高校食堂原材料招标采购的问题研究与对策

1、    高校食堂原材料招标采购的问题研究与对策    摘要：高校食堂原材料招标采购工作是高校的一项重要工作，所采购的原材料品种多，范围广，多涉及内部控制的高风险领域。长期以来由于招标采购业务内部控制制度不健全，招标采购工作尚存在一些问题，文章调研了河南省会30余所高校食堂大宗原材料的招标采购情况，指出存在的问题，提出了具体的应对措施。关键词：高校食堂，标采购，问题，对策本课题为2019年中国教育后勤协会立项一般调研项目（项目编号：ybkt2019039）。一、存在的问题（一）招标方式选择不合理高校饮食原材料具有品种多、用量大等特点，当前高校伙食原材料方式

2、主要有自主采购、招标、招商、竞争性谈判、询价、单一来源等，其中公开招标方式作为采购的主要形式，除下列情况外，对达到规定限额的采购，必须采用公开招标的方式进行采购。一是达不到公开招标规定的金额或者虽然达到了公开招标金额但招标费用相对于标的物较高，不符合成本效益的原则；二是一些特殊性采购，对于技术性要求较高，可以邀请3家以上的供应商竞标；三是发生了不可抗力的原因，例如地震、海啸、台风等原因采用公开招标的方式不能满足紧急需要的，可以从特定的供应商处进行紧急采购。在实际工作中由于人情网、乱吃回扣等现象的存在，加上缺乏一整套有效监督机制，相关部门不按规定的程序进行，为了规避公开招标，把达到集中采购限额标

3、准的物品拆标、化整为零，来达到分散采购的目的。甚至不考虑其它采购方式的适用条件，滥用单一来源、邀请招标等采购方式，导致几家供应商垄断高校的餐饮原材料供应市场，大大降低了高校作为购买者的议价能力。（二）未建立科学的供应商体系供应商的选择是整个采购环节中的重要环节，将直接影响到采购成本的高低，高校食堂原材料不属于政府集中采购的范畴，供应商大都由高校后勤采购部门自行选择，高校后勤相关部门对供应商的选择有很大的主动权，长期以来由于供应商与相关部门有千丝万缕的利益关系，甚至为了照顾关系户舍近求远加大采购成本。引入供应商时只注重眼前利益，把价格、送货及时性作为首要因素，对供应商的行业规模、资信状况及后续发

4、展关注很少，对引入的供应商没有进行尽职调查，信用状况了解不多，缺乏科学的评估，未建立供应商信用档案，不能及时掌握供应商的资信状况，没有建立不同层级的供应商体系，没有把具有战略地位的供应商纳入到合格供应商体系中来，一旦出现不可抗力的外在因素，这类供应商首先选择的是自保，高校的原材料供应就会处于被动局面，不利于高校的长久发展。（三）信息公开不对称信息的畅通是确保各项采购工作顺利开展的基础，只有把重要的采购信息及时传递给所有的供应商，才能保证采购工作的公正、透明。各高校虽然建立了阳光采购平台对招标采购工作进行了公开，但相关信息往往受人为操作原因，采购信息公开的范围、力度还不够，例如有些单位在招标信息

5、发布之前有意提前将信息透露给某些投标单位，使这些单位有充足的准备时间，习惯将发布信息的时间选在节假日或周末下班前半个小时，招标信息不能及时传递给每一个供应商，以通过减少参与投标的供应商数量来达到与采购人、供应商恶意串通暗箱操作的目的，使招标过程流于形式，这种由于信息公开不对称的行为将严重影响招标的公正性。（四）监督机制不健全在高校食堂原材料的采购过程中，内部控制不健全，缺乏有效的监督是普遍存在的问题，缺乏一套完整的内部监督体系。许多高校对内部控制重视不够，尚未出台招标采购方面的内部控制制度，许多部门职能交叉，没有成立审计委员会，由财务部门代替审计委员会履行监督职责，未设立独立内部控制部门，由人

6、事部门代替内部控制部门行使职权，组织架构流于形式，未能形成一套有效的内外部监督机制。二、高校原材料招标采购中的难点问题高校食堂原材料中的风险管控，是困扰高校食堂招标采购过程中的难点问题。风险来自不确定性，高校食堂在采购的过程中会遇到各种各样的事件，这些事件可能对高校产生不利或有利的影响，风险带来了不利影响，也带来了机遇，如果能够合理认识并有效管理风险，有助于资源配置，从而创造更大的价值。高校招标采购过程中风险管理就是为了实现采购目标，通过对风险进行有效识别、评估、预警和应对活动的过程，由各部门及全体人员共同实施，贯穿于采购业务全过程，旨在识别影响采购业务的潜在不利事件，通过风险管理将不利因素控

7、制在可承受的范围之内，在应对风险的进程中，可能意识到风险中暗藏的机会，通过机会风险的管理，获得收益。三、具体的应对措施（一）根据业务特点选择适用的采购方式针对实际情况因地制宜选择不同的采购方式，对于米、面、油等品种单一，价格相对稳定，金额高的大宗物资采购，应采用区域联合采购的方式，面向社会公开招标，依靠规模优势提高议价能力，可以有效降低采购成本。对于价格波动比较大，规格繁杂的物资，比如禽蛋类、肉类等农副产品采用招商方式，蔬菜类可以采用农校对接的方式自行采购可以节约流通成本。郑州大学作为河南省规模最大、人数最多的高校，2007年率先在省会高校中牵头采用区域联合采购的方式采购米面、油等大宗物资，目

8、前在高校食堂采购中占比最大的主食类，其中大米占25%，面粉占30%，食用油占15%。除此之外每年四月份的干调、小食品等的公开联合招标涵盖高校食堂采购业务的85%以上，参与高校多达35所、惠及在校师生70多万人，节约了采购成本，稳定了饭菜价格；对于季节性明显的时令蔬菜应因地制宜采用农校对接的方式，与河南省内多家蔬菜基地建立长期合作关系。由采购部门牵头由两家单位以上组成询价组，根据产品特性每5天一个周期进行询价，适时掌握价格波动，针对价格波动适时调整价格。（二）加强供应商建设加强供应商建设，建立不同层级的供应商体系具有十分重要的现实意义。不能仅仅把价格因素作为评价供应商好坏的唯一标准，过分追求低价

9、会导致供应商以次充好，破坏良性供求关系，最终受害方还是高校食堂。把供应商的诚信作为选择合格供应商的重要标准，对供应商进行尽职调查，确定合格的供应商清单，建立科学的供应商评估和准入制度，实时把信用好、实力强的供应商纳入管理体系，共同营造双赢的供需关系。制订供应商管理制度，建立供应商量化评估、考核标准，通过评估和考核，把供应商分类管理，按供货频次、金额大小、信用高低把供应商分为一般型、重要型、战略型三个层级，对不同层级的供应商实行差异化管理。对于普通供应商，重点关注供货质量与及时性，对于重要供应商，管理重点是防止几家供应商恶意串通哄抬物价的情况，尽量避免由几家供应商垄断高校重要物资采购的被动局面。

10、战略供应商信誉校好，提供的产品过硬，供货渠道可靠，重点在于提高双赢，保持长久的合作关系。（三）加强信息沟通制度信息的价值只有通过有效地传递才能被很好地体现，随着信息化建设的不断加强，国家要求对所有重要的信息及时公开接受社会监督。高校应当建立信息沟通制度，将与招标有关的信息在各业务环节之间、所有的客户与供应商之间进行有效沟通，确保信息与沟通的畅通，利用信息技术对信息进行集成与共享，将重要的招标采购信息及时传递给所有的供应商。通过信息共享从而减少和消除人为操纵因素。为保证信息的畅通应当建立反舞弊机制，为确保反舞弊工作落到实处，高校应当建立举报投诉制度和举报人保护制度，确保举报、投诉成为有效掌握信息

11、的途径，并把这一制度及时传递给全体员工。（四）完善招标业务组织架构，形成有效的监督机制完善高校招标采购的组织架构和制度体系建设，明确各归口管理部门职责，避免职能交叉，高校招标采购业务包括业务管理部门、招标采购组织实施部门、监督部门，业务管理部门一般设在采购部门，下设招标采购办公室，具体负责招标信息的发布，投标人资料的收集及审核工作；组织实施部门一般为财务部门、法律部门等，协助采购部门规范采购行为；监督部门一般为单位的审计部门、纪检部门、内部控制部门等，履行监督职责，承担投诉处理工作，对采购双方在采购中的行为进行监督；必要时成立招标工作领导小组，由企业负责人任组长，分管采购的副职任副组长，各相关

12、部门负责人任成员，对招标过程中的三重一大问题进行集体决策，避免权力过于集中带来招标腐败行为。通过机构设置，明确职责定位，形成决策、执行和监督相分离的制衡机制，切实做到廉洁采购、阳光采购。四、加强原材料招标过程中的风险管理风险来自不确定性，由于在市场竞争环境中受到各种因素的影响，这种不确定性不能充分被企业认识，不确定性带来了不利影响同时也带来了机遇。风险管理就是通过采取一定的措施把不利影响降到最低，同时在管理过程中抓住机遇，谋求更大的发展。风险管理首先对可能存在的不同风险进行识别，把识别出的风险分为危险性因素、控制性风险（不确定风险）和机会风险。针对不同的风险采取不同的措施加以控制。危险性因素只

13、能带来危害，如供应商诈骗，人们的容忍度较低，按照事前、事中、事后控制，通过损失预防、损失管制及成本控制，以降低发生的可能性及影响程度。控制性风险（或不确定风险），如原材料价格的涨跌、供应商断货、国家政策变化等，对这类风险应采用风险组合观进行管理，应对可能发生的损失。这类风险一般来自不确定性，只有通过采取一定的控制措施来降低风险发生的可能性或影响程度。如主动中止与信用等级恶化的供应商的业务往来可以规避供应商断货可能产生的风险，为防止原材料价格的涨跌建立风险准备金或应急资本，保证在出现临时突发食品安全事件时有足够的资金应对，在保证日常餐厅原材料的情况下储备应急物资以应对突发事件，确保在出现较大市场变动时稳定物价，将不利因素降到可承受的风险容限。机会风险考虑到在增加额外的商业机会带来高收益的同时可能产生的弊端，因此需要对两者进行综合平衡后再进行决策。首先通过量化或半量化的手段对企业财务、基础结构、声誉、市场地位各影响因素分别评估，获得风险敞口的数值，与自身的风险承受容限对比从而确定是否接受新业务。通过对风险管理在有效防范风险的同时，发现风险中暗藏的商业机会、抓住机会，创造价值。五、结语随着双一流建设的不断发展，国家对教育事业的投入不断加大，采购工作在高校运营资金中的规模持续增长，高校采购工作多涉及人、财、物等具有较高廉政风险的领域。涉及部门多，高校应加强招标采购业务的内部