档案管理制度及管理表格

1、档案管理制度及管理表格公司档案管理制度修订记录名目第一章总那么 . - 3 一、目的 . - 3 二、释义 . - 3 三、管理原那么 . - 3 四、适用围 . - 3 五、管理职责 . - 3 其次章工作程序 . - 4 一、档案资料的搜集 . - 4 二、档案资料的标识： . - 5 三、资料归档制度： . . - 6 四、档案保管 . - 6 五、档案借阅 . - 7 六、档案销毁 . . - 7 七、档案保管规定 . - 8 八、保存期限： . . - 8 第三章奖惩 . - 8 第四章附那么 . - 9 档案管理制度第一章总那么一、目的加强档案管理，便于查找利用，做好搜集、立卷、保

2、管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完好性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据；更好地为各项工作效劳，特制定本制度。二、释义一档案是指公司过去和如今的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二档案管理：就是指档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。三、管理原那么一集中统一管理原那么。二维护档案完好与平安原那么。三利用原那么。四、适用围本制度适用于公司全部部门的档案管理。五、管理职责一行政部为公司档案的归口管理部门，负责：1. 建立与完善档

3、案管理制度、工作标准与流程；指导、监视和检查执行状况；2. 公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案管理。3. 公司档案的搜集、保管、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安；指导公司的档案管理工作。4. 制定档案工作方案并组织施行；5. 搜集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料6. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；7. 进步档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；8. 组织学习和培训档案管理方法、用法学问。二各职能部门须建立档案，负责：1. 制定档案工作方案并组织施行；2. 按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。3.

4、 协作行政部进展档案管理的监视、指导工作4. 负责本部门文件资料或合同复印件的日常搜集、标识、贮存、保管、利用、归档5. 遵守公司制定的管理制度、工作标准与流程6. 负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部；7. 财务管理部负责按财政制度规定独立建档保管财务档案资料、执照及资质年检资料原件、公司各种证书、合同的原件；8. 各部门主管人员批准对自己部门资料或合同复印件的处置。三档案管理人员1.行政部负责人为公司档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建立工作和档案管理的综合管理工作。2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员，负责本部门文件资料或合同复印件的日常搜集、标识、贮存、保

5、管、利用、归档的工作其次章工作程序一、档案资料的搜集一各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展搜集，并编制部门文件合同管理记录名目。二各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制移交清册每月度向行政部移交。- 5 -1公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及要求执行的文件；主要搜集部门：行政部 2公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。主要搜集部门：行政部 3公司制订的方案、统计、预算、决算及工作总结；主要搜集部门：行政部 4公司各职能部门在工作中形成的工作方案、总结、报告；主要搜集部门：行政部5. 公司的统计报表、统计分析材料包括计算机电子盘

6、片等、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；主要搜集部门：财务部6公司部组织机构在工作中形成的重要文件材料和公阶段性文件；主要搜集部门：行政部 7公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；主要搜集部门：行政部8公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉嘉奖证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；主要搜集部门：行政部9. 公司制定的章程、制度等文件材料；主要搜集部门：行政部10公司员工任免包括备案、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、辞退职等工作及干部奖惩等文件材料；主

7、要搜集部门：行政部11公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；主要搜集部门：财务部、行政部 12公司营业执照、税务登记证等重要文件主要搜集部门：财务部 13各工程完成后的最终纸质版本、电子版主要搜集部门：行政部 14. 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、训练等文件二、档案资料的标识：1. 公司代码部门年号数字流水号以行政为例：zy行2010001、 zy行20100011 如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加号2. 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见公司档案管理规定。3. 文件立卷应依据其互相联络、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完好，能反映公司的主要

8、状况，以便于保管和利用。4. 文件承办人员应准时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，搜集齐全，加以整理后归档。5. 档案文件材料应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联络并进展系统的排列。三、资料归档制度：1本公司资料面广量大，工程局部散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。公司资料管理统一搜集，分类归档。公司各部门必需指定专人负责，各部门及个人原那么上不保存任资料，如的确需要备用的可保存复印件，各部门把指派人员上报行政部，以后人员如有

9、更换请准时通知。2各有关部门领导要重视文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一工程工作告一段落之后，应归档的资料必需归档。3归档的文件材料，要做到齐全、完好、精确。文字材料必需字迹清楚，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否那么资料管理人员不予接收。4资料归档的时间：各部门指派专人负责平常的资料保管和整理，每月向公司行政部进展归档操作，进展归档整理。5文件材料归档时，应由归档部门编制资料移交清单，一式二份，双在归档单上签章。 6. 电子类或其他需要保管的电子文件，应当准时存放于行政部指定电脑硬盘进展编号保存。 7. 文件、合同资料要登记具体信息，并编制文件合同管理记录名目，以便检索利用。 8.

10、 文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。9. 以上档案搜集整理无误后，管理员填写档案存档记录由本部门保存，作为本部门档案管理台帐。四、档案保管1档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。 2照片要专柜密封3库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发觉破损变质准时修补或复制4. 归档的文件资料必需完好、真实、精确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必需立在一起。5. 归档文件、资料的密级、保管期限划分须精确；分类清晰、归类精确、组卷合理、编目清楚；案卷排列法必需全都，并保持案卷之间的联络。6. 外单位的档案原件由本单位自行保管，交行政部档

11、案室电子扫描件及台帐备案。7. 每年形成的会计档案，应当由财务部门根据归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。8. 工程文件：连同配套照片等，在工作完毕后1个月归档。9. 其他未特殊说明的文件材料，应随时归档。10. 各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等归档必需有原件，并保持其完好无损。11. 归档时交接双依据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双签字后各执一份。五、档案借阅1. 档案要履行借阅手续，公司部人员借用资料，都必需填写调卷单，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。2. 外借一般只借复印件，需借原

12、件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告挺直上级；3. 档案用完后，应准时送还，由档案管理人员当面查点清晰，并在借阅登记簿上准时注销。如超过借阅时间，资料管理员必需准时予以追讨，填写阅档催还单，并于资料归还时认真检查资料是否完好，假设发生丧失、泄密或其他损坏行为由借用者担当责任，视情节轻重予4. 必需爱惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5. 档案要留意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。6. 时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明状况，办理续借手续

13、。7. 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必需经公司领导批准，否那么一律不准借阅、抄录、复印。六、档案销毁1. 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由行政部织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。2. 销毁任务时，必需由行政部监销，监销人不得少于二人，并在销毁清册上签字。最终，把销毁清册和部门经理、副总经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。3. 确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。4. 部门或个人非经允无权随便销毁公司资料；保存期满的资料，经有关部门审核，报总经理批准

14、赐予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。七、档案保管规定1. 档案均须按制度向行政部门移交，集中保管。任部门和个人不得私自留存档案。2. 具有永久保管价值的档案原件须进展扫描备份，重要档案须异地备份保存。3. 电子档案应定期进展抽样检查，发观问题应准时实行进展修复。4. 档案工作人员要守机密，档案存放要专人保管，无关人员不准接触。5. 不得传播、议论有关机密问题。6. 档案资料不准带到公共场所。八、保存期限：1永久保存：公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营方案、经营总结；年度财务报表；不动产全部权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片；其他核定须永久保存的文书。2十五年保存：会计凭

15、证；其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务资料的保存期限按相关规定执行)3五年保存：期满或解除的合同协议；结束后的工程一般案、资料；其他经核定须保存五年的文书。4一年保存：部门工作方案及工作总结；结束后的部门恳求报告；结束后无长期保存必要文书。 5全部文件期满销毁后必需保存电子档文件。第三章奖惩一. 行政部门对各部门档案管理状况进展不定期检查与评估。二. 公司资料属于公司财产，任人不得据为己有和外泄。有以下行为之一，据情节轻重，赐予扣薪处理，构成犯罪的依法追究：一毁坏、丧失或擅自销毁公司资料；二擅自向外界供应、摘抄公司资料；三涂改、伪造资料；四未准时上报归档或资料管理不善者。三. 对有以下行为的单位或个人，据情节轻重赐予惩罚：一档案管理不符合要求，管理混乱；二不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；三涂改、伪造、损毁、丧失、有意隐藏档案；四明知所保存的档案面临危急而不实行措