校园行政办公信息平台的设计与实现

1、    校园行政办公信息平台的设计与实现     摘要：本文介绍了清华大学深圳研究生院行政办公信息平台的建设情况。该信息系统项目面向全体人员实现了行政事务处理的电子化，建立了个人信息门户，实现了信息发布和应用系统集成。本文就系统的功能设计、运行效果等方面进行了介绍。关键词：行政事务处理，信息门户，办公自动化，异地办学一、课题背景清华大学深圳研究生院（简称深研院）是清华大学唯一的异地办学机构，它不是一个单纯的校内院系，除了教学、科研的主业外还有一般院系不具备的机构运转、后勤服务、教学教务管理、科研活动管理等大量工作。独立运转的校区、与本部遥远的空

2、间距离、紧密联系的业务、频繁往来的人员，这样的特点使得其从诞生之初就对信息化有着很高的要求。经过三年的艰苦努力，深研院在信息化建设方面完成了相关基础设施的建设和若干关键业务系统的建设，如教务系统、财务系统、资产管理系统等，满足了基本的异地办学需求和信息服务需求。但同时还存在诸多不足：行政办公事务信息化程度低。独立运转的校区对行政事务、后勤事务有巨大的需求，但目前我院行政部门的办公基本处在字处理和表格处理的阶段，服务质量、管理水平和办公效率都有很大的提高空间。缺乏信息系统的支持，对于信息资源的共享与利用都很困难。信息和应用缺乏集成。信息发布的渠道比较分散，不利于信息的获取和整理，用户进入校园网的

3、不同应用系统，需要在不同位置登入访问，可能需要设置不同的密码，甚至是需要不同的身份标识。各应用系统无法直接访问相互之间的数据和功能，经常需要人为的处理，如数据导入导出等。综合以上考虑，深圳研究生院自主立项建设“行政办公信息平台”，希望建设一个集成行政办公事务、综合信息发布、个人门户功能的信息平台，藉此大幅提高组织内协同办公、信息共享的效率，提升面向教职员工的行政服务质。二、功能设计行政办公信息平台的主要设计日标充分体现行政办公、信息平台等关键字。建立行政办公平台：行政办公平台是管理信息化建设的重要基础和核心内容之一。优化再造现有行政流程，实现行政事务处理的信息化；实现综合信息发布，完成各类信息

4、按权限的发布和管理。从而提升管理水平与服务质量。建立个人信息门户：在统一用户管理（数据和权限）的基础上，实现个人办公门户，并集成信息发布、教务系统、财务系统等业务系统或功能。其中建立实施统一的用户管理与授权认证，是建立集成信息系统的前提与关键。制定机构信息标准：包括组织结构信息、各类人员信息等的标准，是各类信息系统都必须遵循的基础数据。对于每一项数据，不仅确定数据项的各类属性，同时明确定义数据管理者与使用者，以及数据的各项操作权限。平台的总体架构如图1所示，其中灰色部分为本项目内容，其余部分通过应用集成纳入到平台中，并通过信息门户提供服务。 平台的详细功能模型如图2所示。 

5、1.行政事务处理实现行政事务流程处理的自动化和协同化，进行有效的资源共享和信息交流，应用先进管理方法对现有人工流程实施再造，逐步实现办公无纸化，达到提高工作效率，减少重复劳动，为院领导和部门工作人员的办公、决策提供服务和支持的目的。2.个人办公平台提供了方便统一的个人事务处理功能。通过平台，可维护个人信息、浏览查询工作状况、安排个人日程、任务、会议并进行提醒，平台提供了详细列举院内教职员工具体通讯信息的公共通讯录，配合通讯联络功能，使个人可以便捷地通过e-mail、短信等形式与其他人交流下作信息。3.统一用户管理建立统一的用户档案库，使得校园中每一个真实的用户都在数字空间中有一个与其对应的身份

6、与标识，并且这个数字身份在各个应用系统中有相同的含义。围绕用户信息，系统有效地实现了权限管理、机构信息管理、用户统计查询、用户合同及异动信息管理等功能。4.综合信息发布整合深圳研究生院信息发布资源，建立了内外网统一的信息发布门户和后台管理系统，依托统一用户管理系统实现了信息栏目灵活配置和发布权限的授予。5.院机构信息标准教职工基本信息是办公系统、统一用户管理系统等各个校园应用系统都必需的基础数据。对于每一项数据，不仅要确定数据项拼音名、类型、长度等字段属性，而且要明确定义数据管理者与使用者，以及他们的操作权限。6.应用系统集成在信息标准及统一的用户数据管理和权限验证机制基础上，实现了应用集成接

7、口，把院内现有的应用系统集成到平台中，所有系统都采用统一的用户管理和身份认证，用户只需一次登录即可无缝漫游到其他应用如邮件系统、财务系统、教务系统，实现各业务系统的信息共享，解决了各系统之间的“信息孤岛”问题。7.系统管理平台提供系统管理功能，以有效维护各类基本参数、设置信息、功能菜单等系统信息，并可通过日志管理功能查看平台操作，保证了数据的一致性及可溯性。三、系统应用效果平台建设采用完全b/s结构，整个体系分为客户层、应用逻辑层和数据服务层。系统基于校园网运行，各类用户通过浏览器即可登录并办理各项行政业务。在数据集中存放、统一管理、信息充分共享的基础上，面向全院教职工和特殊授权的访问者服务，

8、在互联网上任何地域都可以通过权限控制进行登录，随时办公。系统的运行环境如图3所示。 项目组于2007年下半年完成该系统的开发，2008年初在深圳研究生院试运行。在此期间，项目组对全院的教职工进行了多轮次的培训工作，特别是针对院领导进行了一对一培训，这为办公系统在深研院的正式运行打下了坚实的用户基础，保证了系统顺利上线。该平台的上线在以下几个方面发挥了重要作用：1.优化行政办公流程，完善管理制度对办公系统中所涉及的各类办公流程进行了详尽调研和总结，对办公信息的流转审批各环节进行了深入和细致的分析，在此基础上，对原基于纸质材料和手工流转的流程进行优化和再造，设计和实现了近30项相关流程；

9、同时根据优化的结果，明确和规范了各类办公人员的岗位职责，实现了人力资源的优化组合，进行了11个岗位的调整；通过办公流程再造，促成了文宣拟稿、资产购置、车辆使用等8项管理制度的完善或制定。2.缩减办公流程周期，提高院行政工作整体效率通过本项目的实施，在整体上对各流程进行规范化的整合，减少了实际操作过程中的人为因素，有效提升了我院行政办公的整体工作效率。作为清华大学唯一的异地办学机构，院领导和教职员工经常出差回校本部，利用本平台，院领导和教职员工通过互联网和校园网，就可以对需要其审批的事宜进行及时处理，极大地缩减了办公事务的流转周期。3.有效避免工作差错和漏项，提升管理水平和服务质量虽然行政办公的

10、每项工作都有其相对固定和规范的办理过程，也有专门支持和推动工作流转的机制、部门和人员，但各项工作中又有一定的交叉性，而在交叉范围内由于人为因素太多，缺乏全局观和系统观，可能造成工作的延误和错漏。诸如用车、住房、加班和请假等办公事宜是按月度、季度或年度进行整理和统计，提交财务部门进行结算，在实施本项目前，上述事宜都是通过纸质表格进行申报、审批、手工统计，容易造成遗漏和差错。通过本项目的实施，实现了信息化流转和存档，财务部门可以根据具体要求，实现实时统计和核算，有效避免了工作差错和漏项，大大地提高了管理水平和服务质量。4.建立组织机构和教职工信息标准，促进信息资源共享信息标准在信息化建设中是至关重

11、要的，是信息交换、资源共享的基础性条件。通过本项目的实施，参考高校信息标准、校本部的门户系统、深研院人事数据和财务系统，整理和建立了深研院机构和教职工信息标准。该标准已成为深研院内各应用系统（如教务管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、科研管理系统、人事管理系统等）之间用户信息交换、统一身份认证、资源共享的基础规范。5.集成各类应用系统，建立教职工个人信息门户通过集成信息发布、教务管理、财务个人查询、电子邮件等应用系统，该平台已成为深研院教职工的个人信息门户。通过该平台，可访问授权范围内的教务信息；可查询到个人工资、项目等财务信息；可漫游到电子邮件；根据个人岗位角色和权限设置，可以将院、部门和学部的各类信息直接发布到院内外网相关栏目中。参考文献：1 常晓磊.行政办公信息平台立项报告.深圳研究生院内部资料.2 常晓磊等.部门办公流程调研报告.深圳研究生院内部资料.