[精品]浅谈高校仪器设备档案现代化管理

1、浅谈高校仪器设备档案现代化管理万睿，祁风义(江西小医学院资产管理处，江西南昌330006)摘要：在信息化程度越來越高的当代社会，高校师生员工对仪器设备的管理提 出了更高的要求。高校仪器设备档案的信息化是顺应当前新形势下的发展趋势而提 出来的，它的内涵是充分使用现代化的计算机管理工具和网络信息技术，借助传统 的档案管理模式，为学校规划决策及时提供准确的基础数据，更好地为教学科研服 务。关键词：仪器设备；档案；现代化管理brief discussion on modern management of apparatus, equipment and file incolleges and univ

2、ersitieswan rui, qi feng-yi(capital asserts management department of jiangxi university of tcm,nanchang, jiangxi 330006)abs treic t: in t his increasingly inf or ma ti onal and modern socie ty, teaching staff and students of universities demand a better management of inslrumenl and equipment. the in

3、formational managemenl of archives of instrument and equipment is put forward in accordance with the devc1opment of the information society. by making the most of computers and networks, and by virtue of traditional managerial patterns of archives, the core of this informatiorml management is to pro

4、vide the university decision makers with the timely basic date so that it could better serve teaching and scientific researches of the universities.key words: inslrumenl and equipment, archives, modern management一、仪器设备现代化管理的现实性仪器设备是高等学校从事教学、科研及新产品开发的重要的基本手段，是学校 的综合实力的体现；仪器设备档案的管理是高等教育中心实验室建设的重要部分， 其

5、管理质量的高低，对学校教学、科研有着很人的影响，随着高等教育事业的不断 发展，高校的仪器设备数量不断增加，其所需要管理的设备管理资料也越來越多， 传统的管理方法已不能满足现代管理工作的需耍。随着科技的进步，因特网、校园 网的产牛，仪器设备档案资源在计算机上的应用越来越广泛，繁杂的档案资料可以 在计算机上进行快捷、高效的操作，并且各单位或部门都可以在网上进行资料的查 询，减少了管理工作人员的工作量，使他们可以进行其他科研活动，捉高了工作效 率和管理水平。科技的发展使仪器设备的现代化管理有了现实的基础。二、仪器设备现代化管理的实现方法实现仪器设备现代化管理的步骤总体上來分为两大步，一是建立基木的设

6、备档 案文库，这和以前的设备档案的管理没有什么大的差别，但是，档案的资料储存形 式必须是方便计算机操作的；二是通过计算机和土联网实现科学管理和信息共亨。1. 仪器设备档案的建档工作是现代化管理的第一步为了使贵重仪器设备档案能 被迅速、准确和完整地利用，只冇切实做好这一基础工作，以后的管理工作才能收到事半功倍的效果。仪器设备档案资料收复得越多，信息资源越丰富，就能提供更 多、更好的服务。设备管理工作需要多年其至几十年的工作积累，期间工作人员多 有变化，然而管理是连续的，技术资料也必须是连续的。抓好仪器档案管理重在收 集建档，耍认真落实每一台仪器的静态和动态记录。各相关管理人员，都必须认真 做好记

7、录。工作记录既是履行职责的标志，也是后续工作的依据。各项记录必须严 格、真实、准确、全面，同时要及时填写上报、分析整理及归档保存等。资产管理 部门的档案管理人员应与设备使用单位管理人员建立经常性的联系，及时了解记录 统计t作中遇到的问题和取得的经验，并且定期将信息收集归档，不断完善设备档 案管理工作，从而实现设备档案管理的规范化，并为设备档案信息网络化提供可靠 的基础数据。建立的设备档案多以电子文件的形式储存。计算机管理会带來大量电 子文件的出现，由于设备档案的归档管理具有很强的技术性及白身的特殊性，更具 有一般档案管理的共性，因此，在电子文件的形成、收集、整理、保管之前就应做 好规范管理。设

8、备电了文件的归档应由设备档案管理部门集中统一管理。2. 高等院校的仪器设备数量大，需要处理的资料多，涉及的数据量较大，因此 我们在对仪器设备原始资料管理的基础上，采用了现代的计算机辅助管理。首先我 们把学校所有的仪器设备的厂名、型号、规格、价格等原始资料输入计算机“高校 仪器设备管理系统”（简称“sbgl”系统），在这个系统里我们可以很方便地进行 资料的输入、修改、查询、统计等日常的管理工作。在此基础上我们考虑将每年 春秋两季全国高校仪器设备订货会上收集到的最新资料，运用扫描仪或数码相机把 一些仪器设备的外形等图文资料输入计算机辅助系统进行处理。这样我们除了可以 进行日常档案资料的管理，还可以

9、很方便地进行一些图片资料的查询修改等工作， 并且可以很方便地打印出来，逐步完善对档案资料的管理。随着校园网的建成，学 校各部门、各单位都可以很方便地在网上进行仪器设备的查询工作，并就某一仪养 设备的设计也可以参考一些图文资料来口行设计，以满足口己的实验1=1的。对于大 型楮密仪器可以进行网上的宣传活动，对外有偿开放使用，提高大型精密仪器的社 会效益和经济效益。3、实现仪器设备档案的网络化信息共亨当前计算机技术和网络技术在各行各业 中的应用已经取得了非常显著的成绩，人们c经获得了非常丰富的应用经验，科技 的发展使仪器设备的现代化管理有了现实的基础。面对设备管理工作屮大量的数据 和资料，引入网络共

10、享管理已是刻不容缓、势在必行。必须根据所归档的资料建立 信息网络，建立统一规范的大型仪器设备档案信息数据库，为设备资源利用和开发 服务，帮助师牛解决利用校园网上网查询齐种贵重仪器设备档案等实际问题。每个 高校都可以根据自身的管理模式和实际的运作情况开发-套基于网络环境的设备管 理系统软件，该软件要求既能在单机上运行，又可以在网络上运行。在面向设备管 理部门时该软件是作为单机使用，耍求能对设备的申报、采购、验收、入库、发放 使用、档案建立和报废处理整个过程进行统一的管理，把学校所有的仪器设备的厂 名、型号、规格、价格等原始资料输入计算机，可以很方便地进行资料的输入、修 改、杳询、统计等li常的管

11、理工作，能够及时准确地提供所有设备的统计数据和各 单位设备及经费使用情况。随着校园网的建成，学校齐部门、各单位都可以很方便 地在网上共亨数据，因此该软件还应当可以作为网络软件在网络上运行，供全校所 有的设备使用单位使用。每个入网的有权用户都可以对网上数据进行查询、统计或打印，了解各类设备的基本情况、简介及使用说明，了解本单位年度设备经费的使 用情况，实现数据的共亨。繁杂的档案资料可以在让算机上进行快捷、高效的操作, 减少了管理工作人员的工作量，使他们可以进行其他科研活动，既节约了时间，又 提高了管理效率。将全校的教学、科研仪器设备全面实现网络化管理，使得任何一 个人想了解木校的实验设备情况只需

12、在任一网点上就可一目了然。从而知道全校设 备总量、总资产、设备数量、类型、金额、使用单位、使用情况登记等信息。开发 基于网络环境下的设备管理系统软件，既可以在单机上运行，乂可以在网络上运行, 满足单机使用和网络共享两个方面要求的设备管理软件能发挥信息系统的最大潜 能，完全可以帮助设备管理工作人员实现设备的管理自动化，有效提高工作效率。 每个师生员工都可以通过网络了解各类设备的基本情况、简介及使用说明，实现数 据的共享。该系统是对设备的中报、采购、验收、入库、发放使用、档案建立和报 废处理整个过程的管理，能够及时准确地提供所有设备的统计数据和各单位设备及 经费使用情况。档案管理的最终耳的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效 益。因此，仪器设备档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为高 校各项工作，特别是为教学、科研服务。当前信息是高校管理的基础，高校应特别重视仪器设备档案信息的数字化和网 络化工作，以便为学校规划决策及时提供准确的基础数据，更好地为教学科研服务。 高校仪器设备管理部门所要完成的是首先建立健全的设备档案，它是实现