国际协会会议的现状及发展趋势

1、仅供个人参考国际协会会议的现状及发展趋势文I刘海莹（国家中心总经理）、国际的简单分类很遗憾，国内还没有对国际的准确定义，如主办单位是谁、境外代表占多大比例、会期多长才能可以被称作国际。中国目前有两个官方的机构，一个叫“全国会展业标准化技术委员会”（成立于2008年6月），还有一个是商务部的“中国国内会展业专家委员会”（成 立于2009年2月），但都还没有出台对国际的定义。国际上也没有统一的对国际会议的界定。一般来说，国际会议有三种，第一种是政府间会议，英文是 In ter- Governme ntal Orga ni zatio ns 'Meeti ngs,简写为 IGO Meeti

2、ngs，第二种是非政府组织会议，也就是我们常说的国际协会会议或社团会议，英文是Intern ati onal Non-Governmen tal Orga ni zati ons ' Meeti ngs, 简写为 NGO Meeti ngs，第三种是公司商务会议，比如我们熟知的财富论坛、微软技术大会等。For pers onal use only in study and research; not for commercial use国际上有两个影响力最大的会议业协会，一个是总部设在比利时首都布鲁塞尔的国际协会联盟（UIA）, 个是总部在荷兰首都阿姆斯特丹的国际大会及会议协会（ICC

3、A）。国际协会联盟成立于1907年，已经有100年的历史了，而联合国于 1945年才成立；ICCA成立 的时间稍晚，成立于 1963年，距今也有46年的历史了。有意思的是，无论是国际协会联盟还是国际大会及会议协会都不把联合国系统、世贸组织、世界粮农组织等国际组织的国际会议列入研究、统计范畴，也不统计公司商务会议，而 只是把主要精力放在研究国际协会会议上，其中原因可能是，国际协会会议，相对而言有规 律可循，如举办地、举办周期等，而很多政府会议都是一次性的会议，或不对外开放，或不 定期举办，外界很难获得会议的确切信息。二、国际协会联盟和国际大会及会议协会的统计报告各有侧重， 但对国际协会会议的判断

4、和 分析基本一致为什么这么说呢？国际协会的特色之一就是年度报告， 这也是反映该协会的影响力的最 佳指标， 因此国际协会在编写年度报告、 统计报告时一般都会坚持自己的标准而不愿意追随 他人、失去原则。让我们先来看一看国际协会联盟（UIA）的统计标准：1. 列入UIA国际组织年度报告名单的国际组织或国际协会举办的会议，但对参会人员没有严格控制，但至少需要50 个国际参会者。如总部在日内瓦、 纽约、罗马、布鲁塞尔等地国际组织对参会的政府代表有严格限定的会议，就不 列入UIA的统计范围。2. 或一个国家的协会主办，但同时满足以下四个条件：（ 1 ）会期 3 天以上（2） 国外参会者的最低比例：40%（

5、3）参会者至少来自 5 个国家（ 4）同期有一个展览或至少 300 名参会者国际大会及会议协会的统计标准有所不同，须同时满足四个条件：（1）主办单位只能是国际协会（ 2 ）至少 50 个参会者(3)必须定期召开(只开一次的会不列入统计数据)(4) 必须在三个或三个以上的国家轮流举办我们可以发现，这两个国际协会在统计标准上差别不小，最大的差异是ICCA要求的会议必须轮流举办，而UIA的会可以固定在某地召开。比如，我们熟悉的每年2月在瑞士达沃斯举办的世界经济论坛，属于UIA的第一种情况，但不列入ICCA的统计，因为冬季达沃斯论坛没有满足“在三个国家以上轮流举办”这个条件。统计标准不同，就会导致统计

6、结果的不同。我们来快速地为大家比较一下2008年UIA和ICCA发布的国家和城市排名。2008年UIA发布的2007年统计报告中包含了 10318个会议，而ICCA的2007年统计报告只 有6681个会议，相差如此之大，是因为 ICCA的统计标准更严格。我们来苛X |U1A利1(人的丄1加恥一国为-II 国家111142氓LT5£>0352344GQ5卄斗4吕-S4Z07 |腫大利A 14a西班牙3311圜地利36610釦：132711it利时307122&427514頫大利亚2721SW中f-JXJi; 洱恣及怎:门Z55172001BHw换20132国寂会趣放m：1

7、4872烤西4加3西JW牙30342915法国*1Z552507日425S巴西2a<jQ2041OMl A他11荷兰19512甲国(平常競甩.程门19513利1»4IX 土175151531013/17tt利啊1241S-W- Adil-3r122W新mi報1Z02D轉国12DICCA2Q07#国歸怖名从这两张表的对比，我们可以发现两个统计结果大同小异，最大的不同是新加坡的名次，在UIA的国家排名里新加坡位列第四，而ICCA的统计中，新加坡只居国家排名的第19,相差甚远。而中国的名次在两个协会的排名中差别也不小，中国在UIA的排名排在韩国之后，居第16名；而在ICCA的排名中，

8、如果算上香港、澳门，中国则可前进到第5名。应该说，改革开放30年，中国的国际会议取得了令人瞩目的成就，但我个人以为，1990年亚运会后中国的国际会议业才开始真正起步，经过18年的发展，在国际会议业的地位日渐上升，确实令人振奋。我们再来看看城市排名减市会谀藏M：14&52J1 53Z9B4布裁尔22D5旧内亢17Q6円段罗綁,161712B6尔京1269TT尔1211 Uizd111213-W3刖15加W窈尼90-17北京卩斷肝帀mm)37BA20T&.诚市会议觀知1*fl也岫1M2ISA31ZQ4巴華1155巴XI实那1066(X)戸晰奉900北丘37932id7711用韋峪+

9、HTG12T272酋尔7014斯待咼缶J97070| 1760IB台北37019缶円尔B6ICCA 2007年嫩市搏屯最大的差别是北京、东京和首尔。北京在ICCA的城市排名中位列10强之一，位列第8名，而在UIA的排名里只能居第17；首尔在UIA的统计中也是10强之一，但到了 ICCA的统计里只排第14， 但名次变化不大，变化最大的是东京。东京在UIA的排名中是第8名，但ICCA的城市排名中连20强都不是。我想这里可能有这么一个因素，即中国的协会自己主办的很多国际会议不符合UIA的统计标准，比如，境外参会人数可能不足 40%而在首尔、东京，他们自己国家的协会举办的会议，境外客 人的比例要多很多

10、。三、国际协会会议的大致发展趋势这里，我想借助国际大会及会议协会（ICCA）的2008统计报告，向各位简单地介绍一下国际协 会会议的一些发展方向。首先需要说明的是，国际大会及会议协会的2008统计报告仅仅收录了 6681个国际会议，无法反 映全球国际会议的全貌，但我们可以借此发现其中一些规律。（1）国际协会约75%的总部在欧洲和北美，总部在欧洲的全球性国际协会一般在全球各地轮流开会， 但总部在北美的协会更愿意在美国或加拿大召开会议地屋頁分比：战洲DO%亚io%拉T諾洲井沖协会总部一般不会轻易搬家，我们也知道在欧洲和北美的这些协会的大部分会员也都在欧洲和北 美，因此事实上这些协会是不太愿意长途跋

11、涉到一个遥远的目的地来开会的，还是会选择靠近会员的地方作为会议举办地，这给中国吸引国际会议带来地理上的不利。而实际上，美国因为科技发达、幅 员辽阔、专业人员人多势众，往往协会自成一体，与总部设在欧洲的国际协会分庭抗礼。（2）会议规模以500人以下的居多，一般不超过1000人芒=会仪人敵 _so-1-gA1斗号人20%fl 000*1 35 A2.000-2 9LJ9 A3163 OOO-斗，日兮勺人2"5.00G-10.000A1 "KilO.Uk)H_L500人以下的会议占到了 69%这说明大部分国际协会的会议规模都不大，2000人以上的会议只占了 6%而真正5000人以

12、上的特大型会议少之又少。这里似乎也暗合了一种管理理念，即“小就是 美”。（3）会期越来越短，2007年平均会期不足4天10年前，一个国际协会的平均会期（含注册报到日）是 4.5天，而2007年这一数字下降到了 4天以 下，这显示平均会期在缓慢缩短，可以预见的是，因为当前金融危机的原因，会期还会变短。1Q97-2D07年平均会朗年阶平均天敢A 40320004.3720014.19ZOOZ2003创32U044.074/>14 002D073-04这对于我们协会在设计会议日程时有一个指导性的帮助，即尽量把包括注册报到日计算在内的会期控制在4天之内。不得用于商业用途(4) 国际协会会议偏好的

13、月份2004- 200?年用粉偏好口 2CO4fA2C05口 2CO6Q2CO7.O-G.O.-GU54-2 dEli i.Dlh I.,L.1:1:1234W 1112月份一般我们都会认为最受会议欢迎的月份应该是10月、9月和5月，但ICCA的统计表明我们习惯性的想法与实际不符。这张图表列岀了 2004年-2007年4年间国际会议在每个月的比例，显然，最 受欢迎的月份是9月份，其次是6月一这的确有点岀人意料，接着才是10月和5月，7月紧随其后。 看来不少国际会议更倾向于在 8月欧美假期前举办。(5) 国际协会会议对会议场所的偏好2003-2007年会仪场所保好2001300620082007

14、会iX仲心W上41 630.938 5*0.140.9大学14.«忆314,512eo1J1UD2003年至2007年这5年来，绝大部分会议在会议中心和举办，会议中心和加起来的比例一直维持在75佐右，但从2005年开始，的比例略高于会议中心，这与会议规模变小有关。这里的“其他场所”是指城堡、游轮等。值得注意的是，大学承接国际协会会议的比例占到了15%左右，而且这个数值连续五年保持不变，这说明每年在大学召开的国际协会会议数量非常稳定。四、我国申办、承办国际协会会议需要注意的几个方面虽然国际大会及会议协会（ICCA的统计报告因为苛刻的统计标准而有其一定的局限性，但至少 反映了国际协会会议

15、普遍的发展方向，如会期越来越短、会议规模 500 人以下的居多、除了 9、10、 5 月三个黄金月份外喜好在 6、7 月举办等，对我们有很大的启发。（1）金融危机已经严重影响到了会议业，我们只有巧妙地降低会议的综合费用，才能吸引国际 会议并招徕更多的境外代表。上面简单介绍了国际协会会议的一些发展趋势， 我们在申办或承办国际会议时需要照顾到这些特 定需求。显然， 75%的国际协会总部在欧洲和北美这一事实对于我们来讲非常不利。金融危机下，这 些协会还会按惯例召开各种会议， 但很可能把原本在亚洲举办的会议改到欧洲或北美了， 因为这些协 会的大部分会员都在欧洲和北美，要让更多的会员参会，只有选择让会员

16、出行方便的会议目的地。降低会议费用，不是简单地降低会议注册费。一般来说，国际协会会议的注册费平均值是500 美元，考虑到美元贬值， 500 美元的注册费相对地就不算贵了。那么，如何才能巧妙地降低会议的综合 费用呢？这个费用既是指主办方的费用， 也指对参会代表的费用， 只有同时把参会代表的费用降下来， 才能招徕更多的参会者。这里，我提两个小建议。a. 选择非旺季但又受欢迎的月份5、9、10 月这三个月是旺季，房价和航空公司的机票都比较贵，可以选择6 月、7月这样的非旺季但又受欢迎的月份。b. 合理地缩短会议日期会议日期长，各种费用就相应地增大，因此最好把会议长度控制在 3.5 天以内，当然，缩短

17、会议 长度不是以牺牲会议内容和会议质量为代价的。比如，午餐安排嘉宾演讲，既可安排部分会议议题， 又可利用这个机会招募赞助。（ 2）向单打独斗说不恕我直言， 我们的一些协会愿意所有的会务都自己来做。 而国际协会一般都找专业的会务公司来 替他们安排会议的各种事项。我们呢，手提袋、胸卡自己做，会刊自己印，自己订，其实，主要是担 心供应商会要挟自己，而使自己丧失主动权。但实际上，好的专业会务公司能为主办方省钱，比如， 他们跟酒店谈价格，即使加上他们的佣金，也可能比协会秘书处自己拿的酒店价格要便宜。协会作为会议的主体，跟上下游供应商精诚合作，把具体的会务分包出去，自己专心致志地把会 议的关键把控好，尤其

18、是会议议题的设计、演讲嘉宾的邀请、论文摘要质量及企业赞助，这些才是会 议最重要的内涵。国际上，专业大会服务公司，英文名叫PCO这些PCO的作用越来越大，因为好多中小协会的年会完全由这些PCO掌控一PCC在会议举办地上有很大的发言权。另外，有一个趋势，就是25-30%的国际协会取消了正式递交投标文件、答辩竞标这类申办程序，而改为直接由协会的秘书处、理事会甚至 由提供常年服务的PCC来决定下一个会议目的地。 举个例子，如果一个协会仍然需要递交正式的投标 文件，也就是我们常说的 RFP如果由专业会务公司帮忙一起来做文件，这个RFP投标文件就会很漂亮，因为他们更专业，他们更了解协会理事会的要求和喜好，而我们本土的会务公司在RFP（投标文件）的集成能力、 会务的整合能力方面尤其是文件的编纂、 现场控制、英语技能方面， 与境外的 MCI、 Kenes、Congrex等PCC有不小的差距。（ 3）绿色更有竞争力绿色、节能环保、减少碳排放这类话题，不再只是谈谈而已，国际协会十分注重这一点，因此如 何把会议做得更绿、更环保，是我们必须要立即想方设法解决的问题。对于绿色会议，有些人执有一 种错误的观点， 认为这会使会议成本攀升。 而事实上，主办方如果能把绿色概念首先贯穿于投标申办， 就获得了比其他申办国家更强的竞争力，因为这符合国际协会的理念。而且，在会议的具体实施中， 也能节约一部分成本