有效时间管理(ppt_35)--如何有效地统筹时间

1、 有有 效效 时时 间间 管管 理理 有有 效效 时时 间间 管管 理理2 时时 间间当当 我我 们们 开开 始始 之之 前，前， 请请 先先 考考 虑虑 这这 个个 问问 题：题：时时 间间 对对 你你 意意 味味 着着 什什 么？么？ 有有 效效 时时 间间 管管 理理3 课课 程程 目目 标标 本本 课课 结结 束束 后后 您您 将：将： 了了 解解 质质 量量 时时 间间 的的 种种 类；类； 知知 道道 时时 间间 管管 理理 的的 含含 义；义； 了了 解解 时时 间间 管管 理理 的的 三三 要要 素；素； 掌掌 握握 管管 理理 时时 间间 的的 方方 法；法； 掌掌 握握 个

2、个 人人 时时 间间 管管 理理 的的 方方 法；法； 有有 效效 时时 间间 管管 理理4 有有 质质 量量 的的 时时 间间 思思 考考 的的 时时 间间 家家 庭庭 的的 时时 间间 放放 松松 的的 时时 间间 多多 产产 的的 时时 间间 回回 报报 的的 时时 间间 有有 效效 时时 间间 管管 理理5 何何 谓谓 时时 间间 管管 理理 在在 您您 思思 考考 这这 一一 问问 题题 之之 前，前， 让让 我我 们们 先先 来来 做做 一一 个个 自自 我我 评评 估，估， 看看 看看 我我 们们 是是 怎怎 样样 对对 待待 工工 作作 的。的。“ “ 自自 己己 管管 理理

3、自自 己己 的的 人人 生、生、 行行 动动 和和 安安 排排 每每 天天 的的 时时 间。间。” 有有 效效 时时 间间 管管 理理6 时时 间间 管管 理理 三三 要要 素素 管管 理理 时时 间间 管管 理理 个个 人人 管管 理理 团团 队队 有有 效效 时时 间间 管管 理理7 管管 理理 时时 间间 的的 三三 大大 任任 务务 设设 立立 目目 标标 制制 定定 计计 划划 区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急 有有 效效 时时 间间 管管 理理8 任任 务务 之之 一：目一：目 标标 没没 有有 目目 标标 你你 就就 不不 知知 道道 你你 要要 去去 哪哪 儿，儿， 你你 就

4、就 很很 有有 可可 能能 走走 到到 其其 他他 地地 方方 去去 了。了。 只只 有有 当当 你你 的的 梦梦 想想 书书 面面 写写 下下 来来 才才 会会 变变 成成 你你 的的 目目 标。标。 好好 记记 性性 不不 如如 烂烂 笔笔 头。头。 有有 效效 时时 间间 管管 理理9 目目 标标 设设 定定 的的 SMARTE 原原 则则sSPECIFIC SPECIFIC 结结 果果 具具 体体 明明 确确sMEASURABLE MEASURABLE 效效 果果 可可 衡衡 量量sACHIEVABLE ACHIEVABLE 目目 标标 可可 达达 到到 的的sRESULTSRESUL

5、TSORIENTED ORIENTED 结结 果果 可可 操操 作作 性性sTIMETIMEBOUNDED BOUNDED 时时 间间 约约 束束sEXCITING EXCITING 计计 划划 令令 你你 激激 动动 有有 效效 时时 间间 管管 理理10 一一 些些 好好 的的 目目 标标 生生 产产 力力 和和 质质 量量 目目 标：标： 在在1999 1999 年年 底底 前前 将将 客客 户户 服服 务务 的的 抱抱 怨怨 数数 减减 少少 50 50。 客客 户户 关关 系系 目目 标：标： 以以 8500 8500 美美 元元 的的 代代 价价 在在 三三 季季 度度 末末 之之

6、 前前 进进 行行 对对 外外 部部 客客 户户 的电的电 话话 调调 查，查， 以以 期期 知知 道道 客客 户户 服服 务务 改改 进进 的的 具具 体体 要要 求求 和和 领领 域。域。 个个 人人 发发 展展 目目 标：标： 到到 8 8 月月15 15 日日 完完 成成 我我 的的 下下 五五 年年 的的 职职 业业 发发 展展 计计 划，划， 并并 在在 以以 后后12 12 个个 月月 内内 列列 出出 时时 间间 表表 以以 确确 保保 目目 标标 的的 实实 现。现。 有有 效效 时时 间间 管管 理理11Time for us 轮轮 到到 我我 们们 了：了： 每每 个个

7、人人 写写 出出 一一 个个 你你 将将 要要 完完 成成 的的 工工 作作 目目 标，标， 注注 意意 运运 用用 SMARTE SMARTE 原原 则。则。 有有 效效 时时 间间 管管 理理12 目目 标标 是是 构构 筑筑 成成 功功 的的 基基 石石 目目 标标 使使 我我 们们 产产 生生 动动 力；力； 目目 标标 使使 我我 们们 认认 清清 使使 命；命； 目目 标标 有有 助助 于于 我我 们们 安安 排排 轻轻 重重 缓缓 急；急； 目目 标标 引引 导导 我我 们们 发发 挥挥 潜潜 能；能； 目目 标标 使使 我我 们们 把把 握握 现现 在；在； 目目 标标 促促

8、使使 我我 们们 评评 估估 进进 展；展； 目目 标标 使使 我我 们们 将将 工工 作作 重重 点点 从从 工工 作作 本本 身身 转转 移移 到到 工工 作作 成成 果。果。 有有 效效 时时 间间 管管 理理13 任任 务务 之之 二：二： 制制 定定 计计 划划计计 划划 你你 的的 一一 天：天： 设设 置置“ “ 定定 计计 划划 的的 时时 间间”（ 早早 上上 或或 晚晚 上）上） 给给 你你 的的 时时 间间 一一 定定 的的 弹弹 性性 给给 你你 的的 任任 务务 时时 间间 10 102020 的的 缓缓 冲冲 每每 天天 从从 做做 一一 项项 主主 要要 工工 作

9、作 开开 始。始。 有有 效效 时时 间间 管管 理理14 计计 划划 你你 的的 一一 天天 每每 天天 至至 少少 完完 成成 一一 项项 主主 要要 工工 作作; ; 每每 个个 时时 间间 段段 里里 做做 一一 件件 事事 情情 并并 把把 它它 做做 好好; ; 每每 天天 结结 束束 时时 选选 择择 明明 天天 的的 主主 要要 任任 务务 并并 计计 划划 具具 体体 的的 时时 间间 段段; ; 每每 个个 时时 间间 段段 以以 两两 小小 时时 或或 更更 少少 为为 宜。宜。 “ “ 成成 功功 其其 实实 很很 简简 单，单， 做做 正正 确确 的的 事事 情，情，

10、 以以 正正 确确 的的 方方 式，式， 在在 正正 确确 的的 时时 间间” ” ARNOLD GLASGOW 有有 效效 时时 间间 管管 理理15 任任 务务 之之 三：三： 区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急 任任 务务 有有 轻轻 重重 缓缓 急急 之之 分分; ; 评评 价价 轻轻 重重 缓缓 急急 的的 指指 标标 为为 重重 要要 性性 和和 紧紧 急急 性：性：有有 些些 任任 务务 既既 紧紧 急急 也也 重重 要，要， 而而 有有 些些 则则 不不 是；是；有有 些些 任任 务务 极极 端端 重重 要要 但但 不不 紧紧 急；急；有有 些些 任任 务务 极极 端端 紧紧

11、急急 但但 并并 不不 特特 别别 重重 要要 。 有有 效效 时时 间间 管管 理理16 区区 分分 工工 作作 的的 轻轻 重重 缓缓 急急ABC ABC 原原 则则 A AVital Vital 非非 常常 重重 要，要， 一一 定定 要要 当当 天天 完完 成成 B BImportant Important 比比 较较 重重 要，尽要，尽 量量 当当 天天 完完 成成 C C Optional Optional 可可 暂暂 缓，缓， 可可 在在 当当 天天 完完 成成 有有 效效 时时 间间 管管 理理17 优优 先先 权权 考考 虑虑 一一 下下 所所 有有 自自 己己 需需 要要

12、完完 成成 的的 任任 务，务， 问问 问问 自自 己己 它它 们们 有有 多多 重重 要，要， 多多 紧紧 急急 ？ 根根 据据 两两 方方 面面 的的 得得 分分 可可 得得 出出 它它 们们 在在 坐坐 标标 系系 中中 的的 位位 置，置， 根根 据据 位位 置置 不不 同同 就就 可可 得得 到到 相相 应应 的的 优优 先先 权。权。重重 要要 优优 先先 权权 2 2 优优 先先 权权 1 1 优优 先先 权权 4 4 优优 先先 权权 3 3 紧紧 迫迫 有有 效效 时时 间间 管管 理理18 管管 理理 个个 人人5 5As As 时时 间间 管管 理理 模模 型型 了了 解

13、解 分分 析析 消消 除除 窃窃 贼贼 分分 配配 安安 排排AwareAwareAnalyzeAnalyze AttackAttackAssigAssign nArrangeArrange 有有 效效 时时 间间 管管 理理19 个个 人人 时时 间间 管管 理理 练练 习：习： 在在“ “ 个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表” ” 第第 1 1 栏栏 的的 上上 半半 部，部， 请请 写写 出出 公公 司司 赋赋 予予 你你 当当 前前 工工 作作 的的 主主 要要 职职 责。责。 在在“ “ 个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表” ” 第第 1 1 栏栏

14、 的的 下下 半半 部，部， 请请 写写 出出 你你 每每 周周 须须 完完 成成 的的 主主 要要 任任 务（务（ 也也 包包 括括 那那 些些 与与 工工 作作 紧紧 密密 联联 系系 的的“ “ 非非 工工 作作 任任 务务”。 在在 第第 II II 栏栏 的的 下下 端，端， 请请 填填 写写 你你 一一 周周 的的 实实 际际 时时 数。数。 有有 效效 时时 间间 管管 理理20 个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表 第（第（I I） 栏栏 所所 做做 的的 工工 作作 应应 该该 做做 的的 工工 作作 实实 际际 做做 的的 工工 作作 第（第（IIII） 栏

15、栏 所所 花花 的的 时时 间间 周周 实实 际际 工工 作作 总总 时时 数数_ _ 小小 时时 有有 效效 时时 间间 管管 理理21 个个 人人 时时 间间 管管 理理考考 虑虑 下下 列列 问问 题：题： 看看 看看 自自 己己 填填 写写 的的“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”， 你你 有有 何何 感感 受？受？ 你你 是是 否否 都都 运运 用用 了了“适适 当当” ” 的的 时时 间间 去去 干干 “ “ 适适 当当” ” 的的 工工 作。作。提提 问：问： 哪哪 一一 段段 时时 间间 是是 我我 一一 天天 中中 最最 忙忙 的的 时时 候候 哪哪 一一

16、 项项 活活 动动 不不 值值 得得 我我 花花 那那 么么 多多 时时 间间 什什 么么 类类 型型 的的 活活 动动 占占 用用 了了 最最 多多 的的 时时 间间 有有 效效 时时 间间 管管 理理22 分分 配（配（AssignAssign ) 表表 格格 的的 应应 用用 本本 身身 是是 无无 足足 轻轻 重重 的，的， 重重 要要 的的 是是 通通 过过 这这 种种 方方 法，法， 你你 能能 够够 分分 配配 时时 间间 用用 于于 重重 要要 的的 活活 动动 上。上。 控控 制制 / / 参参 与与 有有 效效 时时 间间 管管 理理23 控控 制制 和和 参参 与与 如如

17、 果果 某某 项项 活活 动动 处处 于于 高高 控控 制高制高 参参 与与 区区 域，则域，则 表表 明明 它它 对对 你你 非非 常常 重重 要，你要，你 是是 完完 成成 和和 控控 制制 该该 项项 活活 动动 的的 主主 要要 力力 量。量。 自自 己己他他 人人 参参 与与优优 先先 权权 2 2 优优 先先 权权 1 1 优优 先先 权权 3 3 优优 先先 权权 4 4 自自 己己 控控 制制 有有 效效 时时 间间 管管 理理24 安安 排排( Arrange) 年年 度度 计计 划划 周周 / / 日日 计计 划（划（ 表表 格）格） 有有 效效 时时 间间 管管 理理25

18、 实实 战战 练练 习习 运运 用用 我我 们们 学学 到到 的的 方方 法，法， 安安 排排 一一 天天 的的 行行 事事 顺顺 序。序。 有有 效效 时时 间间 管管 理理26 消消 灭灭 时时 间间 窃窃 贼贼 拖拖 延延 不不 会会 拒拒 绝绝 不不 速速 之之 客客 混混 乱乱 的的 办办 公公 室室 太太 多多 文文 字字 工工 作作 有有 效效 时时 间间 管管 理理27 许许 多多 事事 情情 占占 用用 了了 人人 们们 宝宝 贵贵 的的 时时 间，间， 因因 此此 你你 必必 须须 清清 楚楚 地地 意意 识识 到到 隐隐 藏藏 在在 生生 活活 中中 的的 时时 间间 窃

19、窃 贼。贼。 常常 见见 的的 时时 间间 窃窃 贼贼 对对 你你 最最 有有 影影 响响 的的 五五 种种 是：是： 编编 号号 事事 实实 描描 述述 对对 时时 间间 的的 影影 响响 对对 策策 时时 间间 窃窃 贼贼 问问 卷卷 有有 效效 时时 间间 管管 理理28 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（1） 不不 会会 拒拒 绝绝 情情 景景 一：一： 当当 同同 事事 匆匆 匆匆 进进 来来 问问 我我 是是 否否 可可 以以 停停 一一 分分 钟钟 帮帮 助助 他他 们们 时，时， 我我 正正 坐坐 在在 桌桌 旁，旁， 集集 中中 精精 力力 于于 一一 项项 主主 要要 工工 作，作

20、， 我我 想想 我我 应应 该该 帮帮 他他 们们 又又 不不 想想 耽耽 误误 他他 们们 的的 工工 作，作， 因因 此此 我我 停停 下下 手手 边边 的的 工工 作作 关关 注注 他他 们，们， 麻麻 烦烦 的的 是是 这这 实实 际际 上上 耽耽 误误 了了 我我 的的 工工 作。作。 情情 景景 二：二： 我我 经经 常常 接接 到到 各各 类类 推推 销销 员员 的的 电电 话，话， 大大 多多 数数 人人 推推 销销 的的 东东 西西 我我 都都 不不 喜喜 欢，欢， 他他 们们 的的 请请 求求 是是 只只 需需 几几 分分 钟，钟， 但但 通通 常常 花花 掉掉 我我 半半

21、 个个 小小 时时 甚甚 至至 更更 多多 的的 时时 间。间。 有有 效效 时时 间间 管管 理理29 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（2） 煲煲 电电 话话 粥粥 问问 卷：卷： 谁谁 通通 常常 来来 电？电？ 为为 什什 么？么？ 什什 么么 重重 要要 事？多事？多 久？久？ 每每 天天 有有 多多 少少 电电 话？话？ 平平 均均 长长 度度 是是 多多 少？少？ 什什 么么 时时 候候 最最 容容 易易 被被 干干 扰？扰？ 有有 效效 时时 间间 管管 理理30 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（3 3） 不不 速速 之之 客客 对对 策：策： 将将 不不 速速 之之 客客 拦拦 在在 办办

22、 公公 室室 外；外； 保保 持持 站站 立，立， 谈谈 话话 不不 会会 持持 续续 多多 久；久； 若若 有有 人人 坚坚 持持 将将 头头 探探 进进 来来 问问“ “ 有有 时时 间间 吗？吗？” ” 你你 回回 答答“ “ 是是 的，的， 但但 不不 是是 现现 在在” ” 并并 订订 一一 个个 双双 方方 接接 受受 的的 时时 间间 留留 下下 E-mail E-mail 或或 BP BP 号，号， 以以 减减 少少 互互 相相 的的 干干 扰。扰。 有有 效效 时时 间间 管管 理理31消消 灭灭 窃窃 贼（贼（4） 混混 乱乱 的的 办办 公公 桌桌 杂杂 乱乱 无无 章章

23、 办办 公公 室室 的的 杂杂 乱乱 无无 章章 会会 引引 起起 麻麻 烦。烦。 要要 想想 整整 齐齐 有有 序，序， 你你 必必 须须 克克 服服 道道 格格 拉拉 斯斯 的的 混混 乱乱 法法 则：则：“混混 乱乱 总总 是是 想想 填填 满满 任任 何何 让让 其其 存存 在在 的的 空空 间间” 通通 常常 而而 言，言， 办办 公公 桌桌 杂杂 乱乱 无无 章章 是是 因因 为为 你你 没没 有有 定定 下下 存存 放放 事事 物物 的的 规规 矩。矩。 你你 必必 须须 改改 变变 自自 己己 的的 习习 惯！惯！ 有有 效效 时时 间间 管管 理理32 消消 灭灭 窃窃 贼（

24、贼（4 4） 拖拖 延延 列列 出出 所所 有有 需需 要要 完完 成成 的的 任任 务；务； 根根 据据 轻轻 重重 缓缓 急急 进进 行行 分分 类；类； 将将 任任 务务 分分 解解 成成 几几 个个 步步 骤；骤； 确确 立立 每每 个个 步步 骤骤 的的 最最 后后 期期 限；限； 每每 天天 安安 排排 10 10 分分 钟钟 以以 对对 付付 那那 些些 开开 头头 难难 的的 工工 作；作； 留留 出出 10 10 分分 钟钟 安安 排排 明明 天天 的的 工工 作。作。 有有 效效 时时 间间 管管 理理33消消 灭灭 窃窃 贼（贼（6 6） 太太 多多 的的 文文 字字 工工 作作 管管 理理 文文 件：件： 有有 条条 不不 紊紊 一一 旦旦 你你 有有 条条 不不 紊紊 地地 处处 理理 文文 件