Outlook使用技巧学习教案

1、会计学1Outlook使用使用(shyng)技巧技巧第一页，共71页。2为什么要进行邮件为什么要进行邮件(yujin)(yujin)管理管理第1页/共70页第二页，共71页。3Outlook的三大优点(yudin)：方便快捷安全为什么要进行为什么要进行(jnxng)(jnxng)邮邮件管理件管理第2页/共70页第三页，共71页。4使用“企业邮箱”的优点：企业形象展示，企业对外宣传介质(jizh)。企业使用更加个性化、自由度高。企业可设立邮件组，更大限度地方便内部沟通。为什么要进行为什么要进行(jnxng)(jnxng)邮邮件管理件管理第3页/共70页第四页，共71页。5普通邮箱的不足：在企业业

2、务处理(chl)中使用普通邮箱不能展示企业的形象和品质。普通邮箱的技术不一，存在兼容性问题。普通邮箱经常会收到大量的垃圾邮件。普通邮箱安全性较低，不便于保护公司内部和个人资料的安全。为什么要进行邮件为什么要进行邮件(yujin)(yujin)管理管理第4页/共70页第五页，共71页。1、 认识邮件(yujin)协议6Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设设置置第5页/共70页第六页，共71页。1、 开启新浪邮箱服务器的发送接收(jishu)协议 要使用Outlook作为邮件客户端，进行(jnxng)邮件的收发，就必须首先开启相应邮件服务器的相应服务。是不是所有(

3、suyu)的邮件服务器都需要手动开启服务？7Outlook Outlook 账户设置账户设置第6页/共70页第七页，共71页。2、 在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户初次使用Outlook时，会自动弹出下面(xi mian)配置向导：单击“下一步”进入配置(pizh)过程8Outlook Outlook 账户设置账户设置第7页/共70页第八页，共71页。2、 在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户Step1：选择是否(sh fu)配置Outlook单击“是”进入(jnr)下一步9Outlook Outlook 账户设置账户设置第8页/共70页第九页，共71页。2、

4、在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户Step2：输入个人电子邮件(din z yu jin)帐户信息输入(shr)E-mail相关信息后，单击“下一步”进行联机服务器10Outlook Outlook 账户设置账户设置第9页/共70页第十页，共71页。2、 在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户Step3：联机(lin j)搜索服务器11Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设置设置第10页/共70页第十一页，共71页。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件(din z yu jin)帐户Step3：联机搜索(su su)服务器出错若出

5、现(chxin)该信息，需要返回上一步进行手动设置12Outlook Outlook 账户设置账户设置第11页/共70页第十二页，共71页。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件(din z yu jin)帐户Step4：手动配置(pizh)Outlook客户端13Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设置设置第12页/共70页第十三页，共71页。2、 在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户Step5：选择(xunz)“Internet电子邮件”单击“下一步(y b)”进入详细配置14Outlook Outlook 账户设置账户设置第13页/共70页

6、第十四页，共71页。2、 在Outlook中配置(pizh)新浪电子邮件帐户Step6：详细输入(shr)E-mail相关信息信息输入完毕后，单击该按钮进行帐户(zhn h)测试15Outlook Outlook 账户设置账户设置第14页/共70页第十五页，共71页。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件(din z yu jin)帐户Step7：测试(csh)出错16Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设设置置第15页/共70页第十六页，共71页。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件(din z yu jin)帐户Step8：修正(xizhng)错误单击

7、“其他设置(shzh)”，进行服务器验证设置(shzh)17Outlook Outlook 账户设置账户设置第16页/共70页第十七页，共71页。2、 在Outlook中配置新浪电子邮件(din z yu jin)帐户Step9：配置(pizh)成功18Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设置设置第17页/共70页第十八页，共71页。1、 添加帐户，实现多邮箱(yuxing)管理19 Outlook具备多邮箱管理功能，我们可以把日常工作中的多个邮箱都在Outlook中进行管理，这样当我们打开(d ki)Outlook软件时可以方便的查看所有邮箱的信件单击“添加(

8、tin ji)帐户”Outlook Outlook 账户设置账户设置第18页/共70页第十九页，共71页。1、 添加帐户，实现多邮箱(yuxing)管理20多帐户(zhn h)侧边栏Outlook Outlook 账户账户(zhn h)(zhn h)设置设置第19页/共70页第二十页，共71页。1、 巧用邮件(yujin)署名没有署名，会产生(chnshng)很多麻烦！21邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第20页/共70页第二十一页，共71页。1、 巧用邮件(yujin)署名更完整的签名，更方便(fngbin)沟通！22邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第21页/共70页

9、第二十二页，共71页。2、 活用分类(fn li)发送发送：我们(w men)希望对方给我们(w men)回信；抄送：我们(w men)希望对方知道，收信者可以不会信；密送：不让其他收信者看到的收信者；23邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第22页/共70页第二十三页，共71页。3、 规范(gufn)邮件主题区别(qbi)上下两种邮件主题的效果，你认为哪种更好？24邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第23页/共70页第二十四页，共71页。4、 规范附件(fjin)命名规则第二附件的命名更有利于信息的分类(fn li)与管理25邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第2

10、4页/共70页第二十五页，共71页。5、 巧用后续(hux)标志 使用(shyng)该功能可以对重要事情、邮件、计划进行提醒和标志，以防止错过重要的邮件和重要事情26邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第25页/共70页第二十六页，共71页。1、 发送邮件的准备(zhnbi)工作设置(shzh)邮件签名邮件签名(qin mng)有何作用？27邮件管理邮件管理第26页/共70页第二十七页，共71页。1、 发送邮件(yujin)的准备工作选用邮件(yujin)信纸单击“主题”按钮进行(jnxng)信纸的选择28邮件管理邮件管理第27页/共70页第二十八页，共71页。1、 发送邮件(yuji

11、n)的准备工作选用邮件(yujin)信纸选用信纸(xnzh)后的邮件效果29邮件管理邮件管理第28页/共70页第二十九页，共71页。2、 如何发送(f sn)一封普通的邮件创建(chungjin)邮件进入(jnr)“开始”功能区，单击“新建电子邮件”发送邮件窗口，等待输入邮件内容30邮件管理邮件管理第29页/共70页第三十页，共71页。2、 如何发送一封普通(ptng)的邮件填写(tinxi)收件人和抄送人可以(ky)单击“收件人”按钮选择收件人31邮件管理邮件管理第30页/共70页第三十一页，共71页。2、 如何发送(f sn)一封普通的邮件添加邮件主题、邮件内容(nirng)、附件以及发送

12、邮件注意附件(fjin)文档的命名方法单击“发送”按钮，发送邮件32邮件管理邮件管理第31页/共70页第三十二页，共71页。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件【案例】 国庆长假单位组织员工外出旅游，安排菁菁征求(zhngqi)大家的意见，选项为“黄山、九华山、九寨沟”的三个旅游景点中的哪一个最受欢迎信件的个性化设置在邮件(yujin)中插入投票33邮件管理邮件管理第32页/共70页第三十三页，共71页。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件信件的个性化设置(shzh)在邮件中插入投票单击“使用投票按钮”进行(jnxng)投票设置34邮件管理邮件管理第33页/共70页第三十四页，共71页

13、。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件信件的个性化设置(shzh)在邮件中插入投票选择(xunz)投票投票结果确认35邮件管理邮件管理第34页/共70页第三十五页，共71页。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件信件(xnjin)的个性化设置请求回执【案例】 当我们发出邮件，总希望了解对方是否已经(y jing)收到，Outlook提供了请求回执功能，能帮我们解决这个问题？36邮件管理邮件管理第35页/共70页第三十六页，共71页。3、 如何发送(f sn)一封特别的邮件信件的个性化设置请求(qngqi)回执投票结果(ji gu)确认37邮件管理邮件管理第36页/共70页第三十七页，共7

14、1页。3、 如何(rh)发送一封特别的邮件信件(xnjin)的个性化设置请求回执收件人回执(huzh)效果38邮件管理邮件管理第37页/共70页第三十八页，共71页。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件信件(xnjin)的个性化设置设置约会【案例】 Outlook提供(tgng)了约会提醒功能，以便于及时提醒工作繁忙人员约会或事件的处理，那么如何设置呢？39邮件管理邮件管理第38页/共70页第三十九页，共71页。3、 如何发送一封(y fn)特别的邮件信件(xnjin)的个性化设置设置约会40邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第39页/共70页第四十页，共71页。1、 单邮件(y

15、ujin)转发在“收件箱”中单击需要(xyo)转发的邮件，再单击“转发”按钮41邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第40页/共70页第四十一页，共71页。2、 多邮件(yujin)转发只需同时选择(xunz)需转发的多个邮件42邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第41页/共70页第四十二页，共71页。1、 什么(shn me)是邮件的快速步骤？ Outlook 2010相较于2007版本(bnbn)，新增了非常实用的快速步骤栏。工作中我们经常会发一些重复性的邮件，使用快速步骤，可以避免重复新建邮件、输入地址、写入内容等操作，化繁冗为便捷。默认(mrn)的快速步骤43邮件管理

16、邮件管理第42页/共70页第四十三页，共71页。1、 什么是邮件的快速(kui s)步骤？新建快速(kui s)步骤44邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第43页/共70页第四十四页，共71页。1、 什么是邮件的快速(kui s)步骤？管理(gunl)快速步骤45邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第44页/共70页第四十五页，共71页。2、 如何创建快速(kui s)步骤【案例】 菁菁每天都要把收到和处理的公司的相关邮件，发送给上司作为备份和工作依据，为了(wi le)更好更快地完成这项任务，可以使用Outlook的快速步骤的功能。46邮件邮件(yujin)(yujin)管

17、理管理第45页/共70页第四十六页，共71页。2、 如何创建快速(kui s)步骤管理快速(kui s)步骤单击“选项”可以编辑快捷(kui ji)步骤47邮件管理邮件管理第46页/共70页第四十七页，共71页。2、 如何创建快速(kui s)步骤管理快速(kui s)步骤此处可为快捷(kui ji)步骤定义快捷(kui ji)键48邮件管理邮件管理第47页/共70页第四十八页，共71页。3、 邮件规则(guz)邮件的分类存放管理【案例】 随着岗位的变化，管理和联系的部门及个人增多，相应邮件也会大量增加。哪些邮件需要立即阅读(yud)，哪些部门的邮件需要长期保存和查阅等等，这些都需要我们对邮件

18、进行分类管理。49邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第48页/共70页第四十九页，共71页。4、 如何(rh)创建简单邮件规则创建邮件(yujin)规则文件夹单击“新建文件夹”定义(dngy)新建文件夹的名称及位置50邮件管理邮件管理第49页/共70页第五十页，共71页。4、 如何创建(chungjin)简单邮件规则创建(chungjin)邮件规则文件夹完成后的邮件(yujin)规则文件夹51邮件管理邮件管理第50页/共70页第五十一页，共71页。4、 如何创建简单(jindn)邮件规则操作(cozu)四 邮件的分类管理创建(chungjin)规则单击该项新建规则52邮件管理邮件管理

19、第51页/共70页第五十二页，共71页。4、 如何创建简单邮件(yujin)规则设置(shzh)规则单击该项新建规则(guz)53邮件管理邮件管理第52页/共70页第五十三页，共71页。4、 如何创建(chungjin)简单邮件规则应用(yngyng)规则单击“立即(lj)运行规则”应用规则54邮件管理邮件管理第53页/共70页第五十四页，共71页。5、 如何(rh)使用Outlook的邮件搜索【案例】 菁菁每天都要收发大量邮件，如果手动查找某一封以前所发的电子邮件是一个很复杂的事情，但只要使用(shyng)Outlook强大的邮件搜索功能就可以轻松的找到想要的邮件。55邮件邮件(yujin)

20、(yujin)管理管理第54页/共70页第五十五页，共71页。5、 如何使用(shyng)Outlook的邮件搜索简单(jindn)邮件管理56邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第55页/共70页第五十六页，共71页。5、 如何使用(shyng)Outlook的邮件搜索使用Outlook的邮件搜索(su su)功能 单击此处搜索(su su)邮件57邮件管理邮件管理第56页/共70页第五十七页，共71页。1、 什么时候需要(xyo)备份邮件操作(cozu)五 如何备份与恢复邮件 Outlook是通过把邮件(yujin)下载并保存到本地计算机上来实现对邮件(yujin)的管理的，每封邮

21、件(yujin)都会占用一定量的存储空间，随着邮件(yujin)占用空间的增大，Outlook的运行速度会变的越来越慢 一般来说，当邮件(yujin)占用2GB以上的存储空间，就应该及时对邮件(yujin)进行备份。58邮件管理邮件管理第57页/共70页第五十八页，共71页。2、 邮件(yujin)自动存档该对话框如何(rh)打开？59邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第58页/共70页第五十九页，共71页。3、 邮件(yujin)的导出和导入导出邮件(yujin)60邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第59页/共70页第六十页，共71页。3、 邮件(yujin)的导出和导入导入邮件(yujin)61邮件邮件(yujin)(yujin)管理管理第60页/共70页第六十一页，共71页。1、 新建单个联系人62联系人管理联系人管理(gunl)(gunl)