行政类公文授课提纲

1、 行政类公文第一节 公文概述一、公文的概念和源流公文的概念有狭义和广义之分。狭义的公文，是指国家党政机关的文件；广义的公文，除了指上述国家党政机关的文件外，还包括其他各行各业的公务文书、法律法规文本等。因此，可以这样说：公文是党政机关、社会团体、企事业单位等处理公务的一种重要文字工具。即它是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的文字工具。行政类公文属于狭义公文，是指国家各级行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，它是依法行政和进行公务活动的重要工具。“公文”一词，最早见于西晋陈寿所著的三

2、国志，但是，具有公文性质的文字材料，可以上溯到殷商时期的甲骨文时代。有“神州古籍，唯此为先”之称的历史文献总集尚书，可以说是我国最早的一部行政公文选集。秦汉以来，我国古代公文的体制和各种公文的形式日趋完善，并一直沿用到清代末年。辛亥革命以后，我国公文有了较大的改革，废除了历代封建王朝使用的旧式公文名称，如“旨、谕、诏、制、诰、策、疏、表”等等，但文体上还有浓厚的文言文痕迹。直到新中国成立后，我国公文的面貌才有了根本的改变。中华人民共和国成立以后，党和政府曾多次对公文的改革问题发了重要文件：1951年政务院颁布公文处理暂行办法；1955年1月中共中央颁发中华共产党中央和省（市）级机关文书处理工作

3、和档案工作暂行条例；1956年11月中央办公厅颁发中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法；1981年2月国务院办公厅发布国家行政机关公文处理暂行办法；1987年2月国务院办公厅发布修订后的国家行政机关公文处理办法；1993年11月国务院办公厅对上述办法再次修订后再次发布；1989年中共中央办公厅颁发中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）；2000年8月24日国务院办公厅发布了新的国家行政机关公文处理办法。另外，国家技术监督局也于1988年和2000年两次印发了国务院办公厅秘书局编制的国家行政机关公文格式；国务院办公厅和秘书局还多次编制公布了国务院公文主题词表。这一切都从一个侧面反

4、映了公文在国家公务活动中的重要地位和重要作用。二、公文的性质和作用（一）公文的性质1法定性公文的法定性表现在三个方面：第一，公文具有法定的作者。公文不是随便什么人或组织可以制发的，它必须以合法的组织或其合法代表人的名义制发。也就是说，公文有法定的作者。这法定的作者，指的主要是中央及地方各级党组织和政府机构。有时也可以领导人或机关首长的名义作为公文的作者，但他们并不是以个人身份出现，而是代表了某级权力机关，因此应视为法定作者。第二，公文具有法定的权威性和法定的效力。由于公文由法定的作者制发，代表了制发机关的意志和态度，是实施行政管理的重要工具，因此，对内，它具有不容置疑的法定的权威性，下级组织必

5、须贯彻执行；对外，它具有宪法赋予的法定效力，必须承担法律的、行政的责任。第三，公文的整个制发过程必须符合法定的职权范围和法定的程序。各级各类组织制发的公文，其内容必须符合本身的职权范围；其制发过程，必须符合法定的程序，如发文要经过拟稿，审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序，有的公文还要经法定会议批准通过等。2实用性任何组织制发公文，都有具体、明确的实用目的。如上级机关要通过制发公文，下达命令、布置任务、指导工作、实施领导；下级机关要通过制发公文，向上级反映情况、汇报工作、请示问题、接受领导；平级机关之间也要通过制发公文，相互商洽、协调配合、交流经验、沟通信息等。总之，上下级之间、平级

6、之间、乃至不相隶属的机关之间，都是根据实际工作需要，利用公文处理公务的。可以说，公文的制发，讲求的是现实的效用和直接的社会效应，完全是为现行工作服务的，否则就没有制发公文的必要。3时效性由于公文是为解决实际工作中的实质性问题而制发的，因此，公文必然有很强的时效性。时效性直接关系着各级组织的工作效率。有的公文是对某些重大事项作出决策；有的公文是对已经发生的问题提出处理意见；有的公文是对将要出现的问题提出预防措施；有的公文是对工作中的困难提出解决办法，如此等等。要想把这些事情办好，公文就必须及时写、及时发、及时办，讲求时效，简化过程，缩短周期；不能拖延时日，更不能公文旅行。延误了时机，不仅会使公文

7、失去应有的实效，成为时过境迁的一纸空文，更重要的是会给实际工作带来损害。公文的时效性还在于公文的效用有一定的时间性。某项工作完成后，在这项工作中形成并使用的公文，也就完成了它的历史使命，失去了实效，转化为档案材料，供以后查核和参考。可以说，没有一份公文是永远有实效的。（二）公文的作用1明法布政党和国家的方针、政策、法律、法规、行政措施等，通过公文的形式发布，具有法律规范和准绳的作用。如宪法、民法、刑法、婚姻法、经济法、行政诉讼法以及各种规章制度等，对约束人们的行为，维护社会秩序、稳定工农业生产、保障人民合法权益、促进社会及各类组织的发展，起着极其重要的作用。人民群众和各级、各类社会组织也正是通

8、过党和国家颁发的这一系列公文，来明确方向，规范行为。这样，有利于上下步调一致，使整个国家机器正常运转。2领导管理党和国家各级组织、机构，都要依靠公文来实施政治领导和行政管理。上级组织经常通过公文来传达决策意见，布置工作任务，提出措施要求，对下级进行领导、管理和督促检查，这样就保证了各项决策的贯彻执行和具体实施。虽然现代科技高度发达，办公自动化程度也越来越高，但公文作为领导、管理国家政务的重要文字工具仍然是最基本的。3宣传引导公文虽然是为了管理国家政务而制发的，它不等同于宣传材料，但因为它具有法定的权威性，因而它对人民群众的宣传、教育、引导作用往往比报刊上的新闻报道、理论文章有更显著的直接性和更

9、强的权威性。况且，一些重要的公文，还是新闻、广播、电视等传媒进行宣传工作的依据。通过公文这种形式宣传群众、引导群众，能更迅速地把领导机关的意图，转变为人民群众的主觉行动，使人们统一思想、提高认识、鼓舞信心，激励人们振奋精神，为实现共同的目标而努力奋斗。4联系交流随着社会的日益发展，在跨入信息时代的今天，各社会组织之间的联系和交流也必然日趋频繁。那种在计划经济时代各单位之间“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的状况，已不符合时代发展的要求。对上下左右机关和单位之间来说，加强信息的交流和工作上的联系，具有普遍重要的意义。以公文为工具的各种纵向的、横向的联系交流，能为各行各业搞好工作提供必要的信息、经验和

10、合作、帮助。5凭证依据因为公文中所载的信息具有法定的权威性和法定的效力，因此各级各类组织在公务活动中常以公文的文本为正式依据，应该做什么，应该怎么做，都必须依据公文内容，有凭有据，经得起检验。从这个意义上说，公文实际上也是各级各类组织工作历程的记载，因此，即使公文完成现实使命成为档案以后，也因为它们曾经是反映各组织实际工作进程的真实记录，而仍具有历史的凭证和依据作用，可以继续提供后人查考、研究和利用。公文也因此历来是作为档案资料的核心内容而被妥为保存。三、公文写作的特点和要求公文属于应用文范畴，因此它必然具备本书第三章里所谈到的应用文写作的基本特点，但由于公文还有一些自身的特殊性，因此在写作方

11、面也有一些特殊的要求，主要有以下四点：（一）格式必须规范化为了维护公文的严肃性、权威性，保证公文的完整、准确、有效，以及保证公文处理的便捷，国家对公文格式制定了统一的分类和格式，使公文的用纸格式、文面格式和每部分的构成，都有一定的规范。如果没有统一的规范和标准，各单位有各单位的公文格式，各人有各人的写法，大家各行其是，那么，写出来的公文就很难让对方理解和承认，各单位之间的公文联系就会隐入混乱和困难。因此，拟写公文绝不能别出心裁、标新立异，而必须按照国家规定的统一的规范化格式拟写。至于具体的格式要求，我们将在后面的专门章节详述。（二）主题必须忠于机关制文意图公文的主题，指公文中通过内容所表达的基

12、本观点和意图，它是公文的核心和灵魂。由于公文是各级领导机关贯彻执行党和国家方针政策的工具，因此，拟写公文是代机关立言，公文代表的是法定作者的意志，而不是拟写者的个人作品，也因此，公文的主题除了要符合一般应用文“正确、集中、鲜明”的特点外，还必须忠于机关的制文意图。评判一份公文写得好坏的标准，不在于拟写者自己认为怎么样，而在于它是否忠实地体现了法定作者的制文意图。如果脱离了法定作者的制文意图，那么，无论文章写得多么漂亮，都无主题的正确性可言。（三）材料必须真实、确凿公文中的材料，指用来表现主题的观念和事实，包括事件、引文，数字、人名、地名、时间等等。由于公文是“因公作文”，因此，拟写公文要出于公

13、心，坚持实事求是的科学态度。具体地说，就是对事件的记述，要文实相符，文如其事，一是一，二是二，成绩不夸大，缺点不缩小，问题不回避，坚持秉公直书，直言其事。要坚决杜绝东拼西凑、报喜不报忧等哗众取宠、不负责任的写作态度，更不允许无中生有、合理想象，甚至弄虚作假。对公文中的数字、人名、地名、时间等，都要加强检验和核对，做到确凿无误，经得起推敲。对公文中的引文，都要标明出处。引用其他公文的内容，应当先引标题，后引发文字号；引用法律、法规和规章，还应当标明所引的条款，力求做到无懈可击、无隙可钻。总之，我们要象马克思那样：“对文章中所引证的任何一件事实或任何一个数字，都是得到最有威信的权威人士证实的。他从

14、不满足于间接得来的材料，总要找原著寻根究底”。（四）语言必须庄重、规范与公文“法定的权威性”的性质相适应，公文的语言应该是庄重的、规范的。这是因为公文语言除了前面第二章讲到的一般应用文语言“准确、简炼、朴实”的特点外，在文风及惯用术语上还自成一格。首先，公文中不能用口语、方言词和俚俗语，而必须使用规范的书面语言和公文惯用术语。常用的惯用术语有：开端用语：查、据查、近查、为、为了、为使、兹、兹因、兹有、兹奉、根据、遵照、鉴于、由于、关于、欣值，等。称谓用语：贵局、你单位、我厂、本公司、该校、该员、该项，等。期请用语：请、拟请、提请、恳请、特请、切盼、切望、希、即希、望、还望、即请查明、即请下达、

15、希各知照，等期复用语：请批示、请审核、请核示、请批复、请函复，等征询用语：当否、可否、妥否、是否可行、是否同意、意见如何，等过渡用语：为此、对此、因此、据此、有鉴于此、总之、综上所述、以上各条，等引叙用语：前接、顷接、悉、收悉、信悉、阅悉、获悉、欣悉、惊悉、痛悉，等表态用语：同意、不同意、可行、不可、照办、责成、迅即办理、准予备案、存案备查、业已颁布、贯彻执行、遵照执行、参照执行、比照执行、研究办理、立即试行、以供参考，等结尾用语：此令、特此报告、特此通告、特此公告、特此函复、特此批复、此复、现予发布实施、“以上请示，如无不妥，请批准”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”、“现予公布，自&#

16、215;年×月×日起施行”，为荷、为盼、为要、为感、为宜、谨此，等。其次，公文的语言以消极修辞为主，句型以陈述句和祈使句为主，要求直接明确地表明立场、解释概念，晓畅、平匀、慎密，更好地体现公文的严肃和庄重。第二节 行政公文的种类和格式一、行政公文的种类和行文规则（一）行政公文的种类根据2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中的规定，我国通用的国家行政机关现行公文共有十三种：（1）命令（令），（2）决定，（3）公告，（4）通告，（5）通知，（6）通报，（7）议案，（8）报告，（9）请示，（10）批复，（11）意见，（12）函，（13）会议纪要。这十三种公文按

17、照不同的标准，可以有许多分类法，其中最常用、最主要的，是按照公文的行文关系来划分，现简介如下：上行文：指下级机关向上级机关呈送的公文，有报告，请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几个层次的上级行文）、越级上行文。下行文：指上级机关向下级机关和单位发的公文，有命令（令）、决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要，还包括某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。平行文：指平级机关或不相隶属的机关和单位之间，为联系工作而相互往来的公文，如议案，函，还有某些通知、会议纪要等。需要特别说明的是，所谓

18、隶属关系，是指同一系统上下级之间的领导与被领导关系，以及上级业务主管部门与下级业务部门之间的业务指导与被指导关系。凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不论上下，一律视为平行关系，或可称为横向协作关系，相互之间行文，都应该用“函”这一文种。这里也简要介绍一下中国共产党机关公文处理条例中规定的党的机关公文种，共有十四种：（1）决议，（2）决定，（3）指示，（4）意见，（5）通知，（6）通报，（7）公报，（8）报告，（9）请示，（10）批复，（11）条例，（12）规定，（13）函，（14）会议纪要。其中除了决议，指示、条例、规定外，其余的与行政公文相同。我国香港、澳门地区的现行公文主要有令、通告、

19、公函、通函、布告、告示、报告、会议记录等。我国台湾省的行政公文主要有六类：令、呈、咨、函、公告和其他公文（书函、表格式公文等）。（二）行政公文的行文规则公文的行文规则，主要有以下十二个方面：第一，政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；也可以经本级政府授权后，以函的形式向下一级政府商洽工作，询问问题和答复问题、审批事项。一般情况下，职能部门不能对下级政府机关正式行文。第二，部门内设机构除办公厅（室）外不得向外正式行文。第三，同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机

20、关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。第四，属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第五，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第六，属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第七，向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第八，“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时

21、抄送其下级机关。请示事项涉及其他部门的业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见，应当在请示中写明。“报告”不得夹带请示事项。第九，除上级机关负责人直接交办的事项之外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第十一，经批准在报刊上全文发布的党和国家的公文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。第十二，拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商

22、，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当书面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。二、行政公文的格式行政公文的格式，依据国务院办公厅秘书局编制的国家行政机关公文格式中的规定，包括用纸格式、印装格式和文面格式。（一）公文的用纸格式公文的用纸格式指公文用纸幅面及版面尺寸。根据中华人民共和国国家标准的规定，公文用纸一律使用纸质较好的国际标准A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公告、通告等需张贴的公文用纸，可根据实际需要确定。公文页面中央的图文区域称为“版心”；版心四周的空白称为“页边”。根据

23、规定，公文页边与版心的尺寸为：公文用纸的上白边（天头）宽：37mm±1mm公文用纸的下白边（地脚）宽：35mm公文用纸的左白边（订口）宽：28mm±1mm公文用纸的右白边（切口或翻口）宽26mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）（二）公文的印装格式：公文的印装格式指公文排印、装订的格式和要求。公文的文字符号，汉字从左到右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字（用3号仿宋体字）。少数民族文字按其书写习惯排印。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。公文用字必须按国家语言文字工作委员会公布的简化汉字总表执行，不得使用繁体字，异体字和任意简化字。

24、公文中的数字，必须使用汉字的有：成文日期、部分结构层次序数、以及词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，其他数字都应当使用阿拉伯数码。公文的装订方法有线装、订装（正面平订和脊背骑马订）、胶粘等；都应在左侧装订，避免装订不牢，做到不缺页、不多页，不破损。（三）公文的文面格式公文的文面格式分三个部分：眉首、主体、版记。可以把这三个部分形象地比喻为公文的“头”、“身”和“脚”。1眉首眉首，即公文的版头部分。它位于公文首页红色反线以上，由发文机关标识、发文字号、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文签发人等要素组成。这些要素的标印位置相对固定。（参见图1）（1）发文机关

25、标识。发文机关标识又称版头，位于眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”。发文机关标识通常有三种标写方法：发文机关名称（全称或规范化简称）加“文件”两字。如国务院文件，上海市政府文件等，主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文，以及上报的公文如报告，请示等。只写发文机关名称（全称或规范化简称）。如国务院办公厅，××省政府等，主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示，发布任免通知等。发文机关名称（答称或规范化简称）加文种名称。如中华人民共和国国务院令、国务院任免通知等，主要用于命（令），任免通知、会议纪要等少数几个文种。也有一些报告、请

26、示和某些事务性公文，发函等，可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种，如××商业局（请示）、××公司（函）等。另外，要注意的是，如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。在下行文和平行文中，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm；而在上行文中，则为80mm，这是为了供上级机关批示文件时用。（参见图2）（2）发文字号。发文字号是一份公文特定的代号，位于发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“国办

27、发20015号”、“沪府发20021号”等。机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的，“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角

28、括号“ ”括入。序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第”字和虚位“0”字。发文字号必须按机关代字、年份、序号的顺序排列。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。发文字号以下4mm处印一条红色反线，将眉首部分与主体部分隔开。党的文件，在红色反线中央有一五角星，以示与行政公文的区别。（3）公文份数序号。公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。份数序号直接用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行，其位数应根据公文的印制份数来决定，但不能少于两位。如实际印制份数是个位数，则应个位数前设虚位数“0”，比如“05”、“07”等。（4）秘

29、密等级和保密期限。凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。密级分“绝密”、“机密”和“秘密”。标识时两字之间空一字。如还需标明保密期限的，应在密级程度和保密期限之间用“”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密6个月”，“绝密26年”等。特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密长期”。还有一种免标保密的，如“绝密”，则表示按该密级的最长保密期限处理。（5）紧急程度。凡需要紧急处理的公文，应在版心右上角第一行（如同时标识密级，则标识在密级下面一行）标明紧急程度。紧急程度分“特急”、“急件”，标识时两字之间空一字。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。（6）上行文签发

30、人：凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人”。签发人姓名应平行排列于发文字号的右侧，空两格后标注“签发人：×××”，如是会签，则应标注“会签人”。联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持4mm。签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。2主体主体部分反映公文的主要内容，由公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识域，附注等组成，位于首页红色反线

31、以下，末页主题词（不含）以上。（1）公文标题。公文标题是对公文内容的高度概括和提炼，一般由发文机关名称，发文事由和文种三个要素构成。如国务院办公厅关于畜禽屠宰管理工作有关问题的通知，中共中央纪委监察部民政部财政部审计署关于加强抗震救灾资金物质监管的通知（08。6。5文汇）就是三个要素齐全的公文标题基本类型。关于公文标题的具体写法，我们将在后面的有关章节详细介绍。公文标题位于红色反线下方空两行，居中排列。排列时要注意醒目美观、间距恰当。字数多的标题可排成若干行，但要注意：回行时不要将双音节词或固定词组拆开；也不要将“的”字排在行首。如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与红色反线之间的空

32、行或不空行，以保证正文在首页出现。（2）主送机关。主送机关即公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关，位于标题之下空一行左侧顶格，如同书信收信人称谓的位置。标识主送机关如需回行时，仍应顶格，末尾标全角冒号。上行文的主送机关一般只写一个，必要时可采用“并报”的方式。特别是要求上级机关批转或请求批准的报告、请示，只能主送一个主管机关。平行文和下行文的主送机关，可根据需要而定。如主送机关名称过多而将导致公文首页不能显示正文时，以及一些情况通报、会议纪要等公文，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送。公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。主

33、送机关称谓可有下列几种写法：单称或特称。用于向一个特定的机关行文。跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，如“山东省人民政府”。只有在本地区、本单位，才可使用规范化的简称，如“省政府”、“市政府”。统称。用于发至下一级多个机关的行文。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等。递降称。用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”。并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”。（3）正文。正文是公文表现主题的核心部分，位于主送机关名称下一行，每个自然段开头左空2字，回行顶格。

34、注意：数字、年份在正文中不能回行。正文一般每面排22行，每行排28字，选用3号仿宋体字为宜。除简短公文外，正文一般由开头、主体、结语三部分构成，具体写法应根据每份公文的实际情况和惯用体式来确定，这将在后面的第三节里分别不同文种予以介绍。（4）附件，公文的附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部分，它与公文主件具有同等的效力。公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后，下空一行左空2字标识，如“附件：××××××”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号，如“附件：1

35、.××××2.××××”（分行排列）；附件名称不用加书名号，后面也不加句号。有的公文已经在正文中明确提到被发布、印发、批转、转发的附件名称，就不必再在正文之下标注附件。附件一般应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识序号。（5）成文时间。成文时间是公文生效的时间，位于正文右下方的“公文生效标识域”。成文日期的确定应遵循以下规则：一般性公文，以机关负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准；电报以发出日期为准。成文时间应

36、用汉字完整地写出年、月、日，“零”写为“0”。经会议表决通过的公文如决定，以及法规、规章等的成文时间，应加括号标注于标题下方居中的位置；会议通过的公文，应注明会议通过的具体日期（报刊上发布可用阿拉伯数码）和会议名称，后面再加“通过”二字。（6）公文生效标识域。公文生效标识域是公文法定效力的证明形式，包括发文机关印章或签署人姓名。党的机关公文还包括发文机关署名，行政机关不签署发文机关。印章。印章是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。除会议纪要和以电报形式发出的公文以外，所有对外发出的公文正本都要加盖发文机关的印章或签署。联合上报的公文，由主办机关盖章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖

37、印章。根据发文机关印章的数目，有以下具体要求：如果加盖一个印章，则印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，但与正文或附件标识的行距不能超过1行，以防止被人在空白处私自加上其他内容；下面骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约47个字，印章一律用红色。印章下压成文日期的方式，具体的有两种：一种是下弧无文字的印章（机关或独立单位的印章），一般采用下套方式，即印章的图案和文字不压成文时间，仅以印章的下弧压在成文时间上；另一种是下弧有文字的印章（机关或独立单位的部门印章以及专用印章），一般采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。这样做的目的主要是为防止因图案和文字压在成文时间上而影响其

38、清晰度，同时也是为完整地显示图案以体现印章的庄严性。如果是两个单位联合行文需盖两个印章时，则应将成文时间的字距拉开，使两个印章均压在成文时间上，互不相交或相切，且相距不超过3mm，主办单位印章应当在前。盖章的具体方式应当相同，即或都采用下套方式，或都是采用中套方式。当联合行文有三个单位以上需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用规范化简称），按联合行文顺序，标在正文和成文日期之间，再在各机关名称偏上方盖印章。主办单位印章在前，每排最多盖三个印章，中心线要对齐，两端不得超出版心。最后一排如只有一个或两个印章，均应居中排列，其他要求同上。在最后一排印章之下右空2字标识成文

39、时间。（参见图3）签署人姓名。签署人姓名是指签发公文的领导人在公文正本上的亲笔署名，它是公文法定效用的凭证。签署的位置在正文之下空2行右空4字，先标识签署人职务，后空2字，再由签署人亲笔签字。需签署的公文如公布令，任免通知等，一般不需加盖公章。如需签署的公文印制份数较多时，可由秘书代盖领导人亲笔名章。公文生效标识域必须与正文同处一页，不得与正文分离成两页。过去印制公文遇到正文之后的空白不够盖章时，可以将成文时间和印章移至下一页，并在首行标识“此页无正文”，现在，在排版、印刷已实现自动化的今天，应当采用加宽和缩小行距的方法，克服正文与生效标识域两者分离的现象，以防止一切可能的漏洞出现。（7）附注

40、。附注一般用来说明公文的阅读和传达范围，以及公文使用的注意事项，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级”，“此件不得翻印”等等。“请示”还应当在附注处标明联系人的姓名和电话。附注位于成文时间下一行，左空2字，用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或被注释。如需对公文的内容或某些术语作出解释或注释，一般应在被解释项或注释项之后采用句内括号或句外括号的形式解决。3版记版记，即公文的文尾部分，位于公文末页下部，由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线等项组成。（1）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，其作用是适应办公现代化需要，提高公文检索效率。主题词的标

41、引应根据公文内容从上级机关制发的公文主题词表中选择，以4至5个为宜（最少2个，最多不超过7个），位于版记部分反线之上。国务院办公厅编制有国务院主题词表，各系统、各行业的最高领导机关可以在此基础上，根据自身的业务特点和工作实际作相应的补充。上报的公文应当严格按照上级机关统一编制的主题词表及其要求标引主题词。其标引方法是“主题词：×× ×× ××××”，词目之间空1字，不加标点。（2）抄送。抄送就是把公文发送给主送机关之外需要执行或知晓该公文的其他机关，即抄送机关。抄送机关位于主题词下一行左空1字，标识“抄送”，后标全

42、角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后第一字对齐，末尾加句号。党的文件的抄送机关，要求区分“抄报”（上行）、“抄送”（平行）、“抄发”（下行）；国家行政机关的公文不作上述区别，一律称为“抄送”。如抄送的机关较多，在安排顺序上应当上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。确定抄送机关应注意既不要漏抄漏送，也不要滥抄滥送。一般需抄送的机关有：向下级机关的重要行文必须上报备案的直接上级机关；有双重领导或被领导关系的单位；必须让对方了解、请对方协作的单位；涉及对方职权范围的单位；特殊情况下越级行文时被越过的机关。有的公文主送机关需移至主题词之下，则标识方法与抄送机关相同，其下也应加一条反线，以

43、与抄送机关隔开。（3）印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发时间位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。（4）版记中的反线。版记中各要素之间均应加一条黑色反线，以明显区分各要素，同时也

44、增加文面的美观。三、公文的标题前面在公文的“主体”部分已经谈到过公文标题。由于标题是公文重要的组成部分，它应当准确，简洁地概括揭示公文的主要内容和发文目的，统领全篇，不但要简练、严谨，还应当有庄重、严肃的修辞色彩，因此往往有特殊的结构形式。这里对一些复杂结构的标题作一阐述。（一）公文标题的结构形式公文标题的标准形式由发文机关名称、发文事由和文种三项内容组成，标题中除书名号外一般不使用标点符号。发文机关名称有固定的位置，事由和文种的搭配也有一些常用的固定形式。1介词结构形式公文标题中常用的介词有“关于”、“对于”、“给”、“在”等。在标题中，介词与“事由”结合在一起组成介词结构，概括该公文的主要

45、内容。介词结构在标题中大多作为文种的定语，在标题的省略形式中也可以单独作标题。（1）带“关于”介词结构的标题。公文标题中采用带“关于”介词结构的形式相当多。有人统计，这种标题形式在各级党政机关公文中约占四分之三的比例。从这个介词结构的内部构成看，可以有偏正、联合、动宾、主谓等结构形式；从介词“关于”后面的内容出处看，又可以分为三种情况：一种是“一次性“标题，这是最常见的，用于机关主动制发的公文，如国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知、上海市人民政府关于查缴不良出版物的通告等。另一种是“二次性”标题，或称“引例性”标题，“包含性”标题，用于机关被动发文。介词“关于”后面一般带有动词“批转”

46、、“转发”、“批准”、“同意”等，动词后面是被引用的内容，一般是一个完整的公文标题。这种标题中因引用了另外的标题，所以称为“二次性”标题。被引用的标题内部结构不论简单复杂，在被引用时全部只作一个词组看待，如国务院批转中国人民银行关于各专业银行发放固定资产贷款分工问题的报告的通知，国务院关于提请审议<中华人民共和国教师法（草案）>的议案。还有一种，是介词结构“关于”与另外的介词结构（如“给”等）共同修饰、限制文种的标题，常用于批答性被动发文，如国务院关于同意湖北省地市行政体制改革方案给湖北省人民政府的批复、国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函等。（2）带“给”、

47、“对（对于）”介词结构的标题。这类介词结构多用于批复、信函等，在公文标题中都作定语，表示对象或关涉的内容。如国务院关于河北省恢复泊头市给河北省人民政府的批复、中华人民共和国第五届全国人民代表大会常务委员会给×××同志的复函、××市公安局对部分刀具实行管制的通知、海关对回国探亲华侨进出国境行李物品的管理规定等。2偏正词组形式用偏正词组作标题的，大多是会议纪要、法令、法律、条例、办法、规则、方案、计划等。如××市物价局委员会第三次全体会议纪要、市长办公会议纪要、上海市青少年保护条例、国家行政机关处理办法、中华人民共和国兵役法、北

48、京市社会力量办学试行办法、中华人民共和国国民经济和社会发展第十个五年计划、救灾捐赠管理办法中华人民共和国公益事业捐赠法等。3主谓词组形式主谓词组形式的标题大多用于公布、批转方面的公文，往往在介词结构“关于”的基础上省略介词“关于”，标题就变为主谓形式的了。如国务院批转司法部关于全国司法行政工作座谈会的报告、中国地名委员会受权公布我国南海诸岛部分标准地名、上海市人民政府转发<国务院关于做好提高铁路水运航空客运票价工作>的通知等。（二）公文标题的省略形式在实际运用中，由于种种原因，公文标题的标准“三项式”有时可以省略其中的某项，常见的情况有：1省略发文机关名称，只有事由和文种名称，如国

49、务院的关于认真做好国库券认购交款工作的通知、关于表彰×××同志勇斗歹徒的通报、关于汶川大地震四川“三孤”人员救助安置的意见。 当公文眉首已印有发文机关名称，省略标题中的发文机关不致产生歧义时；或是机关内部行文；或是以机关负责人个人名义签署行文，都可以采用这种省略形式。凡是上报的公文和重要的公文，为体现郑重与权威性，一般不宜省略发文机关名称。2省略发文事由，只有发文机关名称和文种名称。这种省略形式一般应用在命令、公告、通告等正文较短的公文中，如中华人民共和国国务院令、中华人民共和国全国人民代表大会公告，由于这类公文的正文极为简炼，只有一、二句话，可以一目了然，因此采

50、用省略发文事由的标题并不影响公文主旨表达的明确性。3省略发文机关名称和发文事由，只有文种名称。如令、嘉奖令、通告、紧急通知等。这种情况比较特殊，一般应用在以下三种情况：（1）公文内容很简单，无需多加提示；或是单位内部使用的内容简单的事务性通知，可用文种直接作标题。（2）公文内容涉及的方面太多，很难概括，干脆用文种作标题，以便统括内容，不致于遗漏某一方面。（3）公文内容十分机密，尽量不惹人注目，因此标题不概括内容，也不显示发文机关名称。（三）拟写公文标题注意事项：1要概括好事由。只有真正理解机关的发文意图，全面掌握公文的主要内容，并且有较高的文字表达能力，才能做到对“发文事由”的高度概括。在拟写

51、过程中要特别注意四忌：一忌不准确，标题不能准确反映公文主旨，或文不对题，或模棱两可。二忌乱省略，对标题三要素的省略随意性太大，致使标题残缺不全，让人摸不着头脑。二忌不简练，标题文字重复啰嗦、繁冗累赘。四忌不周密，标题中或概念不明确，或用词搭配不当，或缺少必要的限制，造成辞不达意，逻辑不严，甚至产生歧义。2要选择好文种。公文标题中只有文种是不能省略的。应严格按照隶属关系和行文需要选择合适的文种，切忌不规范，切忌随意地乱用文种甚至自造文种，致使公文标题不伦不类，破坏了公文的严肃性。3要排列好文字。公文标题文字的排列组合要美观、匀称。文字较少的短标题采用单行排列；文字较多的长标题一行排不下时，需分二

52、行或多行排列。分行时除了要讲究文字排列组合的整齐美观、匀称外，还要考虑断行的位置，不宜把机关名称和一个完整的词组拆成上下两行排列。第三节 行政公文的撰写一、命令（令）1命令（令）的概念：命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令（令）属于指挥命令性公文，具有权威性、强制性和约束力，用于下行文。常见的命令有：公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、通辑令、赦免令、戒严令、动员令等。2命令（令）的写作要求它的标题通常包括三部分：发文机关名称、事由、文种，前两部分可视情况省略。令的内容要极简洁概括，语言要庄重。例文1：二、决定1决定的概念决定适用于对

53、重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级不适当的决定事项。决定具有强制性和指导作用，用于下引文。决定一般分为指挥性决定和知照性决定两种类型。2决定的写作要求指挥性决定要先阐明作出重大决定的原因和依据，要充分说理，再具体写出决定的内容，要明确切实；最后发出号召，提出贯彻执行的要求。知照性决定内容较单一，只要阐明决定的原因、内容以及提出希望和要求即可。例文2：三、公告1公告的概念适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告属于发布性公文，具有公开性、庄重性和慎重性。发布公告的单位应当是国家领导机关，或者由国家领导机关授权的单位（如新华社），地方行政机关和其他基层单位一般不能

54、制发公告。公告一般可分为告知性公告和法定性公告2公告的写作要求由于公告属于公开的普发性公文，因此一律不用眉首部分，也不用写主送机关。告知性公告的标题一般可不写发文事由。如同一发文机关就某一事项发出若干公告，应在标题下标识流水号“第一号”、“第二号”等。法定性公告可在标题下标识发文字号。公告的正文通常有两种结构形式，但都要明确具体，篇幅简短，语言通俗，具体是：三步阐述法：第一步阐述发布的根据或理由、目的，接着写“特公告如下”等惯用语；第二步阐述发布的具体事项，通常采用分条形式；第三步提出希望要求。一气呵成法：即不分段、不列条。根据、理由、目的、内容都写在一段之中。例文3：四、通告1通告的概念通告

55、适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告与公告很相似，也属于发布性公文。不同的是，公告面向国内外，通告适用于国内，而且局限于一定范围。通告除了具有公开性、告知性外，还具有限制性和强制性。通告的使用单位比公告广泛得多，从国家领导机关到各级地方政府以及基层单位，都可以在自己职权范围内使用。通告除了可以在一定范围内公布重大事项外，还可以用来公布社会生活中的一些具体事务。通告一般分为周知性通告和规定性通告两种。2通告的写作要求与上述公告的写作要求基本相同。不同的是，通告的语气相对来说比公告平和得多。公告因有宣告作用，语气要求庄严、凝重，而通告则要求平和、通俗、具体，有的通告还带有要求人们协

56、助执行的意思。例文4：五、通知1通知的概念通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的主体属于指示性和知照性公文，并以知照性的居多，用于下行文。通知的适用面很广，形式简便多样，使用频率是公文中最高的。通知的种类很多，可分为发布性通知、转发性通知、批转性通知，会议通知、部署性通知、告知性通知等。2通知的写作要求不同类别的通知有不同的写法。发布、转发、批转性通知有明显的模式：即一要点题，二要表态，的有还要简述所涉及事宜的重要性，并提出贯彻执行的具体要求、希望。会议通知一定要写明时间、地点、召开什么人参加的什么

57、会议，有时还要写明为什么召开。至于部署性通知则要明确阐述所布署工作的目的、事项和执行要求等，行文必须明确、具体。告知性通知要具体写明告知事项。例文5：六、通报1通报的概念通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报是一种具有较强教育作用和指导作用的周知性的下行文，并有较强的时效性，必须及时分发至所有隶属的下级单位，有“一下到底”的特点。通报可分为表扬性通报、批评性通报和情况通报2通报的写作要求表扬性、批评性通报一般都要写明事实、点题、决定、号召等方面，叙事一要清楚明确，二是重点突出。点题要在事实基础上，画龙点睛地说明主旨。决定、号召也要紧扣主旨。情况通报的写法要看具体要求和内容而定

58、。有的是围绕提出问题、分析问题、解决问题三方面来展开。例文6：七、议案1议案的概念议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案是提请性的平行文，具有使用的专一性，只有各级人民政府在提请同级人民代表大会或其常务委员会审议事项时，才能用议案。议案可以分为三类：提请任免干部的议案、提请审批某项草案的议案和提请决定某项工作事项的议案；具体的有任免案、法律案，预算案，咨询案和有关国家和地方重大事项的议案等。2议案的写作要求议案的写法主要有“含案法”和“另案法”。含案法是把提请审议的方案直接写入议案的正文中；另案法是把提请审议的方案（草案）置于正文之后，但不作为附件。具体写作时，一要目的明确，理由充分；二要中心突出，主旨集中；三要文字简洁，注意用请求的语气。例文7：八、报告1报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告是一种陈述性的上行文，在中下级机关中使用频率较