秘书工作的基本方法

1、秘书工作的基本方法 一、秘书工作方法的客观性 所谓工作方法，就是一定的工作者为实现预期的工作目标，而需要采取的手段、方式和途径。而秘书工作方法，就是秘书工作者为了实现预期的秘书工作目标，所需要采取的特别的手段、方式和途径。 秘书工作方法具有客观性。假如把秘书、领导及群众以及他们赖以生存的物质条件所组成的系统称为秘书工作系统，那么，秘书工作方法就是使秘书系统的某一状态过渡到另一状态的一系列技术、技巧或手段。秘书工作系统状态属于客观存在的范畴，它的运作交替，有其固有的、不以人的主观意志为转移的客观规律。秘书工作方法揭示的是秘书系统运动规律之间的本质的、必定的、稳定的联系。因此，从这一角度看，秘书工

2、作方法不是随心所欲的，而是具有客观实在性的。客观存在的秘书工作方法无所谓正确和错误，而人们对它的选择和使用却有正确和错误之分。精确反映客观存在的秘书工作方法，就是正确的；歪曲地反映了客观存在的秘书工作方法，就是错误的。秘书方法的客观性，是秘书工作方法其他特性的基础。 承认秘书工作方法的客观性，从根本上否定了来源于秘书工作者先天灵性的唯心主义观点。很多精彩的秘书工作者就表现在他擅长通过复杂纷繁的客观现象，精确地找出有效的秘书工作方法。假如他们脱离实际，不调查、不分析、想当然，遗忘了或者根本不知道秘书工作方法的客观要求，同样会犯主观与客观相脱离的错误。 二、秘书工作方法的科学性 秘书工作方法的另一

3、重要特性，即科学性。运用秘书工作方法属于主观能动范畴。秘书工作者能否正确发挥主观能动作用，又取决于能否敬重和正确运用前人通过实践积淀总结的既定规律系统，这就是秘书学科学系统。秘书学是一门严密的科学系统。从这个意义上说，秘书工作方法作为秘书工作者主观能动性充分发挥的正确的方式、手段和途径，科学精神、理性的精神是它们的灵魂，它交叉体现着相关科学原理所揭示的各方面的客观规律，因此，秘书工作的方法系统，又是一个多学科运用的交叉系统、综合系统。一个不满意于事务主义而是有进取心的、精彩的秘书工作人员在开展工作时，除了严格遵循既定的严格的工作程序和规范外，还必需结合工作实际，依据不同的工作对象和场合，充分遵

4、循和讲究各门相关学科的科学原则和规律要求。例如参与谋略、代领导人草拟决策预案，“小人物”考虑大问题，需要把握领导科学的基本法则、要领和艺术，需要运用政治学、社会学、历史学、写作学、调研学、档案学以及各门相关人文科学、自然科学的学问和手段、思维方法，沟通上下、协调左右、联络八方等，就必需懂得观看各类人员的心理活动，讲究公关学、信访学、心理学、民族学、民俗学、文化学等学科的原则方法、理论学问，等等。总之，秘书工作方法是大学问，是大有科学性可讲的。从这个意义上说，精彩的、高水平的秘书人员是多学科复合型通才。秘书人员工作方法讲不讲科学性，工作质量水平大不一样，工作效果大不一样，素养提高和个人成长状态大

5、不一样。假如说，秘书工作方法的客观性奠定了秘书工作人员进行工作的诚、真、稳、实的基石，那么，秘书工作方法的科学性，则奠定了秘书工作人员进行工作时，熟悉、遵循和自觉运用规律，开拓创新、创造性开展工作的基石。 三、把握秘书工作方法的重要性 无论何种层次的秘书人员，都是一定组织的指挥枢纽机构中，协助指挥或领导人员统筹全局的特别服务人员；领导人员的职权运行，详细是由秘书人员协助操作和实施的。秘书工作人员只有非常留意研究和把握秘书工作方法，才能够圆满完成自己所担当的辅助任务。 第一，握秘书工作方法，秘书人员才能把握协助领导实现领导工作既定目标的正确手段。领导活动是实现一定目标的过程，没有目标就无所谓领导

6、，而秘书活动就是为领导实现既定目标的活动供应全面服务的过程。秘书人员既要明确领导要实现的目标，熟识领导为实现目标通常采用的活动形式，了解这些活动对预备工作、外围工作、组织联络工作有何需要，又要把握好节律，把握好分寸，分清场合，弄清晰对象，支配好轻重缓急，理顺各方关系，因此，必需非常讲究属于秘书工作范畴的特定的方式方法乃至办事艺术。实践证明，能否把握科学的秘书工作方法，对工作全局、事业成败关系极大。因为秘书人员身处枢纽核心，假如秘书的工作方法不当，影响到领导活动的顺当开展，影响到领导目标的顺当实现，影响的往往是大事、急事，耽搁的可能是全局。而假如秘书工作方法得当，协助领导顺当完成活动，协调各方实

7、现目标，则对工作全局的推动起着关键作用，“以位卑之身居天下大事”，此类成功例子在历史上是屡见不鲜的。 第二，把握秘书工作方法，秘书人员才能以自己的优质工作使领导人员进入最好的发挥状态，优质地行使领导职权。一定范围的领导人员是一定权力在一定时期某个地方或部门的人格载体，而秘书人员实际上是辅助领导人员行使职权的“五官”和“四肢”，有时候还要成为服务领导工作的“外脑”。秘书人员只有把握特别工作环境所要求的秘书特别的工作方法，才能当好领导的“四肢”、“五官、“外脑”，使领导行使好自己的职权。如信息秘书人员要把握好信息的组织、收集、筛选、整理等一套方法，才能充当好领导的“耳”、“目”乃至“外脑”，协助领

8、导思索目标，设计步骤，形成决策；领导专职秘书人员则不仅要“开门、拎包、把茶泡”，而且要把握领导个人工作、生活规律，把握为领导节约时间精力、合理支配工作的特别方法，做好领导的“手、脚”等；反之，假如秘书人员工作方法不当，则会直接给领导添忙添乱，使领导行使职权的机关功能不全甚至紊乱，从而大大减弱了领导的工作效能，甚至降低了领导工作的总体水平。 第三，把握秘书工作方法，秘书人员才能有效地对基层工作人员进行合理有效的联络、组织、协调。秘书工作人员虽然不是领导人员，但是在工作上他们贴近领导，对基层单位而言，又具有上级机关的性质，在一定的场合和时间内，在特定的公务上，他们的确象征着一种上级的意图和指令。秘书人员在工作中方法正确，就能够精确根据领导或上级机关的指示精神，对基层单位和有关