时间管理培训revised

1、1 高績效時間管理1個小時的時間來領悟它，但也許您將獲得個小時的時間來領悟它，但也許您將獲得10年時間的回報！年時間的回報！也許您將花費2有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎麽花的： q 睡覺：21年 q工作：14年 q個人衛生：7年 q吃飯：6年 q旅行：6年 q排隊：6年 q學習：4年 q開會：3年 q打電話：2年 q找東西：1年 q其他：3年 3每個星期有每個星期有168小時，其中小時，其中56小時在睡眠中度小時在睡眠中度過，過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91小時則由你來決定做什麼每天小時則由你來決定做什麼每天13個小時。個小時。如

2、何充分利用每天的如何充分利用每天的13個小時將是我們今日共個小時將是我們今日共同探討的課題。同探討的課題。4課程要點：課程要點：一一、時間管理的概念、時間管理的概念二、缺乏時間管理意識的征兆二、缺乏時間管理意識的征兆三、時間管理的方法和技巧三、時間管理的方法和技巧（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣5一、時間管理的定義：一、時間管理的定義：v時間供給毫無彈性；v時間無法蓄積；v時間無法取代；v時間無法失而復得。時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。完成既定目標。

3、6二、二、缺乏时间管理意识的征兆缺乏时间管理意识的征兆1.每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做2.每天被工作追赶，没有余裕的时间3.每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中4.常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性5.从不认为经由时间管理能增加自己的时间6.常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做7.接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行8.接到指令后，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备7二、二、缺乏时间管理意识的征兆缺乏时间管理意识的征兆9.心里的声音常常对您说：“今天不做没关系，反正明天也能做！”10.经常花很多时间

4、等待前手完成工作后，再进行工作11.经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成12.非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作13.每天到了公司才开始想要做什么14.没有月份及年度的工作计划8三、三、時間管理的方法與技巧時間管理的方法與技巧 （一）（一）分析使用時間的方式和狀況分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣9（一）（一）分析自己使用時間的方式和狀況分析自己使用時間的方式和狀況練習：1. 我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？ 2. 我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使

5、其發生？ 3. 哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 4. 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什麽方法？ 5. 我做的哪些事既重要又緊急？ 6. 我做的哪些事對我的目標很重要？ 7. 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 10（一）分析自己使用時間的方式和狀況（一）分析自己使用時間的方式和狀況1. 記錄：記錄：最好連續記錄24個星期；自我評價時要客觀，不要自欺欺人，自我原諒。時間管理表格時間管理表格每日工作記錄表每日工作記錄表11（一）分析自己使用時間的方式和狀況（一）分析自己使用時間的方式和狀況2. 分析：分

6、析：1) 時間利用率是多少？2) 工作內容與工作目標是否相符？3) 有多少項目與目標不相符？4) 管理性工作（例行性、作業性）工作占多少比例？5) 一周可支配的自由時間有多長？在什麼時候？6) 不可支配的時間有多長，在什麼時候？7) 被干擾的時間有多長？干擾的來源是什麼？8) 哪些干擾最大的影響到你？9) 應采取什麼行動減少或控制干擾？12（一）分析自己使用時間的方式和狀況一）分析自己使用時間的方式和狀況3. 改進改進1) 減少與工作目標不相關的工作2) 采取授權等方式減少例行性工作占用的時間3) 解決干擾問題時間管理表格時間管理表格日日/周時間分配情況周時間分配情況13三、時間管理的方法與技

7、巧三、時間管理的方法與技巧 （一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃（二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣14（二）做好工作計劃（二）做好工作計劃1. 5w2h原則原則 ：1) why: 爲什麽要做這項任務，對工作目標是否有支援 2) what： 任務的內容和達成的目標 3) when： 在什麽時間段進行 4) where： 任務發生的地點 5) who： 哪些人員參加此任務，由誰負責 6) how to： 用什麽方法進行 7) how much：需要多少成本 152.制定工作計劃的制定工作計劃的6個步驟個步驟（二）做好工作計劃（二）做好工作計劃1)確立

8、確立目标目标（smart）a. 具體的（specific） b. 可衡量的（measurable） c. 可達到的（attainable） d. 相關的（relevant） e. 基於時間的（time-based） 162)按照重要性排出目标的次序按照重要性排出目标的次序并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高的优先级。3)列出实现你的目标所必须进行的活动列出实现你的目标所必须进行的活动分析实现你的目标存在哪些障碍，应采取什么样的行动？（二（二）做好工作計劃）做好工作計劃174)对于每一个目标，给实现目标所需进行的各对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活

9、动分派优先级种活动分派优先级，按照您分派的优先级安按照您分派的优先级安排活动的日程排活动的日程。（二（二）做好工作計劃做好工作計劃a. 80/20原則原則b. 四象限原則四象限原則c. 區分事情重要性的三個標准區分事情重要性的三個標准18a. 80/20原理（原理（ pretto定律）介紹定律）介紹a) 80%的銷售額是源自20%的顧客； b) 80%的電話是來自20%的朋友； c) 80%的總產量來自20%的産品； d) 80%的財富集中在20%的人手中；e) 總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的19a.a. 80/2080/20原理（原理（ prettopretto定律）應用定律

10、）應用a) 花80%的时间、精力和资金学习20%的最基本的观念和方法b) 花80%的时间、精力和资金为20%的优质客户提供超出他们期望值的满意服务c) 花80%的时间、精力和资金做20%的最有价值的事情。d) 花80%的时间、精力和资金建立和不断维护20%的最优质的人际关系20b.b. 四象限原則四象限原則 c 重要而不紧迫重要而不紧迫a 重要又紧迫重要又紧迫d 既不重要既不重要 也不紧迫也不紧迫b紧迫而不重要紧迫而不重要价价 值值（重要）（重要）紧迫紧迫21c. 區分事情重要性的三個標准區分事情重要性的三個標准目標目標直接為目標服務直接為目標服務為實現目標創造條件為實現目標創造條件預防危機預

11、防危機225)5)制定制定月月/ /周周/ /日工作日工作计划计划。（二）做好工作計劃二）做好工作計劃如：每天早晨或是前一天下班前，列出6件您认为是最重要的必须在当日做的事情；按重要性和紧急性确定列出的各项活动的优先次序。時間管理表格時間管理表格任務待辦單任務待辦單23（二）做好工作計劃（二）做好工作計劃6) 6) 定期監察計劃的執行情況：定期監察計劃的執行情況：a. 設置控制點階段性的里程碑（milestone）； b. 對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動；c. 對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。24（二）（二）做好工作計劃做好工作計劃帕金森

12、定律：工作会自动地膨胀占满所有可用帕金森定律：工作会自动地膨胀占满所有可用的空间。如果您给自己安排了充裕的空间。如果您给自己安排了充裕或過多或過多的时的时间从事一项活动，您会放慢您的节奏以便用掉间从事一项活动，您会放慢您的节奏以便用掉所有分配的时间。所有分配的时间。25三、三、時間管理的方法與技巧時間管理的方法與技巧 （一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間（三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣26（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間1. 打電話的藝術打電話的藝術： 1) 事先的約定與準備事先的約定與準備 2) 保持簡短而明確的開場白：

13、保持簡短而明確的開場白： 假如你正在將電話打給某人， “你好，我是xxx，我給你打電話是因爲”或“你好，我是xxx，有這樣一件事需要”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麽事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能爲你做點什麽嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麽事需要幫忙嗎？”等等。 27（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間1. 打電話的藝術打電話的藝術： 3) 控制通話時間、保持通話主題：控制通話時間、保持通話主題：“你現在需要我們解決的問題是什麽呢？”、“你的重點是什麽？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這裏呢？” 4) 過濾電話過濾電話

14、 ：首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給物件留下不良印象。 28（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間2.2. 會議的技巧會議的技巧： 1) 會議有多種功能，但也是最容易浪費時間的地方；2) 會議的主要目的主要目的是傳遞信息、匯集情感、交流思想；3) 會議容易出現的問題是會議跑題會議跑題和參會人員遲到參會人員遲到；4) 會議在下列情況有必要召開：涉及多個部門、多會議在下列情況有必要召開：涉及多個部門、多個人員的決策，需要整合

15、各種不同的意見，涉及個人員的決策，需要整合各種不同的意見，涉及各個部門、多個人員的工作安排各個部門、多個人員的工作安排29（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間3. 當你被打斷時當你被打斷時： 1) 來自上司的打斷來自上司的打斷 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以儘快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。30（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間3.3. 當你被

16、打斷時當你被打斷時： 2)2) 來自下屬的打斷來自下屬的打斷 a. 你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然後每天或每星期一次地向你彙報？ b. 你是不是盡可能地把集體例會列爲每日/周工作的一部分？ c. 你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ d. 你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ e. 你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認爲他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？ 31（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短別人干擾的時間3. 當你被打斷時當你被打斷時： 3)

17、 來自同事的打擾來自同事的打擾 a. 雙方應事先達成共識。雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願意加以協助的態度，但你更應該讓他們知道這麽做往往會影響到你的工作效率。 b. 不要隨意打擾對方。不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯繫你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 c. 想想爲什麽你的中斷情形無法受控：想想爲什麽你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常諮詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 32（三）（三）縮短別人干擾的時間縮短

18、別人干擾的時間4. 省時之道省時之道： 1) 等待的時候：等待的時候：帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用答錄機口述信件等。2) 逆勢操作：逆勢操作：在辦公室裏，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或影印機。 33三、三、時間管理的方法與技巧時間管理的方法與技巧 （一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣（四）時間管理的小秘訣34（四）（四）時間管理小秘訣善用省時工具時間管理小秘訣善用省時工具1. 該做的事列表2. 易忘的事及構想memo條3. 交辦事便紙條4. 辦公桌空間安排雜物盒5. 省去記憶的精力常用電話分類卡6. 存留現場訊息隨身筆記本7. 勾出要點紅藍綠黑四色筆8. 記錄操作問題工作日記本9. 派工精確印好表格10.不離開辦公室公桌開會小圓椅群11.例行溝通報告的數字小面板12.其它：電話、手機、傳真、電腦、email等35（四）（四）時間管理小秘訣配合身心體能的時間管理時間管理小秘訣配合身心體能的時間管理1. 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；2. 注意研究你注意力集中的时间注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；3. 该休息的