浅谈企业行政管理系统建设的重要性

1、浅谈企业行政管理系统建设的重要性摘 要：企业的行政管理系统，可以比作是企业的中枢神经系统，在企业中起着举足轻重的作用。企业行政管理系统不仅担负着企业的管理工作，而且推动保证着企业的行政事务、人力资源、技术、生产、资金、经营、发展和业务的顺利进行。加强和改进企业行政管理系统，对于增强企业竞争力具有重要意义。【关键词】 企业 行政管理 建设 重要性目录前 言 1一、企业行政管理的地位及作用2二、企业行政管理的特点4（一）权威性4（二）民主性5（三）实用性5（四）灵活性5（五）高效率5三、企业行政管理存在的问题6（一）“游击作风”普遍6（二） 缺乏可操作性现代化管理模式6（三）企业行政管理体系不健全

2、6（四）企业缺乏行之有效的行政管理体系6（五）企业行政管理工作脱离实际7四、企业行政管理建设重点7（一）结合企业实际进行行政管理系统建设7（二）建立健全企业行政管理制度8（三）加强内部信息交流做好沟通协调8（四）从全局出发，以企业的利益为指导方向8（五）关心员工规划职业生涯8（六）充分考虑内外部环境的影响9五、总结9参考文献9前 言企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的，是行政管理理论在企业中的具体运用。企业的行政管理区别于一般的政府行政管理，在其广度、深度、重要性及敏感性等方面也都不同于其他方面，具有相当的特殊性。其主要职责是维护生产操作的正常进行，规范企业人员的行为，促进企业的发展

3、。企业行政管理更注重内容和实质，尽量减少繁文缉节，而且相对比较直接地与企业的经济效益相联系，即更讲究实效。企业行政管理工作具有灵活性，往往企业根据实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。 因此，在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。企业行政管理系统,在一个企业的管理体系中既处于领导组织地位,又处于保障和服务的基础地位。企业行政管理系统推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业行政管理能够保证

4、企业平稳有序健康发展。企业行政管理存在于企业管理之中，与企业的发展息息相关，而企业在发展中必然会遇到一些困难。如政治环境因素能影响企业的发展，争取有利企业的政治环境就是行政管理的的任务之一。同时，解决员工思想问题，了解员工思想动态，正确引导员工思想为企业营造良好的内部环境也是行政管理的一个重要职责。企业行政管理能够增强企业的核心竞争力。除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现在企业的可持续发展能力上。企业的可持续发展能力需要行政管理的正确引导与配合，企业通过行政管理，才能努力打造学习型企业，使企业不断注入新鲜血液，接受先进的管理理念与经营管理技术，并转化到生产中，使企业充满活力，在激

5、烈的竞争中处于不败之地。总之有效的行政管理制度可以保障企业的竞争力，提高企业的总体效益，增强企业的核心竞争力。一、企业行政管理的地位及作用企业中的行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。概而言之，行政管理的实质就是服务。企业专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的

6、一个小系统。企业行政部门担负着种种行政事务工作，使领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，全力投入生产经营之中，企业行政部门主要职责是研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题等等。 企业行政部门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面发挥重要作用。从“管理”方面来说，企业行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺

7、少的“高参和臂膀”。从“协调”方面来说，企业行政部门担负着协调公司内部各部门间的关系、协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系重任。企业行政部门对企业内部各部门间关系的协调，是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中，企业行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调，以调整好企业的整体计划的实施。同时，还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解，使企业各部门之间能够团结和协调一致，维持企业的稳定和正常运行。企业行政管理的另一项协调任务，是协调本企业同其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。这种关系之所以是非业务的，是因为

8、企业的运行是在各部门明确分工的基础上才得以健康而稳定地进行的。其主要内容是在维护企业的基本权益的基础上，发展同社会各有关单位的友好交往，缓解矛盾冲突，从而为企业争取一个好的生存环境。从“服务”方面来说，企业行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的”中心”。否则，就影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，企业行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。 企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭

9、节约，反对大手大脚；必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以公司利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，企业行政管理最终要落实到确立服务观念，克服老爷作风和衙门习气，切实搞好服务上来。 总之，企业行政管理在企业管理中具有重要的地位和作用，但是，许多企业在行政管理中还存在这样和那样的问题，因此，分析企业在行政管理中存在的问题，这对于探讨提高企业行政管理效率的对策是很有意义的。二、企业行政管理的特点企业的行政管理机构是以执行行为准则，更新方针机构的组织，对企业的发展有决定性的作用，因此一切的制度原则也是从企业的效益出发，这是根本，同时具备以下特点：（一）权威性公司的

10、行政管理系统担负着公司相关制度的制定、修订和执行推动工作,负责公司人事管理工作、负责重要信息的管理和发布等工作,相对企业其他管理系统而言,其职能形式具有一定的权威性。（二）民主性企业的行政管理不是一个独立的机构，时时与本企业的基层组织相联系，关注企业和社会发展动态，可以和基层组织一起调配资源，使人力、物力和财力得到更合理的分配，而这些分配的准则绝大多数来自基层组织。这样一来可以保证与共的积极性，保障了主动性和创新性，加快企业的发展。（三）实用性企业的行政制度都会以实际需求为准则，一般经过协商做出的制度都会对公司的发展有直接的促进作用。（四）灵活性企业行政管理系统往往要根据公司实际发展需要经常进

11、行变革、增删、剪裁、变通,因而带有很强的灵活性,比较能符合时代的发展和企业的实际。（五）高效率由于企业行政管理通常是用命令、指示、通知等形式来调整企业行政事务管理,故其手段和方式直接具体,而且具有较强的针对性,同时又配以对违抗管理的惩罚措施,因而能迅速发挥作用。因此,在企业大量日常性行政事务处理及人事事务处理中,或企业遇到突发事件以及企业环境不稳定时,行政管理就能发挥重大作用。要保障企业的正常运营，行政管理必须具备较高的效益，在日益激烈的竞争驱动下，企业的行政必须高效率运转，机构和程序都必须尽量精简，分工明确，几乎没有权利交叉区域，既方便公司政策制度的实施，又能保证在最低的开支下进行最高效率的

12、运转。三、企业行政管理存在的问题（一）“游击作风”普遍。在企业行政管理的操作实践当中，普遍存在着完全凭借主观意愿进行管理的“游击作风”。企业中规章制度尚不完善，明确的分工、逐级授权的工作程序等都存在着无章可循或有章不循的现象。管理中完全凭借负责人或老板的意愿，缺乏科学的决策、研究及落实程序，这种运气主导下的管理形式，使得部门、机构、各级责任人形同虚设，严重影响着员工的势气和行政管理效率，导致了人、财、物资源的巨大浪费。（二） 缺乏可操作性现代化管理模式。一些企业管理尽管具有现代化管理模块，却无法做到真正的现代化管理。这些企业在日常的行政管理中只是粗犷地进行一些日常事务的登记。这样不仅缺乏现代管

13、理的手段，更是没有现代管理的意识，而带来的后果往往是企业事务部透明，间接地导致员工积极性受损。（三）企业行政管理体系不健全。目前我国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上，例如办公室的管理、后勤提供管理、档案摆设管理等等，这样的一种管理体系与市场经济的发展并不匹配，从而也忽视了行政管理本身所能发挥的重大的作用。（四）企业缺乏行之有效的行政管理体系。当前，企业行政管理的重点仍放在文书档案管理、办公室管理、总务后勤管理等具体行政事务当中，这一形式带有明显的计划经济色彩。此外，企业为了同国家政府机关相匹配，亦会在其内部设置了相应的管理机关，而对这一机关的管理就成为行政管理中的主

14、要内容，企业行政管理活动受到局限，研究范围集中于事务性活动。也正是企业行政管理部门工作的开展始终围绕着一些具体性的失误，导致了企业行政管理体系的欠缺。（五）企业行政管理工作脱离实际。在企业，行政管理工作脱离实际的现象十分普遍，一些行政管理人员对企业业务不熟悉、不了解，在实施管理时，难以结合部门实际，所发布的规定难以推行，受到其他部门的排斥和反感。受到排斥之后，行政管理人员对各业务部门情况的了解就更加欠缺，进而形成一种恶性的循环。四、企业行政管理建设重点企业行政管理的根本目的是为企业服务并获取尽可能大的经济效益,因此企业行政管理系统建设非常必要,在企业行政建设过程中要注意以下几个问题:（一）结合

15、企业实际进行行政管理系统建设企业行政管理系统不是独立的,它本身并不是企业的目的所在。企业的行政管理必须符合企业生产经营实际,充分利用和合理调配企业的入力、物力、财力、技术等资源,才能调动广大员工的积极性、主动性和创造性,才能开源节流,提高企业经济效益,加快企业发展。（二）建立健全企业行政管理制度企业的管理层可以将ISO9000管理体系的方法和理念用在企业的行政管理工作上，不断建立健全企业的行政管理制度，重点控制和检查行政管理工作的特殊环节，进而使企业的行政管理工作走上规范化管理的轨道，这样做可以有效地减少人为因素对企业的影响，并且能够大幅度地提升企业行政管理水平。（三）加强内部信息交流做好沟通

16、协调行政管理是企业内部的管理,现代管理已逐渐重视组织内部的信息交流。每个企业,都是由人和物组成复杂的一个群体,上下级、同事之间,生产、经营活动等若只有在进行正常的信息交流和组织,企业才可能有团队精神的产生。因此,在行政管理系统改进过程中要充分听取各个部门的意见和建议,加强沟通协调。（四）从全局出发，以企业的利益为指导方向作为企业，一切以所有员工和公司的利益为指导方向，因此就必须时刻以公司利益作为行为准则。不能以部门和私人的利益为方向，需要以最低的运行成本，给企业创造最高的利益。（五）关心员工规划职业生涯目前在发达的企业，公司从上到下的员工在享受企业福利，都比较平等，因此不能一味地追求利益和公司的发展而不关心员工，而在较好的企业一般会关注员工的需求，防止人才流失和抱怨。通过岗位梯队的规划来规划员工的职业生涯，通过设立不同的岗位来促使员工保持高昂的工作激情，努力工作以获得更高的岗位。（六）充分考虑内外部环境的影响建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程,需要外部环境 (国家政策法规及相应的社会机制 )和内部条件 (企业自身努力、先进的管理技术和优秀的管理人才 )两方面的结合,因此,要充分考虑内外部环境的影响,要