试论高校学生档案的精细化管理

1、试论高校学生档案的精细化管理摘耍高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是高等学校 文件材料的归档范围，其内容是高校学生从高考录取入校到毕业期间 所形成的各种文件材料。学生档案精细化管理需求有着深刻的动因， 我们可以从收、清、存、填、装、寄、查、退等八个环节对其实施精 细化管理。关键词高校学生档案精细化管理在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字） 档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日, 因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地 体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之 义。一、学生档案的内容一般来讲，高校学生档案

2、是指高校学生从高考录取入校到毕业期 间所形成的各种文件材料，其基本内容包括：（一）高考档案。（二）新生 入学体检表。（三）学生情况登记表。（四）学生实习鉴定表、学年鉴定 表；（五）学生学籍变更材料。（六）学生在校期间的各种奖惩材料。（七） 学生在校期间党团籍材料。（八）毕业生档案材料。学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审 查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策 提供强有力的佐证和辅助。二、高校学生档案的精细化管理流程学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：（一）收要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在 接收到相关的档案邮

3、件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由 这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人 档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干 部协助，工作难度应该不大。（二）清它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学 生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案 的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档 案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。 另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生 档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录 进行核销和公布。当然学生档案

4、管理部门清理完毕收集的学生档案后 应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与 缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。（三）存1入学新生档案的存放。一般來说应该按院系、分专业进行集中 存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及 吋归类。2. 休学和转专业学生档案的存放。一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并 作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出 来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归 类做好准备。3. 托管档案的存放。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实 单位的毕业生档案留校两年。待落实

5、工作单位后，将户籍和档案迁至 工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍耒落实工作的，学校将其 档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这 部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期 限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能 会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来 进行存放。4. 死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学 生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不 知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管 理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。（

6、四）填一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。 这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据 国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签 字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等代写；院 系、专业、班级的简称一定耍参照有关的格式模板而不能随意缩写； 加盖卬章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部 位等等。总z就是要保证学生档案填写信息的客观性。（五）装一般说來，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料 主耍包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关 部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材

7、料、派遣证副 本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工 作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个坏节，学生档案管理部门 应该及吋去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随吋更正不 规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理 部门顺利进入学生档案二次封装工序。在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑 缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存 根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案 转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通 知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆

8、 扎。（六）寄在与邮局机要机构交接学生档案的吋候，要根据学生档案邮寄清 单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学 生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮 寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。 凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生 档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。（七）查有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录 入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络 查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询 系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生 档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。（八）退在这方面主耍是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档 案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。 由学生提供和关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致, 由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以 便处理后续的查询事宜。“一切为了学生、为了一切学生、为了学生一切要真正做到这 一点，说难也难，说不难也不难，关键是我们的态度。学生档案管理 是学生工作的重要组成部分，他既是一个为学生服务的可操作平台也 是一个服务窗口；他既是学校管理水平的体现，也是学校教育质量高 低的形象标志