EPES-AD-GL-016 来访客户接待管理规定

1、浙江壹品壹尚家居有限公司 来访客户接待管理规定文件编号EPES-AD-GL-016编制部门行政人力中心版 本 号A/1生效日期2016年01月01日修订文件密级一般文件状态受控来访客户接待管理规定一、目的为进一步规范各类业务招待行为，加强业务招待费用管理，有效控制及降低经营费用，减少不合理支出，特制定本制度。.二、适用范围本制度适于公司各级招待费用的申请、审批和核准。3、 职责（1） 各部门负责业务招待申请、审核、招待。（2） 财务部：负责报销及付款。4、 业务招待费用标准（一）招待范围：1、业务费：指因业务需要发生的礼金、礼品及因业务需要赠送的烟、酒等。2、招待费：指日常工作产生招待应酬费用

2、，含餐费、住宿费、酒水、饮料、香烟等。（二） 招待标准：业务招待以分级限标为原则，根据来访客人的级别安排相应招待标准，严禁随意超标进行业务招待，具体标准如下： 客户等级客户类型地区餐饮标准住宿标准住宿标准入住酒店A类现专卖店老板新客户杭州150-200/人300-400/间/天元瑞城市花园酒店楚门250-300/间/天清港国际大酒店B类店长、店员、国外客户及其它相关单位来访杭州100-150/人200-300/间/天商务宾馆或连锁酒店楚门100-250/间/天长城宾馆（三） 招待说明：1、 招待客户安排酒店，由招待人现金与酒店结算，到公司报销。2、 同批客户级别不同一起来访，可按高类别人员的标

3、准，在限额范围内报销。3、 行政机关、业务单位的领导因公来访，一律由负责对口外联的部门安排招待。4、 各类业务招待，陪餐人数一般控制在1-2人，确因工作需要招待重要客人，可请分管领导出席，陪同人员不应超过需招待人员的1倍。5、 特殊需要礼品（如纪念品、购物卡、烟酒、和茶叶等），由招待部门负责人提出经费预算申请，说明项目所需费用的各项列支情况，报分管副总审核后，由常务副总裁安排具体实施。5、 业务招待申请（一）业务招待费“提前申请、定额审批”。由负责招待的部门填写业务招待申请审批表，报直属领导审批后，凭业务招待审批单办理借款单及报销手续。（二）特殊情况及临时招待，通过电话向直属领导申请后自行垫支

4、，并于招待事宜结束后2天内，补填客户来访接待申请表，凭借有效票据报销。6、 费用报销（一）业务招待费以谁接待、谁报销为原则，不得由他人代报业务招待费。（二）每笔招待费发生后10天内必须报销，外地出差时发生的招待费，返回公司后3日内完成报销。（三）同批客户招待结束后，所发生的餐费、住宿费、礼品费等，必须由招待人一次性报销。（四）报销流程：将审批后的客户来访接待申请表附以下有效票据，经直属领导审核，分管副总审批，报财务部复审，由财务报常务副总裁签字批准后，予以报销。1、 餐 费：有效发票 + 点菜清单 + 招待人员名单2、 住宿费：有效发票 + 住宿清单 + 住宿名单（由业务招待人办理预订及退房）

5、3、 礼品费：有效发票 + 礼品清单 + 送礼人员名单（五）报销注意事项：1、 发票抬头公司名称不全，不予报销。2、 发票时间和实际发生时间不符的将不予报销，3、 未经批准而超出标准的招待费，由招待申报人自负。 4、 票据丢失的情况，需提供实际发生费用的证明，比如车票的如果是由行政订票的可以由行政证明，其他也可以由部门主管确认。5、 所有发票送至财务后，财务必须在20天内完成报销。6、 报销人员弄虚作假，借业务招待之名行私人招待之实，一经查实，除费用不予报销外，同时给予报销人负激励100元-200元。7、 接待用品管理（一）茶水间1、印有公司LOGO矿泉水10瓶以上。2、咖啡1盒、茶叶1盒。3

6、、一次性杯印有公司LOGO保持50个，待客防烫玻璃杯20个。4、保持茶水间干净整洁。8、 解释与执行（一）本制度的修订、解释权归公司行政人力中心。（二）本制度自发布之日起执行。9、 相关文件无10、 记录表单 附表1来访客户接待申请表EPES-AD-TF-036客户等级客户类型地区餐饮标准住宿标准住宿标准入住酒店A类现专卖店老板新客户杭州150-200/人300-400/间/天元瑞城市花园酒店楚门250-300/间/天清港国际大酒店B类店长、店员、国外客户及其它相关单位来访杭州100-150/人200-300/间/天商务宾馆或连锁酒店楚门100-250/间/天长城宾馆项目A级B级C级现专卖店老板新客户大客户、店长、店员、国外客户及其它相关单位来访接待人员对应部门1人对应部门负责人公司副总以上陪同人员本部门1-2人本部门1-2人对应部门负责人车辆接机司机本部门随行部门经理随行住宿会议准备资料设备纸笔、公司资料日程表、纸笔、公