办公用品管理办法(试用)

1、办公用品管理办法（试用版）、目的为规范公司及各直办公用品的管理，在满足分部工作需要、保障公司及各直营店各项业务稳健发 展的同时，为杜绝办公用品的浪费现象，降低办公费用支出，特制定本管理办法。二、范围适用范围：公司总部；开发区庐山路店、胶南珠海路店、胶南人民路店（简称公司各直营店） 发布范围：公司总部；开发区庐山路店、胶南珠海路店、胶南人民路店（简称公司各直营店）三、职责3.1 办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。3.2 人事行政部门负责办公用品综合采购计划的申报、保管、发放和费用核算等管理工作；3.2 办公用品暂由工程中心根据公司以及各直营店的采购计

2、划申请进行统一采购。四、作业内容4.1 管理原则4.1.1 统一标准量化管理的原则：公司及各直营店办公用品品种具有相同性特点，再加上办公 用品易购、易耗特性，为其进行量化管理提供可能。4.1.2 集中购买和分月领用的原则： 由于办公用品价值低、 品种多、 使用部门分布范围广、 计划性不强等 特 点，为了降低采购运作成本， 获得价格优势可采用集中采购、 分月领用的原则， 即暂由工程中心集中 批量采购， 各使用部门按照规定按月领用。 部分耐用办公用品原则上不再增补， 若破损、 残旧需更换 的实行以旧换新原则。 事务专员每月中旬以腾讯通方式公布各直营店办公用品领用明细及金额， 提醒 各直营店勿超预算

3、。 年底根据公司及各直营店领用情况， 与部门预算进行对比， 节省则给予部门奖励 200 元，反之则罚款 200 元。4.2 领用要求，各直营店根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25 日前编制办公用品申领单 （附表一）提报下月办公用品，部门负责人审批签字后报行政人事部。事务专员 在核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制办公用品申请购置计划表（附表二 ），经行政经理、财务中心、总经理批准后，在预算额度内统一购买、管理办公用品，办公用品购置实行 定点采购管理。，办公用品领用必须由部门经理签字后方可领用。领用物品遵循以旧 换新原则。若因无法继续使用需要报废，无法以旧换新的，必须由部门经

4、理批准后方可领用。各直营 店指定人根据公司规定的办公用品配发标准进行申领（详见附表九） 。办公用品领用时间为每月1-3 号，逢节假日顺延，其他时间不办理办公用品类领用业务。4.3 办公用品的发放及领用4.3.1 个人办公用品的发放，由本部门负责人以及人力资源部签字后按照标准一次领用。具体标准为：文件夹三 个、圆珠笔一支、中性笔两支，笔记本一本，以后按照规定按需领用。，经部门总监审核并签字后，交综合办公室审批同意， 由事务专员负责办公用品的发放。 （附件： 附表三个人办公用品申领单 ） ，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写个人物品领取登记表 。（附表四个人办公用品领取登记表 ）4.

5、3.2 部门办公用品的发放，公司每办公区分配一套（至少两人一套） 。，制部门办公用品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。 （附件：附表五部门办公用品 领取登记表）4.4 会议期间办公用品管理规定4.4.1 公司会议期间会务组按需填写会务组用品申领单 ，由会务组负责人审核签字后交综合办公室审批 同意后方可进行领用。 （附表六会务组用品申领单 ）4.4.2 事务专员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、 各会务组名称、 负责人、 所领物品品名等等， 以备核查。（附表七 会议期间物品领取登记表 ） 4.5 办公用品购置，并于月

6、底完成。，保证最优性价比和质量。，由部门负责人提出申请，并由运营中心总监确认，交由工程中心购置。4.6 管理要求 ，采购和入库应分别由两人负责。办，按手续验收入库，登记 上帐。凡质量不合格的办公用品不得接收，数量与送货单不符的按照实际数量入库。各类用品的入库 验收，事务专员应仔细严格地核对质量、数量进行检查，帐实相符，并且要日清月结。 ，并对办公费用使用情况进行综合考评。，对领回的办公 用品尤其是耐用办公用品建立档案卡，领取办公用品者要签字。耐用办公用品若非正常损坏或人为丢 失，当事人要按价赔偿。调离人员在离职前，要办理物品交接手续（附表八办公用品交接登记表 ），行政人事部门要负责收回离职人员

7、的办公用品并签字确认后方可办理调离人员的离职手续。，查对台账与实物，保证账实相符。事务专员须防止办公用品受潮、 虫蛀、 损坏或丢失， 保证办公用品的功用和性能。 事务专员须根据办公用品的消 耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。4.7 管理实施办法 ，及办公用品的使用和收回方式不同，分为五大类，对 不同类别采取差异管理。面抄、皮筋、牙膏、风油精、纸杯、计算器、垃圾袋、POP笔、补充液、报销单、气球、毛巾、拖把、扫帚、纸篓、卫生纸、洗洁精等。A4 纸、 A3 纸、电脑打印纸、 （传真纸）热敏纸等。 保洁人员工装等。关于工服的管理参照公司关于工服管理的有关规定

8、执行； ，由财务部门进行固定资产建帐管理，并对各类家具进行编号造册，由其领用人保管使用。4.8 办公用品的使用与保管 ，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提 倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用 品随意丢弃废置。，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、 用品使用寿命。，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、 包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分 发挥各种办公用品

9、的最大使用效率。，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪 费。电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、美工刀、直尺、起钉器、鼠标、 键盘等耐用办公用品， 已按标准发放的， 原则上不再增补， 如重复申领， 应说明原因或凭损毁原物以 旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障， 由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直 接责任人应负赔偿责任。五、流程图时间标准关键流程申请时上报办公用品采购计划h-丄j汇保公司上报情况1 J报财总经理审批

10、受理时审核时*准确配发发放时内容审核发放时建立台帐入库、入帐统计并保管结转财务记帐动作标准责任人监督/审核根据门店上报情况填写 办公用品申报计划，并经 本部门领导签字同意，上 报综合办公室各直营店指定专人部门经理/运营中心根据公司上报情况汇总 后制定米购计划事务专员综合办公室根据库存，合理制定办 公用品采购统一购买工程中心财务预算审核/总经理签字根据申请计划配发至公 司（按申报计划定期发 放各直营店）事务专员直接上级文字工整，表述准确、详 细，以部门为单位递交领用人直接上级物资入库，登记入帐（差 异协调调整）事务专员直接上级统计并保管领用单，以备 查询（外发或修正出库 单）事务专员直接上级结转

11、财务记入公司、各直 营店办公费科目事务专员直接上级附件 附表一办公用品申领单附表二办公用品申请购置计划单附表三：个人办公用品申领单附表四：个人办公用品领取登记表附表五：部门办公用品领取登记表附表六：会务组用品申领单附表七：会议期间物品领取登记表附表八：办公用品交接登记表附表九：办公用品配发标准附表一办公用品申领单申请部门：年 月 日编号名称规格单位数量使用人备注部门负责人签字综合办签字注：部门人员填写一部门领导审核一综合办公室签批一事务专员建档后如实发放附表二:办公用品申请购置计划单日期：年 月 日申请部门预计购置时间编号品名规格单位数量预算 额度实际 金额备注事务专员签字综合办签字财务中心签

12、字总经理签批注：事务专员编制购买清单一综合办签字一财务预算员签字一总经理签批一采购附表三:个人办公用品申领单日期： 年 月 日所在部门申请人编号申请物品规格单位数量是否 领取备注部门负责人签字领取时间注：部门人员填写一部门负责人审核一事务专员建档后如实发放附表四:个人办公用品领取登记表所在部门领取人领取时间物品名称规格单位数量单价总金额备注注：此表由办公用品事管专员负责登记、建档附表五:部门办公用品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数量单价总价备注/使用人注：此表由办公用品事务专员负责登记、建档附表六：会务组用品申领单会议主题：会议时间：申请人：申请日期：编号物品名称规格单位

13、数量是否领到备注部门负责人签字总经理签字注：会务组人员按需申请一会务组负责人审核一总经理签批一事务专员发放 附表七：会议期间物品领取登记表会议主题会议时间领取人/日期物品名称规格单位数量单 价总 价备注附表八：办公用品交接登记表日 期物品名称单位数量移交人所在 部门接收人所在 部门备注注：此表由事务专员登记，如若办公用品回收，则事务专员为接收人，并负责登记入库附表九：办公用品配发标准类别品名单位领有标准标准量最低使用寿命备注个人办公用品文件夹（双夹）个所有人员3永久入职发放、按需发放中性笔（黑）支所有人员2一月入职发放、按需发放笔记本本所有人员1一月入职发放、按需发放水性笔/水性笔芯支所有人员

14、1两个月入职发放、按需发放圆珠笔/圆珠笔芯支所有人员1两个月入职发放、按需发放工作牌个所有人员1永久入职发放长尾夹个所有人员3永久按需求发放笔筒个所有人员1永久按需求发放电话机个所有人员13年以上允许以旧换新按需求发放铅笔支所有人员1三个月按需求发放名片盒所有人员1三个月按需求发放红水笔支所有人员1一个月按需求发放水笔芯（0.38 ）支所有人员1一个月按需求发放铁票夹个所有人员3永久按需求发放直尺根所有人员1永久按需求发放部门公用办公用品剪刀把部门13年以上允许以旧换新按需求发放纸篓个部门13年以上允许以旧换新按需求发放纸杯包部门1两个月按需求发放卫生纸捆部门1一个月行政管理部放置垃圾袋卷部门

15、1一个月按需求发放回形针、大头针盒部门1一个月根据实际需求订书机个部门13年以上允许以旧换新按需求发放订书针盒部门1一个月根据实际需求固体胶支部门2一个月根据实际需求双面胶卷部门1一个月根据实际需求光敏油瓶部门1一个月根据实际需求插线板块部门1永久根据实际需求计算器个部门1永久以旧换新A4纸包部门实际消耗一个月按实际需求发放墨盒个部门实际消耗实际消耗按实际需求发放碳粉次部门实际消耗实际消耗按实际需求发放色带条部门实际消耗实际消耗按实际需求发放复写纸盒部门16个月按实际需求发放会计凭证类本部门实际消耗实际消耗按实际需求发放日记帐本本部门实际消耗实际消耗按实际需求发放车辆维修联系单本部门1两个月按实际需求发放电脑打