医药有限公司行政管理制度

1、目 录(一)前台接待管理制度3(二)档案管理制度4(三)合同管理制度7(四)印章管理制度9(五)电话管理制度11(六)会议管理制度13(七)车辆管理制度14(八)宿舍管理制度16(九)工装管理制度17(十)设备、设施维修管理制度18(十一)设备、设施维修管理制度19(十二)固定资产管理制度19(十三)低值易耗品管理制度20(十四)办公用品管理制度21(十五) 营业用品管理制度22(十六)办公场所整洁、整理制度23(十七)安全消防制度24(十八)内部投诉制度24(十九)关于晨会规定的通知25(二十)保密制度25(二十一)图书一角管理制度27(二十二)关于外来单位接洽的规定28(二十三)休息日、节

2、假日值班制度30(二十四)关于周六、周日值班的规定33(二十五)员工打卡管理规定34(二十六)内部投诉制度错误！未定义书签。(二十七)处罚制度35（二十八）总部人员一天门店办公制度35（二十九）公司投稿制度35(三十)业务部门考试制度36（三十一）总部巡店制度37（三十二）关于接受礼品、现金等的规定38（三十三）培训教室管理规定39(三十四)流程制度修订规定39(三十五)行政办工作流程42(三十六)证照办理及年审流程52(一)前台接待管理制度一、 前台接待上班须着工作装、化淡妆。二、 总台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导

3、。三、 前台上班时，应坚守岗位，在接听电话时，做到：1、找相关部门时需要礼貌用语，并告之对方所找部门电话。2、接听电话必须说“您好!海王星辰”，电话用语简洁、清晰、回话礼貌、耐心。四、 负责将外来部门、机构的传真、信件或包裹等及时交至公司相关部门或个人，并做好登记。若传真、信件未标明主送部门或个人的，则交行政办处理。五、 负责应聘人员在前台填写的人员面试登记表转交至人事部。六、 负责公司对外信件、杂志、报刊的整理、收集并放到指定位置。七、 负责员工上下班打卡监督管理，及时制止违反规定的打卡行为并通知人事部。八、 负责对传真机、打卡机、外出登记本进行维护。九、 前台人员负责做好公司人员对外拨打长

4、途、传真的记录。十、 部门安装有长途电话的，前台人员有权拒绝该部门人员拨打长途电话。十一、若前台人员违反上述规定或遭投诉则，按投诉处罚规定执行。十二、负责公司收发印章的管理工作，确保收发印章的安全使用。十三、负责员工工装的计划、进销存账务。 (二)档案管理制度一、所称的档案，是指任何记载公司文件资料的书面资产与记录文件资料的磁片、光碟等。二、坚持部门收集、管理文件材料制度。由各部门指定专人负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员由部门经理指定与调换，但须到行政办备案。三、凡公司所有内部及外部往来的文件及档案，应一律予以存档，并配合公司网络的规划做好适当的存放。四、凡公司发出的公文(含定稿

5、和两份打印的正本与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政办公室统一收集管理。五、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档，行政办备档。六、归档范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、请示、报告、决议、总结、领导讲话、会议纪要等。2、公司发至各部门的决定、决议、指示、命令、制度、规定、计划等文件材料。3、部门对外的正式发文以及有关部门往来的文件。4、部门反映主要职能活动的报告、总结。5、部门各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、各类报表。6、部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。7、本部门职员任免的文

6、件材料以及关于职员奖励、处分的文件材料。8、本部门员工薪资、福利方面的文件材料。七、部门内各人员手边档案装订，应以年度为装订单位，不得跨年度装订。并将每一种类的文件依其属性作单一归纳存档管理。八、所有部门的各种文件归档时，应统一以公文夹做归档管理，以求统一。九、部门各人员的档案归纳，应由各人员依存放档案的种类，于档案夹外以电脑打印“档名标签”后粘贴于该档案夹外侧面，但如因档案太多须另增加档案夹存放时，其“档名标签”应冠以序号，方式例如：2000年社保申报资料(一)、(二)等。十、部门内各人员的档案文件资料归档工作，除应依本办法的规定作文件资料归档外，更重要的是各人员应于每个文件夹内页的第一页，

7、装订本档案夹内的所有资料内容名称索引，以利查阅使用。并将该页定期缴至该所属文件资料保管人手上，再由各部门指定专人汇总至行政办公室档案室存放，以建立中央档案管理制度。十一、各部门的档案资料，应于存放归档之前将文件资料冠以流水序号，以利日后登录及查询。十二、部门档案管理人员应将所有档案存放位置，以表格方式分年度终了，不定时(如档案新增或存放位置异动时)，填写表单呈缴该部门主管及行政办公室档案室存档备查，以做为公司部门所有档案管理的索引档。十三、公司任何使用或新创的制式文件与表单，一律应冠以文件编号，否则一律不准于公司内部使用，其文件编码制式规范如下： 总经理办公室 zb 人力资源部 rs 门店管理

8、部 md 采购部 cg 商品部 sp 市场部 sc 质量部 zl 发展部 fz 配送中心 ps 财务部 cw 电脑部 dn 各门店以店号为准 上述为各部门的编号，在拟定文件时，按以下方法编号：部门编号-2009-文件序号(001)。例如：总经经办公室签发关于“文件统一编号的通知”，则该文件编号应为：zb-2009-001十四、公司各部门应将所发行使用的文件表单汇整成总表，以备日后查询对照之用。十五、公司文件资料装订规范如下：1、 文件均以左边装订为原则，装订文件资料及其附件，应对准左上角装订对齐订牢。2、 文件如有破损应予粘贴补正，执照证件应另加透明封套。十六、各部门根据本部门的业务范围及当年

9、工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”，“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。十七、各部门都要建立健全平时归档制度。承办人应及时将办理完毕或经有关领导批存的文件资料，收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职秘书归档。十八、部门秘书应将已归档的文件资料按照“案卷类目”条款，放入相应的文件夹中，并在收发文件登记本上注明。十九、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。二十、在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷; 绝密文件单独立卷。二十一、卷内文件资料应按排列顺序，依

10、次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左角打印页号。二十二、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。二十三、各部门对于过期文件应依照文件作废及销毁程序，填单向上级核准主管申请文件销毁。二十四、档案管理人员如对于其经营的文件有遗失或外流现象者，应主动报部门主管核备，并承担应负担的责任。二十五、依文件调阅程序而所得可阅览的文件资料，应妥善保管，不得误用，遗失或外借他人。另外借出档案应准时归还，不得任意无故延期。二十六、凡公司所产生文件资料为磁片、光碟者，其电脑磁片、光碟统一由公司档案室保管。二十七、前条各部门所报缴的磁

11、片、光碟，应于其上注明单位名称及档案名称。其次为防止外来的磁片带来不必要的病毒，公司内部一律不准使用未经主管核准的外来磁片。二十八、各部门成文的文件只有各部门具有借阅权，且不得外借。二十九、各部门文件需要外借时需到行政办登记。(三)合同管理制度合同：指与公司经营业务活动有关的一切书面形式的协议/约定，合同由双方代表签字盖章之后方能生效。包括年度购货合同、新商品试销合同、各种协议（返利协议、促销协议、专柜协议等）。一、权责1、行政办：负责对除采购部、商品部、工程部、拓展部、市场部签定的合同进行审核。2、采购部：负责与供应商协商合同条款，跟进合同的执行情况。3、 商品部：负责审核采购合同并设立合同

12、管理员，对合同的执行情况进行审核、记录、存档并跟踪、并按月对合同执行情况做登记及汇总。4、 拓展部：负责与房主协商房屋租赁合同条款，跟进合同的执行情况。5、 市场部：负责与厂家协商媒体、制作等合同条款，跟进合同的执行情况。6、财务部：负责对合同、协议的原件进行存档，记录合同条款的具体执行情况。二、内容1、控制目标：所有的合同在签订之前都要经过审核，整个合同有效期内合同执行情况要有专人跟进，有合同执行情况的记录。2、具体工作流程：(1) 公司采购人员依据公司各类收费标准（见附件：终端资源费用收取标准、促销费用收费标准以及公司规定的其它谈判标准）与供应商代表协商合同具体条款，将协商结果以书面合同形

13、式交由商品部审核。如通过审核，可盖章签字，合同生效；如未通过审核，需继续与供应商代表协商各项条款。(2) 生效后的合同一式三份，原件交由财务部存档，并在商品部和供应商处各留一份复印件存档。(3) 合同管理员必须在合同生效的2个工作日内对合同的条款进行记录存档。(4) 合同管理员于每月5日之前对合同中该月到期的扣款/费用以列表形式做一个统计，发至财务部、采购部，采购部需跟进供应商的合同执行情况。下月5日前财务部须返回合同执行情况如扣除货款/费用等(见附件：月度合同执行情况表)，由商品部合同管理专员整理后上报商品总部、总经理、采购部。(5) 对于到期未执行的条款，商品部要督促采购部人员的跟进工作，

14、采购部要积极与供应商联系，保证条款按时执行。(6) 各部门要对执行完毕的合同和暂未执行的合同分类存档。(7) 财务部每个季度第一个月对合同管理情况进行抽查，抽查内容为：商品部：合同复印件的存档情况，合同条款的记录情况，月度合同执行情况。财务部：合同原件的存档情况，扣款和费用的到位情况及记录。三、工作要求(1) 采购人员：合同条款的执行最晚不能晚于到期日后的1个月，采购人员须对供应商交纳的费用及扣款确认书进行合同或协议的标注。(2) 商品部：合同管理员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。（3）市场部：合同管理员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。（4）拓展部：合同管理

15、员必须按时记录文档条款，确保合同条款记录完整、准确。(5) 财务部：与供应商发生的所有财务行为（扣款行为、供应商交纳费用以及其他财务行为）应该有合同依据，并在付款凭证里对合同编号作备注。四、附件(1)合同内容记录表合同编号供应商代码供应商名称采购经理签订时间有效日期合同主要条款备注(2)月度合同执行情况表合同编号条款内容供应商代码供应商名称采购经理本期到帐科目执行情况(四)印章管理制度1目的为进一步规范公司对印章的管理使用及操作流程，保证印章的严肃性，防范各种风险，特制定本制度。2范围 21人员范围:公司内全体员工 22资料范围:对外函件、合同、票据、帐目、报表、承诺或证明等3定义 本制度中印

16、章是指公司公章、财务专用章、合同专用章。4权责 41全体员工均有申请加盖印章的权力； 42部门经理核准； 43总经理或其授权代表最终审批后方能盖章。5作业内容 51 刻制：所有印章的刻制必须由总经理批准；印章刻制完成后，印章管理员应填写、保管印章登记表，并传真至总部总经理办公室备案。 52 保管：对于各种印章，责任人要妥善保管，不得遗失；责任人如有变动，要做好交接工作，并填写印章交接单，并传真至总部总经理办公室备案。521 公章、财务专用章、合同专用章是代表公司权利、义务、责任的章，按本流程规定使用。公章由总经理负责并责专人保管，财务专用章由财务经理负责并责专人保管，合同专用章由商品部经理负责

17、并责专人保管。522 其他业务专用章，如：发票专用章等，由各部门经理负责并责专人保管，不按本流程规定使用。523部门公章，如：人事部章等，由各部门经理负责并责专人保管，不按本流程规定使用。524部门同时保存有法人印章的，要实行相互制约的管理方法，责两人分别保管。53使用流程531“公章”对外使用流程： 流程 权 责备注“使用印章申请表”当事人申请部门经理核准核准担保、承诺类法律专员总经理或授权代表终审盖章印章管理员注：1、合同盖章，申请人须提供“合同会签单”; 2、担保、承诺书由法律专员预审（原则上各分部不得对外提供担保）532 “财务专用章”对外使用流程流程权责备注申请当事人“使用印章申请表

18、”终审财务部经理盖章印章保管员注：对财务数据真实、合理或经批准的付款，财务经理终审生效。533“合同专用章”对外使用流程流程权责备注申请 当事人“使用印章申请表”核准采购部经理终审商品部经理盖章印章保管员注：1、合同专用章仅供签订采购业务合同使用，且必须使用公司通用合同文本；2、合同专用章作其他用途使用同5.3.1流程。534各核准或终审人因故口头同意的，事后需补签字。535印章管理员应按月保管“使用印章申请表”并分类存档。536内部文件往来：部门与部门之间、总部与分部之间的内部文件往来由部门负责人签字，无需盖章。54 借用流程541为严肃法纪、规范员工行为，任何部门和个人不得将印章带出办公室

19、，特殊情况确实需要者，经办人必须填写“借用印章申请表”，同5.3.1流程。55 移交流程：流程权责备注填写“印章交接单”原印章责任人核准总经理移交移交人/接收人/监交人存档印章管理员551 经理级以上人员负责监交552 印章移交时，印章管理员应同时将全部表单编号移交。56 门店公章及财务专用章的刻制、保管、使用同公司公章及财务专用章作业流程。57 保管、使用印章的违纪处罚：负责保管、使用印章的责任人要认真履行自己的职责，按本规定要求运作，各部门领导要经常检查，监督印章的保管、使用情况。对玩忽职守、徇私舞弊者、不按公司规定保管、使用印章的行为，一经查出，严肃处理，造成后果者，除追究当事人外，部门

20、经理负连带责任。6 相关文件无 (六)会议管理制度为加强对公司会议的管理，减少不必要的会议，综合缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。一、每周各部门负责人如有会议则应先与与会人员沟通后在会议前一天OA会议通知给行政办，会议通知应包含如下内容：时间、地点、与会人员、议题等。二、行政办在接到会议通知后由行政办统一安排会议进程，并当天发OA通知相关与会人员会议安排。三、若行政办在规定时间内没有接到会议通知则不予安排，特殊情况除外。四、本会议安排不包含部门内部会议、固定会议（见附件）等，固定会议不另行通知，若固定会议有变动，则应提前一天通知行政办发出取消通知。五、会议安排不得与固定会议冲突六、若出

21、席会议人员迟到或手机响则罚款20元，若固定会议变动，行政办未通知则处罚责任人20元。七、本规定解释权在行政办。固定会议时间表序号星期内容时间备注1周一店长会13：30公司例会17：302周四新商品会16：00(七)车辆管理制度一、车辆使用细则1、 公司车辆本着高效、节约为原则，合理使用和调配。2、 各部门外出联系工作原则上乘公共汽车，若挟批量物品、重要文件资料或大额钱款以及接送公司重要客人，或为处理紧急事件，公司方予派车。3、 各部门用车应有计划性，用车须提前一天通知行政办，若未提前通知，行政办有权根据用车情况，延迟安排。4、 货车工作时间由配送中心调度，保证各部门送货任务，除此之外，由行政办

22、统一安排，任何人不得私自调派货车。5、 QR商品用车由行政办负责调配。6、 无专项用车的部门正常工作申请用车应填写用车申请单，交行政办行政办，由行政办安排出车。7、 非紧急情况，公司车辆均由行政办统一调派，其他任何人无权调动司机出车；紧急情况下应先通知行政办行政主任，行政主任可根据情况安排公司所属任何车辆出车，车辆使用部门须无条件执行。8、 各部门均有责任严格控制用车，对于不具备用车条件的申请，行政办有权拒绝安排出车。9、 对已安排出车的，由于自身工作失误造成其他部门不能按期（隔天）使用车辆的，行政办将对其责任人处以550元罚款，或并处通报批评。二、车辆主管工作职责严格遵守公司各项管理制度，尽

23、职尽责，保证及时准确的调配车辆，提高效率，降低成本，圆满完成领导交办的各项任务。1、 负责整个公司车辆、司机的管理（包括司机的考核和车辆的维修、保养、考核、审查等）。2、 跟踪、记录每辆车的费用，每月底进行统计，保证车辆使用费不高于预算。3、 负责所有车辆的养路费、年审、保险、运营等证件的办理及管理。4、 建立健全所有车辆的档案，制定、完善车辆管理制度。5、 定期组织司机学习，总结工作情况，提高司机的安全意识和工作热情。6、 经常不定期检查车辆，保证车辆设备完整，车容整洁，车况良好。7、 定期对司机的工作进行考核。8、 负责协调车队内外关系，提供优质服务。9、 完成领导交办的其他工作。三、司机

24、守则1、 严格遵守交通规则和操作规程，文明驾驶，避免行车事故，保障行车安全。2、 对自己的车辆全面负责，定期进行维修保养，定期洗车，保持车辆整洁。3、 车辆因故需要维修，应书面陈述原因，得到车辆主管同意后，经行政办负责人签字认可方能到指定维修厂维修，不得私自送维修厂修理，否则公司不予负担维修费。4、 离车时，检查车辆，上好防盗设施，并将车辆行驶证及附加费携带于身，不得留在车内。5、 司机应做到优质服务，说话和气，协助用车人做些力所能及的工作。6、 司机出车应填写出车单，返回公司后须经用车人确认。7、 禁止在驾驶室内过夜，未经行政办主管同意，不得将车辆交于他人使用。非紧急情况下，不得在无总经理或

25、行政办授权的情况下私自出车。8、 运送货物要清点数量，办好交接手续，运送做到及时、准确、安全。9、 下班后，所有车辆一律停放在公司指定的停车场，司机不得擅自停放在其他地方，否则因此而引起的一切后果由当事人负责。10、司机应妥善保管车辆物品（钥匙、行驶证等各项车辆证件），擅自将物品交于他人使用者，对司机罚款50元，若造成损失的司机将负50%连带责任，非司机人员私自动用车辆的罚款100元，若造成损失的负100%责任。11、奖惩A、违章罚款一律不予报销，并扣除不能行车天数的工资。B、丢失物品应及时报告，提供证明，因自身责任造成的，由本人承担全部损失。非自身责任造成的，个人承担全部损失的10%。C、无

26、出车任务时，车辆应停泊在指定停车场，违者每次罚款50元，由此产生的停车费由司机本人承担。D、车辆事故必须8小时以内上报公司，逾期不报者，全部费用由司机本人承担。事故占次要责任的司机，承担保险公司赔偿不足部分费用的30%；事故占主要责任的司机，承担保险公司赔偿不足部分的50%。(八)宿舍管理制度为了使员工宿舍保持整洁有序的生活环境，使住宿员工得到充分的休息，现结合公司的具体情况，制定本办法。一、员工申请住宿条件1、 本地招聘人员不在申请范围。2、2、欲住宿的员工应首先向门店部经理提出申请报告，由人事部、门店部共同审核，通过后交总经理审批，批准后行政办进行备档及租赁宿舍，并通知门店部住址，由门店部

27、负责安排。若需要对住宿人员进行调整，由门店部提出，则须经人事部、行政办审核同意后，方可调整。二、符合住宿条件的员工，由公司行政办安排住宿并领取钥匙。领取钥匙之日即为入住时间。三、住宿员工按公司规定按比例承担房租费。1、员工按月工资的10%收取房租；2、房租费在当月的工资中扣除；3、住宿员工要按时缴纳管理费、水电煤气费等，此类费用由住宿人平均承担，由室长负责收取和缴纳。如到期未缴纳或迟缴纳水电煤气费等费用的，所发生的滞纳金由住宿员工共同承担，并且对住宿人员每人处10元罚款。4、行政办负责租赁房屋，并负责安排住宿人员数量。四、如遇特殊或紧急情况，经行政办同意，需住宿人员进行房间、人员的重新调整，被

28、调人及其它住宿员工应积极配合。五、本公司提供员工宿舍系现住人尚在本公司服务为条件，倘若员工离职（包括自动辞职、受免职、解职等）时，对房屋的使用权终止，届时该员工应于离职日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。六、迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，所携出的物品，应先经行政办人员检查。七、员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。八、员工不得将宿舍之一部分或全部转租或借予他人使用，若经发觉，即停止其居住权利。九、住宿人员需排轮值人员，负责公共地区的清洁，物品的修缮，水、电、煤气、门窗等的巡视，管理及其他联络事项。十、行政办人员得经常视察宿舍，员工不

29、得拒绝，并听从有关指示。十一、有关宿舍现有的器具设备(如电视、煤气炉、玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本公司以完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。十二、住宿员工(含出差员工)应遵守“住宿守则”中的规则：1、自觉遵守大连治安管理条例，维护社会治安，不在宿舍内进行违法行为。2、服从公司行政办的管理、监督和合理调配。3、不在室内私自接配电线及装接电器，不擅自改动宿舍格局。4、室内不得使用或存放危险及违禁物品。5、未征得行政办的同意，不随意留宿外人。6、自觉保持房间及公共区的整洁，打扫工作应轮流进行。7、不在他人休息时高谈阔论，大声喧哗。

30、8、不在宿舍内酗酒、打闹、斗殴、聚赌、自觉维护宿舍秩序。9、不断增加防火、防盗意识、进出关门、烧水、做饭、吸烟后及时消灭火种。10、爱护公共财物，不在墙壁上乱涂乱划乱钉物品。11、节约使用水、电、煤气，随手关灯、关水龙头及煤气阀。十三、住宿员工有下列情形之一者，视情节严重取消其住宿资格。 1、不服从行政办的管理、监督和合理调配者。 2、在宿舍内酗酒、打架、斗殴、聚赌、屡教不改者。 3、经常妨碍宿舍安宁屡教不改者。 4、擅自于宿舍内长期留宿外人或将宿舍的部分、全部转租、转借给他人使用者。10、 有偷窃行为者。十四、对违反上述规定的部门人员处以50-100元罚款。(九)工装管理制度一、门店员工进入

31、公司后，公司为员工提供海王星辰门店员工统一工装，工装分别为：夏装、秋装、冬装，饮片区人中及医师药师为半袖白大衣和长袖白大衣，促销员为促销员工装。二、员工离职时，工装的回收做如下规定：1、员工在公司服务未满两年离职时，夏装、秋装及冬装的白衬衫与医师（药师）白大衣由员工自已购买，公司将不再回收，其余工装进行回收。（价格见工装价格表）即：夏装2件白衬衫70元， 秋装两件白衬衫70元。 2、员工在公司服务满两年离职时，赠送共装一套，其余工装回收。 三、工装回收原则：1、员工离职时，返回的工装，必须保证已清洗干净、熨烫平整、无异味、无瑕渍、无破损，否则不予回收，并按工装折价扣款。折价金额=工装总金额/2

32、4*（24-服务月数）2、如员工的服装丢失，将按工装折价赔偿。 折价金额=工装总金额/24*（24-服务月数）四、各种工装价格表夏装秋冬装 其 他营业员夏装医师药师夏白大衣营业员女秋冬装营业员男秋冬装医师药师冬白大衣领花工牌头花70元/套45元/件152元/套166元/套男药师：101元/套女药师：92员/套均为5元/个6元/个其中白衬衫 35元/件其中马甲26元/件、白衬衫30元/件、裤子39元/条、外套57元/件其中外套59元、长裤41元、马夹29元、白衬衣30元/件/领带7元/条 (十)设备、设施维修管理制度一、本着办公设备管理的集中、简便、有效原则，特制定本制度。二、建立统一的设备管理

33、维护档案文件夹，对维护、保养情况进行登记。三、各部门有维修要求时，须先填写维修申请单，经部门负责人确认后上报各责任部门（如下）维修，各责任部门负责对维修情况及结果记录在维护档案上。四、公司的电脑、POS机、打印机、以及医保设备等由电脑部负责管理并进行日常保养、维护、维修，公司的重要软件和其它一些常用的设备驱动程序，由电脑部做备份，方便日常使用，保证原盘不受损，并分类放在固定的位置上。五、培训器材（如投影仪、电源插排等电子设施）由人事部负责管理，维修由电脑部负责。六、公司所有空调、工程设备等由工程部负责维修。七、公司计量器具由配送中心养护员负责日常管理，质量部负责检核。八、上述维修须按公司各责任

34、部门的维修流程执行,原则上维修时间按接到维修申请单之日算起5个工作日内维修完毕，否则每延迟一天按实际状况处罚550元不等。九、本制度解释及修订权在行政办，于2005年1月1日起执行。(十一)办公资产使用管理规定为了更好的利用公司办公资产，提高员工的工作效率，特对办公资产使用做如下补充规定。本补充规定所指办公资产特指：公司所属电脑、培训教室、空调、饮水机。一、电脑使用1、 公司总部（除培训教室电脑）所有电脑除部门经理使用的电脑外，其他人员的电脑取消上网资格。2、 各部门人员若需上网查询相关工作资料，则通过所在部门经理电脑查询；若还有其他特殊要求，可使用培训中心电脑进行查询，但须到人事部申请。3、

35、 下班离开公司必须关闭电脑及显示器（含各类用电设备，如手机充电器等）。二、培训教室1、 培训教室各项资产管理及使用见培训教室资产管理规定。2、 培训教室为培训、学习的指定地点。3、 图书一角所提供的书籍及报刊夹是为午休及下班后学习之用。4、 相关制度见图书一角管理制度培训教室管理制度。三、空调使用1、空调的移动与维修必须由工程部执行。2、在供暖期间室内温度低于20度方可开空调；室内温度高于28度方可空调。2、空调所在地最近人员为第一负责人，负责空调下班前的关闭责任。四、引水机使用1、 引水机的移动与维修必须由行政办执行。2、 引水桶不得私自更换，由行政办负责统一在制定厂家换水3、 引水机关闭工

36、作由晚间值班人员在上班时负责全部关闭。4、 引水机由保洁员上班后8：30分前开启。五、其他规定1、 对违反上述规定者，处以2050元罚款。2、 本制度解释及修订权在行政办，自2005年1月1日起执行。(十三)低值易耗品管理制度一、管理方式1、 公司行政办为低值易耗品之采购、管理部门。门店低值易耗品2、 公司设立低值易耗品明细帐进行管理。 二、物品的采购 凡公司或部门需采购之物品，均须填写项目申请单，经部门经理、行政办、总经理审批后，方可由行政办统一集中购进。（特殊物品可由需求部门自行购买，但需报行政办审批） 采购本着节省成本、价廉物美、急办原则，不得谋私利。三、物品的管理&

37、#160;1、 在库物品由库管员负责保管。2、 在库物品，按月定期盘点，填写库存帐，报财务检核。3、 物品报废时应由使用部门填写情况说明，交行政、财务部门审核注销；职工调离，须归还公司库管员处，否则按原价赔偿。4、 行政办应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。5、 门店店长更换时，需将低值易耗品列入交接内容。（详见低值易耗品交接表）6、 若物品由于非正常原因损坏，则责任人全额赔偿。1、 对于没有经过公司同意，或没有按照公司制度执行而擅自对资产进行处置（含丢弃、买卖、破坏等）的，对相关责任人按照资产原值金额进行处罚。2、 门店不得私自向厂

38、家索要低值易耗品，门店须做好每月的合理用量计划，如果不足则向门店部申请，审批通过后由库管员出库。若私自向厂家要低值易耗品的，对店长处罚50元，对相关责任人处罚50元，店长要求的对店长处罚100元。五、物品的调转1、各部门、各门店低值易耗品如果需要调转的，需填写一式两联的项目申请单，经部门经理签字后方可调转，在店长会时把第一联交至行政办，做帐面调整。2、紧急情况可先调后补单，但必须在调转后三日内补完。如果不填单私自将物品调转或调转后不在规定日期内上交单据的，一经发现处罚相关责任人50元。(十四)办公用品管理制度为使公司员工合理使用办公用品，在勤俭节约的原则下，具体做如下规定：一、办公用品的分类1

39、、 消耗品：笔类、涂改液、胶水、橡皮、别针、订书钉、笔记本、复写纸等随使用次数的增加而逐渐消耗掉的办公用品。2、 耐用品：计算器、打孔机、剪刀、曲别针、订书器、文件筐、文件夹、长尾夹等长期使用而不消耗的办公用品。二、办公用品的采购及申领1、部门以部门为单位每月每人以10元为限填写下月使用办公用品申请单（一次性申请3个月用量），并在申请单后分类注明文具使用人员，由部门经理签字后，报至行政办公室。行政办将汇总表交库管员处核对库存量，行政办按库存余额采购。2、办公用品申请时间为每月25日，以便行政人员统一采购，错过申请时间由申请人自己负责,公司不承担该费用;新员工第一次申请可不受规定时间限制。若未按

40、上述规定执行，则对责任人处以20元罚款。三、办公用品使用要求1、 每位员工应勤俭节约、爱护使用。2、 耐用品列入移交项目，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由使用人按价赔偿。3、 员工离司时，应把所领耐用品交还行政办公室，行政办公室验收签后，方可办理离司手续。4、 办公用品严禁取回家私用，如有发现或举报属实，公司将给予责任人三倍金额处罚。(十五) 营业用品管理制度一、门店申请营业用品的规定1、 各门店店经理每月25日前（含）申报下月所需营业用品申请表，店经理须在申请表上签字确认。2、 店经理确认后的申请表由门店部确认后交库管员处核对库存量，行政办对库存余额后的采购量总数量及金额进行汇总，由总

41、经理审批。3、 各门店如逾期不交或迟交，公司则不提供下月所需的用品，门店自行解决。4、 各门店如需领未报申请的用品，每领一种商品处罚10元。5、 各门店在报营业用品申请表时，为了压缩门店开支，降低门店成本，各门店必须认真、负责的针对实际情况申请，绝对不能虚报，一经发现，将给予店经理50-100元罚款。6、 行政办根据审批后的申请表，于下月5日前购齐各门店所需用品，节假日顺延。二、营业用品的发放与配送1、 营业用品的分拣、配送由配送中心全权负责，门电部在每月26日前制定出营业用品分拣表，配送中心将依据分拣表进行统一分拣、复核、包装、运输至门店。2、 配送方式：随门店正常到货时间配送。3、 配送时

42、间：每月10日前（新店首次铺货临时安排）。4、 在分拣过程中，如遇库存不够，则按照实际库存量分拣，优先满足大店需求。不够部分将做差异处理。5、 门店收到营业用品后请按单签收确认，随送货车返还配送中心。6、 配送中心不接待门店对营业用品的临时领用与配送，请各门店自行做好需求计划。7、 下货差异受理：门店在按单清点实物时如果遇到差异，请按照下货差异上报流程在24小时内上报配送中心，配送中心将在72小时内给予解决。8、 下货差异上报电话联系人：配送中心文员。10、门店不得私自向厂家要营业用品，门店须做好每月的合理用量计划，如果不足则向行政办申请领用，随配送路线3天内送到

43、。若私自向厂家要营业用品的，对店长处罚50元，对相关责任人处罚50元，店长要求的对店长处罚100元。三、其他规定1、 严禁取回家私用，如有发现或举报属实，公司将给予责任人重罚。2、 对于没有经过公司同意，或没有按照公司制度执行而擅自对资产进行处置（含丢弃、买卖、破坏等）的，对相关责任人处罚50-100元。(十六)办公场所整洁、整理制度一、卫生管理制度1、公司为维护员工健康及办公区的环境、卫生，特订定本规定。 2、凡本公司卫生事宜，除另有规定外，都依本制度实行。3、各办公区、走道、值班室及阶梯处，均须保持整洁，不得堆积任何物品。4、各办公区、走廊及楼梯处，应严禁随地吐痰。 5、公司全体人员对保持

44、饮水设备、照明设备及各项办公用具(含个人电脑、办公桌椅、档案文件等)的清洁负有责任。6、各办公区的采光，应依下列的规定：各工作部门须有充分的光线；光线须有适宜的分布；须防止光线的眩耀及闪动。7、总部人员对各办公区的窗面及照明器具的透光部分，均有保持清洁的义务。8、各办公区应保持适当的温度，温度的调整以暖气冷气或通风等方法来进行。 9、各办公区应充分使空气流通。 10、垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积，不得在非吸烟区吸烟。二、卫生环境标准1、 个人办公区域内无污物、杂物。2、 个人办公桌上：桌面及桌上用具保持干净；电脑、电话及各项用具保

45、持干净及摆放整齐。3、 个人用品（除水杯）、非办公用一律不得摆放在桌面。4、 如有大件物品应放在指定地点。5、 办公期间员工一律穿工装，没有工装需着职业装。6、 未做到上述规定的人员处以20元罚款。7、 公司行政办将进行不定期检查，处罚详见处罚规定。 (十八)内部投诉制度为进一步深化首问负责制，更好地提高公司各部门的工作效率，杜绝工作中的推诿、扯皮现象，公司决定从即日起建立内部投诉制度，具体内容如下： 一、公司本部各部门作为内部被投诉单位，公司任何人员对公司各部门都有责任和义务对其工作质量及态度进行监督投诉的权力。二、受理投诉部门为：行政办 。三、受理投诉方式：（1）投诉电话：84360488

46、 四、受理投诉内容：主要包括服务态度及工作质量、工作效率等。五、投诉受理的流程：(1)对总部人员的投诉：行政办负责内部投诉的受理、核实，详细记录投诉部门或个人对其它部门或个人不负责行为的投诉，并向相关部门或个人进行调查，投诉内容核实后填写投诉通知单（附件一），经分管领导和总经理签字后直接送达被投诉部门或个人。接到投诉通知单的被投诉部门或个人要在一个工作日内认真整改。行政办根据整改态度及措施，对被投诉部门或个人均将处以5100元的罚款。(2)对门店店长（含）以上的人员投诉：人事部接到投诉电话后，将投诉内容转至行政办，行政办根据情况下部门协调单给门店部，门店部负责在7日内将情况核实，编写情况报告并

47、提交处罚意见后交至行政办，行政办进行核实事实及考量后，将处理意见报告及情况报告交总经理确认后，门店部、人事部、行政办根据批示意见进行处理，行政办在此过程中负责全程跟踪。六、对投诉处理的回复时间要求：部门内部需一个工作日内回复整改意见，部门间需协调解决的在二个工作日内回复意见，逾期者，公司将按最高限额即时处罚。(十九)关于晨会规定的通知“一年之季在于春，一日之季在于晨”，为使公司员工在周一晨会时能够以充沛的精神面貌展现海王星辰的应有本色，体现公司员工应有的精神面貌，现对晨会做如下规定。一、晨会于每周一早上8：30开始，所有参会人员不得迟到，不得无故不到。二、参会人员必须着指定工装、并佩带工牌。三

48、、参会人员必须保持饱满的精神状态参会。四、参会的部门负责人应简洁明了的汇报本周工作重点。五、对未穿工装或未佩带工牌的人员，处以20元罚款。六、对于晨会打瞌睡处以10元罚款。七、对于晨会无故不到或迟到处以20元罚款。八、由行政办负责考核。九、相关规定见处罚制度。(二十)保密制度一、总则(1)为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。(2)公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。(3)公司附属组织以及职员都有保守公司秘密的义务。(4)公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。(5)对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门

49、或职员实行奖励。二、保密范围和密级确定1、公司秘密包括本制度B条规定的下列秘密事项(1)重大决策中的秘密事项。(2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。(3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。(4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。(5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(6)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。(7)其他经公司确定应当保密的事项。(8)一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。2、公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、&qu

50、ot;秘密"三级(1)绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；(2)机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；(3)秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。3、公司秘级的确定(1)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；(2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；(3)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。(4)属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第二款第（二）、（三）项的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，

51、自行解密。三、保密措施(1)属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政办公室专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责人负责保密。(2)对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1.非经行政办批准，不得复制和摘抄；2.收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；(3)属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。(4)在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。(5)具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部

52、门应采取下列保密措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4、确定会议内容是否传达及传达范围。(6)不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。（7）公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政办公室；行政办公室接到报告，应立即做出处理。 (二十一)图书一角管理制度为了创建学习性组织、提高员工业务水平，特在培训中心设立图书角，为员工的学习、休息提供方便。为保管利用好各类图书资料，现做如下规

53、定：1、本公司的图书、报刊、杂志均由行政办派专人订购，各部门可根据需要向行政办提交书刊名称，总经理批准后，由办公室统一购买。2、凡购回的图书须通过行政办验收登记入库后才能借阅。3、行政办应对所有图书进行分类登记，编好目录，建立借阅卡片，妥善保管。4、图书借阅时间为每周一上午9:30分；借书人直接到行政办登记借阅; 非本公司职员不得借阅；借阅数量一次不可超过1册，所借需于下周一9：30分前归还；借阅的图书不能超过一周，并且不能连续重复借阅，否则将取消其一个月的借书资格。5、凡借出的图书，必要时行政办有权随时收回。6、丢失、损坏图书原则上要由个人按原价赔偿，如不能购买到原图书，则按原书价两倍处罚，相关规定见处罚流程。(二十三)休息日、节假日值班制度一、休息日、节假日规定休息日是指法定休息日，如周六、周日，及非法定休息