第三章电算化账务处理子系统

1、1第三章第三章 电算化账务处理子系统电算化账务处理子系统第一节第一节 账务处理子系统的总体设计账务处理子系统的总体设计第二节第二节 电算化会计的数据输入电算化会计的数据输入第三节第三节 账簿的登录账簿的登录第四节第四节 会计凭证和账簿的输出会计凭证和账簿的输出2采采购购子子系系统统总总账账子子系系统统存存货货子子系系统统销销售售子子系系统统领领导导查查询询系系统统其其他他管管理理系系统统购销存购销存 财务财务管理分析管理分析 财务及企业管理信息系统财务及企业管理信息系统固固定定资资产产系系统统成成本本管管理理资资金金管管理理应应收收子子系系统统应应付付子子系系统统工工资资子子系系统统报报表表子

2、子系系统统财财务务分分析析系系统统决决策策支支持持系系统统会计信息系统的总体结构会计信息系统的总体结构3手工账务处理流程之 记账凭证核算组织程序7原始凭证经济业务记账凭证 收 款 付 款 转 账会计报表总分类账明细分类账 日 记 账 现金银行存款核 对核 对4手工账务处理流程之 科目汇总表核算组织程序8原始凭证 记账凭证登记总账 明细账登记各种明细账 总账日记账科目汇总表报表收款凭证付款凭证转账凭证编制报表填 制 和审 核 凭证编制科目汇总表登记日记账月末处理5第一节第一节 账务处理子系统的总体设计账务处理子系统的总体设计一、系统分析系统分析功能与任务：功能与任务：输入并审核记账凭证，登记账簿

3、，结账、输出账务输入并审核记账凭证，登记账簿，结账、输出账务信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往来等核算）来等核算）凭证输入：凭证输入： 手工先行填制记账凭证，再据以输入机内手工先行填制记账凭证，再据以输入机内 直接根据已经审核的原始凭证，由操作人员在机上编制记账凭证直接根据已经审核的原始凭证，由操作人员在机上编制记账凭证账簿登录、结账与记账账簿登录、结账与记账 账簿文件的设置：设置尽可能少的账簿文件账簿文件的设置：设置尽可能少的账簿文件 结账的设置结账的设置 凭证、账簿输出凭证、账簿输出6第一节第一节 账务处

4、理子系统的总体设计账务处理子系统的总体设计二、功能模块的划分二、功能模块的划分初始化模块：科目设置、期初余额录入、外币、凭证类别、初始化模块：科目设置、期初余额录入、外币、凭证类别、结算方式等结算方式等凭证输入模块：凭证录入、审核、凭证汇总、凭证输出凭证输入模块：凭证录入、审核、凭证汇总、凭证输出登账、结账模块（期末处理模块）登账、结账模块（期末处理模块）银行对账模块银行对账模块证账输出模块证账输出模块系统服务模块：数据的备份、非常故障的处理、权限管理系统服务模块：数据的备份、非常故障的处理、权限管理7记账凭证对账单输入记账打印审核对账总账明细账现金日记账银行存款日记账银行存款余额调节表科目余

5、额发生额文件临时凭证文件凭证文件对账单文件银行日记账未达账项其它子系统自动转账凭证 三、电算化账务处理子系统数据流图三、电算化账务处理子系统数据流图传送输入输入8总账销售与应收账款采购与应付账款存货管理成本管理工资管理固定资产管理会计报表财务分析与管理四、账务处理子系统与其他各子系统之间的四、账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系数据联系9第一节第一节 账务处理子系统的总体设计账务处理子系统的总体设计五、账务处理子系统数据文件的设置五、账务处理子系统数据文件的设置凭证类数据文件凭证类数据文件 原始凭证库文件原始凭证库文件 记账凭证库文件记账凭证库文件账簿文件账簿文件“银行对账单银行对账单”

6、文件文件其他文件其他文件10 第一节第一节 账务处理子系统的总体设计账务处理子系统的总体设计六、科目代码设计六、科目代码设计 通常采用通常采用区间码区间码的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的含义。含义。对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的助记码助记码。助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编制，其目的

7、在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和制，其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码，提高输入速度。代码，提高输入速度。举例：举例：4-2-2-211 第二节第二节 电算化会计的数据输入电算化会计的数据输入 一、记账凭证的输入一、记账凭证的输入记账凭证的内容记账凭证的内容凭证日期凭证日期凭证编号：手工编号和自动编号凭证编号：手工编号和自动编号摘要：常用摘要摘要：常用摘要科目编号科目编号金额金额凭证输入的检验控制凭证输入的检验控制输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理、合法、真实和正确性的检查。合理、合法、真

8、实和正确性的检查。输入时的逻辑校验输入时的逻辑校验输入后的数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡输入后的数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡校对校对1213第二节第二节 电算化会计的数据输入电算化会计的数据输入二、凭证的审核与修改二、凭证的审核与修改凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以冲销错误一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以

9、冲销错误凭证，然后再将正确凭证输入。凭证，然后再将正确凭证输入。 目前的会计软件都提供目前的会计软件都提供“反结账、反记账、取消反结账、反记账、取消审核审核”的功能。的功能。14第三节第三节 账簿的登录账簿的登录 明细账、日记账和总账均由电脑记账。明细账、日记账和总账均由电脑记账。 登账的结果，就是将凭证临时库文件的所登账的结果，就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中，添加后，有记录均添加到凭证档案库文件中，添加后，凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了。凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了。15 第三节第三节 账簿的登录账簿的登录为防止记账中断现象发生的方法：为防止记账

10、中断现象发生的方法：通过硬件解决：安装不间断电源（），防止系通过硬件解决：安装不间断电源（），防止系统突然断电。统突然断电。通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账。恢复记账前的状态，再重新记账。16 结账功能结账功能结账步骤结账步骤1.1.检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否

11、正确， 其它相其它相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则退出本关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则退出本模块。模块。2.2.备份结账前的数据。备份结账前的数据。3.3.结账结账4.4.如果是年结，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年终余如果是年结，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年终余额。额。5.5.当成功地结账后，系统做结账标志，此后不能再输入该月的凭证。当成功地结账后，系统做结账标志，此后不能再输入该月的凭证。若结账不成功，则恢复到结账前的状态，重复上述过程，重新进若结账不成功，则恢复到结账前的状态，重复上述过程，重新进行结账。行结账。 结账用于终结某

12、月的账务处理，记账一月可以记数次账，但结账用于终结某月的账务处理，记账一月可以记数次账，但只能结账一次。只能结账一次。17 第四节第四节 会计凭证和账簿的输出会计凭证和账簿的输出输出的方式输出的方式打印输出：套打、全打打印输出：套打、全打显示输出：所见即所得显示输出：所见即所得磁盘或网络输出：接口设计磁盘或网络输出：接口设计账簿输出格式账簿输出格式日记账：三栏式。日记账：三栏式。明细账：有三栏式和多栏式两种。明细账：有三栏式和多栏式两种。 多栏明细账一多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏。般按其下级科目分设若干个金额栏。总账：可用三栏式总账，也可用科目余额发生额对总账：可用三栏式总账，也

13、可用科目余额发生额对照表代总账。照表代总账。18查询功能查询功能查询查询 主要查询总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、凭主要查询总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、凭证信息。证信息。查询方式查询方式有：简单条件查询、组合条件查询、模糊条有：简单条件查询、组合条件查询、模糊条件查询等。件查询等。 组合条件查询有：组合条件查询有： 1 1、对凭证文件：支持日期、科目代码和凭证号等的组、对凭证文件：支持日期、科目代码和凭证号等的组合查询合查询 2 2、对科目余额文件：可提供月份、科目代码等条件的、对科目余额文件：可提供月份、科目代码等条件的组合查询组合查询 3 3、对日记帐文件：能提供月、日、科目代码等条件的、

14、对日记帐文件：能提供月、日、科目代码等条件的组合查询组合查询 4 4、对明细帐文件：应提供月、日、科目代码等条件的、对明细帐文件：应提供月、日、科目代码等条件的组合查询组合查询 5 5、辅助帐或其他信息的查询：、辅助帐或其他信息的查询：19 数据维护与系统管理数据维护与系统管理数据备份数据备份数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录、软磁盘或磁带计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录、软磁盘或磁带上的操作。上的操作。备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地备份的软盘至少有一份存放在

15、距离机房较远且安全可靠的地点，以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏。点，以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏。数据恢复数据恢复当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态。复到失误前的数据状态。20其它若干辅助管理模块设计其它若干辅助管理模块设计一、银行对账模块设计一、银行对账模块设计 计算机账务系统中，不存在日记账、总账和明细账间的对账。计算机账务系统中，不存在日记账、总账和明细账间的对账。由于未达账项的存在，仍需进行银行对账。由于未达账项的存在，仍需进行银行对账。 应包括：初始化余额调节表、应包括：初始化余额调

16、节表、 输入或获取银行对账单、输入或获取银行对账单、 机器自动对账或人机对账、机器自动对账或人机对账、 显示和打印对账结果（银行存款余额调节表）、显示和打印对账结果（银行存款余额调节表）、 删除已达账。删除已达账。二、往来核算与管理二、往来核算与管理 （一）建立往来单位通信录（一）建立往来单位通信录 包括往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮编、开包括往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮编、开户银行、账号、税号、信用状况、联系人等。户银行、账号、税号、信用状况、联系人等。（二）设置往来单位期初未达往来账（二）设置往来单位期初未达往来账 21（三）往来查询（三）往来查询 输出往来余

17、额表、往来明细账等。输出往来余额表、往来明细账等。（四）往来核销（四）往来核销 自动或手工勾销自动或手工勾销“两清两清”往来账，并且清理往来账。往来账，并且清理往来账。 自动核销又包括逐笔核销和全额核销。一般先手工核销，自动核销又包括逐笔核销和全额核销。一般先手工核销，后自动核销。后自动核销。（五）账龄分析（五）账龄分析 根据财会人员输入的往来科目、时间期限，计算机自动输根据财会人员输入的往来科目、时间期限，计算机自动输出某一往来科目下所有客户的账龄分析表。出某一往来科目下所有客户的账龄分析表。注意：注意： 对于往来业务比较多、管理要求高的企业来说，账务处理对于往来业务比较多、管理要求高的企业

18、来说，账务处理子系统中的往来模块并不能满足需要，应通过应收、应付子系统中的往来模块并不能满足需要，应通过应收、应付子系统核算和管理往来业务。子系统核算和管理往来业务。22 三、项目核算与管理三、项目核算与管理（一）项目定义（一）项目定义 1、定义项目大类：将单位若干项目划分为若干类。、定义项目大类：将单位若干项目划分为若干类。如：如： 项目类号项目类号 项目大类名称项目大类名称 KYXM 科研项目科研项目 GCXM 工程项目工程项目 2、定义具体项目。、定义具体项目。 指定义每一项目大类下有哪些具体项目指定义每一项目大类下有哪些具体项目.如某一工程项目的具体项目包括如某一工程项目的具体项目包括

19、:项目代码、项目名称、开始项目代码、项目名称、开始日期、完工日期、项目性质、项目负责人等。日期、完工日期、项目性质、项目负责人等。 3、录入项目期初数与计划数。、录入项目期初数与计划数。（二）项目账表输出（二）项目账表输出 1、项目总账。反映项目对应各个科目的各期发生额和余额。、项目总账。反映项目对应各个科目的各期发生额和余额。 2、某科目的项目明细账。某科目下项目的明细数据。、某科目的项目明细账。某科目下项目的明细数据。23 3、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目的明细数据。、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目的明细数据。 4、项目统计表。反映各个项目在各个对应科目下的期初余、项目统

20、计表。反映各个项目在各个对应科目下的期初余额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表。额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表。 5、项目执行计划报告。是各项目的实际执行情况与计划数、项目执行计划报告。是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表。的对比报表。 项目统计表项目统计表 项目名项目名合计合计材料费材料费人工费人工费改建办公楼改建办公楼1号楼号楼500001000040000AA攻关项目攻关项目18700001300000570000 合计合计68000005000000180000024四、部门核算与管理四、部门核算与管理（一）部门核算（一）部门核算 1、输出部门核算账：部门总账和部门明细账、输

21、出部门核算账：部门总账和部门明细账 2、核对部门账。、核对部门账。（二）部门管理（二）部门管理 1 1、部门收支分析表：系统自动提供反映各个部门或部分部、部门收支分析表：系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。 2 2、部门计划执行报告：系统自动提供反映各部门的实际执、部门计划执行报告：系统自动提供反映各部门的实际执行情况与计划数对比分析的报告。行情况与计划数对比分析的报告。 部门收支分析表部门收支分析表科目编码科目编码科目名称科目名称合计合计部门部门1部门部门2部门部门352101差旅费差旅费15

22、00050005000500050101销售收入销售收入18000060000600006000025五、自动转账五、自动转账 在日常会计业务中，存在一类凭证（多为转账凭证），每月反在日常会计业务中，存在一类凭证（多为转账凭证），每月反复有规律地重复出现，即凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金复有规律地重复出现，即凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。 另外，工资、固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传另外，工资、固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传递转账凭证。这些凭证都可用自动转账模块自动编制。递转账凭证。这些凭证都可用自动转账模块自动编制。（一）定义自动转账分录（一）定义自动转账分录如；如； 转账序号：转账序号：XX 摘要：摘要： 分摊技改办制造费用分摊技改办制造费用 科目代码科目代码 部门部门 方向方向 公式公式 40103