销售与应收子系统

1、第六章 销售与应收子系统 本章从销售与应收环节的业务流程与数据本章从销售与应收环节的业务流程与数据流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其他与管理有关的模块功能。他与管理有关的模块功能。学习目的：n描述客户订购管理业务流程描述客户订购管理业务流程n说明订购处理过程中应采取的控制措施说明订购处理过程中应采取的控制措施n描述客户订购的账务处理流程描述客户订购的账务处理流程n说明应收账款处理过程中应采取的控制措施说明应收账款处理过程中应采取的控制措施第一节 销售与应收子系统概述n一

2、、销售管理一、销售管理 销售管理往往需要涉及多个部门，这些部门各行其销售管理往往需要涉及多个部门，这些部门各行其职，共同组成一个完整的管理和控制系统。职，共同组成一个完整的管理和控制系统。 1、销售部：根据客户的订单开出多联式的销货单，、销售部：根据客户的订单开出多联式的销货单，送交信用审核部门审核。送交信用审核部门审核。 2、信用审核部门、信用审核部门 信用部职员根据销售部转来的销货单，查阅客户的信用部职员根据销售部转来的销货单，查阅客户的信用记录，确定赊销信用条件和限额。信用记录，确定赊销信用条件和限额。 3、仓储部、仓储部 仓管人员必须签署销货单，表明提货业务的完成以仓管人员必须签署销货

3、单，表明提货业务的完成以及确认有关资料的正确性。及确认有关资料的正确性。 4、运输部、运输部 运输部门将填制一份交运单，列明交运物品品运输部门将填制一份交运单，列明交运物品品种、数量、运输方式、运费，以及交运货物的所种、数量、运输方式、运费，以及交运货物的所有权和运输责任等资料，送交运输机构启运货物。有权和运输责任等资料，送交运输机构启运货物。 5、开单部、开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货发票或账单，开单部负责对客户开出与寄送销货发票或账单，同时执行对销货交易资料的调节、核对与汇总同时执行对销货交易资料的调节、核对与汇总 6、会计部门、会计部门 根据销售部、开单部、仓储部送达的有关交易根

4、据销售部、开单部、仓储部送达的有关交易资料进行分类核算资料进行分类核算二、销货交易的会计核算二、销货交易的会计核算 （一）销售收入与费用的核算（一）销售收入与费用的核算 1、商品销售收入的确认条件、商品销售收入的确认条件 2、交易业务的会计处理、交易业务的会计处理 （二）销售成本的核算（二）销售成本的核算 计划成本法与实际成本法计划成本法与实际成本法 3、营业税金及附加的核算、营业税金及附加的核算 “营业税金及附加营业税金及附加”、“应交税费应交税费” 4、应收账款的核算、应收账款的核算 “应收账款应收账款”、“预收账款预收账款”第二节 销售与应收子系统流程分析一、销售与应收子系统的业务流程一

5、、销售与应收子系统的业务流程 1、客户通过电话、邮件或上门洽谈订货，由销售部、客户通过电话、邮件或上门洽谈订货，由销售部门开出销货订单门开出销货订单 2、销售部门经办人请求信用审核部门审核客户信用、销售部门经办人请求信用审核部门审核客户信用状况以及授权销货交易状况以及授权销货交易 3、销售部门职员把多联式销货单和其他交易资料分、销售部门职员把多联式销货单和其他交易资料分送仓储、运输和开单等部门送仓储、运输和开单等部门 4、发运部门职员根据已授权销货单安排从仓库提货、发运部门职员根据已授权销货单安排从仓库提货、包装和发运，并把发运汇总资料转送开单部门包装和发运，并把发运汇总资料转送开单部门销售与

6、收款业务流程分析 5、开单部门职员核对销货订单与发运汇总资料，、开单部门职员核对销货订单与发运汇总资料，依据企业的产品价格目录资料或合同资料开出发依据企业的产品价格目录资料或合同资料开出发票寄送给客户票寄送给客户 6、会计部门负责应收账款核算的职员登录有关、会计部门负责应收账款核算的职员登录有关的客户明细账，反映应收账款的增加的客户明细账，反映应收账款的增加 7、存货控制部门职员依据相关部门转来的交易、存货控制部门职员依据相关部门转来的交易资料登录存货记录，反映库存存货的发出数量资料登录存货记录，反映库存存货的发出数量 8、负责账务处理的职员根据发票的记账联、就、负责账务处理的职员根据发票的记

7、账联、就上账款和存货等部门转来的交易资料，将其过入上账款和存货等部门转来的交易资料，将其过入总分类账户总分类账户二、销售与应收子系统的数据流程二、销售与应收子系统的数据流程 销售与应收子系统业务流程主要包括销售订单销售与应收子系统业务流程主要包括销售订单确认、销售物资出库、销售和货款结算三个环节。确认、销售物资出库、销售和货款结算三个环节。 1、销售订货确认、销售订货确认-销售订单销售订单 2、销售物资出库、销售物资出库-发货单、运输单发货单、运输单 3、销售和货款结算、销售和货款结算-销售发票、收款单销售发票、收款单销售管理流程收款流程三、销售与应收子系统的数据文件三、销售与应收子系统的数据

8、文件 1、基础数据文件、基础数据文件 2、业务数据文件、业务数据文件 销售订单文件、销售发货文件、销售发票文件、销售订单文件、销售发货文件、销售发票文件、收款单文件、应收账款文件收款单文件、应收账款文件四、销售程序中的交易循环控制四、销售程序中的交易循环控制 交易循环控制是以业务流程中职能的分离为基础的，交易循环控制是以业务流程中职能的分离为基础的，这些职能分别是：订单录入、信用检查、产成品、装这些职能分别是：订单录入、信用检查、产成品、装运、开单、应收账款，以及总分类账运、开单、应收账款，以及总分类账 （一）订单录入（一）订单录入 订单录入职能是客户订单处理的第一步，它开始于订单录入职能是客

9、户订单处理的第一步，它开始于销售订单文件的编制。销售订单描述了客户所购的货销售订单文件的编制。销售订单描述了客户所购的货物种类、价格，以及客户的有关情况，如客户姓名、物种类、价格，以及客户的有关情况，如客户姓名、货物的运输地址，如有必要，还有相关的开单结算地货物的运输地址，如有必要，还有相关的开单结算地址。址。 销售订单中所采用的价格要得到批准，批准者可以销售订单中所采用的价格要得到批准，批准者可以是管理者或一个独立于销售订单职能的组织。是管理者或一个独立于销售订单职能的组织。 销售订单从根本上讲是一份内部文件。而发票或销售订单从根本上讲是一份内部文件。而发票或账单是在货物已经装运、发货通知单

10、已提交给开账单是在货物已经装运、发货通知单已提交给开单部门后编制的独立文件。单部门后编制的独立文件。订单录入订单录入销售订单销售订单订单数据库订单数据库主价格列表主价格列表创建订单创建订单顾客订单顾客订单订单录入订单录入（二）信用检查（二）信用检查 客户信用状况在货物运输之前应当被确认。对客户信用状况在货物运输之前应当被确认。对于固定客户而言，信用状况的检查主要是检查给于固定客户而言，信用状况的检查主要是检查给予的信用额度是否超过管理当局的授权，包括一予的信用额度是否超过管理当局的授权，包括一般授权和特殊授权。对于新客户，应先确立销售般授权和特殊授权。对于新客户，应先确立销售对象的信用条件，再

11、进行信用状况检查。对象的信用条件，再进行信用状况检查。 订单录入职能应当与独立的信用检查职能相分订单录入职能应当与独立的信用检查职能相分离。离。检索新订单检索新订单销售订单销售订单批准信用批准信用订单数据库订单数据库信用处理信用处理信用文档信用文档批准销售订单批准销售订单对已批准订单做对已批准订单做进一步处理进一步处理信用检查信用检查（三）产成品（三）产成品 这项职能负责按拣货单要求挑选货物。依据订这项职能负责按拣货单要求挑选货物。依据订单数据库编制装运文件，而依据装运文件编制拣单数据库编制装运文件，而依据装运文件编制拣货单。拣货的信息应及时输入数据库中，以便更货单。拣货的信息应及时输入数据库

12、中，以便更新相关的装运信息。存货信息也要更新。新相关的装运信息。存货信息也要更新。 货物交送运输部门时，运输部门需要确认接收。货物交送运输部门时，运输部门需要确认接收。拣货列表拣货列表拣货订单拣货订单准备拣货列表准备拣货列表订单数据库订单数据库交货处理交货处理存货数据库存货数据库货物拣货单货物拣货单装运装运产成品产成品（四）装运（四）装运 在将拣出的货物与随货物所附的拣货单核对一在将拣出的货物与随货物所附的拣货单核对一致后，装运部门就会确认向客户装运所购货物。致后，装运部门就会确认向客户装运所购货物。 此后即开始编制有关的装运文件，同时订单数此后即开始编制有关的装运文件，同时订单数据库也会随之

13、更新。装运部门一般会为运输货物据库也会随之更新。装运部门一般会为运输货物编制一份提货单。提货单文件是运费和货物从发编制一份提货单。提货单文件是运费和货物从发货方转移至运输方的证明文件。货方转移至运输方的证明文件。制成品制成品货物拣货单货物拣货单包装列表包装列表与发货单匹配与发货单匹配交货处理交货处理订单数据库订单数据库货物包装列表货物包装列表装货开单装货开单顾客顾客装运装运（五）开单（五）开单 开单是根据账单工作清单上记录的订单开具发开单是根据账单工作清单上记录的订单开具发票。开单要先对订单进行确认，然后开具发票。票。开单要先对订单进行确认，然后开具发票。 需要定期编制日记账凭单，并提交给负责

14、总分需要定期编制日记账凭单，并提交给负责总分类账的人员，用以过入总账。类账的人员，用以过入总账。开单列表开单列表准备发票准备发票订单数据库订单数据库发票处理发票处理发票发票顾客顾客准备日记准备日记账分录账分录日记账凭证日记账凭证总分类账总分类账开单开单（六）应收账款与总分类账（六）应收账款与总分类账 开单负责对个别订单开具发票，而应收账款负责开单负责对个别订单开具发票，而应收账款负责保存客户账目资料，并定期向客户报送账户结算保存客户账目资料，并定期向客户报送账户结算表。表。 负责开具发票的人员不得接近财务记录。负责开具发票的人员不得接近财务记录。 负责应收账款的人员将过账到应收账款分类账负责应

15、收账款的人员将过账到应收账款分类账上的控制总量报告给总分类账。上的控制总量报告给总分类账。发票过账发票过账列表列表查询过账查询过账发票过账发票过账订单数据库订单数据库准备过账准备过账列表列表应收账款账应收账款账控制汇总控制汇总总账总账应收账款应收账款应收账款应收账款开单开单控制汇总控制汇总日记账凭证日记账凭证比较过账比较过账总分类账处理总分类账处理总分类账总分类账总分类账总分类账五、应收账款业务流程中的交易循环控制五、应收账款业务流程中的交易循环控制 图中最主要的特征是业务流程中下列各项职能的图中最主要的特征是业务流程中下列各项职能的分离。分离。六、应收账款收账业务流程六、应收账款收账业务流程

16、 应收账款收账业务流程用于客户账户余额尚未结清应收账款收账业务流程用于客户账户余额尚未结清时。典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者时。典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收据和按月列示的付款额清单。收据和按月列示的付款额清单。 1、收发室、收发室 收发室是负责收取客户汇款的职能部门。收发室是负责收取客户汇款的职能部门。 支票要经过严格的背书和汇总，随后编制一个汇款支票要经过严格的背书和汇总，随后编制一个汇款清单。汇款清单与收到支票的合计金额数相比较，清单。汇款清单与收到支票的合计金额数相比较，金额的

17、一致要得到确认。金额的一致要得到确认。 汇款清单的副本与汇款通知单传递给应收账款部门。汇款清单的副本与汇款通知单传递给应收账款部门。支票与控制总额清单提交给现金收款人并送存银行。支票与控制总额清单提交给现金收款人并送存银行。现金收入现金收入第三节 销售与应收子系统数据代码 与主要功能模块一、系统数据代码设计一、系统数据代码设计 系统中所涉及的代码有：存货代码、存货类别代系统中所涉及的代码有：存货代码、存货类别代码、仓库代码、部门代码、客户代码等。码、仓库代码、部门代码、客户代码等。 在该系统中需要设计的主要编码是客户代码。在该系统中需要设计的主要编码是客户代码。客户代码采用群码方式进行设计，以

18、便根据销售客户代码采用群码方式进行设计，以便根据销售管理、往来账管理以及提供各种销售信息的需要管理、往来账管理以及提供各种销售信息的需要进行分类、汇总等处理。进行分类、汇总等处理。二、系统主要功能模块二、系统主要功能模块 系统主要功能模块有：系统主要功能模块有： 初始化设置初始化设置 业务单据处理业务单据处理 账表输出账表输出 自动转账自动转账 系统服务系统服务第四节 销售与应收子系统初始化设置客户档案设置客户档案设置部门档案和职员档案设置部门档案和职员档案设置结算方式设置结算方式设置付款条件设置付款条件设置销售方式设置销售方式设置初始建账初始建账第五节 销售与应收子系统日常业务处理 从系统数

19、据流程图中可知，企业销售循环日常业从系统数据流程图中可知，企业销售循环日常业务处理包含下列程序：务处理包含下列程序： 销售报价销售报价 销售订货销售订货 销售发货销售发货 销售开票销售开票 代垫费用单代垫费用单 销售支出销售支出 委托代销委托代销 销售月末结账销售月末结账一、系统的数据输入一、系统的数据输入 （一）输入数据类型（一）输入数据类型 1、初始数据、初始数据 2、和其他子系统集成运行时自动调入的数据、和其他子系统集成运行时自动调入的数据 3、日常交易数据、日常交易数据 （二）交易数据的输入（二）交易数据的输入 1、销售订单的输入、销售订单的输入-P178图图6-4 2、发货票与退货单

20、的输入、发货票与退货单的输入-P179图图6-5、6-6 3、销售发票的输入、销售发票的输入-P180图图6-7 4、收款单的输入、收款单的输入-P181图图6-8 5、日常业务数据输入的控制、日常业务数据输入的控制二、系统数据处理二、系统数据处理 1、自动转账、自动转账 （1）在输入销售发票后，根据销售方式和结算）在输入销售发票后，根据销售方式和结算方式生成会计分录方式生成会计分录 （2）根据销售发票文件中数据记录和产品代码，）根据销售发票文件中数据记录和产品代码，从存货子系统中得到的产品单位成本数据，生成从存货子系统中得到的产品单位成本数据，生成结转销售成本的会计分录结转销售成本的会计分录

21、 （3）根据账务处理子系统转来的当期应交流转）根据账务处理子系统转来的当期应交流转税税率，生成结转销售税金及附加的会计分录税税率，生成结转销售税金及附加的会计分录 （4）根据收款单上记录的结算方式和款项类型，）根据收款单上记录的结算方式和款项类型，可以自动生成该结算方式对应的会计分录可以自动生成该结算方式对应的会计分录 2、往来核销、往来核销 手工核销手工核销 自动核销自动核销 3、坏账处理、坏账处理 4、往来对冲处理、往来对冲处理 5、月末处理、月末处理三、账表输出与系统服务三、账表输出与系统服务 （一）账表输出（一）账表输出 1、统计报表：销售统计表、发货统计表、发票、统计报表：销售统计表

22、、发货统计表、发票使用明细表、销售人员业绩统计表等使用明细表、销售人员业绩统计表等 2、销售分析类报表：销售增长分析表、销售结、销售分析类报表：销售增长分析表、销售结构表、销售毛利表、商品周转率分析表、账龄分构表、销售毛利表、商品周转率分析表、账龄分析表等析表等 3、明细账输出：销售收入明细、销售费用明细、明细账输出：销售收入明细、销售费用明细账、销售成本明细账、应收账款明细账等账、销售成本明细账、应收账款明细账等 （二）系统服务（二）系统服务 数据备份、数据恢复、口令修改、获取外部数据数据备份、数据恢复、口令修改、获取外部数据思考题 你正在审计你正在审计fx销售公司厦门分公司。这个公司有可销

23、售公司厦门分公司。这个公司有可观的年销售量，并且所有的销售都是在当地开单和收款。观的年销售量，并且所有的销售都是在当地开单和收款。在审计中，你发现处理现金收入的过程如下：在审计中，你发现处理现金收入的过程如下： 直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从顾客处或递送服务处收到现金。收到现金以后，出纳从顾客处或递送服务处收到现金。收到现金以后，出纳在销售票据上盖上在销售票据上盖上“付讫付讫”的戳，再把一份副本归档以的戳，再把一份副本归档以便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售单便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售单据的副件，它

24、由出纳保管，直到从递送那儿收到现金。据的副件，它由出纳保管，直到从递送那儿收到现金。 邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管审邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管审阅。然后信用主管把汇款单放在出纳桌上的公文格中。阅。然后信用主管把汇款单放在出纳桌上的公文格中。 在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上，并核准可允许的现把汇款过账

25、到应收账款分类账上，并核准可允许的现金折扣。金折扣。 你还查实，信用主管从上海总部行政部门那儿获得你还查实，信用主管从上海总部行政部门那儿获得了冲销坏账的批准权。在会计年度的年终时，他还保了冲销坏账的批准权。在会计年度的年终时，他还保管有最后一个月内收到的汇款单。管有最后一个月内收到的汇款单。 要求：要求： （1）请描述在收款和汇款的过程中，可能发生的不）请描述在收款和汇款的过程中，可能发生的不法行为。法行为。 （2）你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单处）你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单处理的内部控制？理的内部控制？（1）如果现金销售或货到付款销售的销售票据没有编）如果现金销售或货到

26、付款销售的销售票据没有编号或者对编号管理不善，出纳就可以破坏这些销售票号或者对编号管理不善，出纳就可以破坏这些销售票据，然后把钱装进行自己的口袋。据，然后把钱装进行自己的口袋。（2）挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而）挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而不做相应的分录。过些时间，当另外一笔现金收到时，不做相应的分录。过些时间，当另外一笔现金收到时，再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。在以上描述的问题里，厦门分公司的人持有和使用。在以上描述的问题里，厦门分公司这这4员工的任何一个都有可能挪用应收账款的收入。员工

27、的任何一个都有可能挪用应收账款的收入。（3）由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收）由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，他不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，他就可以挪用这些汇款。就可以挪用这些汇款。（4）信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有）信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有供给顾客的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编供给顾客的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编造折扣。通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金造折扣。通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金据为已有。据为已有。（5）通过邮件得到的收入在被）通过邮件得到

28、的收入在被4位员工处理之前没有做位员工处理之前没有做任何记录，所以任何记录，所以4个人中的任何一个可以抽走现金而个人中的任何一个可以抽走现金而不需要任何掩饰。当发现盗用行为之后，也没有任何不需要任何掩饰。当发现盗用行为之后，也没有任何记录可以证实是谁盗用的。记录可以证实是谁盗用的。（6）信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类）信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录，或伪造明细分类账试算平衡表，或寄出与账账记录，或伪造明细分类账试算平衡表，或寄出与账户记录不一致的报表等等，以此来掩盖自己抽走现金户记录不一致的报表等等，以此来掩盖自己抽走现金的行为。的行为。（1）所有销售票据必须编号

29、，并每日清点销售票据的）所有销售票据必须编号，并每日清点销售票据的号码。所有盖了号码。所有盖了“付讫付讫”戳的销售票据应该与银行接戳的销售票据应该与银行接收的存款单的副本相核对。应由一专门的员工，而不收的存款单的副本相核对。应由一专门的员工，而不是出纳或信用部门的某成员负责核对工作。是出纳或信用部门的某成员负责核对工作。（2）应该有一名出纳以外的员工或信用部门以外的员）应该有一名出纳以外的员工或信用部门以外的员工负责打开收到的邮件，并在当天准备三联的汇款清工负责打开收到的邮件，并在当天准备三联的汇款清单。原始单据和支票（或现金）直接转交给出纳；一单。原始单据和支票（或现金）直接转交给出纳；一张汇款清单的副本交给（张汇款清单的副本交给（1）中提到的负责员工；一）中提到的负责员工；一张副本交给负责过账到应收账款分类账的人员。张副本交给负责过账到应收账款分类账的