商贸有限公司档案管理制度

1、商贸有限公司档案管理制度1.目的：为规范公司档案资料管理，促进档案资料工作为公司各项工作提供有效服务，特制订本办法。2. 适用范围:1）适用内容：公司重要文件资料的建档、保管、使用及销毁管理;2）适用对象：公司行政主管、档案室管理人员及各部门负责文书 工作的助理或秘书。3. 定义与概念说明:1）档案：组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、完整的历史记录；2）资料：可参考作为根据的材料，包括图书、影音等；3）财务档案：指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据；4)电子档案：具有保存价值的电子文件，是通过计算机进行操作、传输、存

2、储等处理的数码序列。1）总部行政部是公司档案资料管理工作的监督部门；2）总部行政部是公司档案资料管理工作的主管部门；3）各部门负责日常档案资料的保管，并定期移交至行政部档案室;4）行政部档案室按年度建档立卷。5. 基本原则：各部门分散管理，定期移交，集中建档。6. 归档范1）涉及公司成立或正常经营的前置合法性文件，如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、验资 报告、财务报表、审计报告、政府机关核准文件或证照、不 动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永 久保存的文书；2）公司与供应商及相关单位的合同、各种协议书、来往信件等;3）公司会议原始记录、纪要和决定；4

3、）公司发布的通知、通报、规章制度；5)公司制订的计划、统计、预算、工作总结;6）其他具有保存价值的文件、图书、影音资料等。7.移交前文件资料保管:1）移交之前各部门指定专人负责本部门的文件资料保管：2）文件资料存放应规范有序，做好文字标签说明，以便查找；3）定期将需要归档的文件资料移交至档案室，并办好交接签收手续;4）做好部门的图书资料管理，为部门工作人员提供有效的文件资料服务；5）做好临时使用文件资料的登记手续。8. 移交时间：1）归档时间可分为年终归档和及时归档：a）年终归档：各部门该年度普通类文件资料；b）即时归档：重要文件如机密或绝密文件及公司合同、证件证 照、决议等。2）财务部当年形

4、成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务 部门保管一年，期满后，由财务部整理立卷，装订成册，编制 会计档案移交清册，移交档案室统一保管；3）工程建设档案在其完工验收后，由工程建设部门整理成卷，在5个工作日内交档案室保管。9. 建档流程：1）点收：a）行政部档案室工作人员负责档案资料点收工作；b）认真填写“移交登记表”，注明文件资料名称、数量、移交部 门及移交人员署名等；c）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归 入；d）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；e）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办 部门。2）整理：a）文件装订以左方为准，装订

5、时应对准左上角、理齐钉牢；b）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、 折叠，使其整齐划一。c）同一文书应装订于一个档夹，一个档夹不够使用时，可分为 两个以上的档夹装订，并增设“卷次”编号，以便查考；d）每一档夹封面内首页应设置索引、编排目录，以提高查阅效 率。3）分类（暂缓）：a）档案分类原则为切合实用，结合公司实际，按大类、中类、 小类三级分类；b）大类按目前公司部门来分，中类根据总部、门店来分，小类 视实际而定；c）举例说明：如华大店人事招聘店助文件，大类为人事部，中 类为华大店，小类为人才招聘类；又如公司与供应商签订的 采购合同，应归在商品中心采购部总部合同类，大类为商品

6、中心采购部，中类为总部，小类为合同类。10.密级划分及确定1）公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。a）绝密是指与公司生存、经营、人事有重大利益关系，如果泄 露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主 要包括：公司董事会形成的会议记录；公司各种权利证照、 可研报告、勘探报告、项目方案等。b）机密是指与公司的生存、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的档案资料，主要包括: 会计凭证、帐簿、财务报表及其它应当保存的会计核算专业资料；公司大事记；经营过程中形成的所有合同、协议；公司范围内工程项目图纸、预、决算报告等。c）秘密是指与公司生存、经营、人事有较大利

7、益关系，如果泄 露会使公司的安全和利益遭受损害的档案资料，主要包括： 公司在全年工作中形成的文件、材料、总结；人事档案；单 价在2 0万元以上的设备仪器档案；企业发展过程当中所形 成的声像档案；获得政府部门颁发的奖状、奖杯、锦旗、荣 誉证书等实物性档案。d）普通是指与本公司生存、经营、人事利益关系较小，如果泄 露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料, 主要包括：公司总部及下属各门店在全年工作中形成的设备 管理、设备配置、工作安排等方面的文件。2）各密级内容知晓范围：各级档案公开应当遵循“知必所需”的原则，一般而言: a）绝密级档案局限于董事、监事或董事长确定的其他人员;b）机密级

8、档案局限于总经理办公会议成员或总经理确定的其他 人员；c）秘密级档案局限于各部门负责人（经理或以上级别）指定人 员；d）普通级档案局限于公司内部相关工作人员。3）密级的确立与变更a）各部门在生成相应档案时，由其负责人确定、注明各类文件 资料的密级划分和保密期限的意见，加盖相应密级印章。b）不能确立密级时，则由档案生成部门负责人提请行政中心确 定。c）同一案卷内有不同密级文件的，应以高密级为本卷密级。d）不同密级档案应当区别对待，分区存档，确保其安全、保密。11.电子档案：1）各部门移交文件资料时，若有对应电子版文件，一并交与档案室；2）档案室管理人员负责将电子版文件分类打包，标明入库日期和文件

9、名称，保存电脑；3）年初档案室管理人员申请将上一年电子版文件刻成光盘，须经总经理批准，资讯部执行，刻完的光盘应附有说明，以便查 阅。12.档案保管期限:类别密级程度保管期限文件范围人事档案重要随员工在 职时间变化员工个人档案、劳动合同、证件、反映员工 工作情况文件行政档案机密永久股东变更、股东会决议；刊物重要长期章程、商务证件、重要决策会议纪要、重要 收发文；普通短期例行工作会议纪要、例行收发文财务档案机密永久各种帐本、凭证及年度决算报表声像档案重要长期仃纪念意义及价值等录音、摄像资料一般短期例行般活动的音像资料合同档案机密永久合作合同、融资合同、其他特殊合同重要长期重要事项所签订的专项合同普

10、通短期例行工作所发生的一般业务合同13.档案资料使用：1）档案室管理人员必须做好档案资料服务工作：a）在公司0a系统或内部论坛定期公布入库档案及图书资料信息；b）对入库档案编排目录，标明入库日期、档案名称、内容提要， 以方便查阅；c）定期统计档案使用情况，每年终统计当年档案查阅人次，总 结档案使用效果。2）查阅档案注意事项:a）公司档案资料不得外借；b）工作人员因工作需要，经部门领导批准，方可查阅档案室文 件，并作查阅登记；c）查阅机密文件须经所属中心副总批准，查阅绝密文件须经总 经理批准；d）档案资料必须现场查阅，特殊情况须办理借出手续，并及时 归还；e）复印文件（仅限于普通类文件）必须申请，且经主管领导批 准；f）爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借 或损坏；g）档案交还时，档案管理人员必须当面点交清楚，检查有无遗 失或损坏。14.销毁处理:1）对于保管期满的文件，每年销毁一次；2）各部门对无保存价值的档案，经部门领导批准后可自行销毁;3）行政部门对于保管期满的文件，在征求相关主管部门领导意见后可予以销毁；4）保管期满文件如还需使用，须书面申请，写明原由及期限，由其部门领导批准；5）销毁采用粉碎方式，销毁时应有防损部人员在场监督15.公司档案资料使用须知1）公司档案资料不得外借；2）查阅档