安全生产标准化体系文件编写PPT课件

1、体系文件的作用体系文件的作用明确工作规程,规范管理明确职责改善部门间沟通使管理过程严谨，减少出错机会通过编制文件改进和完善管理体系。第1页/共45页目 录体系文件的结构和要求1管理手册的编写2管理制度的编写3操作规程的编写4记录的定制5第2页/共45页体系文件的结构体系文件的结构和要求和要求第3页/共45页通常体系文件的结构通常体系文件的结构 通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:描述管理体系的文件描述管理体系的文件规定规定体系有关活动的方法和步骤体系有关活动的方法和步骤规定进行规定进行具体工作的方法和技巧具体工作的方法和技巧体系运行的证据，体系运行的证据，用来记录运行

2、的情况及结果用来记录运行的情况及结果第4页/共45页安全管理部编写管理者代表审核公司总经理批准相关部门人员编写相关部门负责人审核管理者代表批准相关部门人员编写部门经理审核批准第5页/共45页体系文件的基本要求p系统性全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求各层次文件相互支持同一层次相互引用p逻辑性各文件规定之间无矛盾p适用性结合实际编制文件（针对实际过程、职业健康安全风险等）文件简明、清晰保证实际可操作性，对不适用部分及时修改第6页/共45页管理手册的编写管理手册的编写第7页/共45页管理手册的性质 是阐述公司的有关安全生产标准化体系方针并描述其安全生产标准化体系的文件 是安全生产标准化体系文

3、件中最高层次的文件（管理制度和操作规程不能与之矛盾） 是纲领性文件，规定管理的政策和原则我们要做什么 不具备可操作性第8页/共45页管理手册的作用管理手册的作用 通过编写管理手册对公司内与安全生产有关的活动进行全面策划及管理 建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针 环境改变时，保证体系及其要求的连续性 对外介绍体系 改进的需要（基准及改进依据）第9页/共45页管理手册的编写要求对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考）对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明要引用支持手册的流程至少包括方针（必要时）管理体系的组织机构及人员职责、权

4、限和相互关系各条款的规定或说明手册的控制规定（必要时）第10页/共45页管理手册编写步骤 确定企业安全生产方针和目标 确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围） 收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类 依据标准的要求，确定要改进的地方 确定编制格式和结构 形成草案 讨论定稿第11页/共45页管理手册的内容管理手册的内容封面手册目录修订页手册发放控制页(必要时）介绍组织及手册的前言方针和目标（必要时）职能对照表管理组织机构、职责和权限描述体系条款的描述和体系管理制度的引用手册使用指南（视需要）支持性资料附录（视需要）第12页/共45页管理手册封面管理

5、手册封面公司名称和标志（如需要）手册标题及手册发行版号拟制/审核/批准签字生效日期受控文件编号受控文件标识受控号第13页/共45页目录、修订页及发放控制页目录、修订页及发放控制页手册目录：列出方针各章节名称、章节号及页数修订页：用修订记录的形式说明手册中各章节的修订状态方针发放控制页：说明公司现行手册的发放分布第14页/共45页管理手册前言管理手册前言介绍本公司及管理手册的前言：本公司的名称、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史所采用的体系标准及范围管理手册的编制、审批、发放控制、修订方法第15页/共45页方针方针与组织宗旨相适应包括对持续改进的承诺遵守法规的承诺为目

6、标制订提供框架描述此方针如何为所有员工熟悉和理解最高管理层(者)的批准签名持续适应性方面得到评审第16页/共45页组织机构、职责和权限描述组织机构、职责和权限描述 组织机构图 职责、权限及相互关系的说明第17页/共45页体系条款的描述和管理制度的引用体系条款的描述和管理制度的引用 分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求 合理的划分章节： 按标准条款划分 (较多采用) 按实际业务过程划分 各章节保持一致的格式,一般包括: 目的（必要时） 职责 对本条款的控制规定 支持文件(列出管理制度名称)第18页/共45页管理手册使用指南管理手册使用指南(视需要视需要)

7、便于查阅手册手册的各章节编排方式及章节的简短摘要，说明方针的什么内容在方针的什么地方第19页/共45页支持性资料附录（视需要）支持性资料附录（视需要）支持手册的有关部门资料如：生产工艺流程图/业务过程流程图职能对照表进一步细化的职责管理制度/操作规程清单其它资料第20页/共45页管理制度的编写管理制度的编写第21页/共45页管理制度的性质管理制度的性质管理制度是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法是体系文件中第二层次的文件,也是方针的基础及支持规定管理工作的流程:为什么做(why)、何时(when)、何地（where)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去做(how)、作的记

8、录是什么具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素可能需要操作规程的支持第22页/共45页管理制度的作用管理制度的作用 明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系 规定控制活动的依据及方式： 控制要求和依据 如何进行控制 执行、验证和评审活动的依据: 实际活动是否按规定流程进行 执行流程是否留下证据/记录 执行的效果是否达到第23页/共45页管理制度的要求管理制度的要求 逻辑性(按管理活动的顺序) 协调性: 与方针无矛盾,相互支持 管理制度之间无矛盾 与其它管理规定无矛盾 与实际运作结合,具有可操作性: 责任明确 步骤清晰 语言准确、明了、措辞严谨、执行不易引起混淆 规定相应记录，便于监督、

9、检查 要引用支持管理制度的操作规程 封面及正文部分构成第24页/共45页管理制度的要求管理制度的要求 正文包括： 目的 适用范围 职责 程序 相关文件及记录第25页/共45页管理制度的基本内容管理制度的基本内容 目的: 说明为什么开展该项活动(why) 适用范围: 该项控制涉及哪些部门或哪些活动 职责:说明由哪个部门、哪个岗位的人员负责 实施该项活动,实施人员的责任和权限(与下文的流程一致)第26页/共45页管理制度的基本内容管理制度的基本内容 流程： 按活动顺序列出开展活动的细节 规定应做什么 由谁执行 何时做 在何地做 如何做 此项活动使用的材料、设备、文件、防护用品等（必要时） 此项活动

10、如何进行、如何控制 此项活动进行的记录 例外特殊情况第27页/共45页管理制度的基本内容管理制度的基本内容 相关文件及记录 该文件中涉及的其它文件 该文件中应进行的记录、表格第28页/共45页管理制度编写步骤管理制度编写步骤1、拟定管理制度清单:确定过程整理现有文件按标准要求列出需编写的程序2、确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、代号3、确定编写人员,制定编写计划第29页/共45页管理制度编写步骤管理制度编写步骤4、编写人员收集现行有关部门资料及记录表格5、按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法6、确定资料文件编写形式:流程图式叙述式混合式7、形成管理制度草案

11、8、讨论、修改草案9、审批第30页/共45页操作规程及管理规定的编写的编写第31页/共45页操作规程性质操作规程性质 为保证具体作业活动符合要求而制订的程序 是体系文件中第三层次的文件,是管理制度的支持性文件,也是指导和保证过程/活动的最基础的指导 为开展具体管理、操作活动提供指导 极具操作性第32页/共45页操作规程的作用操作规程的作用 描述管理制度中所提及,但未具体描述的操作性文件 对具体作业活动的方法、内容及要求等的说明 用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求第33页/共45页操作规程的编写要求及范围操作规程的编写要求及范围 没有操作规程就不能保证过程符合要求时，则须编

12、写。应考虑培训效果 没有固定的格式要求，可用不同方法表达：相片、图表、样本、录像等 应使用科学有效的方法 良好的可操作性第34页/共45页操作规程的种类操作规程的种类 用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章/操作规程安全工作规程 用于生产操作的操作规程 用于检验/测试的操作规程及检验计划 用于设备的操作/保养操作规程 用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章第35页/共45页操作规程的内容操作规程的内容1、标题操作规程名称及编号相关部门、过程(视需要)相关操作及生产的名称2、批准、发行与更改记录制订/批准人版本/生效日期/更改记录受控标记第36页/共45页操作规程的内容操作规程的内容 3、具

13、体操作 操作、服务步骤或检测方法、项目、步骤 使用工具、设备、防护用品及设定条件 使用材料 质量要求或控制标准 注意事项及工作环境控制 图示（必要时） 参考资料（必要时） 标准工时（必要时）第37页/共45页操作规程的编写步骤操作规程的编写步骤 明确编写步骤和内容 草拟文件 审查 审批发布第38页/共45页记录的定制记录的定制第39页/共45页记录的性质记录的性质 为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件 是体系文件中最基础的文件 记录的制订填写和管理对体系的运行会产生重大影响 具有可操作性、可追溯性、系统性第40页/共45页记录的作用记录的作用 为体系运行的有效性提供客观证据 证明流程/活动满足要求 以便于对流程/活动的追溯及控制 便于对出现的问题采取纠正及预防措施第