发-归档。系统中可以自定义这个流程。让发文流程流转自由。1、发文拟稿：草拟文件或者处理未

11、完成的发文；2、已办发文：记录已经处理完成未归档发文；3、文件归档：对已办结未归档的发文进行归档操作，以PDF格式对该文件进行实时归档。4、发文监控：在公文流转过程中，对公文流转情况进行监控，必要时可以改变公文的流转；5、待办发文：记录等待用户办理的文件；6、文件发送：对办结的成文文件进行分发。功能设计：1、数据字典，对公文的密级等级、紧急程度、公文文种选项的设置。例如：发文密级有一般、保密、特密等。文种有命令、通知等等。2、书签管理：对模板里的书签进行管理，可以添加、删除、修改。3、模板管理：主要维护套红时所用的套红模板。制发文步骤可根据学校发文类型套用发文模版，生成正式文件。正式公文的改稿

12、痕迹全部消除。形成正式公文后，保留草稿和正式文稿两份。正式公文下发时，能设置下载权限、打印份数，并监控。书签维护是对模板的书签进行维护，对应好书签以便套红的时候能够将对应的内容套好。4、文号管理：主要对发文的文号生成方式进行设定。系统可以记录最后一次编的文号，也可以根据情况录入自选文号或者预留文号。5、发文拟稿和改稿拟稿将要发的文件，然后通过流程进行审核、签发、复核、套红、打印、用印、登记、分发等程序。稿纸：包括发文单位、拟稿人、核稿人、主送单位、抄送单位、主题词、标题、文号、发文日期、印刷、核对、份数、签发人、会签人等字段。除可上传附件外，还可添加与公文起草相关联的文件，关联文件不列入正式公

13、文的归档部分。WORD能够嵌入在发文拟稿单中，在正文部分以WORD界面形式进行文字录入，录入格式要与目前传统方式一致。对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人及其改稿内容。6、发文种类包括上行、下行、平行等各种发文形式。7、发文流程正文可附加附件；每一步操作按实际流程进行；流程中根据实际情况有跳转和回退功能；办理过程中有暂停续办的功能；办理过程中有督办和催办功能，并可更改受理人；显示每一步流程的办理意见；每一个办理步骤中都能进行发文稿纸的打印。8、发文查询按发文字号、发文日期、标题和公文处理状态等字段，进行查询，检索

14、出符合条件的发文。可以查看发文的详细流程信息，并可汇总发文登记册。1.1.7.3 报告管理报告管理用于网上起草校内签呈、请示、报告，实现学院和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。包括拟稿、查询、归档等功能，系统提供报告模板，可以对有关权限进行严格管理。功能设计：v 拟稿1.稿纸：包括申请/请示人、时间等字段。2.功能：实现学校和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能，在流程上可选择是否经校办主任审核。流转过程中，显示每一步流程的办理意见；正文可附加附件；每一个办理步骤中都能进行学院报告稿纸的打印；3.附件：可提交相应报告/请示附

15、件；4.报告/请示内容：简单内容可直接填写在报告内容，如内容较多编写正文，word或其他格式；5.包括校内签呈、请示、报告等各种发文形式。v 查询1.按起草人、起草日期、标题等字段，进行查询，检索出符合条件的报告/请示。2.可以查看报告/请示的详细流程信息。v 模板按照学校正规格式定制报告/请示模板，模板可打印和归档。v 权限管理对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录，记录中可查询到改稿人及其改稿内容，领导在审核过程根据需要可修改内容和批示。1.1.7.4 流程监控可自定义的流程监控模块贯穿于办公自动化系统各个功能模块中。功能包括流程监

16、控、流程权限控制、办理时间控制、流程角色定义、处理过程控制、个人公文管理。v 流程监控系统列出所有的流程列表，并显示所有流程目前的实时状态，可以进行实时跟踪；管理员可以改变执行人或强行中止流程。v 流程权限控制通过权限控制，可以设置哪些人可以监控哪个流程。v 办理时间控制1.默认的办理时限设定。对于不同紧急程度的文件有默认办理时限。2.手工设定文件办理时限，并启动倒计时提醒。3.超出办理时限的，要有超期文件提醒功能。4.对于定期需办理的文件（如某个公文需在每月30日前办理），提供定期循环提醒功能。5.收文可根据办理时限紧急程度进行排序。v 流程角色定义根据公文管理工作规则制定相对固定的以角色为

17、中心的主流程。v 处理过程控制1.有相应权限的人员可根据实际情况在主流程中定义以人员为中心的子流程。2.如果设置并行流程，只有并行流程的所有人员处理完后，才能到下一步。例如：设置流程“A、B、CDE”，A、B、C三个人是同时处理一个文件，即并行处理，只有当A、B、C都全部处理结束后，才能到D,D处理结束后，就直接到E。v 个人公文管理个人公文管理可以直接在首页上查看文件处理的情况和流转情况以及正文情况。1.1.7.5 督查督办督查督办实现对文件、领导批示、建议提案的督查管理，实现督查督办件的登记、督办、反馈、归档和查询统计，以及文件催办、转办、撤办等流程控制和办理过程监控等功能。督查督办包括督

18、查登记、督查处理、查询检索、汇总统计和模块管理等功能项目。v 督办登记重要文件督办登记，审批是否立项。v 督办立项审批确立立项。v 督办管理督办文件管理，答复承办、催办、延期管理功能。v 承办管理承办部门对督办文件办理过程管理。v 办结件督办文件办结查看、查询。1.1.7.6 印章管理对单位使用印章、法人登记证和机构代码证进行申请、审批、登记，实行规范化的管理。用印用证单位填写申请单，然后根据申请的范围，选择发送给本部门的领导或者直接发送给部门的分管校领导进行审批签字。领导签字后，发送给校办主任进行审批，审批通过以后，发送给办公室管理人员，同时通知申请部门申请已经通过，可以直接到办公室用印用证

19、。1.1.7.7 电子印章利用数字签名，实现电子公文呈批、签发、分发与纸质公文具有相同的效力。在网络文件、电子公文传输中，采用电子印章、数字签名系统，使收件人能够验证发件人的身份、印章和签名，验证出文件在传输过程中有无变动。1.1.8 信息交流1.1.8.1 邮件系统可对内对外使用的邮件系统，对内可用中文名收发邮件，支持基本的POP3、SMTP、WEB访问。实现各类重要事件邮件提醒，其它各系统信息推送到各相关用户。内部邮箱：内部用户直接发送接收邮件，可直接通过个人通讯录查找用户，并且直接发送邮件外部邮件：功能类似outlook功能，可直接设置个人网络信箱设置，并且在OA系统内部接收邮件。提供重

20、要事件邮件提醒功能，可以配置需要提醒的事件。提供主动消息推送功能，通过配置，将指定的消息或指定类型的消息通过邮件的方式推送给相关用户。1.1.8.2 短信服务提供重要事件短信提醒功能，可以配置需要提醒的事件，提供主动消息推送功能，通过配置，将指定的消息或指定类型的消息通过短信的方式推送给相关用户。如会议通知、值班提醒、重要文件审批、重要事项待办等。1.1.9 档案管理档案管理主要包括档案室管理、档案录入、档案管理、档案陈列、档案借阅、借阅反馈等功能，可与学校现有档案系统集成，提供各类文档自动归档，档案查询等功能。同时，可与学校各单位都有关联，提供查阅过刊公告通知、过刊学校文件、过刊刊物等功能。

21、1.1.9.1 档案室管理系统管理员设置档案室名称以及该档案室所对应的操作人。1.1.9.2 档案录入档案室的负责人可录入相关的档案信息。1.1.9.3 档案归档列表中的文件信息记录是从走流程时进行归档任务时归档过来的文件，选择一条信息进行预归档文档归档处理。下发文时，可根据公文的发送权限的设定，自动设置归档权限。1.1.9.4 档案查询提供方便的的档案查询功能，支持快速模糊查询、多条件检索、全文检索等。1.1.9.5 档案借阅进行借阅申请及审核。1.1.9.6 借阅反馈查看档案的信息及借阅状态，待审批是不可预览的，通过状态未到期是可预览的，通过状态到期是不可预览的。1.1.10 接待安排管理

22、管理校内外接待事务，对接待的来访人员的信息登记在册（包括：来访人姓名，来访人单位，被访人姓名，被访人部门，来访时间，来访事由，备注等信息）。对于接待管理中的接待方案，可以用附件的形式保存在接待单中。1.1.11 会议管理会议管理主要包括会议级别管理、会议类型、会议室资源管理、会议室查询、会议申请、会议审核、会议通知、会议记录、记录审核、会议纪要、纪要审核、我的会议、会议通知情况、会议反馈等的管理。有关会议的信息与校领导的日程安排实现联动。v 会议室资源管理会议室资源管理主要是对会议室的管理和相关设备以及服务设施的管理。会议室维护主要为了维护会议室的基本信息，如会议室的容纳人数、会议室的设备等。

23、v 会议室查询会议室查询面向OA用户，查询当前各个会议室的状态。会议室的状态分别分为空闲、被申请、被占用三种。用户可以到模块中查询空闲的会议室并进会议室申请。v 会议申请用户填写会议基本信息。包括参会人员、会议标题、会议类型、主管领导、主管部门、记录人、纪要人、会议时间、预计人数等。v 议题征集向相关的职能部门征集会议提案。v 会议审核领导进入会议待办审核列表，查看申请信息，如果符合规定，领导就会根据预计人数指定一个会议室（包括会议详细地址），审核通过；否则不通过。v 会议通知会议通过审核之后将会把登陆的当前用户需要参加的会议列出来以便察看。点击查看可以查看相关会议的信息，以确认参加。v 会议

24、请假个人提交请假申请（目前主要针对中层干部会议请假），由主持会议的校领导审核确认并反馈，要求所有请假事务可分阶段统计汇总。v 会议纪要用于会议纪要的编写和查询，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、会议内容、会议决议等内容，支持断点续写。v 纪要审核领导进入纪要待审列表，查看会议内容，若没有问题，审核通过v 我的会议列出我的会议及其会议时间、会议状态，有个人会议和学校会议。个人会议是自己要参加的会议，学校会议是自己不需要参加的和需要参加的会议。v 会议通知情况查看会议人员中的确认者和未确认者。v 会议反馈 主要是对结束的会议里提出的精神进行贯彻落实。1.1.12 车辆管理1.1.1

25、2.1 车辆基本信息管理车辆的基本信息的管理，车辆信息的主要内容有：车辆名称、型号、车牌号、车架号、购车时间、司机等信息。各车辆住处录入后生成全校的所有车辆信息汇总表以供查询。1.1.12.2 车辆维护维护的主要信息有：车辆名称、维护时间、维护地点、维护原因、维护费用、经办人、维护情况等，由车辆管理员统一录入，授权给相关人员查询。1.1.12.3 车辆维修维修信息的主要内容包括车辆名称、维修时间、维修地点、维修原因、维修费用、经办人、维修情况等，由车辆管理员统一录入，授权给相关负责人。1.1.12.4 车辆费用的管理车辆的费用信息包括车辆名称、产生费用时间、养路费、燃油费、保险费、低耗费、日常

26、维护费等，由车辆管理员统一录入，授权给相关人员查询。1.1.12.5 车辆申请用车人填写派车单，主要信息有：用车部门、乘车人数、用车时间、用车理由等。1.1.12.6 用车审批审核过程通过工作流实现，领导和部门审核意见在表单上实现。1.1.12.7 派车派车单至党政办公室车队队长处，车队队长签署派车意见，若车辆调度不开，则在队长意见栏说明原因；若可以派车，则在队长意见栏签名同意，并填写所派车辆、司机等信息栏，系统自动将上述三项信息链接至经办人电脑派车单中，并弹出桌面提醒用车人。1.1.12.8 车辆统计根据派车记录统计车辆运行公里数，批量导出用车记录。1.1.13 值班管理发布校领导、中层干部值班、学生处干部等安排，提供统计、查询值班信息的功能，并能即时短信通知到个人。1.1.14 休假出差管理对学校教职工出差、休假信息进行申请、审批管理。1.1.15 用章管理对单位使用印章、法人登记证和机构代码证进行申请、审批、登记，实行规范化的管理。用印用证单位填写申请单，然后根据申请的范围，选择发送给本部门的领导或者直接发送给部门的分管校领导进行审批签字。领导签字后，发送给校办主任进行审批，审批通过以后，发送给办公室管理人员，同时通知申请部门申请已经通过，可以直接到办公室用印用证。使用流程管理功能定义用章审