浅谈企业档案信息化管理现状

1、浅谈企业档案信息化管理现状山东省威海艺林装饰有限公司 山东文登264400摘 要：企业档案信息化管理在企业的发展和管理中有着不可替代的作用，它是 企业核心工作的基础。信息技术的落后、系统的不完善、管理人员专业技能的欠 缺都阻碍了企业档案信息化管理的发展进程；克服种种困难，引起管理人员的重 视，让档案管理信息化为企业的工作起到辅助和推动作用，应是企业努力的方向。 关键词：企业档案管理信息化档案是将企业和个人从事实践活动和牛产活动时产牛的文字、图表、 声像等记录下来的有保存价值的历史记录。企业档案信息包含了企业的方方面面, 有企业技术的详细使用记录、人事的调动、财务的工资报表和重大支出收入的记 录

2、。档案是企业宝贵的文化财富和重要的信息资源，档案信息的管理工作关系着 企业不同领域的基础工作，为企业中心工作提供了信息资源，便于各项工作的开 展。实际上，档案不仅是企业历史真相的再现，还具有一定的法律效力， 以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据并凸显着巨大的作用。档 案管理工作还塑造了企业的形象，企业的文化是企业的内在形象，而档案管理对 于企业的文化建设有重要的推动作用，所以，做好档案的管理工作也就是建设企 业的文化。最重要的是，企业档案维护了企业的权益。而随着信息化社会的建立，信息化的企业档案管理己经逐渐在市场经 济中普及，不同领域的企业档案管理模式正在悄然发牛着改革，档案管理信

3、息化 便是这场改革的趋势。以往被动、手工式的档案提供利用方式现在逐步被主动、 现代化的档案服务方式所代替。信息化时代的档案工作，应以快速方便地查阅特 点满足人们对档案信息的使用。企业的档案部门可在企业内部设局域网，通过局 域网向企业各部门和科技人员提供必要、及时、可靠的档案信息，满足企业内部 各部门和人员工作自动化过程对信息的需求，最大限度地实现档案信息共享。经 过系统内部对档案信息的准确处理和加工，档案人员根据企业员工权限在网上提 供实时查阅服务，工作效率得到了很大的提高，做到了准确快捷，使档案信息充 分发挥了其在企业经济建设中的作用，促进了企业的生产经营活动。而且通过用 户与档案信息的频繁

4、使用，企业的档案意识会不断增强，会充分认可档案人员的 劳动，而档案的信息化发展会得到企业的不断支持。基于网络技术的发展，企业档案管理的信息资源也在不断更新和扩充。 已经有越来越多的企业认识到档案信息化管理对于企业管理和发展的重要性，利 用档案为企业创造出经济效益的案例日益普遍。随着信息化资源的建设初具规模, 企业的档案管理信息化程度也逐渐提高，而这也导致了企业信息资源呈现出多样 化的特征。但是现有企业档案管理所凸显的问题却不容小觑，下面我将从企业内 部的管理人员、企业档案的信息化建设、档案管理专业人才三方面寻找这些问题 的根源。一、部分企业管理人员忽视了档案管理的重要性1 企业档案收集不完整。

5、企业管理者在企业档案管理信息化的过程中 起到了重要的决策和推动作用，而部分企业管理者却对企业档案管理的基础工作 不以为意，特别是不重视档案信息的收集与整理，导致了企业档案系统的部分空 白现象，不能充分发挥档案信息的作用。2重视档案信息的使用，忽视了档案安全。在企业档案管理信息化过 程中，忽视安全问题体现在两个方面：（1）忽视了档案实体安全。企业管理者在 档案管理信息化过程中，往往容易忽视档案的根本作用一一凭证作用。这种情况 下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。（2）忽视了档案信息在使用过 程中存在着安全问题。档案信息安全包括档案信息存储实体的安全和档案信息流 转中的安全，这要求管理者重

6、视档案管理系统和设备的稳定性、安全性，确保万 无一失。3重视现代信息技术的应用，忽视了档案管理工作。企业管理者认识 到现代信息技术的重要性，从而造成了现代信息技术决定一切的理念误区。其实， 在档案管理信息化过程中，起决定作用的还是档案管理工作，只有做好企业档案 管理工作，才能真正做好企业档案管理信息化工作。在企业档案管理信息化过程 中，现代化信息技术不过是优化档案管理工作的工具和手段，档案实体和档案信 息资源的管理才是根本。二、企业档案管理信息化建设不完善1 缺乏完备的企业档案管理应用系统。档案是一个庞大的信息库，各 种各样的信息零散地分散，并不能发挥这些信息的作用，而市场经济的特征决定 了企

7、业在进行管理的过程中势必会较多地运用企业的各方面信息。虽然目前有一 定的档案管理应用系统，但是并没有形成完善的规模和体系。而档案网自建设投 入使用至今，依然没有形成可以全国统一管理的门户网站，也缺少大规模的国家 档案数据库，因此，一体化的档案管理依然是遥不可及。2信息化建设的运用水平不强。尽管当前企业的档案部门都统一开发 了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个企业都有自己基础 的终端和外设产品，但是，大部分档案部门的计算机仍然停留在文字处理、数据 收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强, 对互联网的参与度远远不够。3信息资源的开发度不足，共享程度不

8、高。目前，大部分的企业档案 管理方式主要是基本的接受档案、编目立卷、查阅调卷等，般意义的档案管理 就等于资料库，管理方式比较封闭。而档案的管理介质也是传统形式的纸质档案, 虽然有光盘技术的使用，但是比较有限，数据库的建设和信息运输技术也没有充 分运用到档案的日常管理中。三、专业的档案管理信息化人才匮乏1 档案管理人员专业知识与技能欠缺。在企业档案管理信息化过程中, 档案管理人员是管理信息化好坏、优劣、成败的关键因素之一。企业档案管理信 息化对档案管理人员来说是一个全新的领域，需要学习计算机技术、通信技术、 网络技术等现代信息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和标准，需要和计 算机系统管理人员

9、沟通，并参与到管理系统的开发应用中。2企业的档案管理人员机制不完善。从事档案信息化管理的人员整体 专业素养不高，而技术性的人才更是少见。企业在这方面的人才引进机制和激励 机制不够完善，如何培养专业的管理人才、提高在职人员的技能是当前企业最应 考虑的问题。因为只有业务素质高的档案管理队伍才能保证企业档案管理信息的 顺利推进。四、从多方面着手解决档案管理信息化问题1 重视档案管理基础工作。建立起档案管理信息化的根本在于加强档 案管理基础工作的意识，把加强档案管理基础工作放在首位，确保档案管理基础 工作的顺利进行，并以此来推进档案管理信息化进程。现代企业管理要求把企业 档案管理提升到同企业人财物同等

10、重要的地位。2考虑档案管理信息化投入的性价比。在推进企业档案信息化的过程 中，要根据企业实际情况，重视起性价比，充分考虑到投入成本，确保档案管理 工作和信息化手段紧密结合，发挥其最大效益。3做好企业信息化整体规划。企业管理者要提前制定企业信息化整体 规划和相关规定，保证各种管理系统的良好沟通和联系，提高工作效率。4重视对档案管理人员的技能培训。企业管理者在推进企业档案管理 信息化进程中，要充分考虑到对档案管理人员的需求，不仅要引进专业的档案管 理人才，更要不断对档案管理人员的专业知识以及技能进行提升培训。现代企业要适应市场，在市场上占有一席之地，就必须注重塑造企业 自身形象、宣传企业产品。而对企业档案进行信息化管理则是塑造企业自身形象 的基础，要运用已有的先进的信息技术对企业档案进行收集、整理、分类并建立 起完备的信息库，让企业在进行项目建设