第一章办公自动化培训

1、办公自动化办公自动化主讲：黄主讲：黄 莉莉EmailEmail：QQ: 12696250QQ: 12696250编辑课件2 2课程介绍 随着计算机技术和通信技术的飞速发随着计算机技术和通信技术的飞速发展，办公自动化的概念也已经远远超过了展，办公自动化的概念也已经远远超过了办公室事务及文档处理的范围。办公自动办公室事务及文档处理的范围。办公自动化软件从独立用户扩展到以化软件从独立用户扩展到以Internet为支撑为支撑平台，经历了以数据为核心、以工作流为平台，经历了以数据为核心、以工作流为核心和以知识为核心的转变。核心和以知识为核心的转变。编辑课件3 3课程介绍一、办公自动化的概念一、办公自动化

2、的概念二、操作系统二、操作系统三、文字处理软件三、文字处理软件Word四、电子表格四、电子表格Excel五、演示文稿制作软件五、演示文稿制作软件Powerpoint六、关系数据库基础六、关系数据库基础Access七、网络基础知识七、网络基础知识编辑课件4 4一、办公自动化概述 办公的概念办公的概念 办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施汁划等。领导和实施汁划等。 最基本的办公事务有最基本的办公事务有文字处理文字处理，报表处理报表处理，公公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理

3、，计划安排以及通信处理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理理等。等。 对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公任务就是对某项活动任务就是对某项活动制定运行汁划制定运行汁划、组织具体实组织具体实施方案和进行监督控制施方案和进行监督控制等。等。编辑课件5 5传统办公方式 办公是以处理社会信息为主的一项重要活动，主办公是以处理社会信息为主的一项重要活动，主要由办公人员、办公机构、办公工具与设备、办要由办公人员、办公机构、办公工具与设备、办公信息以及办公环境等要素组成。公信息以及办公环境等要素组成。 办公室和办公人员自古已有，我国古时候所谓的办公室和办公人

4、员自古已有，我国古时候所谓的“衙门衙门”就是办公室在当时的名称。就是办公室在当时的名称。 传统的办公工具主要是所谓传统的办公工具主要是所谓“文房四宝文房四宝”（笔、（笔、墨、纸、砚以及算盘等，远距离通讯主要依靠车、墨、纸、砚以及算盘等，远距离通讯主要依靠车、船、马匹等，其办公方式极为落后。船、马匹等，其办公方式极为落后。 近、现代逐渐出现了打字机、电传机、传真机以近、现代逐渐出现了打字机、电传机、传真机以及电话等，这标志着办公自动化的萌芽。及电话等，这标志着办公自动化的萌芽。编辑课件6 6办公自动化定义（一） 办公自动化（办公自动化（OA，Omce AutomationP于于20世世纪纪60年

5、代西方发达国家，起初是在办公业务量急年代西方发达国家，起初是在办公业务量急剧增加的情况下发展起来的一门综合性技术。剧增加的情况下发展起来的一门综合性技术。 20世纪世纪70年代美国麻省理工学院教授年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化定义：办公自动化就为办公自动化定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。务处理的一项综合技术。编辑

6、课件7 7办公自动化定义（二） 20世纪世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，国务院电子振兴办办公自动展目标及远景规划，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是应用汁算机技术、通信技术、系统科学、动化是应用汁算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息与办公人员构成服务于某

7、种办公目标的人机信息系统。系统。编辑课件8 8办公自动化的目的 尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。编辑课件9 9办公自动化的三个层次 事务层为基础层，包括文字处理、个人日程管理、事务层为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等；其他有关机关行政事务处理等； 管理层为中间层，它包含事务层，管理层系统是支管理层为中间层，它包含事务层，管理层系统是支持各种

8、办公事务处理活动的办公系统与支持管理控持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；制活动的管理信息系统相结合的办公系统； 决策层为最高层，它以事务层和管理层办公系统的决策层为最高层，它以事务层和管理层办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有持，决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有决策或辅助决策功能的最高级系统。决策或辅助决策功能的最高级系统。编辑课件1010办公自动化系统 一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当一般来说，一个较完整的办公自动化系统，

9、应当包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存四个环节。四个环节。 其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。需要的信息。编辑课件1111办公自动化实现的功能 办公自动化就是要创造一个集成的办公环境使办公自动化就是要创造一个集成的办公环境使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。 内部通信平台的建立内部通信平台的建立 信息发布平台的建立信息发布平台的建立 工作流程的自动化工作流程的自动化 文档管理的自动化文档管理的自动化 辅助办公。辅助办公。 信息集成

10、。信息集成。 分布式办公的实现。分布式办公的实现。编辑课件1212办公自动化相关技术 计算机技术计算机技术 多媒体技术多媒体技术 数据库技术、数据库技术、 计算机网络技术计算机网络技术编辑课件1313办公自动化的常用设备 计算机计算机 刻录机刻录机 打印机打印机 复印机复印机 传真机传真机 数码相机数码相机 摄像机摄像机 网络设备（交换机、路由器）网络设备（交换机、路由器） 一体机一体机 扫描仪扫描仪编辑课件1414二、中文操作系统 操作系统的选择（操作系统的选择（xp、windows7） 运行环境与安装运行环境与安装 1、硬件要求、硬件要求 2、安装与删除组件、安装与删除组件 操作系统桌面操

11、作系统桌面 1、开始按钮、开始按钮 2、任务栏（开始、快速启动工具栏、活动任、任务栏（开始、快速启动工具栏、活动任务区、系统信息区）务区、系统信息区） 3、桌面图标、桌面图标 帮助系统的使用帮助系统的使用 编辑课件1515常用术语与基本操作 名词类术语（窗口、活动窗口、图标、对话框、名词类术语（窗口、活动窗口、图标、对话框、菜单、工具栏、快捷方式、应用程序、默认值、菜单、工具栏、快捷方式、应用程序、默认值、选项卡）选项卡） 操作类术语（选中、选择）操作类术语（选中、选择） 鼠标和快捷键鼠标和快捷键 1、基本操作（指向、单击、右击、双击、拖动）、基本操作（指向、单击、右击、双击、拖动） 2、指针

12、、指针 3、快捷键、快捷键-Alt+Tab编辑课件1616常用快捷键编辑课件1717其他快捷键编辑课件1818中英文输入法 Ctrl+Space、Ctrl+Shift 全角全角/半角（半角（Shift+Space）、中英文标点）、中英文标点（Ctrl+.）切换按钮）切换按钮 安装中英文输入法安装中英文输入法编辑课件1919资源管理器 文件（程序文件、文档文件）文件（程序文件、文档文件） 文件夹（根、父、子）文件夹（根、父、子） 文件和文件夹属性（类型、位置、大小、修改创文件和文件夹属性（类型、位置、大小、修改创建时间、存在方式建时间、存在方式-只读只读 隐藏隐藏 存档）存档） 文件和文件夹存储

13、路径文件和文件夹存储路径 文件与应用程序关联文件与应用程序关联编辑课件2020文件和文件夹查看方式 浏览文件夹类容浏览文件夹类容 改变文件和文件显示方式改变文件和文件显示方式 文件文件夹排序文件文件夹排序 修改其他查看属性修改其他查看属性编辑课件2121文件和文件夹管理 新建新建 选定（原则：先选定，后操作）选定（原则：先选定，后操作） 1、选定多个连续的文件或文件夹、选定多个连续的文件或文件夹 2、选定多个不连续的文件或文件夹、选定多个不连续的文件或文件夹 3、选定单个文件或文件夹、选定单个文件或文件夹 4、全部选定、全部选定 复制（复制（Ctrl+拖曳）拖曳） 移动（移动（Shift+拖曳

14、）拖曳） 删除（删除（ Shift+ Del） 恢复恢复 更改名称更改名称 查找查找 发送发送 建立件和应用程序关联建立件和应用程序关联编辑课件2222磁盘操作 格式化格式化 磁盘属性（卷标、磁盘类型、文件系统类型、磁磁盘属性（卷标、磁盘类型、文件系统类型、磁盘空间）盘空间）编辑课件2323应用程序 启动退出启动退出 切换切换 1、任务栏、任务栏 2、Alt+Tab 退出退出 Alt+F4 特殊退出特殊退出 任务管理器任务管理器 安装与卸载安装与卸载 以命令形式运行程序以命令形式运行程序编辑课件2424控制面板 显示显示 键鼠键鼠 打印机打印机 时间时间编辑课件2525系统维护和计算机管理 系

15、统属性（常规、计算机名、硬件、远程、自动系统属性（常规、计算机名、硬件、远程、自动更新、高级）更新、高级） 计算机管理（存储、服务和应用程序、系统工具）计算机管理（存储、服务和应用程序、系统工具）编辑课件2626附件程序 记事本记事本 写字板写字板 画图画图 计算器计算器 多媒体程序多媒体程序编辑课件2727办公中的简单文字处理办公中的简单文字处理 文字处理的基本知识；文字处理的基本知识； 通过一个简单、实用的某市通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、

16、括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等；打印预览以及打印输出等； 公文处理的基本规范，仍以制作上面的公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。编辑课件2828文字处理软件及其功能文字处理软件及其功能文件存储内容编辑简单排版输入校验输出提供输入输出接口对象的嵌入与链接编辑课件2929文字处理的操作流程文字处理的操作流程编辑课件3030“*”通知的制作通知的制作 对办公文档的处理流程有个全面的认识。编辑课件31字体、段落设置要求 发文机关：字体发文机关：字体:黑体，字号：黑体，字号：2

17、号加粗红颜色段落局号加粗红颜色段落局中中 发文字号：小四号，楷体，段落居中发文字号：小四号，楷体，段落居中 通知标题：黑体，三号加粗，段落居中，段后通知标题：黑体，三号加粗，段落居中，段后1行行 收文单位：小四号，加粗，其余按照默认设置收文单位：小四号，加粗，其余按照默认设置 通知正文通知正文: “一、参赛对象一、参赛对象”标题文字，黑体，四号，标题文字，黑体，四号，段前段后为段前段后为0.5行，段落首航缩进两个字符，其余按行，段落首航缩进两个字符，其余按照默认照默认编辑课件32 通知正文的主要内容的几段文字，段落首行缩进通知正文的主要内容的几段文字，段落首行缩进2个字符，行距为个字符，行距为

18、1.5倍行距，小四号，其余按照默倍行距，小四号，其余按照默认认 单位署名和发文时间：四号字，段落右对齐且段单位署名和发文时间：四号字，段落右对齐且段前距设置前距设置0.5行行 主题词一行：设置段落格式左对齐，黑体，四号主题词一行：设置段落格式左对齐，黑体，四号 最后一行：小四号，楷体，段落左对齐且上下个最后一行：小四号，楷体，段落左对齐且上下个输入一行水平线输入一行水平线字体、段落设置要求编辑课件33文档的页面设置 纸型：纸型：A4 方向：纵向方向：纵向 页边距：上下左右页边距：上下左右2.15cm、 2.15cm、 1.8cm、 1.8cm 装订线：装订线： 页眉页脚：页眉页脚： 垂直对齐方

19、式垂直对齐方式 每页行数和每行的字数：每页行数和每行的字数：A4(44行、每行行、每行39个汉个汉字字)编辑课件3434编辑课件3535文字和符号的录入1选择汉字输入方法选择汉字输入方法可以利用鼠标单击任务栏上的可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指输入法指示器示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。合键，可以在各种

20、汉字输入方法之间切换。编辑课件36362文本内容的输入文本内容的输入在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。内容分页的设置。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入

21、和改写两种状态，要根据需要进行选取，插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。者用鼠标双击状态栏上的改写标志。编辑课件37373特殊符号的录入特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还需要输文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：、入一些符号（例如：、等）等） 符号的输入方法主要有四种：符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法）菜单法 （2）工具栏法）工具栏法 （3）软键盘法）软键盘法 （4）键盘法）键盘法4文档录入后的联机校对文档录入后的联机校对编辑课件3838文档内容的编辑文

22、档内容的编辑1光标定位光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。标要定位位置，然后单击鼠标即可。2选定文本选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取）利用快捷键操作选取编辑课件3939 选取对象时，读者可以适当使用以下

23、几个常选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。见的快捷操作方法。Ctrl+A：选择全部文档：选择全部文档 三击所选段落：选择整段三击所选段落：选择整段 Alt+移动鼠标：选择矩形文本块移动鼠标：选择矩形文本块 Ctrl+单击选择栏：选择全文档单击选择栏：选择全文档 选定的简化选定的简化编辑课件40403、修改文本技巧、修改文本技巧操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内

24、容。容。4复制、移动、删除文本复制、移动、删除文本首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：制、移动、删除操作。操作方法有：（1）利用快捷键）利用快捷键（2）菜单方法）菜单方法（3）工具栏按钮方法）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法）鼠标拖动方法编辑课件41415“选择性选择性”粘贴的作用粘贴的作用粘贴粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用要其格式，这个时候就可以使用“选择

25、性粘贴选择性粘贴”。6撤消和恢复操作撤消和恢复操作在对文档进行编辑的过程中，在对文档进行编辑的过程中， Word 会自动记录会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。用恢复操作来达到目的。编辑课件4242 撤消操作的方法是：选择撤消操作的方法是：选择“编辑编辑”|“撤撤消消”命令，或者单击常用工具栏上的命令，或者单击常用工具栏上的“撤撤消消”按钮。不过，最简单的方法还是使用按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键快捷键Ctrl+Z。 恢复操

26、作的方法是：选择恢复操作的方法是：选择“编辑编辑”|“恢恢复复”命令，或者单击常用工具栏上的命令，或者单击常用工具栏上的“恢恢复复”按钮。不过，最简单的方法还是使用按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键快捷键Ctrl+Y或者单独按或者单独按F4。编辑课件4343字体与段落格式排版字体与段落格式排版 文档中字体和段落格式排版的基本设置文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过通过“格式格式”菜单下的菜单下的“字体字体”、“段落段落”命令进行操作。命令进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落另外，当一篇文章中某一些字体和段落的

27、格式相同时，为提高排版效率而又能达的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用到风格一致的效果，可以通过使用“格式格式刷刷”按钮来实现格式的复制按钮来实现格式的复制编辑课件4444文档的页面设置文档的页面设置 单击单击“文件文件”|“页面设置页面设置”命令，可以打开命令，可以打开“页面设置页面设置”对话框对话框,可以设置以下步骤：可以设置以下步骤： 说明：双击标尺，也可以快速而方便打开说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置页面设置”对话框对话框1设置纸张大小和方向设置纸张大小和方向2 调整页边距调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式设置页眉、页脚不同以及垂

28、直对齐方式4确定每页中的行数和每行的字符数确定每页中的行数和每行的字符数编辑课件4545打印效果的预览打印效果的预览（1）单击工具栏中的）单击工具栏中的“打印预览打印预览”按钮，或者单按钮，或者单击击“文件文件”|“打印预览打印预览”项，屏幕立即出现打印项，屏幕立即出现打印预览窗口，预览窗口，（2）打印预览窗口中有一个工具栏）打印预览窗口中有一个工具栏（3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。的下三角按钮继续预览下面的内容。（4）单击）单击“关闭关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界按钮，即可返回到编辑窗口界面。面。编辑课件4

29、646文档的打印输出文档的打印输出1打印操作的基本步骤打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式打印操作的其他方式编辑课件4747办公室文字处理的基本规范办公室文字处理的基本规范1公文种类公文种类我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。记、论文等。 编辑课件48482公文格式公文格式所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。格式是公文具有