HT-QP-423-001文件和资料管理程序---定稿

1、重庆南岸海棠电器厂程序文件初版日期： 2007年2月28日文件和资料管理控制程序修改日期： 2012年5月1日编码：HT-QP-423-01版次：A/1页码：第 9 页 共 9 页1 目的确保质量管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。2 适用范围本程序适用于下列文件的管理：2.1 质量体系手册。2.2 质量体系程序文件。2.3 作业指导书。2.4 手册、程序文件、作业指导书中规定使用的各种表单。2.5 与质量管理体系相关的外来文件，包括引用（外来）的国际、国家、区域和行业标准（工艺、技术文件）、合同以及相关的文件。3 定义3.1 受控文件：在使用过程

2、中随时保持最新、有效的文件。具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由资料管理员依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的每一页均加盖红色的“受控”印章。3.2 非受控文件：分发时不需确保是最新版本，废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控”印章。3.3 外来文件3.3.1 受控外来文件：是组织从外部得来的文件资料（Outer File）， 包括：适用的法律、法规、产品标准、原材料标准、原材料说明、图样样本；顾客有关文件和资料；生产设备、设施的操作、维护、保养规程及说明等。接收部门需要对外来文件的适用性进行确认，确认后有适用性的加盖“受控”印章。受控外来文件的分发、回收、销毁等控制要

3、求与内部受控文件相同。3.3.2 不受控外来文件：是组织从外部得来的文件资料，经接收部门确认没有适用性的不需加盖“受控”印章。资料管理室记录保管部门及份数，无需回收、销毁等记录。3.4 质量体系手册：是公司建立和运行符合ISO/TS16949：2009要求的质量体系，落实质量方针和质量目标的指导性纲要。是质量体系文件的第一层文件。3.5 质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用；是质量体系文件的第二层文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。3.6 作业指导书及其他质量文件：是质量体系程序文件中的作业内容的延

4、伸和引用；是质量体系文件的第三层文件；是描述各职能部门内部的某项作业的具体步聚、细节的动作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。4 权责4.1 文件的制定、修订文件类别编制/修订会签/审核批准分发存档保存方针目标总经理综合部综合部公司各部门质量手册管理者代表各部门总经理综合部综合部公司各部门程序文件各部门相关部门负责人/管理者代表总经理综合部综合部公司各部门记录表单各部门管理人员各部门负责人综合部综合部相关部门技术(工艺)文件技术人员技术部负责人管理者代表综合部综合部技术部质量（检验）文件质检人员品质部负责人管理者代表综合部综合部品质部公司其他内部文件综合部各部门负责人及相关人员管理者代

5、表综合部综合部公司各部门4.2 技术部负责技术文件和资料的编制、审批；负责相关外来资料的转化（评审、转化、保管）；负责行业、国家和国际标准及技术信息的跟踪。4.3 品质部负责质量文件和资料的编制、审批；负责相关外来资料的转化（评审、转化、保管）；负责行业、国家和国际标准及质量信息的跟踪。4.4 综合部负责公司所有文件的登记、分发、存档，和旧版、作废文件的收回、销毁；负责外来文件、资料的接收（登记、存档）；负责对公司其他部门文件管理工作的监督检查。4.5 其他各部门负责建立部门发放、使用文件清单，并指定专人管理本部门文件资料；负责保管、保护在用文件；负责对旧版/作废文件的收集与交回；负责对涉及产

6、品的法律、法规、标准等外部文件进行收集，对适用性进行确认。5 作业程序 5.1文件的编码规则5.1.1 第一层文件（质量手册）的编码 HT-QM-XX 文件版本号 质量手册代码 本企业代码5.1.2 第二层文件（程序文件） HT-QP-XXX-XX 本文件为涉及该条款的第X份文件 该文件在TS16949中的条款号 程序文件代码本企业代码5.1.3 第三层文件（作业指导书/其它质量文件/记录表单） HT-WI（QD、QR）- XXX - XXX 流水号 该文件在TS16949中的条款号 类别代码 本企业代码5.1.5 外来文件 OF-xxx 顺序号 接收部门代码（如技术TD）外来文件代码 5.2

7、 各部门代码规定如下： 部门总经理管理者代表质量部生产部技术部采购部销售部财务部综合部顾客代表代码GMMRQDMDTDPDSDFDPACR5.3 文件的版本与修改号（包括表单格式的版本）版本号：针对于一份文件而言，初始为A版，当文件中某一页修改号超过6或相关编制部门认为需换版时，则依次换版为B、C、D同时，每一页修改号回复到0；修改号：修改号针对于文件的每一页而言，初始为0，当某一页换改时，则依次修订为1、2、3,6。文件和资料的某一页更改时，对于QM和QP文件，其封面修改号随之改变。5.4 公司文件（体系文件）的制定、修订流程流 程工作说明责任/配合部门使用表单1提出文件编制（修订）申请根据

8、体系策划或实际工作需要，提出编制（修订）申请。修订时应同时提供需要更改的原始相关文件。申请部门负责人审核签字后报总经理签字批准。各相关部门/总经理文件制定/修订/废止申请表2编制/审批各部门相关人员负责编制完成，待部门负责人审核签字后交总经理签字批准。文件制定（修订）部门/总经理3.审核、会签、批准按本文件3.1条执行，同时必须向综合部获取该文件唯一编码。文件或表格编制完成并获得批准后应记入相应的受控文件、表格清单中。文件制定（修订）部门/综合部受控文件、表格清单4确定发放范围； 盖章、发放（先回收旧版文件）并记录4.1 以纸质形式发放a.经批准发行的文件,由文件编制/修订人依据权责确定发放范

9、围。b.综合部依据发放范围准备适当的份数，在首页（正面、每份）加盖红色“受控”文件印章（部分文件需要每页都加盖红色受控印章），分发各使用部门。分发时应先回收旧版文件，同时在旧版文件上加盖蓝色“作废”章。分发收回情况应在文件资料发放/回收记录表中予以记录。c.文件接收人员对于文件遗失或毁损，统一向综合部重新领取。4.2电子文档存放于综合部指定文件夹，与纸质文档均属受控文件。文件制定（修订）部门/综合部文件资料发放/回收记录表5确定展开范围；盖章、展开以电子文档形式发放：经批准发行的文件以电子文档形式发放的，由综合部在文件资料发放/回收记录表备注栏进行说明。原稿盖“受控”印章存档，电子版文件统一报

10、综合部存入指定的文件夹内。除经特别授权的人员或总经理允许以外，一律不准擅自复制或打印（记录空白表单除外），更不许随意向外扩散。电子文档与纸质文档均属受控文件。文件制定（修订）部门/综合部文件资料发放/回收记录表6文件存档 综合部保存每一种文件的新旧版本各一套。旧版本文件的每一页正面盖蓝色“作废”印章并单独管理便于追溯。电子文档存放于公司综合部指定的文件夹内，属于有效受控文件，与纸质受控文件版本保持同步。各部门私自拷贝、打印的文件属无效文件。5.5外来文件管理流程流 程工作说明责任/配合部门使用表单1外来文件的接收、确认各相关部门收集、登记（纸质和电子）外来文件。收到外来文件的部门负责人应在五个

11、工作日内确认外来文件的适用性及文件分发部门。如果外来文件涉及技术资料更改时，技术部必须更改相关的文件。各相关部门外来文件清单2纸质版登记发放 文件发放：a)综合部根据具体需求情况将资料复印。b) 对文件进行编号，登记发放。如有旧版资料应先收回旧版资料并在旧版原件上加盖蓝色“作废”章保存。文件接收部门/综合部文件资料分发/收回记录表 3电子版登记保存如有电子版本统一报综合部将该资料放入指定文件夹内。综合部 4扫描、展开综合部可根据需要对部分没有电子版的技术资料扫描存放于公司指定的文件夹内进行保存。综合部 5文件保存综合部将资料分发或展开，相关部门妥善保存，原件由综合部保存。各相关部门5.6 文件

12、的废止、销毁流 程工作说明责任/配合部门使用表单1文件废止申请文件需要废止时，由提出人填写文件制定/修订/废止申请表。 相关部门文件制定/修订/废止申请表2审核、批准经提出部门负责人核准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将文件制定/修订/废止申请表送权责主管审核、批准。相关部门文件制定/修订/废止申请表3资料管理员回收 资料员负责收回相关的废止文件，对收回的失效文件，应检查数量与内容的完整性，并在文件资料分发/收回记录表上签收。综合部文件资料分发/收回记录表4销 毁资料员负责对收回的失效文件予以销毁，综合部保留各失效文件正本一份，并予保存期限到期后销毁。综合部5.7文件的复制、

13、借阅如有需要复制、借阅文件，应由申请人统一到综合部填写文件借阅、复制登记表，综合部对记录表单按年整理归档。6. 过程指标统计频率责任部门6.1文件和资料受控率（100%）每年综合部7 使用表单记录编号记录名称保存期限保存地点HT-QR-PA-001部门使用文件清单2年综合部HT-QR-PA-002文件制定/修订/废止申请表2年综合部HT-QR-PA-003文件资料发放/回收记录表2年综合部HT-QR-PA-004文件借阅、复制登记表2年综合部HT-QR-423-005外来文件清单2年综合部HT-QR-423-006受控文件、表格清单2年综合部8 相关支持性文件 无9 附件9.1 附件一：文件编

14、写细则1 文件编写的基本要求。1.1 符合性：应符合并覆盖所选标准条款(包括任何剪裁)的要求；1.2 可操作性：应符合本公司的实际情况。具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好；1.3 一致性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。2 文件编写的文字要求：2.1 语气肯定，用词准确(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语)；2.2 结构清晰，文字简明；2.3 格式统一，文风一致，名称统一。3 文件的通用内容：3.1 文件名称、文件编号、版本号、页码；3.2 编制、审核、批准、新版发行日期；3.3 编制部门、初版发行日期；3.4 会签人员；4 编排风格序号规范项目规范风格1QM、QP、WI正文字体12号、宋体、Times New Roman2QR正文字体12号、宋体、Times New Roman3QM、QP、WI、QR格式参见范例4正文中引用QM、QP、WI、QR用 予以约束5条目级别（顶格）+1+空二格+正文（顶格）+1.1+空二格+正文（顶格）+1.1.1+空二格+正文 (顶格)+1.1.1.1（空二格）+正文正文其余行顶格6无条目级别正文编排格式首行