会计信息化中如何编制会计分录

1、  会计信息化中如何编制会计分录   摘 要 在 会计 信息化中会计分录的编制与手工环境下会计分录的编制有些不同，特别是一些调整分录，在编制时一定妻根据财务软件的实际情况，结合具体实际 问题 来正确地编制分录，在会计信息化中只有会计分录编制的正确、合乎要求后才能真正充分发挥其应有的作用，更好地为信息使用者服务。关键词会计信息化；会计分录；编制会计分录是根据借贷记账法“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则编制的，实行信息化后，有部分会计分录的编制与手工存在差异，需进行相应的变换才能保证会计信息的正确性，否则输出的账簿和报表等会计信息有可能是错误的，如：信息化

2、中往来款项调整、费用冲减等事项，在编制这些分录时应特别注意。如“天大天财”财务软件对往来款项采用对冲号的方式来核算，资产类往来科目只要借方有发生额，系统就会自动按“年+月+凭证号+笔数”生成一个唯一的对冲号，资产类往来科目只有在贷方有发生额时才能核销，并且核销时要输入对冲号以确定具体核销那一笔业务。负债类往来科目与资产类往来相反，只要贷方有发生额就会自动生成一对冲号，只有在借方有发生额时才能核销，核销时也要输入唯一对应的对冲号。这样在往来款项做调整时就应特别注意。例如：张三出差借款660元，做会计分录时如果误记为：借：应收及暂付款600元贷：现金600元这时，做调整分录时就不能再补做一笔分录：

3、借：应收及暂付款60元贷：现金60元这样不是对原暂付款的调整，而是新生成了一笔新的暂付款，会造成核销时找不到对冲号，并且原始凭证上记录的对冲号与系统软件生成的对冲号不符。也不能全部冲销，然后再补做一笔正确的分录，因为这样也会造成对冲号不符的情况，正确的有两种调整 方法 ：贷：应收及暂付款-60贷：现金60或：贷：应收及暂付款 40贷：现金-600现金660这两笔分录好像有违“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，这里我们不能把“借”和“贷”简单理解成会计分录中的“借方”和“贷方”，“借”和“贷”反映的是 经济 业务的来龙去脉，“借方”和“贷方”只是复式记账的一种记账方法，只要符合复式记账的要求，

4、能准确反映出经济业务的实际 内容 ，至于只有“借方”或只有“贷方”并不于记账规则相矛盾，在会计信息化系统中，由于系统缺乏人的灵活性，只认数据不认内容，所以更没必要死强调“借方”和“贷方”，应该从业务内容的实际出发，灵活编制会计分录。如果对王某该笔业务误记为：借：应收及暂付款6600元贷：现金6600元这时有三种调整 方法 ，具体 会计 分录为：借：现金 5940元贷：应收及暂付款 5940元或：贷：应收及暂付款5940元贷：现金5940元或：贷：应收及暂付款5940元贷：现金 6600元现金 660元针对以上各调整分录，笔者比较认同第和第种分录编制方法，因为这两种分录编制方法既正确地调整了“应

5、收及暂付款”科目，又能正确地反映出现金科目的来龙去脉，贷方第一笔现金是冲销需调整分录中的现金，后一笔现金反映的是真实的付现数，这样从现金账上就可以一目了然，也便于出纳对账。关于费用冲减会计分录的编制，也应特别注意如：某事业单位支付水电费6000元，会计分录为：借：水电费 6000元贷：银行存款6000元后发现有400元水电费应由单位房屋承租人负担，并且已经收回了该部分款项现金400元，现有两种费用冲减分录编制方法；借：现金400元贷：水电费400元或；借：水电费-400元借：现金 400元和两笔分录从 理论 上讲都能冲减水电费支出，但在信息化会计中第笔分录更能反映出业务的 内容 ，也便于 分析 统计，因为信息化会计中“借方”和“贷方”的数据信息存储在不同的字段中，如果采用第笔分录的方式填制凭证，在统计水电费“借方”发生额时肯定会少算400元，导致产生错误的会计信息，第笔分录就能很好地避开这种情况。同样道理，在编制其他会计分录时，也要既遵循会计理论的要求，使会计分录能正确地反映出业务的实际内