工作圣经100分

1、干部训练班教材工作圣经100分讲 师： 先 生仁宝计算机工业中国有限公司上班族工作圣经100分第一章 工作的基本 把握工作的重点, 是成为一个值得信赖的上班族的基本条件.要如何培养这些人才呢? 让我们从本章开始来推敲一番.1、指示、命令 要迅速, 正确的接受刚赴工作岗位时, 一切总是从依照上司的指示开始进行的. 的确, 要迅速、 毫无错误的接受指示是不容易的, 然而, 只要您能遵守几项基本原则, 就会发现事情进行的多么顺利.聆听指示、接受指示时, 请留意下八点. 1.1 上司呼叫时, 以上司听得到的声音加以答复:是.并拿 起记事簿及笔, 走向上司的座位.1.2 来到上司座位前, 轻轻点个头,

2、朝着上司方向, 稍为往左,挺胸站好.1.3 一面聆听指示、一面记录下来.l 聆听指示的重点有5W2H.(参考第三节).l 数字, 人名等特别要正确的听清楚, 不能有误.1.4 完全理解上司指示的内容.l 不能敷衍了事的听(Hear), 要用心听(Listen).1.5 上司指示完毕后, 才提出问题.l 疑问或不甚理解之处, 等上司全盘说明后, 才提出.1.6 复诵指示.l 为了避免听错或有误解的情形发生, 依5W2H的原则复诵指示内容(尤其是限期日特别重要).复诵后, 再确认一次是否还有应该注意的事.1.7 万一时间来及、配合不上时, 不可自行更改, 必须向上提出报告. 否则常常搅和了整个计划

3、, 终致失败.1.8 对于直属上司以外的报告, 让上司理解. 为了避免工作的流程受到干扰, 这是极为重要的一点. 2、报告 报告要求快、简洁、正确1. 1报吉的方法作一位受信赖的上班族, 他的条件是:在工作上把握要点.把工作的结果、问题点等应该向上司转达的事, 确确实实的报告上司, 是获得上司信赖的最佳快捷方式.（1）直接向指示的上司报告.经由人的报告, 不算报告.（2）适时的、认真的报告.（3）依结论理由经过的顺序报告. 根据5W2H的原则, 作简洁、正确的报告.（4）事实与意见, 必须清楚的加以区别. 先叙述事实,之后, 才述说自己的意见、感想.（5）内容复杂时, 附上适当的数据, 让上司

4、能很容易的理解. 依报告内容的紧急度、难易度, 选择口头报告的方式或以书面报告.l 口头报告适用于紧急的情况是内容十分简单的情形.l 书面报告适用于复杂的内容、希望留下记录的内容、定期报告等.2.2 报告的种类2.2.1 中途报告报告目前的工作进度, 或是不明白之处.2.2.2 结果报告指工作结束后的报告. 工作如没有结果报告,不能视为工作完毕. 比起进行顺利、达成目禁的报告, 对于进行不顺、有困难的问题更应该报告. 当问题发生时, 为了避免问题愈变愈大，必须尽快向上司报告.3、记录 随时携带记事簿养成当场记录指示和谈话内容的习惯, 是相当重要的.3.1 该记录些什么呢?3.1.1 出席会议时

5、, 将会议中议的事项、决定的内容, 及指示的项目记下来.3.1.2 记录开会时商讨的内容.3.1.3 上司呼叫时, 要拿着记事簿前去, 将指示、交待聊络的内容记录下来.3.1.4 访问客户时, 将要点记录下来.3.1.5 有记客时, 将和访客的谈话内容简单的记录下来.3.1.6 看报纸时, 记事簿放在一边. 看到有关自己公司或同业问的报导, 简单的记录或剪下来.这些记录下来内容, 事后必定有用处. 写营业日志或业务日志时, 有这些参考数据, 也较好动手.3.2 为了不遗漏重要内容, 记录时, 下列项目请勿忘记. 3.2.1 何时、到何时、何时开始(When)明白记载调查日、裁决日期、举办时间、

6、开始日、期限等时间. 3.2.2 何地(Where)明记场所、会场等. 3.2.3 谁、从谁那儿、向谁(Who)记载主语. 3.2.4 为什么(Why)原因、理由等. 3.2.5 什么(What)方法、作法. 3.2.6 多少(How Much)预算、经费等.4、时间的感觉 严守时间是做事的基本对一位上班族而言, 时间是相当宝贵的, 对于时间没有感觉的人, 在工作上是得不到信任的. 学生时代的生活很少受到时间上的限制,但是, 一旦成为上班族, 成为组织的一份子时, 就必须自觉应该守工作上的规定, 一切行动都要遵守时间.4.1 早一点到办公室 4.1.1 早上上班开始正是上班族一天的起点. 要在

7、规定时间前五分钟到达座位, 将一切准备就序. 早一点来到公司, 才能从容不迫的、顺利的进行每一项工作. 4.1.2 上班之后, 先检查、确认当天所安排的工作内容. 特别是不要忘了开会, 有访客,与其它公司联络或已约定的时间等.4.2 收拾东西要在下班时间到了之后 4.2.1 办公桌上整顿好后才下班. 4.2.2 重要文件要收在固定的保管场所. 4.2.3 确认隔天的预定工作. 4.2.4 隔天有外出或出差的情形时,要向上司报告,并将前往地点, 电话写在黑板上. 4.2.5 最后离开公司的人要确实关闭电灯, 熄火, 切掉各种机器的电源, 上锁等.4.3 迟到 事先知道隔天会较晚到公司时, 要预先

8、向上司报告, 让上司理解. 如果, 事出突然, 以致于要较晚到公司时, 在上班时间前, 联络上司(上司若不在, 则告诉同事).依情况而定(一大早或紧急时), 打电话到上司家中联络.5、休假、请假、外出 应有的工作态度5.1 休假、请假 5.1.1 事先得到上司的同意(需考虑工作的繁忙状况) 5.1.2 突然有事不能上班时, 在上班时间前, 联络上司(上司不在, 则联络同事). 5.1.3依场合(一大早或紧急状况时), 联络到上司家中. 5.1.4 长时间休假时, 要将联络电话留给上司.5.2 上班直接前往别处时 5.2.1 事先向上司报告, 取得上司同意. 5.2.2 前一天, 在黑板上写下前

9、往地点及预定回公司时间.5.3 从别处直接下班时5.3.1预先向上司报告, 取得同意,5.3.2 在黑板上, 写下前往地点, 并注明将直接下班.5.3.3在外出地点办完事时, 与公司联络.5.4外出时 5.4.1 即使上司已知道您因件事要外出, 临走前, 仍要向上司报告(因-事, 将前往-商讨), 在黑板上写下前往地点及预定回公司时间. 也要跟同事招呼一下, 告知一声. 5.4.2 至少, 半天要与公司联络一次. 5.4.3 预定改变时, 一定要联络公司, 将原来记在黑板上的时间更改过来. 回公司时间会较迟时. 要再转到别处时. 中途取消预定时 因为, 这样做的话, 即使有来电或突然有访客时,

10、 就能毫无迟疑的告知: 抱歉, OOO刚好不在, 他外出.6、公、私分明 要有界限 公、私不能区隔清楚的人, 在现代的社会里是有失资格的. 上班族的自觉, 可说是从公、私不加以区别的人, 尽管多么有能力, 都是枉然的. 未得到上司的同意, 上班时间不可以做私人的事. 而且, 将公司的公物占为己有也是不可原谅的行为.6.1 严禁私事外出私事需要外出时, 请利用休息时间, 即使是上医院看病, 也尽量利用休息时间. 如果非不得已的情况时, 也必须征求上司同意后, 才可外出.6.2 友人因私事突然来访时决不可因私事而离开工作岗位,即使是很重要的朋友也要委婉的说明, 让友人理解在休息时间或下班后才能见面

11、.6.3 不打私事电话6.3.1私事电话, 必须在休息时间, 利用公共电话.6.3.2情况紧急时, 得到上司同意后, 离开座位, 打公共电话.6.3.3因私事与公司内同事聊络时, 也请利用休息时间打公共电话.6.4 聊天时, 请留意自己的工作告一段落时, 常常会想和同事聊聊天. 但是, 请注意, 不要因而影响到别人的工作.7、工作场所的整洁 工作, 先从整洁开始乱七入糟的工作场所, 工作的效率一定不佳.自己的办公桌也一样, 文具、用品, 文件数据等请整理好.7.1 办公桌 7.1.1 工作一忙, 桌上常常是乱成一团. 一面做事,一面要稍为整理一下.l 乱七入糟的办公桌, 不仅工作做不好, 也会

12、被认为是:处理事务的能力不足. 从办公桌上, 就可看出一个人的品格.7.1.2 .抽屉里也要整整齐齐的. 多人认为抽屉看不到, 无所谓, 但是, 那是大大错误.7.1.3 离开座位.下班时, 特别需要注意. 即使是暂时离开座位,桌上也要稍微整理一下.散乱无章, 会让人觉得是:邋蹋的人.l 而且, 离开座位时, 说不定别人会走过来, 至桌上杂乱无的样子给客人看见, 他还会认为:这家公司怎么这么乱?况且, 还有机密被泄漏的危险, 因此, 办果上绝不放文件、现金、印鉴、支票等.7.1.4下班时, 桌上不留任何东西. 7.1.5离开座位时, 椅子要放好. 7.2 文具、公物等 7.2.1 使用过的文具

13、、公物等, 必须归回原位. 7.2.2 不可因为使用公司文具、公物不用钱, 就不加爱惜.因为这些都算在公司的成本内.8. 工作的基础 从目标的设定到结果的评价 工作的时候,一定要记住:目标计划实行评价是一个循环体系.7.1 目标l 理解工作的目的, 什么时候必须达到什么程度的目标, 必须很明确.7.2计划l 思考如何以更有效的方法达成目禁.7.3 实行l 根据计划, 正确、迅速的实行. l 遵守约定日.l 无法如期进得, 不得不变更计划时, 一定要上司报告, 接受指示. 绝对不可根据自己的判断行事.l 中途发生疑问时, 必须和上司商量.7.4 评价l 确认目标是否达成? 是否如计划进行?l 进

14、行不顺利时, 要找出其原因.l 即使进行得很顺利也要确认成功的理由, 找出为何顺利的原因. 经过这些检讨、反省, 才能使下一件工作进行得更好. 要未能掌握整个相关事项的情况就着手去做, 是非常危险的.只顾及眼前, 也常会发生意想不的错误. 一个组织内, 必定有纵横的关系, 任何事都要考虑1.目的2.背景3.与其它工作的关连性. 如此, 工作才能确确实实的做好.9. 优先级 认清工作的优先级 工作, 并非从任何一件着手都可以, 有的工作必须要先完成, 有的则可以稍后.虽然会想从轻松、嘉欢的工作开始做, 但是, 这是不可以的. 如果, 认为某件事很轻松, 或是某件事很快就可完成, 而先做的话, 那

15、些重要的工作往往会被挪到后面, 结果, 常导致工作无法如期交差.该从那一件工作开始, 您必须培养出判断优先级的能力. 决定优先级的要素如下:9.1 期限(工作在什么时间之前, 必须完成).9.2 重要程度(那一件工作比较重要).9.3 性质(一个人就可完成?还是需要配合对方的进度?).在约定期限前完成工作, 是上班族做事的大原则. 工作都有一定程序, 一旦一项事情遭到停滞, 其它接踵而来的工作就会连带受到影响.今日事, 今日毕是工作的原则. 因为, 明天有明天的工作!如果, 今天的工作又挪到明天, 会使工作愈积愈多, 最后, 就会来不及交差. 不知如何进行的工作不能就搁在一边, 必须和上司、前

16、辈商量、请教处理的方法.请教别人一点都不羞耻. 即使一点点不明确的事,也要探究清楚. 以一种大致、差不多的判断或是装成一副很懂的样子去做事, 往往会遭到失败.但也不是任何事情都去问, 您应该带着自己的想法去请教.10. 工作的程序 每一项工作都有其一定的程序一般, 工作上接到指示时, 要以下列的步骤来进行.10.1 接受工作的指示、命令.l 当上司在工作上有所指示时, 您不只是光听就好, 要能很清楚的掌握住工作目的. 您要考虑a.目标为何?b.为何那是必要的?c.何时做最恰当?d.做到何种程度恰恰好.e.如何着手最适宜? 10.2l 收集计划、实行工作时所必须用的数据、情报. 而且, 要有选择

17、、识别情报等的眼光. 10.3 思考工作的顺序、方法.l 愈是花时间的工作, 愈能因进行的顺序及使用的方法, 而显示出效率的差别.l 运用5W2H, 确实校对. 10.4 决定顺序、方法.l 从几个想法当中, 选出一个最合理的作事方法.从a. 最快b.最好c.最轻松d.最简单等重点来考虑. 10.5 计划.l 制作计划表. 10.6 实行.l 按照计划中的顺序、方法实行.l 充满自信的去实行.l 每到一个段落, 就得核对预定与实际进得的差别, 必要时, 变更计划. 10.7 检讨、评价l 工作结果与当初的计划, 做个比较(质量、期间、成本等).l 结果未如当初的预期时, 要详细找出原因.10.

18、8 报告.l 向上司报告结果.11. 问题意识 带着问题意识工作所谓带着问题意识工作, 是指什么呢?当您整理传票、文件, 甚至影印时, 都会有一些浪费或无谓的损失, 只要稍加注意去改善, 工作就会表现得更完美. 然而, 要能看出这些闾题以前,首先, 要有问题意识.11.1 对于自己的工作, 要提出问题. 如何才能连极小的问题也不忽视、不轻视呢?先要知道, 没有问题意识, 就无法问题. 所谓问题意识, 就是一种问的态度. 问, 就是发现了问题,才会问为会么如此?、要如何进得, 才会更完美?首先, 要自己能提出来. 一旦, 工作的流程清楚了、习惯了, 这样就可以了的心态一出现, 问题意识就消失了.

19、 为了不使自己陷入如此的地步, 要能经常保持新鲜的眼光看任何事.11.2 问题的种类很多 工作的场合都会遭到许多问题, 如: 11.2.1 障碍的问题当我们感到好困难, 怎么办?时,就是障碍. 11.2.2 和标准产生差异的问题指销量无法如当初预定目标成长, 顾客抱怨发生的比较一般高,肇事件数较平常高等等的问. 11.2.3 课题的问题指为达到目标时, 所必须解决、改善的问题等.11.2.4 创造的问题指开发新产品、新方式等. 面对着将来, 当您具备了积、挑战的态度时, 问题意识就会一个个呈现出来.12. 顾客意识 带着顾客意识工作12.1 有顾客, 才有工作可言 不论何种企业, 都必须有顾客

20、的存在, 才开始有工作可言. 凡事替顾客设想, 或是只考虑到自己的期望, 只作自己想做的事, 最后,总是遭到失败. 一家生意兴的店, 它总是会多方面的为顾客着想,至今，已有许多事实证明不为顾客着想的企业, 到最后只有穷途未路. 在店里的顾客为何会走掉?的调查中, 真正对店里的产品与价格不满意者只有20%, 而因店员的处理太慢、缺乏产品知识、对顾客态度淡、马马虎虎等, 即店员无法令顾客满意的态度等原因,竟然了80%. 不论是企业、行政机构或是医院, 在经营上无不多方面考虑到顾客. 如何满足顾客的需求是工作的义务. 12.2 任何职员都必须具备顾客意识 营业部门的职员, 经常和顾客有所往来, 他们

21、必须学习如何为顾客服务. 而其它和顾客无直接接触的制造部门、行政部门等,也应具备顾客意识. 总之, 任何一位公司职员, 都必须带着顾客意识工作. 顾客打来询问的电话、交货、收货款，所有的工作都相关连，任何一项皆以满足顾客为前提 如果，有因为有了顾客，才有今天的公司的想法，那么无论工作进行的方式、对顾客的态度、行动等都应会有所改变 所谓上班族，在某方面的意思看来，乃是透过公司，让自己和社会联系上当您和顾客应对时，应该要很敏感的意识到才对13.成本意识 公司不是摇钱树 13.1利润出自每一位员工 工作的场合，任何一件事都有成本的负担，如何降低成本是每位员工一进到公司，就应有的意识 公司并非摇钱树.

22、 公司里每位员工都有自己的一份工作, 工作结果有了利润, 员工、家人才足以生活. 我们应该时时思考降低成本, 不做无谓的浪费, 这些节省都可转为利润. 13.2不做浪费、不合理的事情 工作时, 一个大前提就是降低成本、提高效益. 说得容易, 却不易实行. 仔细的想想自己所做的每一件事, 是不是浪费? 不合理?有效率吗? 所谓不合理, 就是太过于强求. 例如, 只能载一吨的卡车,却要它装三吨, 后果可想而知. 浪费则好像一辆可载三吨重的卡车却只载二公斤的货物.发现有浪费之处, 要立改正. 13.3反省自己的行动 进行每一项工作时, 首先, 要考虑到整体的目的, 配合着目的, 选择最恰当的方法、手

23、段. 而且, 这方法、手段还得从效率的观点来考虑. 在决定的时间内, 以最合理、最不浪费的方式完成工作. 否则, 成本一味的增加, 只有使利润减少而已.14、质量意识 满足顾客的要求与期待 14.1 所谓质量 一般, 我们都会以质量好、质量差来表示其价值. 但是, 在工作场合上, 所谓质量的意思乃是指:达到对方要求的水平. 也就是说您所做的工作、服务, 要达到对方的期待、对方的要求. 任何一件商品都有规格、标准, 它必须在预算的成本内, 完成达到标准的商品. 商品制造的过程中, 企业全体的活动都必须考虑到此商品的质量管理, 公司所有员工都要能做出满足顾客要求于期望的商品或服务竞争激烈的今天，质

24、量管理不只是一部分员工的责任，必须公司全体员工都具有质量的意识及行动，如此才能满足顾客14.2如何从事高质量的工作14.2.1工作时，方法必须正确正确的工作方式是循着PLAN,SEE,CHECK的步骤进行.14.2.2 完成上司所指示的事是工作的先决条件, 上司没要求的事不必做. 但是, 自已要多想一下, 有些事情不必上司交代, 自已也要知道该去完成. 14.2.3 必须依照公司或上司的决定进行交待的工作. 如果您能好好想一想这件工作的目的, 能用什么更快, 更好的方法去进行, 和全然不去思考就冒然去进行的结果, 是会截然不同的. 15 商业书信 认真整理书信或报告文件商业书信在传递情报、记录

25、及决策上有重要的角色.以商业书信传达情报时, 要注意下列的基本原则. 15.1 正确的 15.2 易懂的 15.3 快的 15.4 便宜的经常对对方抱着诚意, 写的时候, 要注重正确、简洁、不须强调文字学上的美.15.1 正确 15.1.1 正确表达想传达的内容. 15.1.2 避免任何观点皆可解释的暧昧表现. 15.1.3 确认是否漏掉必要的项目. 15.1.4 从头看一次, 注意有否错误或脱字现象.15.2 易懂 15.2.1 以平易的手法书写. 15.2.2 考虑到看的人, 说明必须符合对方的立场及知识. 15.2.3 先讲结论, 才说明理由, 并附上参考数据. 详细内容另外整理. 15

26、.2.4 从重要的事开始, 顺序写下来. 15.2.5 依重点分段. 15.2.6 为了使内容一目了然, 请加上标题. 15.2.7 内容扼要、简洁. 15.2.8 避免错字.16 文件的种类及活用 正确掌握书写文件的目的 工作上的相关文件, 种类如下：种类： 公司内部文件 请示单 报告书 会议记录目的： 通知公司内部的文件 请示、栽决 报告 记录、确认 对往来公司发出的信件16.1 公司内部文件公司内部文件包括请示单、报告书、会议记录等, 样式也都不一样, 您尤其需要精于书写请示单. 这些文件大都在表达您的意思、您的决定, 因此, 学会将想要表达的事情, 清楚的书写在文件上, 是绝对必要的.

27、 16.2 制作报告书当您书写报告时, 不外乎是报告业务进行中的状况, 进行的结果, 有关公司内、外的情势变化等, 制作报告书时, 请注意下列事项： 16.2.1 严守交报告的时间 16.2.2 报告要写的简洁 16.2.3 报告如有一定的形式, 请遵照该形式书写 16.2.4 内容简单明了 16.2.5 从重点先叙述 16.2.6 对于客观的事实, 要照实写 16.2.7 自已的意见及客观的事实必须清楚区别 16.2.8 情报来源要注明清楚 16.2.9 附上补充资料,以助于对该报告的理解 16.2.10主旨要表达清楚 16.2.11报告写完后, 一定要重新看过17 报告 内容简洁, 结论明

28、确冠上报告这两个字的文件实在多得不胜枚举. 诸如：营养日报表、报告书、研习报告、技术报告、调查报告、会议报告、出差报告等. 有些人到了四十岁, 报告还写不好, 为了不陷入那样的地步, 现在就下功夫练习. 17.1 简洁 这份报告是要给工作繁忙的上司过目的, 因此, 必须择要点, 并书写简洁. 17.2 结论明确 如何使结论让人一目了然是相当重要的. 17.3 易读 报告的目的是让对方看您写些什么. 因此, 要下工夫, 知道报告如何才能吸引对方. 17.4 注意报告内的数字是否有错误书写一份吸引人的报告书, 应该注意下列十五要项：1. 文章要简短、有力.2. 有些写法是否该柔和些.3. 有无容易

29、被误解之处4. 题目和内容要一致.5. 内容要经过整理.6. 文章勿混乱、矛盾.7. 报告适合条文式写法.8. 勿使用过多专门用语或外语.9. 数字、专有名词不可错误.10.符号、改行处有否错误11.勿有错字、脱字、简写字.12.勿使用俗语或失礼的语句.13.注明资料的来源.14图表应放置在适当之处.15.附加数据勿掉失.18、文件、资料的整理 情报即资产 不论是一份报告或是一封往来的信件, 那往往是许多人智慧的结晶, 常常是用金钱无法换取的无价之宝. 工作上的文件、数据是共有的财产, 因此, 要细心的保管, 并作最有效的运用. 18.1 文件等的整理 18.1.1 文件不囤积, 当天即处理完

30、毕. 工作告一段落时, 相关文件整理在同一档案内, 否则, 一堆积后, 总觉得整理起来麻烦, 又常常会遗失. 18.1.2 让大家都很清楚, 那些是未处理的文件. 万一自已不在时, 如果您已将未处理的文件标示得很清楚, 那么, 别人也能代劳处理. 18.1.3 细心使用 公事上的文件、数据是共享的,因此绝对不能破坏或弄脏. 18.1.4 依据公司内的档案制作规则存盘. 任何一位需要利用档案时, 随时皆可利用. 18.1.5 档案整理整洁, 随时都容易翻阅. 18.1.6 丢弃不用的文件、数据. 将不用的文件、数据一直保存着, 会造成妨碍, 因此, 您要会整理, 要会丢舍.19 保守秘密 管理文

31、件的基本原则 对公司而言, 情报是非常重要的资源. 公司内部的情报一旦泄漏到外面, 往往会严重地影响到公司的经营. 有些在公司内并不被认为是重要的文件, 常常一传到别家公司手上, 就成了有用的情报. 因此, 我们在管理、处理文件、资料时, 就必须相当注意. 19.1 离开座位时、下班时 19.1.1 即使还要回到位子上, 仍应将文件整理一下, 或将文件背面朝上翻过来. 19.1.2 下班时, 文件完全整理后, 才离开. 19.1.3 电话簿要锁在柜子里或抽屉里. 19.2 携带文件时 19.2.1 即使在公司内走动, 也勿让文件的数据泄露在外, 避免让外人瞧见. 19.2.2 勿在电梯内或通路

32、上取出文件看. 19.2.3 为了避免遗失或忘记, 文件进出时, 要加以确认. 19.3 文件不带出去 19.3.1 文件、数据以在公司内部使用为原则. 19.3.2 不得以必须将文件带出公司时,得到上司允许后,并办理必要的手续. 19.3.3 携带外出的文件须经确认. 19.3.4 携带外出时, 要放在信封或皮包内. 19.4 携带文外出时的注意事项 19.4.1 直接前往目的地, 尽量中途勿转往其它地方. 19.4.2 搭汽车、火车时, 文件勿搁在架上, 以免被窃或下车时忘记拿. 19.4.3 不再需要的文件, 要负责用适当的方式废弃掉.20 机密文件 企业机密就是财产机密性高的文件, 应

33、该在档案上做一记号, 目的在防止机密向外泄漏, 而使公司的营运遭到困难. 20.1 机密文件的保管20.1.1 机密文件必须保管在具有锁的柜子里.20.1.2 下班时, 确认是否锁上.20.1.3 视必要, 决定一位负责保管的人. 20.2 使用机密文件时20.2.1 离席时, 文件归回原来的保管场所.20.2.2 拿出来后, 必定自己再放回原处, 决不交托他人. 20.3 复印机密文件时 20.3.1 得到上司的许可后, 在公司内部影印. 20.3.2 影印往往容易造成机密的泄漏, 必须特别注意. 20.4 机密文件的传阅 20.4.1 必须放在档案夹内或信封内. 20.4.2 一定交给本人

34、 20.4.3 对方不在时, 最好暂时由自已保管, 不得请别人代为转交时, 要告知为重要文必须留意保管. 20.4.4 避免使用伟真伟送机密文件.21. OA机器 灵活运用OA机器是上班族的基本条件在一个高度情报化的时代, 迅速、正确的处理大量的情报是工作场合上所必须的, OA机器的出现正赶上了这时代的要求.OA为OFFICE AUTOMACHINE的简称, 即办公室自动化之意, 它不仅有处理情报的能力, 更在经营战略、市场开发计划、情报分析上占了重要的角色.运用OA机器已逐渐成为今日上班族的基本条件. 由于OA机器的使用, 办公室呈现出一种新的风貌, 您、我也都要注意下列的礼节. 21.1

35、使用OA机器时21.1.1首先, 阅读操作说明书, 了解正确的使用方法.21.1.2 细心使用. 粗暴的动作, 往往是造成机器故障或缩短寿命的原因.21.1.3 使用后必定恢复使用前的状态.l 切掉电源.l 弄脏机器时, 自己要清除干凈.l 机器故障,要迅速联络有关单位. 21.1.4 经常注意机器周围的环境. 不可有湿气、热、灰尘、振动等.21.1.5 机器是人类的得力助手.l 首先, 要思考在处理自己的工作上, 该用什么样的机器？如何使用? 才能发挥机器本身最大的功能. 有效的运用或抹杀机器性能, 都操乎在使用的人手里l 要能正确判断机器的每一部分的功能22.使用OA机器 使用办公室自动化

36、设备的礼节 使用OA机器也需要讲求礼貌下列几点，不要忘记喔！ 22.1电源的插入是有顺序的，不可轻易切掉机器的电源，一旦切断电源的顺序错误，常会使得刚刚输入的资料消失掉而且还会影响与中央处理系统相连接的其它终端机所以，不能不注意22.2注意操作机器时发出的噪音是否影响他人22.3勿将手肘放置在键盘上或重重的压在键盘上，因为，这常是造成故障的原因22.4这是共有物，应该保持清洁手脏时勿使用机器，使用完毕后，擦干净避免一面抽烟或一面吃东西，一面使用OA机器22.5别人使用中的机器，勿去触摸。22.6使用中途离席时，要有使用中的表示如果离开时间较长时，先将作业暂停掉，使机器恢复原来的状况22.7最后

37、使用者要确实切断电源使用者常常会忘记切断周边机器的电源，此点要多加注意23.磁盘片 新的档案保管方式 利用磁盘片保管，整理文件、数据的情形愈来愈普遍因此，在一 个OA机器的时代,使用磁盘片时，应具备下列应有的礼貌23.1除了贴卷标处，勿触摸磁盘片片上其它地方手脏时勿触摸磁盘片23.2勿搁置在具磁气物的附近23.3易破损，请慎重使用绝对勿将外壳除去23.4避免与他人共享磁盘片23.5磁盘片应像文件档案一样，各单位分开使用23.6磁盘片具有泄漏机密的可能性，因此，必须视同重要文件，小心保管23.7将磁盘片放在固定的场所，并且，整理的井然有序24.传真机 有效使用，提高时间效率 传真机利用电话或传真

38、通信网，可正确的传递信息而且，同一份数据的讯息可同时传递好几个地方 24.1传真机的优点 24.1.1操作简单，数据图文可很快地传递给对方 24.1.2正确的传递讯息 24.1.3复杂的内容也能很容易地传递给对方 24.1.4同时传讯给好几处，提高工作效率 24.2基本注意事项 24.2.1传真内容精简内容太长，传真张数太多时，会造成费用的提高，不仅对自己不利，对对方而言，也增加对方接收传真纸张的成本24.2.2字要工整，易懂24.2.3为了避免让对方负担接收传真纸的成本，首先，要判断内容是否需要利用传真机传送24.2.4不利用传真机传送机密性高的文件因为，会被谁瞧见不知道24.2.5不得不利

39、用传真机传送机密性高的文件时，发出去前，打电话通知对方，立刻取出文件24.2.6传真过后，打电话给对方，确认数据是否传入24.2.7传真过的文件，注意勿遗忘在传真机处24.2.8发现外部传来的传真时，请立刻送到接件人处25.影印 站在看文件人的立场 复印机是办公室内不可欠缺的OA机器复印机的维修工作大都由机器厂商负责，稍有故障，服务人员就会前来修理就因为如此方便，反而不会小心地去使用它，常常就会造成一些浪费25.1影印时的礼貌 25.1.1尺寸大小选择适当大小的纸张如果，文件上的字小，就要站在看文件人的立场来考虑，放大影印 25.1.2余留空白处整张纸上影印的满满时，不但看的人不好看，连收入档

40、案时也不易，因此，必须考虑余留适当的空白处 25.1.3是否印歪了虽然，看的是文件内容，但是，印得歪歪的总叫看的人不太舒服 25.1.4浓淡印得太黑或太淡，印得让人看不清楚，都是不够格的 25.1.5污秽常常在复印机的玻璃面上会有污点，一沾到影印的文件上，内容就会看不清楚因此，影印前，先检查玻璃面上是否干净 25.1.6不浪费避免不必要的浪费影印张数、缩小、放大倍数，先确认过后，才按START的钮 25.1.7有指定影印张数及放大、缩小倍数时，在影印完毕后，一定恢复复印机的基本状态26.特性因素图 便于发现问题及分析 特性因素图是一种经常被用来发现问题、分析问题的方法将影印问题的原因一个个的列

41、出，有系统的、分层的整理方法由于，该图形类似鱼骨，也有人称之为鱼骨图FISHBORN CHART 根据影响程度的大小，可分为大骨、中骨、小骨制作该图形时，顺序如下：26.1找出问题点的特性结果、状况、问题点等l 所谓特性是掼以易懂方式表示出:是什么的问题.l 选择较容易收集数据的特性. 26.2 列举出特别造成影响的原因l 首先将原因分成几大类, 这是大骨的重要因素.l 在大骨的重要因素下, 列举出小的因素(中骨、小骨). 26.3 整理特性因素图. 仅仅将这么多的因素写在图上,是发生不了作用的. 必须将内容整理过, 整理时的重点为:l 去除与解决问题无关的因素.l 在可能解决的范围内, 仅量

42、详细写出因素. 26.4 详细分析因素.l 认为影响度高的因素, 作一个记号, 从此点开始仔细分析, 常常就会因此而找出解决问题的方向、策略.此种方法可广泛使用于制造现场、营业部门,极具效果.27 公司与会议 公司内召开各种不同的会议 为传达指示而如开会议; 为决定某些工作事项而召开会议; 为相互讨论, 群集诸位智慧而召开会议; 有些公司以小组方式进行工作. 诸如以上各种原因, 为了使工作进行得有效率, 会召开各种会议. 27.1 为联络、指示的会议 同样一件工作, 为了进行得更有效率, 大家应该就工作的目的、顺序、方法, 进行沟通、讨论, 以达到在家的共识. 如果每一个人都以自已的方式进行工

43、作 , 总会成效不彰, 因此, 需要召开会议, 以指示员工工作的顺序、传达公司的方针及目标. 27.2 决定会议 日本的企业型态是, 当要决定一件事时, 往往聚集相关人员, 综合各方意见后, 才下决定.而不是上司独自决定, 部属照着做. 为了保持组织的和协 聚集在家, 互相阐述意见, 才做决定, 是日本个业惯用的方式. 27.3 为解决问题, 召开会议 常常大家绞尽脑汁, 开会讨论如何使错误减到最少?、如何服务、才能使顾客感至满意?、如何使本公司之产品在电视广告上呈现最佳效果? 27.4 为收集、交换情报而召开会议 会议中, 经理、课长可从属下和收集许多情报. 从情报的交换中, 将会有助工作的

44、进行. 27.5 协调会议 为解决问题, 不让问题残留下来, 召开会议以协调各部门的意见. 28 开会应有的礼貌 遵守时间、倾听别人的意见参加会议时, 请遵守下列的礼貌:28.1 会前先过目所有的准备数据 无论多么忙, 开会前一定先看过准备的资料, 不明白之处, 在会议上提出.28.2会议开始前, 进入会场 会议开始前五分钟, 进入座位, 打开数据,等待会议的开始.28.3 打声招呼后入席 入座时, 和邻座的人点头, 打声招呼.28.4 作笔记 将会议进行的状况, 主要干部发言的内容记下来, 会有助于事后整理会议的报告及工作进行.28.5 禁止窃窃私语、离席 注意听别人的发言, 禁止私下谈话.

45、 别人发言时, 也不能私自离席.28.6发言前, 一定先征得主席的同意后才发言. 发言时, 要让在家听得清楚、明确.28.7勿弄脏会议桌 会议的数据, 或是会议中分发的数据, 都要整齐地放在桌上.28.8遵守一般的礼仪 如会议室内未规定禁止抽湮时, 也应询求一下邻座的意见. 第二章 认识公司公司是一个有组织的活动场所. 因此, 员工的行动, 必须遵循共同的规定.29 公司 正确地了解公司 公司是怎么样的一个地方, 能否正确地了解公司, 在刚开始踏入公司时, 是个重要的关键. 为什么呢? 因为, 据了解的方式, 就决定了您将来对公司的看法、态度和行动.29.1 公司追求共同的目的 每一家公司都有

46、其独自的目的, 这个目的就表现在其经营理念上. 为了达成公司的目的, 需要许多人的同心楞力, 共同行动. 因此, 首先, 要了解自己公司的目的为何, 这才是做为上班族的开始.29.2 所有的员工都要分担一份工作 公司的目的必须靠许多人从事不同的工作, 而分工完成. 因此, 不论工作的内容为何, 都是重要的, 不可欠缺的. 就像一支球队, 每一个人都有其担任的角色, 确实地完成自己所被赋予的工作, 才能迈向胜利之道.29.3 努力完成自已份内的工作 一旦是公司员工的一份子, 就不容许以讨厌某件差事, 做得不爽的理由, 去拒绝上司交持的工作. 最重要的是, 如何确实完成上司交待的工作. 因为, 只

47、有如此, 才会有机会做自已想做的事.29.4 公司是个付诸行动的地方 公司内的任何事都不只是嘴巴说说就算了, 任何事都必须付诸行动, 得到成果. 因此, 公司是个付诸行动的地方.30 从学生成为社会人士 意识、行动要符合社会人学生和社会人士毕竟是不一样的. 要让自已尽快脱离学生时代的梦境、甜美日子, 而去习惯严格的社会人士生活. 学生和社会人士主要的不同社会人士l 上下班时间皆有一定, 有时候, 还必须加班.l 以日常的工作情形及成果, 加以评价.l 必须和年龄、性别等各种不同的人保持户好的人际关系, 否则, 工作无法进行.l 为了公司利益, 必须考虑如何才能使工作进行得有效率, 如何才能降低

48、成本.l 自已要努力具备工作上必要的知识. 学生 l 不去上课也不是太严重的事. 放假日多, 时间自由.l 以考试的结果加以评价.l 只要和喜欢的人、志趣相投的人往来就可以了.l 或许您只要想去打工可赚多少钱, 根本不用考虑到公司利益的问题.l 只要用功念书就可以了.31 经营理念、经营方针 为达成公司目标的思考方向 经营理念 每家公司都一定有其经营理念, 它就像宪法一样, 成为公司的精神支柱.公司为何目的而活动, 经营理念就是在表示公司的基本目标, 它和经营方针不同的是, 经营理念是不会改变的. 经营方针 经营方针会因公司的状况、相关环境的改变而改变, 它较经营理念更实质、更具体. 不论公司

49、内外, 诸如: 经济状态、景气、业界动向、消费意识的变化、公司的状况等, 都是影响经营方针的重要因素. 其实, 经营方针与公司的经济策略是一体的, 经济策略必须依据经营方针订立. 经营方针并非限于长期、中期、短期方针等期限方面, 各部门也都应该订立年度方针. 为了达成公司目标, 就要确立公司的方针, 尤其, 公司要经常将方针提出来当作话题讨论. 工作时, 必须先了解什么是公司的基本目标、经营方针.32 QC圈 彼此讨论质量管理QC是QUALITY CONTROL 的简称， 意即质量管理 为了能随时满足顾客、维持质量， 或是作各方面的改善， 以提供质量更佳、服务更佳的产品这工作不是单靠一、两个人

50、就可以做好的， 必须每个人各尽职责， 同心协力才能呈现成果为了达成此目的， 各个岗位上的人， 形成各个品管圈， 进行活动， 我们称之为圈但是， 就像一个人为了强健身体， 而被强迫吃这个补品、作那个体操一样， 他反而因为压力太大， 有损健康同样的， 圈的活动， 如果不是自已主动进行， 一味感到是受到命令或强制实行时， 恐怕是发挥不出什么效果的一旦， 自已与同伴之间的能力能充分发挥时， 圈的活动就发挥了它的效果圈的条件l 全员参加l 继续实施l 自动自发l 自我启发、互相启发 活动的概略l 目的 互相检讨如何维持产品的质量、防止不良品的发生、降低成本等l 成员 同一工作岗位的同事l 人数 一般为名

51、以下l 会议时间 下班工作完毕后开会l 领导者 组员们相互推选（公司指名的情形也有）分配工作单位 为长远考虑， 无论被分配到什么单位， 皆要努力工作 进到公司上班， 总是会有自己所属的单位， 例如：隶属总公司营业部第一营业课，或是大阪分公司的总务部人事课等有时候， 自已会有想被分配到某个部门的念头， 但是， 人事单位需视每个人的特性及各部门的缺人的现象， 会有所决定在日本， 当您接受公司面试时， 一般会被问及：如您被录取， 希望担任什么样的工作？录取后， 在新进某职员的教育训练中， 也会问您；您希望被分发到那个部门？公司大多会先调查什么人想到哪个部门， 但是， 于公司的人员计划与分配计划常无法百分之百地达到个人的要求这一点， 必须要有所觉悟， 不事因为未被分配到自已想去的部门， 就闷闷不乐， 要以长远的眼光来衡量， 不论分发那个部门都要努力工作一旦被决定分发到哪个部门后， 由上司带领到各相关部门去打招呼 当上司介绍：我是， 请各位多多指教介绍时， 简短扼要即可 提案制度 提