GK-WI-YW017订单受理作业流程

1、广州市XXXX公司工作文件文件编号GK-WI-YW017标题订单受理作业流程 版号A/0 页码第1页 共8页1.0职责和权利1.1 业务部1.1.1 业务部负责接收客户订单或将试用/需求订单转正式合同订单。1.2 商务部1.2.1 商务部助理负责初次审核客户订单及ERP系统的订单数据录入。1.2.2 商务部信用人员负责审核客户的试用、应收情况，以及该客户信用情况等。1.2.3 商务部终审人员负责审核客户订单录入数据准确性。1.3 生产品质物流部1.3.1 生产品质物流部对客户的需求交货时间进行审批，沟通达成一致的预计交货时间。22.0运作详细流程和运作程序2.1商务助理接客户订单需求并进行订单

2、纸质审核；2.1.1 客户订单分三种：试用订单SY（对应纸质表单产品试用单）、需求订单SYD（对应纸质表单供货需求订单）和销售合同XS（客户合同文本），试用订单SY适用于新产品运用、新用户的试用等情况，原则上对代理商不予试用。需求订单SYD适用于待签合同或部分先发货再签合同之特例等情况，如某些运营商定期统签合同之情况。销售合同XS适用于已明确可以购买设备签订合同的情况。2.1.2当客户需要试用设备时业务员填写产品试用单或供货需求订单并签名，再由所在片区经理签字审核后传给客户签字盖章确认后交商务部商务组。2.1.3当客户需要签订合同时，业务员进行合同制作。当业务员特殊情况无法自己制作合同，经公司

3、领导审批同意后，收到业务员与客户形成的通信产品订货合同草案，商务助理可以协助制作合同。合同制作注意事项：（1） 按公司标准合同格式（客户特别要求时，可按客户合同格式）。（2） 合同文字需用词规范、严谨。（3） 如所拟合同为试用设备转合同的，需要查看该客户的试用设备记录，按照合同配置的内容进行试用冲销的工作，以免与试用数量不符。（4） 如合同设备为已交货设备，需在合同发货条款中清晰注明：本合同全部设备或部分设备已交货（交货情况详见合同附件）；以此为依据来冲销。2.1.4按公司标准订单格式填写。产品试用单或供货需求订单要有客户的签字及盖章确认，如客户不能签字盖章的应由业务员担保。如遇特殊情况业务员

4、和片区经理均无法书面申请时，电话通知商务助理协助填写，在一周内补齐相关手续。否则不予办理下次试用申请。2.1.5产品试用数量审批权：一次性申请下单同一型号设备超过50台或不同型号设备合计超过100台，根据业务员信用等级划分审批权限，A等级业务员片区经理审批后，方给予下单发货；B等级业务员片区经理审批后总裁业务助理审批后，方给予下单发货；C等级业务员片区经理审批、总裁业务助理以上领导审批后，方给予下单发货。（详见试用产品管理规定）2.2判断是否为新客户接客户订单需求，业务员判别是否为新客户如为新客户则需通知商务部为新客户转新客户建立流程（详见新客户代码流程）。2.3价格审核：如果未合同订单，商务

5、助理需对客户订单需求配置、报价方案、交货期限等信息和业务员做初步沟通，判断报价是否符合公司报价体系规定。 若低于基准报价或低于该客户前期审批价，则需重新走报价审批流程。（详见报价审批流程）23.0在OA系统走审批流商务助理在易飞ERP录入订单信息后，检查无误后保存该订单，并送签。3.1订单在OA审批流程：商务助理保存产品经理商务信用助理商务配置审核商务终审客服部：梁家茂，需要工程安装时系统会进行通知；信用助理：对客户信用进行审核。商务终审：对客户整体情况和价格进行审核。生产计划：订单评审完后进行通知，对出货时间有异议则进行沟通后做订单出货时间变更。技术部评审：如下单有涉及到需技术部评审的设备或

6、板卡，技术部需在OA审批流审批。3.1.1订单评审：订单生成后，点击送签按纽，系统会将需审核订单的审核指令送达相关评审员，通知评审。3.1.2商务助理送审订单后，需将订单号写在纸质订单上，等产品经理审核完成，递交给商务信用人员进行信用评审，商务信用评审通过，信用人员直接将纸质订单递交商务组配置审核员评审。3.1.3 商务组配置审核员评审系统订单信息是否和客户纸质需求订单一致，各项信息是否填写完整，配置选择是否准确等，通过后直接递交商务终审审核3.1.4 商务终审主要对合同订单的价格、客户的整理合作情况和订货情况进行审核把控，评审通过则系统完成订单下单操作。3.2需工程安装的订单评审完成后，系统

7、会有指令通知客服部3.3订单评审完成后，系统会有指令通知物流部计划员，如果出货时间需要调整，计划员会先和商务进行沟通，沟通达成一致后，计划发出订单出货日期变更通知单，变更订单的出货时间。3.4 订单评审不通过：商务助理需与业务员沟通，直至评审通过为止。3.5订单发货：商务助理按照订单中的客户出货时间进行跟进，出货前在系统做借出单或销货单。（详见订单出货作业流程）24.0易飞ERP系统生产订单操作，详细如下：4.4.1收到业务员与客户传来的合同文本、产品试用单或供货需求订单，根据订单信息及产品需求，在易飞ERP系统中进“销存管理目录”下，进入“销售管理子系统”，点击选择“录入客户订单”进入后并点

8、击新增订单4.4.2 新增订单操作（1）打开系统，进入录入客户订单界面，点击“录入客户订单”，进入录入客户订单界面，点击界面右上角新增按钮，新增订单。（2）系统订单单别按照具体订单信息选择生成订单，填写单头信息。如下图：点击订单订单单别旁边的开窗选择按钮，根据订单类型新增订单：根据客户的订单信息对订单的内容进行选择填写，“客户编号”“业务人员”，技术部评审勾选等。如果客户有自己的订单或合同编号，则在客户单号处进行注明。送货信息等，特殊情况则在备注处注明。合同订单XS还要对付款条件、保修依据、保修月份等，依据是初审过的合同纸质文本信息（3）选择填写单身信息（如下图）：主要是品号、品名、订单数量、

9、配置方案（整机）、预交货日等。其它根据具体订单要求进行填写（4）单身视图可以按照个人习惯进行调整后保存：点击界面上方资料，选择“保存视图” 今后再进入此界面操作会以保存过的视图显示，方便查看及操作（如下图）。（5）订单设备信息配置：单板直接查看产品配置信息，将对应的接线板和配件在单身直接填写品号等链接出对应信息，修改数量完成。若整机有现成配置方案可直接选择应用若无适合的配置方案，整机设备在订单右上角点击“CTO配置”键，进入“录入产品配置方案”，选择产品配置（如下图）进入录入配置方案页面，点击左上角新增按钮，新增配置方案。点击品号旁开窗健，选择要新增配置方案的整机；命名配置方案，在描述窗口输入对配置方案进行描述，包括交直流信息，信令方式，板卡名称及相应数量等。以上信息输入完成后点击上方引入标准BOM表按钮，取默认配置，点击确定。（6）根据需求选择板卡，配件及修改数量