文件管理规定

1、文件管理规定1 目的为使公司各项管理文件编写标准化、标准化，同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的掌握，特制定本规定。2 适用范围适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料，各事业部可结合事业部实际状况，参照本规定执行。3术语和定义3.1 内部文件依据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。3.2 外来文件凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将标准、指导或影响公司的经营活动。3.3 作废文件文件版本已更新，或者结合实际业务开展原文件废弃，不再连续用法。3.4 表单记录工作内容、情况或结果的文件。4 过程指标无5 工作标准

2、及标准5.1 职责5.1.1 总裁负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。5.1.2 人资中心5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。5.1.2.2 负责集团公司文件标准化管理工作的统筹、组织与监视施行。5.1.2.3 对集团文件类材料进展全过程管理，包括但不限于发行、存档、回收、作废等。5.1.2.4 参加其他体系内部文件评审，提出修改建议。5.1.2.5 组织施行公司各类文件有效性审核工作。5.1.3 其他各中心5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。5.1.3.2 负责对应职能外来文件的用法、内部转化等

3、。5.1.3.3 参加其他中心内部文件评审，提出修改建议。5.2 文件编写通那么5.2.1 文件版面设置a)纸型： a4纸、纵向特别状况下可采纳横向；b)边距：上2.3cm、下2cm、左2.3cm、右2cm；c)边界：页眉2.0cm、页脚1.5cm；d)正文：字体采纳“宋体、字号采纳“小四、1.5倍行间距；e)页眉表格尺寸：长页宽、宽小四字体、单倍行距下自动设置，其中公司名称为三号加粗字体。注：记录表单不规定详细版面设置。5.2.2 文件的构造a)发文签批单作为文件封面，格式参见附录a；b)非流程性文件正文格式参见附录b，其中工作流程图及工作流程描绘条款写无；c)流程性文件，正文格式参见b。注

4、：本文可作为非流程性文件格式的模板。5.2.3 文件页码以文件的正文含工作流程图页码数为文件总页数；发文签批单以及文件附表、附录都不计入文件页码总页数中。5.2.4 部门代码5.2.4.1 集团公司各中心文件统一根据集团层面文件进展掌握，部门内部用法文件由各中心自行编码，集团不再进展统一要求。5.2.4.2 各事业部文件体系可参考本文件执行，所执行代码可参见下表：5.3 文件的编号规章5.3.1 编号说明文件编号实行以过程编号为主的原那么，并设定文件驱动部门，负责文件修订以及执行落地。过程分为管理过程mp、核心过程kp、支持过程sp，主要对应关系如下：5.3.2 文件编号规章编号原那么为hy/

5、××××.××组成。5.3.3 事业部级文件编号规章事业部内部执行文件其编号原那么为hy××/××××.××组成。5.3.4 文件版本版次5.3.4.1 文件初始版本为a/0，a代表版本，0代表版次。5.3.4.2 部分修订时只需更新版次，如由a/0变更为a/1，并在修订记录中对修订内容进展简洁描绘。5.3.4.3 涉及文件重大调整时，需变更版本号，如由a/0变更为b/0。5.4 文件的编写5.4.1 文件名称文件名称应明确地表示出文件的主题，要使该文件与

6、其它文件的主题相区分，并不涉及不必要的详情。5.4.2 文件正文的编写要求5.4.2.1 目的该要素应说明为什么开展该项活动。5.4.2.2 适用范围该要素应明确规定文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件或其特定局部的用法界限。5.4.2.3 术语和定义这是一个供选择的要素，它给出为理解文件中某些术语所需要的定义。5.4.2.4 过程指标对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出为评价文件的执行状况所设定的计算公式或说明。5.4.2.5 工作标准要求适用于非流程性文件描绘，用于描绘文件详细要求等内容，如工作标准、要求、考核等。流程性文件需要特别说明的相关内容。5.4.2.6 工作流程图适用于

7、流程性文件，它给出与该文件所规定活动的流程图。该要素是文件的主体局部，要求必需根据“附件e格式绘制出“完好的流程图；按流程的规律挨次描绘活动详情，明确“流程块名称、节点、流程描绘、时限、相关文件记录，明确每个环节中“做什么、谁来做、何时、何地、如何做，做到什么程度，应参考哪些相关文件，需要形成哪些记录、报告等。5.4.2.7 相关文件记录这是一个供选择的要素，它给出完成某项工作所需要的支撑性文件或记录的编号、名称。5.4.2.8 记录清单对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出与该文件所规定活动时应用法到或产生的记录。此要素在记录时要以表格形式规定出记录的编号、名称、保存期限、保存方式及归档地

8、点。5.4.3 文件编写留意事项措词精确，不用法可能引起误会的语言，尽可能用定量描绘方法；能被未参与文件编制的人员理解，并留意文件的可操作性；对已有文件中有用的方法，可挺直引用，必需写明引用文件的编号、名称或引用其中条款；文件用阿拉伯数字为章的编号，用阿拉伯数字加下脚点的形式为条的编号，并以第四层次为限，如×.×.×.×；假设还有更详细的内容需要区分时，那么以冒号“：引出字母a、b、c、或用“破折号区分；层次不满四层时，也可以用a、b、c、或“破折号区分如本文中的5.2.1 a、b、c、和5.4.3所示。5.5 文件评审及审批5.5.1 文件的评审由文件

9、拟定部门负责发起，文件所涉及部门要主动参加，严谨对待。5.5.2 文件审批程序：a) 文件拟定部门供应终稿；b) 人资中心审核文件标准性，并按文件对应编码分类，更新文件汇总清单；c) 文件拟定部门发起文件审批会签，并办理领导签批手续。5.6 文件公布与归档5.6.1 文件签批后，由人资中心负责对文件原文件进展分类归档。5.6.2 全部集团级文件涉及保密信息的除外必需要在转换pdf版本后上传至oa系统。5.7 文件施行与修订5.7.1 文件公布后，拟定部门要对各文件相关部门及人员进展培训，并形成培训记录。5.7.2 文件公布后，文件中所涉及业务都需按文件要求开展施行，由人资中心负责监控文件的施行状态。5.7.4 结合文件实际施行状况，需要修订时要准时修订，并按本规定进展签批与发放。5.7.5 为保证文件的有效性，新版文件出台后旧版文件自动作废，业务开展要求以oa系统内最新版本文件为准。5.8 文件的定期审核5.8.1 每年至少组织一次对公司重大经营管理的各项文件的统筹修订。5.8.2 为确保文件有效执行，应对集团各项文件制度进展不定期审核，每半年至少完成一轮公司范围内的文件执行状况审查。5.9 文件作废新版文件发布后，旧