秘书三级技能与基础知识讲义全

1、秘书三级技能与基础知识讲义全第一章会议管理第一节会前筹备学习目的：理解各种会议筹备方案和应急方案的容、拟定要求和根本程序，理解会务筹备状况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的根本力量。学习容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备状况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮支配

2、10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议效劳质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、会议及视频会议的学问1、会议1) 会议沟通信息的特点a. 便利敏捷，预备时间短，回复快速，电子通信会议中花费最少的b. 缺少身体语言，难以进展互动沟通，缺少文本，难以传递大量详情信息c. 可以搭配用法其它通信方式d. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 会议信息工作的要求a. 精确发出开会信息b. 仔细分发会议书面信息材料c. 合理支配会场信息传输设备d. 按时接通e. 通报出席状况f. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点a. 实现声音

3、和图像同时传送b. 打破空间的限制c. 节约时间、费用d. 沟通效果较好e. 局限：初始预备时间较长、初始投入本钱较高，互动效果差，沟通不够广泛2) 视频会议信息工作的要求a. 发出开会信息b. 分发文件信息资料c. 布置会场d. 设置与检查会场信息传输设备e. 做好会议信息预备f. 采纳先集中后分散的形式g. 汇总状况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节约时间和金钱、可以做永久记录、沟通更加挺直与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间预备会议争论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、依据

4、会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备状况(一) 、会务筹备状况检查的主要容1、会议预备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品预备4、文件材料的预备状况5、会场布置状况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场全部设备线路、运转及操作规的平安牢靠2) 确保会场消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他容1) 颁奖大

5、会奖品、颁奖挨次2) 选举会议票箱、投票、计票3) 现场会参观现场、参观挨次、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备状况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备状况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保全部事项都条理清楚2) 留意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 预备接待休息室6) 支配接待、效劳人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以、现场指导等方式

6、对检查中发觉的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路途和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的工程制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路途和工程留意现场核对，对到达和未到达预期要求的预备工程要有明确记录4) 对未到达检查要求的工程整理出整改和修订看法，以、文件或会议等形式准时通报给相关筹备部门予以订正(五) 、留意事项1、会务筹备状况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要仔细核实，依据会议筹备方案的预先设计进展比拟和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发觉问题的订正1) 先对问题的性质和围进展分析，确定问

7、题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的缘由，查找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为订正偏向做好相应预备4) 责任到人，抓紧落实，并准时将纠偏的结果进展通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议容的文件4、有关会议宣扬报道的文件5、有关会议管理与效劳方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣扬、传达文书(二) 、会议文件审核的容1、精确性和完好性2、详细容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国

8、家和组织的方针、政策、法规相冲突的容3) 审核会议文件容事先是否经过调查讨论，是否与实际相符4) 提交会议争论的文件设计有关单位和部门事先是否进展了会商，广泛征求了看法，并获得了全都的看法。5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理清楚、事实精确3、会议文件审核的方法1) 对校法定稿改动较多的文件2) 折校法干净、改动不多的文件3) 读校法定稿容粗浅，生僻字较少的定稿(三) 、工作程序1、秘书自审2、主管秘书进展初审3、多部门会审4、主管领导或主要领导终审四、与领导沟通会议的有关事宜(一) 、与领导沟通会议有关事宜的意义1、使会议筹备工作更加进步效率2、与领导准时沟通，为会议准时、胜

9、利举办打下根底3、可以使领导做好会议的相关预备，有利于会议目的的实现，进步会议效率4、使小组成员更好理解自己的工作意义，发挥更大作用，到达抱负的整体表现(二) 、与领导沟通会议有关事宜的原那么1、时间性原那么2、准时性原那么3、全面性原那么(三) 、与领导沟通会议有关事宜的方法1、定期向领导提交书面报告2、会议负责人定期向领导口头汇报会议状况3、领导亲自参与有关会议4、其他途径(四) 、与领导沟通会议有关事宜的时机1、会议筹备阶段2、会中阶段3、会后阶段(五) 、工作程序1、明确会议目的2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径3、确定沟通的时间、地点以及参与人员，指定会议记录人员4、检查沟通过程中

10、所需要的各类文件、音响等资料5、向领导汇报会议的筹备状况及进展，同时应讲明会议筹备或进行过程中遇到的问题和难题6、听取领导指示，或与领导进展双向争论，并完成会议记录7、将记录通过某种方式送给领导(六) 、留意事项1、对领导的指示和双方争论的结果要尽快进展部署和落实2、坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的状况准时向领导反应3、会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点五、拟定会议的应急方案(一) 、会议应急方案的容1、会议进行过程中可能出现的问题1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 安康与平安问题6) 行为问题2、出现问题时负责解决的会议工作人员(二) 、

11、会议应急方案的作用1、使会议的策划和筹备做到早做预备，未雨绸缪2、有效缓解危机，进步会议管理的效率3、使会议工作人员统一步调，问题出现时可以有盘旋余地(三) 、处理睬议突发大事的方法1、处理人员问题不同的备用人选2、处理场地问题交换场所3、处理设备问题备用文具和设备供给商，备有修理工程师的联络方式4、处理资料问题备份，随时打印5、处理安康与平安问题组成特地的平安小组6、处理行为问题加强审核与沟通，提早做好预备(四) 、工作程序1、预报不行预知的状况2、提早预备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，预备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发状况进展复查和调整3、会议

12、正式召开前组织专题性的筹备检查会4、应急方案的制定过程中可以进行有关人员的头脑风暴会(五) 、留意事项1、住宿支配要妥当2、餐饮效劳要周到3、医疗卫生工作要有备无患4、交通保障应落实到位5、会议通讯效劳力求标准、稳定、牢靠、快速6、消遣生活上需丰富多彩7、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位其次节会中效劳学习目的：理解推动会议进程的原那么和方法，会议经费构成及合理监视、会中突发大事的类型和处理方式等，具备合理支配会中效劳工作的根本力量。学习容：提示会议按方案进展；监视会议经费的用法；处理睬中突发大事一、提示会议按方案进展(一) 、推动会议进程应遵循的原那么1、仔细倾听，最少限度地打断谈话。2、树立自信念，确信自己能对任何冲突产生主动的影响3、消退沟通障碍4、强调问题5、用法精湛的人际沟通技巧，承受别人主动的批判和建议(二) 、工作程序1、理解议题和议程2、准时宣布开会3、有效引导议题二、监视