浅谈会计档案的管理

1、浅谈会计档案的管理摘要：会计档案是在财务活动屮形成的，是一种重要的专业档案。 如何管理，使其达到规范化和标准化的程度，是目前急需解决的问题。关键词：会计档案；特点；管理会计档案是在财务活动中形成的，是一种重要的专业档案。如何管理, 使其达到规范化和标准化的程度，是目前急需解决的问题。1会计档案的特点1.1专业性：会计档案是山会计部门形成的，反映的是资金往来情况, 具有很强的专业性。1.2数字反映性：会计档案的记录形式，是通过表格加数字来反映资 金活动状况的，而不是文字叙述的形式，这是会计档案最突出的特点。1.3准确的时间性：每一笔账、每一张凭证都要有准确的年、月、日 记载，具有明显的时间凭证作

2、用。1.4账薄与凭证相关性：虽然会计档案中账薄与凭证分别立卷，但是 两种形式的记录数字是相互关联的，起着彼此制约的作用，因此，必须保 持账簿与凭证的统一。1.5页码固定性：会计档案一但形成，无论是账簿还是凭证，编好页 码后，既不能窜动，更不准随意去掉或撤换，一定要保持原貌，否则就会 混乱，账簿与凭证就不能相吻合。2会计档案的构成及莫整理要求会计凭证：它分为原始凭证和记账凭证两种。会计凭证是记录经济业 务、明确经济责任的书面证明，也是登记会计账薄的依据。在整理会计凭 证时，对一些破损的原始凭证要修复裱糊，原始凭证的折叠要小于或等于 记账凭证的规格；在立卷中，要清理记账凭证上所有的附属物，如人头针

3、、 曲别针等。立卷后应在卷皮上详细填写h期、类别、页数、顺序号及保管 期限等。凭证的排列一般采用按年度流水编号的方法排列。対于会计账簿也应在英封面注明名称、年代及顺序编号。每到年终， 应把年报、季报和月报三种报表分别按时间顺序排列整理立卷。3会计档案的规范管理首先，要提高对会计案工作的认识。无论是领导，还是档案专职人员, 都要学习好档案法和会计档案管理办法，只有在提高认识的基础 上，才能做好这项工作。档案人员要加强专业学习，掌握会计档案管理方 面的知识，不断提高管理水平。其次，建立健全会计档案管理制度，实行科学管理。会计档案的收集、 整理、立卷、归档、鉴定、保管、利用及销毁等一系列环节和程序，

4、都要 严格执行会计档案管理办法中的规定和要求。第三，会计档案要按凭证、账簿和报表三种类型分别排列，系统编号, 并按规左分别划分不同保管期限。各种保管期限的档案分别编制目录。会 计档案一般可以在会计部门保管二年，然后如期向档案室移交。档案室应 按不同保管期限分别排列上架，做到方便保管和利用。第四，配备专业人员，提高综合索质。会计系统是由人來操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质, 未经有效的业务训练和不具备良好职业道徳的员工木身，对系统的安全是 一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力 度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人

5、才，推动企业电 算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极 支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本 单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。同时，要加强并制定实事求 是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、 系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系 统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维 护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培 训，就可以收到良好的效果。4适应信息技术的发展，进一步加强会计电子档案管理随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计

6、档案的载体也 发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体 共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同, 所以会计档案的管理也面临新的挑战。在传统会计档案管理的基础上，建 立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、 归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执 行，实现会计电子档案管理制度化和规范化。4.1建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。各岗位z间职 责分明，相互间有一定的制约、监督作用，采取不相容职责相分离的措施。4.2采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随 意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。4.3会计电子档案备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重 要措施。管理人员应对会计电了档案进行双备份或多备份，并分地点保管。4.4定期对归档电子文件进行检测（包括外观检测和逻辑检测），是 保障其数据安全的重要措施，以便发现问题及时补救，做好数据维护工作。4.5归集整理会计电子档案要注意同时收集技术文档，保证用户对会 计电子档案系统进行操作利用