试论高校办公自动化建设

1、    试论高校办公自动化建设    摘要：随着信息技术的不断发展，建设高效、实用的办公自动化系统成为高校提高管理水平和办学质量的重要目标途径。本文介绍了oa系统的发展过程，分析了oa给管理带来的变化，指出了高校oa系统建设存在的问题，并对进一步加快高校oa建设提出了自己的设想。关键词：高校，办公自动化，教育现代化办公自动化（简称为oaoffice automation），这是一个不断发展的概念，是利用先进的科学技术（主要是计算机技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中；它是由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽

2、可能充分利用现代技术资源与信息资源，实现现代办公，达到无纸化、自动化、智能化的目标。办公自动化就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使组织内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为组织的管理和决策提供科学的依据。一个组织实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。一、办公自动化发展历程oa的设想萌生于70-80年代，发展到现在已经是第三代了。第一代oa出现在80年代中期到90年代中期，它以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始的纸质方式转

3、向比特方式。它的特点是应用基于文件系统和关系数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其自动化程度是有限的。第二代oa开始于90年代中期。它以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程的自动化方式。以ibm公司 lotus notes为代表的群件系统是oa系统的代表产品。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足，以e-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术为支撑。第二代办公自动化系统实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。第三代oa是

4、伴随着知识经济时代的到来而到来的。如今，知识成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源。因此，第三代办公自动化系统是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统，它将现有的“决策支持”发展为“决策智能系统”。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向书本学习，员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，因此提高工作效率。二、办公自动化给现代管理带来的变化oa不仅是一种工具的更新，正像当初铁犁的出现埋葬了奴隶制一样，网络彻底改变了传统意义上的办公室。办公自动化层次越高，工作模式的改变越大，触动的东西越多，对思维理念的震动也越大。1.变

5、革管理模式在传统的层次管理中，信息的交流经过了层层过滤。办公室人员只与自己业务密切相关的部分有联系，单位内的各种信息被分成了一个个孤岛。而网络化的oa具有资源开放、信息共享的特点，实现信息一对多、多对一的瞬间响应，使信息的传导模式出现多元化的趋势，比如信息的垂直传导、双向传导、横向传导等。这就为当前正流行的“网络化管理”提供了可能性。同时，oa的一个基本要求是流程化、标准化，这对于矫正管理中的随意现象、混乱现象以及官僚主义也有很大的好处。2.扩大办公区域传统办公室受条件限制，往往就集中在一个房间里。网络化的办公室不仅使办公室走出了房间，还能扩展到管理人员家中甚至世界各地，办公室人员可以通过互联

6、网进行协调和合作，实现开放式、网络化办公。有人预言，现代网络技术将会使越来越多的虚拟办公室出现，企业拥有员工和客户，但没有实实在在的办公室，办公室就是网络，网络就是办公室。这种办公场所的扩大，为跨地区、跨国公司的有效管理提供了充分的保障。3.降低管理成本与传统的办公模式相比，办公自动化可以数十倍地提高办公效率，节省大量办公经费。有资料表明，由于全面推行办公自动化，美国政府从1992年至1996年短短4年间减少各级政府员工24万人，关闭了近2000个具备相当规模的办公室，取消了近200个联邦项目和执行机构，因此减少开支1180亿美元。微软在1997至1998年的一年里，通过这种办公室的革命，至少

7、节省了4000万美元，除了纸材料的节约，更重要的是日常事务处理时间费用的降低。虚拟办公室是最理想化的节约成本模式，房产、差旅等方面的支出都可以降到最底限度，但这种模式现在看来还不太可能立即实现。4.激发个体创造力oa的宗旨是通过过程的流程化、交流的自由化以及反应的即时化，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度的释放人的创造力。oa使每个员工不必成天围着主管转，这种虚拟更令员工感到平等，因此人的创造力会被极大地激发出来。oa使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，也逐渐缩小了心理距离，现代企业倡导的“扁平式管理”具有了实现的可能。三、高校oa建设存在的问题1.认

8、识还不到位办公自动化建设是一个系统工程，需要各方面的支持，因此 oa建设最大的障碍在于学校领导、管理人员的思想观念和思维方式。有的人认为，oa建设就是为了摆摆样子，装装门面的；有的人认为，oa就是每人配上电脑连上网就可以了。有的单位领导习惯于传统的手工办公方式，不遵循办公自动化建设的要求，给系统运行造成了困难，反而增加了有关人员的工作量。有的领导虽然不反对oa建设，但实际上根本不用办公自动化系统，依然是我行我素。其次是一些管理干部缺乏全局观念，消极对待oa建设。他们不深入了解信息化建设的意义，不愿意从习惯思维、传统模式里爬出来，因而，也不能够一抓到底地进行改革。这些都使oa系统利用率不高，影响

9、了其效果的发挥。2.oa管理体制有待理顺由于对oa建设缺乏清醒的认识，一些高校对办公自动化的概念、内涵、作用的定位和界定不够明确，对oa建设管理体制存在争议。有的学校oa系统由办公室来管理、建设，有的学校oa系统归现代教育技术中心管理，还有的学校是由图书馆或教学部门来建设，加之一些人重硬件，轻软件，忽视oa建设中的非技术因素，造成oa系统出现了建的人不用，用的人不建的怪现象。3.缺乏整体规划由于部门条块分割，缺乏统筹安排，各种管理软件重复开发，既浪费了资金，也导致了系统间的兼容能力差，很难实现信息交换。随着高校办学规模的扩大和高校合并、重组步伐的加快，校园网建设与学校基本建设的规模不相适应，各

10、校区之间的oa应用水平也存在差异，导致推进办公自动化工作的难度加大。4.软硬件建设不平衡许多高校在建设校园网时，总是希望技术上要领先，设备要高档，功能要强大，但很少关心管理软件和资源库的建设，认为软件是软任务，硬件建设才能体现建设目标，造成了“有路无车”、“有车无货”的状况。许多学校的网络仅仅是发布学校的主页，师生上网浏览新闻、聊聊天、发发电子邮件。其实，管理软件的使用、各类资源库的建设才能真正发挥网络的作用，提高教育教学水平。5.缺乏懂技术会管理的综合人才网络建设人员可以粗略地分为技术人员和管理人员两大类， oa建设也是这样。在高校oa系统建设、应用和管理中，大部分人员是计算机专业人才，他们

11、在网络建设的初期发挥了重要的作用。但在网络资源以及应用软件的研究、开发和管理上，他们却无法胜任。只有把技术和管理实践结合起来，才能真正使软件符合学校的实际，发挥软件的作用，否则，办公自动化系统从推行开始就会陷入恶性循环的困境。四、高校oa建设的几点思考办公自动化是一个人机结合的系统。计算机网络技术是oa建设的基础，人仍然起着关键作用。要建设好高校办公自动化系统，充分发挥其功效，既取决于当前日新月异的计算机技术，更取决于是否拥有与之相适应的管理机制、管理办法以及具有现代管理意识的人。因此，推进高校办公自动化建设，必须“以人为本”。1.领导重视，更新观念办公自动化建设尤其需要领导的带头作用，各级领

12、导干部能不能自觉更新观念、主动接受新的管理方式、克服传统习惯的影响，这对高校办公自动化建设水平的高低起着决定性的作用。当前，许多高校oa建设步伐缓慢、水平不高、作用不明显，甚至中断、停顿，究其原因主要是有的领导思想不重视，认识不到位。因此，高校领导要拿出抓学科建设的劲头来抓网络建设，抓办公自动化系统建设，抓系统建成后的“强制”使用。把办公自动化建设情况当作衡量学校管理水平高低的重要指标，一手抓建设，一手抓应用。2.立足实际，讲究实效无论是oa系统建设还是网络软硬件建设都必须立足实际，不能好高骛远。不能把校园网当成金字招牌，只讲究气势大、投入高，要综合考虑校园网的功能、技术指标、服务定位和功能发

13、挥等问题。oa系统的建设更要讲究实用，坚持“人性化”原则。一个成功的oa系统，主要看它能否为广大师生接受，是否有利于提高办事效率。系统设计人员应该充分听取管理人员的意见，充分考虑普通管理人员的计算机应用水平，使系统简便、实用。3.统筹规划，科学管理高校要把oa建设列入学校信息化建设总体规划，成立相应的机构协调办公自动化建设；建立基于网络的管理信息系统平台，支持各部门利用网络开展具体业务工作；及时把学生、教师、行政、科研、财务、设备等信息进行集中存储，统一管理；对学校已有的管理系统进行梳理、整合，建立统一、实用、高效的信息管理系统，真正实现学校设备资源、人力资源、数据资源的共享，逐步取代传统的手工办公方式，提高管理效率。4.加强教育，提高管理人员素质要真正发挥oa系统的作用，人员的素质至关重要，办公自动化系统要求管理人员特别是领导干部具备一定的计算机操作能力。长期以来，高校往往把管理干部队伍看作“二线”工作，有的学校甚至把一些不称职的教师安排到管理岗位，导致管理人员队伍素质参差不齐，严重影响了办公自动化的推行。为此，高校应该重视管理队伍建设，加大信息技术的教育培训力度，努力培养复