GROAN模型视角下高校图书馆批量图书采购质量控制路径研究

1、    groan模型视角下高校图书馆批量图书采购质量控制路径研究    摘要：图书文献资源的批量采购满足了高校图书馆源源不断的新书需求，是新时期图书采购的重要方式。groan模型视角下的高校图书馆批量图书采购质量控制路径研究以质量控制管理基本原理和groan模型基本内涵与实施方法为研究基点展开，通过阐述图书批量采购质量控制的采购原则和控制机理，构建基于groan模型的图书批量采购质量控制实施路径，具体从前期准备阶段、中期实施阶段和后期评估阶段展开分析，旨在为提高图书馆图书批量采购质量尽绵薄之力。关键词：质量控制，groan模型，批量采购，高校图书馆基金

2、项目：延安大学2018年科研计划青年项目“延安大学智慧图书馆内涵式建设发展研究”成果之一，项目编号：ydq2018-37。文献信息资源建设一直以来是高校图书馆工作的核心，其建设质量的高低直接影响高校师生的用户体验和图书馆自身价值的实现，批量采购满足了图书馆源源不断的新书需求，是新时期图书采购的重要方式。伴随着全面质量管理应用的不断拓展，如何保证图书批量采购的质量，如何合理配置有限的图书经费，这要求图书馆必须建立相应的采购质量管理控制策略，对此，图书馆界积极探索有效的采购策略，质量管理控制理论和groan模型基本内涵提供了良好的理论基础。笔者通过分析图书批量采购质量控制的采购原则和控制机理，构建

3、基于groan模型的图书批量采购质量控制实施路径，从前期准备阶段、中期实施阶段和后期考核阶段以及groan循环控制4个方面为高校图书馆图书批量采购的质量控制提供了方法和手段，同时对二者契合的实施步骤和在执行中的注意事项进行分析，以供借鉴。1相关理论基础1.1质量控制管理基本理论全面质量管理（tqm）是以组织全员参与为基础的质量管理形式，是一种以客户的要求和期望为驱动的管理哲学1。全面质量管理是质量管理发展史的里程碑，起源于美国，是由全面质量控制（tqc）演化而来的一种综合性的经营管理模式2。质量控制最早应用于工业生产当中，学界对其做出3方面的诠释：质量控制是为了使产品的固有属性达到规定的要求，

4、而通过一定的技术手段对形成产品的每一环节实施全方位监控；质量控制贯穿产品形成的全过程，凡是对产品质量有影响的各个因素都应处于受控状态，使其持续提供符合规定要求的产品；质量控制是为了达到规定的质量要求，预防不合格发生的重要手段和措施，对影响产品质量的因素予以识别和分析，找出起主导作用的因素，实施因素控制。美国质量管理专家朱兰博士曾提出，21世纪是质量的世纪，好的质量将直接达到低成本、低损耗、高效率、高收益的保障3，4。从质量控制理论看出，质量控制不仅是对产品本身的质量进行控制，更重要的是对产品形成的过程进行控制，其核心是通过控制过程质量的方法来控制最终产品质量，适用领域较为广泛，高校图书馆图书文

5、献信息资源建设亦不例外。在某种意义上，高校文献资源建设是高校图书馆所产出之产品，借鉴质量控制理论，分析图书批量采购质量控制关系，研究基于过程的质量控制方法，对图书文献资源的批量采购进行全过程管理，成为当前提高批量采购质量和效率最具价值性的一种途径。1.2groan模型基本理论groan模型是英国心理学领域内杰出代表罗布·杨（rob yeung）提出的评估发展路径的分析框架，心理学界通常用它来检验个人发展方向5。groan模型是一种科学的管理理论，也是一种科学的工作方法。其思想内涵体现了“认识”“实践”“再认识”“再实践”的发展规律，具有系统性、循环性、开放性、渐升性的特点，通过目标（

6、goal）、结果（result）、选择（option）、预期（anticipation）、下一步行动（next action）五大方面展开。groan模型具有三大功能：决策支持，审视过去一段时间来的发展，从而为下一步发展提供决策；危机预警，通过对当前现状的审视，及时发现潜在的威胁或机遇并选择最优的途径充分把握机会规避风险；标杆学习，向对手或同行学习其成功或是失败的经验，扬长避短。groan模型适用范围广泛，涉及任何评估检验都可适用6。2图书批量采购质量控制的采购原则与控制机理2.1采购原则依据质量控制管理理论的启示，高校图书馆图书批量采购质量控制策略需遵循以下4原则：全过程性。采购质量控制涵盖

7、各个环节，如计划、扫描、加工验收、编目等是一个动态的紧密过程。全方位性。采购质量控制机制涉及多方部门参与，有图书馆采编部、行政办公部、馆领导办、馆配书商及其下属多个部门等。全员性。采购质量控制机制的落实需要全员参与。循环性。采购质量控制机制的建立不是一成不变的，而是循环往复的。2.2控制机理从主客体关系角度来讲，高校图书馆图书批量采购的主体是图书馆采编部门相关工作人员，客体则是保证批量采购图书质量内容的馆配书商，包括出版社等。客体在实践中需要依赖主体，主体也只有通过可操作、可实践的实施方法方能对客体产生效用，这些可操作、可实践的方法与措施则是联系主体的桥梁。分析框架的选定是实施的基础，是实施过

8、程得以顺利运行的路径，作用于高校图书馆图书批量采购，如图1所示。图1基于groan模型的批量采购质量控制机理3基于groan模型的图书批量采购质量控制实施路径基于groan模型的高校图书馆图书批量采购质量控制路径以图书批量采购为核心，通过前期准备阶段、中期实施阶段、后期评估阶段以及groan循环质量控制4部分组成，简称3步骤1循环，其中groan循环贯穿于实施阶段的全过程阶段，是对实施阶段工作任务的深度检验。3.1前期准备阶段前期准备阶段，主要集中在高校图书馆图书批量采购质量控制的客体（馆配书商）的明确过程及图书采购策略的定位上7。明确馆配书商，在馆配书商的选择上具有一定的针对性、代表性。所选

9、馆配书商负责人应具有一定的图书营销职业经验，且其业务员和数据员应具备一定的专业基础知识和良好的图书营销素养，以便合作过程中相关事宜的有效接洽。与此同时，馆配书商的选择应以区域为中心，辐射全国。以地方为中心一方面照顾区域商业市场，另一方面区域书商往往对地方区域特色书刊分类营销更具针对性，对于图书馆采购地方区域文献资源提供便捷；辐射全国旨在提高图书采购的广泛性和全面性。对馆配书商的招标与相关招标单位合作，按照政府采购程序，编制科学规范的采购招标文件，在政府采购网公开招标，对符合资格条件并有能力提供本项目所需图书资源的和服务的供应馆配书商参加投标。明确馆藏采购策略。制定科学合理的采购计划和目标。高校

10、图书馆以服务高校师生为主，其图书采购除大量大众通俗或科普读物外，更有赖于高校自身属性及高校各院系所设学科专业和科研人员研究领域，大众通俗或科普读物在力求全面的基础上坚持经典原则，专业读物则应以院校属性和学科专业及科研人员所需展开进行有针对性的采购策略（如财经类院校应侧重于财会方面的大量采购、非院系学科专业领域的图书应以科普读物为主、科研人员采用图书应视科研人员研究课题为主等）。明确馆藏采购内容需调研全校各院系所设学科专业（包括新增专业和不再招生专业）及教师科研所需图书，每次采购前充分听取各院系专业教师、学科带头人的意见和建议，征求他们的采购意向，以便有针对性订购，满足师生个性化需求。3.2中期

11、实施阶段中期实施阶段是批量采购质量控制的关键阶段，这一阶段将groan模型五大步骤贯穿其中。此阶段的主要任务包括明确年度采购任务、采购计划及采购方式方法。其中目标g包括长期目标和短期目标，目标的设定具有可见性且可实现性强，制定科学和合理的采购目标；结果r是针对目标的基础上而言，特指当前已经获得哪一些成果或策略，当前采购某学科图书稀缺或需要更新，距离采购计划的差距；选择o指通过哪一些选择方法可以缩短现状与目标之间的差距，是通过现场采购还是订单采购等途径；预期a是依据现行状况，适时预见短期内可能出现的威挑战，验收所采图书质量，是否适合入藏，是否在短期内能够满足本学科的需求；下一步行动n则是针对加工

12、编目工作的验收、不合格图书的限期更换等相关问题与馆配书商的反馈沟通。groan模型的实施是一个循环反复的过程，每一次的反复都是对上一次的深度检验。基于groan 模型具体到在某一馆配商的某一次批量采购任务，见表1。表1基于groan模型的批量采购质量控制过程阶段批量采购过程目标（g）通过调研各院系确定本次采购的预采选学科及预选种数册数，预估本次采购经费；结果（r）图书馆年度某类学科图书存在更新，不能有效满足师生需求；馆配书商及时反馈各出版社新出版某类学科图书专著，并向图书馆发出采购请求；选择（0）通过现场扫描采购和电子清单选择采购，展开计划内的采购；与馆配商沟通对高码洋图书或教材、青少年读物、

13、高职高专读物等进行订购前确认或剔除；预期（a）展开到馆图书的验收，查看验收清单是否与订购一致，到馆图书是够有破损、开裂或涂写，并再次剔除不合格图书的入藏；评估此次采购是否满足预期计划；下一步行动（n）展开到馆图书的加工编目，同时检查编目数据和分编馆藏地；及时与馆配书商反馈采购订单过程中出现的任何问题，对不合格图书进行限期更换；3.3后期评估阶段后期评估阶段与前期准备阶段遥相呼应，主要包括对馆配书商的评估和对馆藏采购策略的评估。针对馆配书商的评估，主要表现在馆配书商供应链是否合理，图书馆采购服务是否便捷，是否及时与图书馆采访人员协调沟通采购过程中出现的各类问题，包括及时反馈高码洋图书、青少年读物

14、及中高职图书等，同时对采购到馆图书的配全率、加工编目的准确率进行评估，对不能配到的图书反馈采访人员以便从其他途径采购。针对馆藏采购策略的评估即时对采购计划实现程度的评估。是否满足准备阶段所设置的对各类学科图书的采购计划，是由有效满足当前院系师生的科研或个性化需求，对尚未满足需求的图书通过向馆配书商重新下订或其他途径进行采买。4注意事项高校图书馆图书批量采购质量控制除依赖于具体的实施框架模型外，还需在具体执行中注意影响其路径运行效果的因素。总体上看，高校图书馆图书批量采购质量控制机制的执行应注意3个意识，即“俯瞰全局意识”、“稳中求变意识”、“多次循环意识”。4.1俯瞰全局意识唯物辩证法认为：整

15、体与部分是相互区别但又相互联系、相互影响的。任何机制的构建都是由整体与部分组合而成的系统工程，基于groan模型的高校图书馆图书批量采购质量控制亦需要俯瞰全局的意识。俯瞰全局的意识要求正确处理好各阶段之间的关系。每阶段需要彼此间相互协调配合才能切实发挥好各自的作用；俯瞰全局的意识要求正确处理“3步骤1循环”之间各要素的关系，不能将要素游离实施步骤之外，也不能将其凌驾于步骤方法之上；俯瞰全局的意识要求正确处理实施路径和外部环境之间的关系，高校图书馆图书批量采购质量控制机制需要根据社会文化的发展、高校师生的需求等环境的变化而常抓。4.2稳中求变意识权变理论认为，对于组织管理来说没有唯一模式，只有通

16、过具体环境的变动选择合适的模式，为此，管理方式和组织运行必须根据内外部环境的变化适时变动，做到稳中求变。稳中求变意识要求正确处理规范性和灵活性之间的关系，高校图书馆图书批量采购机制要有其规范性但需兼顾灵活性特征；稳中求变意识要求正确处理好长期性和短期性之间的关系，从短期看，高校图书馆图书批量采购控制应相对稳定，但这势必是一个长期的过程，需要在发展进程中不断调整修缮；稳中求变的意识要求正确处理原则性与灵活性之间的关系，高校图书馆批量图书采购质量控制路径并不是一成不变，尽管其模式大体相同但本身实施也不尽相同，对于不同高校不同的领导班子在具体内容要素上亦有所不同，groan循环模型是众多实施方法中的

17、一种。4.3多次循环意识辩证唯物论指出，事物的发展变化是一个螺旋式曲折上升的过程。高校图书馆图书批量采购质量控制需要在一次循环的基础上展开多次循环。从横向的角度看，高校图书馆图书批量采购质量控制机制不仅在各阶段之间循环，同时实施阶段的groan循环是重要内容。从纵向的角度看，高校图书馆图书批量采购质量控制循环不是一次性的，质量的控制需要在多次的循环反复中进行，每次循环结束都需对尚未解决的遗留问题或由此衍生的新问题进行新一轮设定循环，以期达到最优。5结束语高校图书馆图书批量采购是一项基础的业务工作，也是获取信息、分析信息和传递信息的过程，图书馆员需强化自身素质建设，制定切实可行的采购原则，严把图

18、书采供的各个环节，同时需顺应时代发展变化，有效借助馆配书商平台探索更新图书批量采购的质量把控方法与策略，不断满足广大读者的个性化需求，提高图书馆藏的质量和利用率。基于groan模型的图书批量采购实施路径将groan 模型实施方法贯穿采购过程中，为批量采购中质量控制提供了有效的途径，其清晰的框架结构和实施路径有效指导参与人员融入其中从宏观上提高了批量采购的质量。笔者基于从高校图书馆自身的角度出发，把握好批量图书采购的质量更需要从馆配书商角度进行深度掌控。参考文献：1梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究j.档案学通讯，2011，（1）：9498.2feigenbaum, a. v. quality control: principles, practice and administrationm. newyork: mcgraw-hill book company, 1951.3孙瑾，郭彦军.档案专题数据库建设热的冷思考构建基于质量控制理论的档案专题数据库建设流程j.档案学通讯，2012，（5）：6770